BEC中级写作应试技巧.doc

第二部分:写作应试技巧BEC Vantage写作考试共分为两部分, 第一部分要求考生写一篇40-50字左右的备忘录、便条或简短电子邮件；第二部分要求考生写一封120-140字左右的书信（电子邮件）或一份字数相同的报告。以下是考试准备阶段应注意的问题和应试技巧。1.了解写作原则:商务写作要求措辞得体、言简意赅、思路清晰、内容准确和完整。如果遵守以上几个原则, 通常可以拿到高分。2.熟悉各类型写作:考生要熟悉备忘录、商务信函、报告的结构特点、写作技巧及常用句型、套话等。比如了解各种书信及简历的结构特点和写法；熟悉图表作文的具体要求:如何归纳信息, 如何用词简洁等。3.掌握常用词句:平时可以背诵一些常用于此类文章中的起、承、转、合结构的词（组）, 句型以及各种书信（如求职信、申请信、邀请信、道歉信等）中常用于开头或结尾的套话等。勤学多练, 熟能生巧。平时在阅读商务书信、报告以及做模拟题时, 要注意积累常用词汇、表达法及句型, 分析文章的构思、组织方法, 以便在写作考试时能做到有条不紊, 顺理成章。4.背诵写作范文:在阅读范文前可根据所给的作文题目及要求按自己的思路试写一下, 然后与范文对照找出差距, 并有意识地背诵一些代表性文章, 储存多种信息, 以防写作时无话可说。5.熟悉应试技巧:如何识别题目中的关键词；如何充分利用所给材料；如何描述图表内容, 提出相关问题并加以分析、说明；如何开头；如何结尾等。6.临场注意事项:考生在答题时应放松情绪, 一定要认真审题, 并努力按照5C(见P23）的标准进行构思和写作。选词要熟悉、简洁、具体及多样化；文章主题明确, 段落清晰, 表达的内容能让人一目了然；而且字迹要工整, 卷面要保持整洁, 给阅卷人一个好印象。写完后仔细检查作文中用词、句法方面有无不妥之处。因此, 想要在写作考试部分取得好成绩, 不但需要了解相应的考试要求、评分原则, 掌握各种商务写作的要领, 更需要考生平时打好基本功, 多读多写, 加强实践。总而言之, 熟能生巧（Practice makes perfect.）, 积少成多（Many a little makes a miracle.）写作第一部分应试技巧便条、备忘录或简短电子邮件（一）题型介绍写作第一部分要求考生写一篇40一50词的短文, 文体有便条、备忘录、简短电子邮件（一般为公司内部通讯）等。写作时, 考生首先要明白题自赋予写作者的身份, 然后确定写作中必须包含题目指定的要求；再考虑语言是否流畅, 是否有语法错误、拼写错误等。（二）解题技巧商务英语的一大特点是简易化（plain English）即:措辞简单、短句居多。因此, 考生在写作过程中应使用简易英语, 无需刻意使用难词, 这样不仅符合现代商务英语的文体特征, 同时也能大大减少语法错误。考生在答题时尤其应注意以下几点:1仔细审题, 充分利用所给的材料。2.备忘录或便条的内容必须包含题目中的每项要点。3.文章必须符合备忘录或便条的一般格式, 使用的体裁必须恰当。4.措辞简洁, 语意连贯。5.切忌过多发挥, 偏离主题。6.尽量将字数控制在要求的范围内。以下分别介绍一下便条、备忘录、简短电子邮件（参见写作第二部分）的有关写作技巧:1便条NOTE: 商务便条属于公司内部上司与下属或员工与员工之间的一种非正式书面沟通方式, 一般是一对一的书面沟通。便条内容包括三方面:称呼（可以是正式的Dear十Family Name, 也可以是直呼其名, 取决于沟通双方的关系）；正文（便条的内容）；署名。具体格式参见下面范例:Robert, The trip to Japan has been confirmed for the 15th of next month. Ive decided to go abroad with the seminars as we discussed. The topics she covers. Short description of each topic. Whether you think we should use her services or look for someone elseWe havent much time, so please do this ASAP and also check the availability of the executives who will be involved in this training.PeterBEC Vantage考试中的便条一般较简短, 字数在40一50词之间, 考生可以按照以上格式进行写作。考生在写作过程中, 应不断提醒自己, 尽量做到措辞得体、言简意赅、思路清晰, 避免拖沓冗长, 但所写的内容又必须准确、完整, 不可误传信息或遗漏重要信息。2.备忘录MEMO: 备忘录也属于公司内部上司与下属或员工与员工之间的一种非正式书面沟通方式, 可以是一对一的书面沟通, 也可以是一对多的公司内部通函。备忘录比便条要正式, 它有固定的写作格式, 一般包括以下几部分:写信人、收信人、写作日期、写作主题、正文。如下例:MEMORANDUMTo: Jon Wright, Managing DirectorFrom:Jane Rice, Chief AccountantDate: 18 July, 2004Subject:Complaint from Thrifty ElectronicsI have checked my records with regard to the account with Thrifty Electronics and have found out that they are still waiting for order No. 43566 as they mentioned.As you know, we have been experiencing a number of problems with the new transport company. The principal problem is their unreliability. May I suggest that we accept responsibility and assure Mr. Lee of better delivery dates in future?If you wish, I can arrange for the overdue order to be delivered personally by messenger within two days.和便条一样, 备忘录写作的字数也在40一50词之间, 考生可以按照以上格式进行写作。但与便条写作又有所不同。便条只需写三部分:称呼、正文、署名；备忘录需要写五部分:写信人、收信人、写作日期、写作主题、正文。（4） 考试范文1便条Friday, 7th OctoberDave, Here is just a quick note to let you know that Im going to London next month. Could you please book a flight to London 12/11 and the return 15/11? Please make a reservation at the Stage Hotel for me.Thank you, Maria2.备忘录To: All staffFrom: The Training ManagerDate: 1 March, 2004Subject: A Foreign Language Training CourseI was asked to organize a foreign-language training course because of the large export order we received recently. It will start on March 15th. Those who will deal with orders should attend the course.二、写作第二部分应试技巧信函或电子邮件在探讨BEC Vantage商务信函或电子邮件的写作之前, 先来了解一下一般商务电于邮件的写作技巧及有关注意事项:（一）商务电子邮件写作简介1.商务英语电子邮件一般写作原则在撰写商务电子邮件时候应确保邮件信息明了（Clear)、内容完整（Complete、准确无误（Correct）、简明扼要（Concise）、礼貌周到（Courteous）, 简称5C原则。具体内容如下:A.信息明确:邮件要写得清清楚楚, 毫无晦涩难懂之处, 以使收信人看了信后不会误解写信人的意图。尽量做到邮件开头开门见山, 直人正题。B内容完整:邮件的内容应力求完整全面, 提供所有读者所需的信息。若是邮件的回函, 需回答来信中所提出的所有问题。.C准确无误:正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写, 更重要的是书信的内容要叙述得正确, 不要说过头, 也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语, 如:majority, ASAP等, 以免引起不必要的纠纷。D简明扼要:许多商人认为简洁是商务写作中最重要的原则, 一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅书写费时, 对方阅读更浪费时间, 有时干脆看不懂。因此撰写商业信件时要避免锣嗦, 用尽可能简单的文字, 完整、清楚地表达意思。E礼貌周到:写邮件时要注意礼节, 语气要真诚、善解人意以及考虑周全, 不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、贬低的短语, 如:your neglectful attitude, impatience, we deny your claim等；为了做到礼貌得体, 应多使用诸如“please, “your kind inquiry, “I would appreciate it if you would”等短语。2.商务英语电子邮件格式范例常见的商务英语电子格式如下: 3.商务英语电子邮件各个构成部分的写作介绍 A.邮件的写信人电子邮件地址、收信人电子邮件地址、抄送收信人电子邮件地址、密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多, 无需填写繁杂的邮政地址, 只需填入相应的电子邮件地址即可, 而且并非每一项都填, 若收信人只有一个, 就不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时, 写信人将邮件发给收信人的同时, 还将邮件秘密发给了其他人, 而收信人却不知道这一事实。B主题摘要（Subject):邮件的标题应当意思明确、信息具体。邮件标题是邮件内容的浓缩, 也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率。因此, 为了确保收信人及时阅读邮件, 邮件的标题不仅要弓人注目, 而且应该意思明确, 避免模糊笼统。此外, 还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如: “A:This is very important！Read Immediately！B:MeetingC:Questions about MeetingD:Monthly Sales Meetings”等四个标题中A项既不是名词短语, 也没有体现邮件的主旨, B和C过于笼统, 只有D项最为妥当, 信息明确, 一目了然。C称呼（Salutation):每封邮件开头称呼语应礼貌得体, 符合商务写作习惯。a)下属写给上司或双方关系较为正式时一般用“Dear Mr. /Mrs. /Miss/Ms.Surname（姓）, ”作为称呼, 如:“Dear Mr. Jackson, Dear Mrs. Anniston, Dear Miss Jones, ”。其中Mrs.用于已婚妇女, Miss用于未婚女子, Ms.作为未知婚否的女子礼节尊称, 相当于中文里的“女士”。 b）若不知道对方的姓名却知道对方的商务头衔, 可用“DearTitle, ”作为称呼, 如:“Dear Credit Manager, Dear Sales Manager, Dear Human Resources Manager, ”这些称呼比“Dear Sir。:Madam, ”要更清楚、更可取。 c）若知道对方姓和名却无法识别对方的性别时, 不应冒险乱猜测对方的性别, 可“DearFirst nameSurname, ”作为称呼, 如:“Dear Imran Jawed, Dear Moira Gedding, ”。 d）若邮件是一份通函, 同时发给几个人收时, 可用Dear all, 作为邮件称呼。 e）若双方关系较亲近, 可用“DearFirst name, ”或“HiFirst Name, ”作为称呼, 后者在美国英语中尤为盛行, 如:“Dear Jack, Hi Mike, ”等。 F）称呼后面一定要用逗号（, ）与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件中, 还可能会用冒号, Dear Mr. Jones: D开头（Beginning）:万事开头难, 商务邮件更是如此, 不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型, 这部分写作也就不难了。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化, 但无论何种商务邮件, 开头一般都需表明写信的缘由或主旨, 常见开头句型如下:a）I am writing becauseb）I am writing in connection with。）I am writing aboutd）On Saturday, 3rd March, I bought a BMX Mountain bike from your shop. Since then Ihave had to return it eight times for repairs.e）I would like to buy 2 tickets for the Mozart concert on September 9thf) The noise made by the workmen in your apartment is causing me considerable is comfort. 若是回函或写信前与收信人已经联系过（如:通过电话等）, 开头应确认已收到对方的邮件或提及这一联系, 常见开头句型如下:a）Thank you for your email of May 12th in which you asked for information about holidays in Thailandb）Further to our telephone call this morning, I am attaching an application form for you to complete.c）Further to our meeting last Tuesday, I am sending you the amendments to the contract as we agreed E正文（Body）:信的正文是信函主体, 是最重要的部分。这一部分的好坏决定了整篇信函的水平和质量。写作时应牢记5C原则。此外, 正文写好之后应进行编排, 确保其结构清晰, 便于读者阅读。为了达到这一目的, 以下几点值得参考:a)使用小段落, 尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；b)段落与段落之间空一行；c)提供段落的刁标题；d)使用列举符号罗列具体信息；E)使用星号或下划线强调重点内容。 以下为一份邮件的两种形式, 毋庸置疑, 右边比左边的内容更清楚, 一目了然。Dear Mr. White, Further to our telephone, conversation yesterday, we would like , to confirm your additional requests and are pleased to provide the following services for you. We will provide two rooms from March 15th to the 17th, and en tables for each room, and a TV and DVD in one room. We will serve lunch on the 16th. We guarantee that you will enjoy our excellent service: If you have any other questions, please feel free to contact us.We are looking forward to meeting you soon.SincerelyBush Jackson OfficerArrowhead Conference CenterDear Mr. White, Further to our telephone conversation yesterday, we would like to confirm your additional requests and are pleased to provide the following services for you.Provide two rooms from March 15th to the 17thProvide ten tables for each room.Provide AV and DVD in one room.Serve lunch on the 16th.We guarantee that you will enjoy our excellent service. If you have any other questions, please feel free to contact us.We are looking forward to meeting you soon.Sincerely, Bush Jackson OfficerArrowhead Conference CenterF, 结尾（Ending):邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种行动或反应。这部分避免画蛇添足, 造成累赘感。同时也应注意措词礼貌得体, 语调积极乐观, 给收信人留下良好的印象。常见句型如下:a）I look forward to hearing from you soonb）I am looking forward to meeting you soonc）Thank you for your cooperation. We wish to take you as our regular customer.d）I would appreciate it if you could confirm the order by the end of this monthe）We would be grateful if you could make the payment by the end of the monthf) If you require further copies of the contract, please contact me and I will arrange for them to be sent to youG.礼貌结束语（Complimentary Close):一般信函礼貌结束语有几种, 在英国 Yours faithfully, ”是正规用法, 在美国常用“Sincerely yours, ”, 两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长、陈旧。一般来说, 正式邮件用“Sincerely, ”, 双方熟悉、亲近用“Regards, ”。注意结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写, 后面要加逗号。H.写信人全名（Writers Full Name）:在礼貌结束语空一行处写信人应写上名和姓。若收信人是关系比较亲近的同事或商业伙伴, 可不加“姓”。中国人的姓名就按照汉语拼音写, 姓和名第一字母都要大写。若是双名, 其汉语拼音应作为一个整体, 不能分开而且第一字母需大写。此外应注意的是无需将姓和名颠倒, 如:“He Dongling”属于正确的写法, 而“Dongling He”, “He Dong Ling则不妥。I.写信人职务及所属部门（Writers Title and Department）:增加这部分信息主要是为了便于收信人了解写信人的身份, 以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气。J.写信人所属公司和其他信息:这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、传真号码、网址等。4.商务英语电子邮件写作的其他注意事项 和一般商务信函相比, 商务电子邮件除了有自己习惯格式以外, 其最大的特点是它通过因特网这一媒介传送, 其传送的速度比一般信函要快, 正因为这一特点, 才受到越来越多人的青睐。然而, 人们在享受这一快捷服务的同时, 也应根据网络的特征注意以下几点: A.了解收信人和抄送收信人的区别。一般, 写信人不期望抄送收信人的回复或采取某种行动。 B.选择一个职业化的邮箱地址。诸如“Sexy Girl, Cool Cat, Lady killer等过于随意, 不利于正式商务沟通。 C.不要发送对方不需要的邮件（即垃圾邮件）, 以免浪费对方的宝贵时间。 D.邮件若携带附件, 应在邮件中加以说明。传递附件时, 应当注意尽量减少附件的数量；若附件容量较大, 还应对其进行压缩, 以便收信人减少下载时间。 E写邮件时应心平气和, 切莫在生气时发邮件, 以免写出一些对商务沟通不利的言语。写一般邮件时, 有足够的时间斟酌、思考, 甚至在寄信的路上还可以反悔, 将信撕毁。然而, 电子邮件的传送速度惊人, 一旦点击“Send, 一切不该说的话已覆水难收。 F避免过度使用缩略语。诸如“Plz, Immed, IOW, RGDS, FYR, FTF, Thks”等属于网络聊天缩略语或手机短信使用语言, 不宜用在商务邮件中。它们相应的正确写法为:“Please, Immediately, In other words, Regards, For your reference, face to face, Thanks”。当然, 类似于“Mr., Mrs.”等缩略语早已成为正式的表达, 其全拼写反而不妥。 G.一般邮件中都自动生成写信日期。若要加日期, 可以放在邮件的底部, 但写法要规范。如“10/12/2005”这一写法容易产生歧义, 在英国指的是2005年12月10日；而在美国是指2005年10月12日。规范写法为:10th December 2005（英）、10 December 2005（英）October 12th, 2005（美）、October 12, 2005（美） H.在点击“Send(发送）”之前, 应当仔细阅读邮件确保信息、语法及拼写正确。一封含有语法错误的邮件会有损公司的形象, 也会令人费解；一封邮件若出现信息错误, 轻则导致沟通失败, 重则带来经济损失。电子邮件的普及往往让人忽视了其应有的规范和格式, 以上写作原则、格式以及注意事项的介绍, 正是要唤醒人们的注意。要知道, 在商务场合中, 一封准确、规范的英语电子邮件不仅反映写信人的英语水平, 更重要的是可以看出写信人的为人处世的态度和风格。（二）BEC Vantage商务信函或电子邮件写作题型介绍 BEC VANTAGE写作第二部分要求考生写一篇篇幅为120-140字的商务信函或电子邮件。要求考生根据所提供的短文, 如书信、便函、传真、便条等, 起草一封书信或电子邮件。一般只要求考生书写信件的正文部分。考生要熟悉有关投诉、道歉、解释、询问等商务信写法, 写信时要注意信和邮件的格式, 一般一个主题成一段。文章的字数最好按要求在120-140个词之间, 稍微多几个或少几个影响不大。考生写作时, 务必充分理解题目要求, 明白写作者的身份, 看懂所提供的信息。（三）BEC Vantage商务信函或电子邮件写作技巧考生在答题时应注意以下几点:1.仔细阅读考题提供的原始商务书信或其他形式的信息。2.在吃透原文的基础上充分利用原文的信息。3.如考题中要求考生提供方案解决某一问题, 一定要仔细斟酌, 切忌轻易提笔。4.文章必须符合商务信函或邮件的一般格式。5.文章主题明确、结构清晰、用词恰当。6.不要遗漏任何要点, 也不要添油加醋、画蛇添足。（四）BEC Vantage商务信函或电子邮件写作步骤考生可按以下步骤进行这部分写作:1.看题构思:下笔之前, 应先将所给的材料理解透彻, 看清写作要求, 然后充分利用试卷空白处进行构思（outline）, 以便在答题纸上一气呵成。一般来说, 写作部分应该没有时间打草稿, 也不提倡打草稿。考生平时应勤练习, 养成不打草稿的习惯。2.借鉴利用:在写作过程中可充分借鉴所给的材料, 利用其中原句, 转为己用, 但不可全盘抄袭或出现误抄。考生不必过分追求字数精确, 稍稍超过或少几个词不会导致扣分。3.校对修改:写完以后, 考生还要通读全文, 检查是否有语法错误、拼写错误、标点符号错误等。由于这部分是用铅笔答题, 故修改较为方便。最后要强调的是考生应做到字迹清楚、卷面整洁。（五）考试范文1. 电子邮件To:Ms. Jane BrownSubject:Requesting Information about New PremisesDear Ms. Brown, In reference to your advertisement in the local newspaper, we would like to have more information about the above.Could you tell us which other firms are in the area, and which sizes of units are available for rent?About the financial help mentioned, could you inform us who would qualify for it and how to apply.Another point to clarify is the skilled-labor costs compared with other areas.Finally, we would be grateful if you could send us the information pack to our address.We look forward to hearing from you soon.Yours sincerely, Jenny Lee2.信件Dear Mrs.Geddings, I am writing about a training course on health and safety which I attended 27 November. When I signed up for this course, I chose your company as it came highly recommended and the courses seemed to he of a high standard.I promised an experienced trainer but unfortunately he was sick and the replacement was not as good as expected.Regarding the information packs these were only a pile of loose photocopies, which was not promised. The class was supposed to be about 8 people but in mine there were about 15.Finally, I should make it clear that the class started 1 hour later, and the lunch that served was cold:Im sure you can understand my disappointment. I would therefore be glad if you could investigate this matter.I look forward to hearing from you.Yours sincerely, Peter Jackson三、写作第二部分应试技巧简短商务报告 在探讨BEC Vantage简短商务报告写作之前, 先来了解一下一般商务报告写作的技巧及有关注意事项:（一）商务报告写作简介1商务报告的常见类型 商务英语报告是以英语撰写的商务报告。按种类划分, 常见的有:事件调查报告(Investigative Reports)、意见调查报告（Survey Reports)、周报告（Weekly Reports）、月度报告（Monthly Reports )、进展报告( Progress Reports )、市场调查报告（Market Research Reports)、可行性研究报告（Feasibility Reports)等。尽管这些报告都有自身的特点, 但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。 2.商务英语报告写作的总体原则 在撰写商务英语报告时, 应确保报告内容准确无误（Accurate）、简明扼要（Brief）, 结构清晰（Clear）, 建议明确果断（6eeisive）, 故简称ABCD原则。具体内容如下:内容准确无误:报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写, 更重要的是其内容要叙述得正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词, 也不能因其涉及令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。内容简明扼要:报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长, 而非正式报告则较短。不论何种报告, 报告的语言必须简洁、流畅, 切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力, 对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免哆嗦, 用尽可能少的文字, 完整、清楚地表达需要表达的意思。结构清晰明了:用数字、符号标明段落、层次、要点等, 加强逻辑性, 使读者一目了然。建议明确果断:多数报告都有结论和建议部分, 这是报告的核心。撰写时, 应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出, 而且应明确果断, 切忌模棱两可。 3.商务英语报告的四步写作法 在撰写报告之前, 应做好充分的准备。因此, 撰写者不妨应先回答以下几个问题:报告的目的:为什么写这份报告？ 报告的读者:谁是报告的读者？他（们）知道什么信息？他（们）需要什么信息？。报告的素材:撰写这份报告需要收集哪些信息？到哪里收集这些信息？ 报告的结构:如何构思报告？如何做到报告结构清晰, 便于读者阅读？是否需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照？ 报告的写作期限:报告何时须上交？ 回答完以上问题后, 可以按照以下四个步骤进行运作:A.收集信息（Collecting information):收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或、电话沟通获取信息等；书面形式指的是用办公室便函（Memos）、电子邮件（Emails）、问卷调查（Questionnaires)等方法向公司内部或外部索取信息。此外, 查阅公司的相关材料（如产品目录、价格单等）也属于书面收集信息形式。B.谋篇布局(Planning the structure):确定报告写作的目的, 对收集到的信息进行整理、分类, 删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列, 列成提纲。若需要摆放插图或图表, 也应在这一阶段确定其在报告中的位置。C撰写草稿（Writing the draft）:撰写报告的各个部分, 各部分的具体内容在本文第四部分详细讲解。D校对编辑（Proofreading and editing):校对编辑是报告写作的最后一个过程也是极其重要的一个过程, 很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查, 检查的具体内容包括两方面:一是语言, 包括语法、拼写；标点符号、语言风格等；二是信息, 包括数据、图表、观点等。检查后, 应对报告进行编辑, 尽量做到报告便于读者阅读。4.商务英语报告的写作语气一般而言, 报告大多由下属写给上司, 使用的语言比较正式。此外, 报告的内容和篇幅也决定了其写作语气比商务信函要正式得多。在撰写商务英语报告的过程中, 可以适当多使用一些能提高语言正式度的英语语法结构。具体而言如下:使用被动语态, 如:The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues使用复杂词汇, 如:The training program incorporates（includes）many visual aids使用长句子, 如:The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette.使用名词短语, 如:The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.使用非人物主语, 如:Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store.使用分词短语, 如:Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agencys goals使用动词不定式, 如:to streamline the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval.使用介词短语, 如:With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing CatalogOrder Tracking and Status System, customers can generate sales and service reports upon demand5.商务英语报告各构成部分写作介绍 一般来说, 商务英语报告的常见构成部分有:摘要（Executive Summary）、标题（Title）、导言（Introduction/Terms of Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、调查结果（Findings）、结论（Conclusions）、建议（Recommendations）、附录（Appendices）等。以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。A.摘要（Executive Summary） 一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页, 是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无需写报告摘要。写摘要时, 应注意以下几点:尽量限制段落的数量, 一般可用三段式:报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。. 摘要写作的时态用一般现在时, 因为报告已经存在。如“This report shows”属于正确表达, 而“This report will show”则不妥。. 报告摘要中无需引用具体数据。可用“by and large, the vast majority, only a few等语言表达大概的数据或趋势。B标题（Title） 报告的标题应尽可能概括报告的内容, 因为它是整篇报告的信息浓缩, 而且标题应该准确、客观, 不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外, 标题应该是名词短语或动名词短语。如以下几例:“Report on Improving the Training Methods of HDC, Report on the Proposed Incentive Scheme, Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。C导言（Introduction/Terms of Reference） 在导言部分, 扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。此外, 还应该注明报告提交给何人、何时提交等。如果是事件调查报告应先说明事件的经过, 包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。以下是导言部分写作的常见句型:The report examines/explainsThe purpose of this report is to investigate/evaluate/studyThe objective of this report is to recommend/analyze/give, The aim of this report is to estimate/assessEnclosed is a report aboutD材料收集方法（Methodology/Proceedings） 报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性, 尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料, 因此, 并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短, 可以写成一个段落。以下是该部分写作的常见句型:A sample of workers were individually asked for their opinionsA questionnaire was completed by those who were surveyed in this projectThe information was mainly obtained with a number of telephone calls to manufacturersE调查结果（Findings） 报告的调查结果部分是报告建议的依据, 其内容应当准确无误, 结构清晰, 语言流畅、衔接。这部分内容的每一个段落都应当有一个明确的主题句, 一般放在段首, 这样便于读者摄取这部分的信息。以下是这部分主题句写作的常见句型:The findings of the investigation indicate thatIt was proposed /found /felt /discovered thatIt was generally the case thatMost people thought /suggested thatA number of people mentioned thatSeveral changes were put forward.Several staff members expressed the view that若报告中需提供图表统计数据或描述行情走势, 撰写人应当熟悉这方面写作的常用句型, 以下就是该方面写作的一些典型句子结构:The table/chart/graph/diagram/figure/statistics show（s）/describe（s）/illustrate（s）thatAs can be seen from the table/chart/figureIt is clear/apparent from the table/chart/graph/diagram/figure/statistics thatThe number ofincreased /jumped /rose suddenly /rapidly /dramatically fromtoThe number ofdecreased /dropped /fell greatly /significantly /sharply fromto. The number offluctuated slowly/slightly betweento. The number ofremained steady/stable（stayed the same）betweentoThere was a（very）sudden /rapid /dramatic /significant increase /jump /rise in the number offromtoThere was a（very）sharp/steep/steady/gradual/slow/slight decrease/drop/fall in the number offromtoThe monthly profit/figures peaked in December at 10%.The monthly profit/figures reached a peak/a high（point）in December at 10%The monthly profit/figures bottomed out in December at 10%Sales witnessed a great rise/increase/drop/fall fromtoF结论（Conclusions） 报告的结论部分是写报告的人在报告调查结果的基础上是对调查结果进行总结和解释。同一调查结果会因为撰写者的不同而得出不同的结论, 但这部分不应当包括报告前文中没有提到的新的信息。G建议（Recommendations） 建议往往是许多商务报告写作的最重要部分。一份报告有效程度常常取决于报告中所提供建议的质量高低。建议部分主要内容为报告撰写人在经过充分的论证后认为应当采取的措施或行动。报告人有时也会描述采取措施后可能出现的后果或情形。H附录（Appendices） 正式的商务报告为了增强报告的说服力或真实性往往会有一些附加材料, 因其篇幅较长不宜放在报告当中, 只能选择放在附录中。这部分内容包括图表统计数据、实验室报告、问卷调查等。当然, 简短报告若无此需要则不需增加附录部分。6.如何提高商务英语报告的可读性 许多人在写完报告之后往往会遗忘或忽视报告写作的最后一个过程:对报告进行编辑排版, 使之结构清晰, 内容便于读者阅读。报告中所增加的一些信息或符号如同公路上路标指引这司机开车, 为读者降低阅读难度, 加快阅读速度, 这一点对争分夺秒的商业人士来说尤为重要。以下是一些提供报告可读性的常见手段:为报告提供小标题；使用小段落, 尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；段落与段落之间空一行；提供段落的小标题；使用列举符号罗列具体信息；使用星号或下划线强调重点内容。 下面为一份非正式报告的两种形式, 毋庸置疑, 右边经过编辑后的版本结构清晰、层次分明, 内容清楚、一目了然, 其格式不论是对写正式报告还是非正式报告都值得借鉴.Proposed Incentive SchemeMr. John Smith, Office Manager, has asked me to write this report on a proposed incentive scheme offering rewards, possibly financial, to members of staff for money-saving ideas or ways to improve work practices.A sample of workers was individually asked for their opinions. The following is the findings: most thought the incentive scheme was a good idea; most preferred financial rewards; some suggested time off instead; a few thought this was a management area. In general most workers were in favor of an incentive scheme offering financ