《access宏设计》PPT课件.ppt

第10章Access宏设计 主要内容 10 1宏的概念10 2宏操作10 3创建宏10 4编辑宏10 5创建宏组10 6宏的条件表达式10 7执行宏10 8宏的应用 目的要求 掌握宏的概念掌握宏的创建掌握Access中常用的宏动作掌握宏的应用 10 1宏的概念 宏是Access数据库对象之一 它和表 窗体 查询 报表等其他数据库对象一样 拥有单独的名称 宏分为宏 宏组和条件操作宏 其中宏是操作序列的集合 而宏组是宏的集合 条件操作宏是带有条件的操作序列 这些宏中所包含的操作序列只有在条件成熟时才可执行 从另一角度来看 宏是一种特殊的代码 它不具有编译特性 没有控制转换 也不能对变量直接操作 宏是以动作为单位的 它由一连串的动作组成 每个动作在运行宏时被由前到后地依次执行 每个动作由其动作名及其参数构成 这跟带参数的函数很相似 但不同的是宏动作执行之后是没有返回值的 打开 关闭表单 报表 打印报表 执行查询 筛选 查找记录 将一个过滤器加入列记录集中 模拟键盘动作 为对话框或别的等待输入的任务提供字符串的输入 显示信息框 响铃警告 移动窗口 改变窗口大小 实现数据的导入 导出 定制菜单 在报表 表单中使用 执行任意的应用程序模块 为控件的属性赋值 Access中定义了很多的宏动作 这些宏动作可以完成以下功能 10 1 1宏的定义 宏是指一个或多个操作的集合 其中每个操作实现特定的功能 例如打开某个窗体或报表等 宏可以自动完成一些简单的重复的操作 如数据库对象和控件的调用等 如图所示 宏可以是包含操作序列的一个宏 也可以是某个宏组 使用条件表达式可以决定在有些情况下运行宏时某个操作是否进行 如果有许许多多的宏 那么把相关宏进行分组 有助于方便的对数据库进行管理与维护 这样的组就是一个宏组 默认的创建宏窗口是创建一个宏 若想创建一个宏组 就选择 视图 菜单中 宏名 命令 则窗口中就会显示出宏名 如图所示 宏名 唯一标识宏的名称 在宏组中执行宏时 如果 宏名 一列为空 则把当前的操作作为当前宏的一个操作 为了在宏组中执行某个宏 可以使用 宏组名 宏名 的格式进行调用 条件操作 规定宏只有在 条件 列中的表达式为真时 才执行的操作或宏 选择 视图 菜单中的 条件 命令 则为当前宏或宏组窗口中添加了 条件 列 在Access中 宏可以执行任何的重复性的数据库管理操作 可以节省时间和精力 另外 因为每次宏都按同样的方式执行动作 使数据库增加了准确性和有效性 通常在下列情况下使用宏 同时链接并运行查询和报表 同时打开多个窗体和报表 检查确认窗体的数据准确性 在表之间移动数据 执行命令按钮动作 宏根据用法可以分成几种基本的类型 窗体宏 报表宏 控件宏 导入 导出宏等 其中导入 导出宏用于不同的数据源之间导入或导出数据 10 2宏操作 无论创建何种类型的宏 都离不开宏操作 根据宏操作的对象的不同 可分为五大类 操作数据类 执行命令类 导入 导出类 操作数据库对象类及其他类型 10 2 1操作数据的宏操作 操作数据宏是Access中用于操作窗体和报表数据的宏操作 此类宏操作又可分为两种 一种是过滤操作 一种是记录定位操作 过滤操作只有一个ApplyFilter 而记录定位操作有FindNext FindRecord GoToRecord FindRecord 使用该操作可以查找符合该操作参数指定的准则的第一个数据记录 它能在当前数据表 查询数据表 窗体数据表的窗体中查找记录 FindNext 使用该操作可以查找下一个记录 该记录符合由前一个FindRecord操作或 在字段中查找 对话框中所指定的准则 使用FindNext操作可以反复查找记录 例如 可以在某一特定客户的所有记录间进行移动 FindNext操作没有参数 如果要设置搜索准则 可使用FindRecord操作 GoToRecord 使用GoToRecord操作可以在表 窗体或查询结果中指定当前记录 10 2 2执行命令的宏操作 此类宏操作主要用来运行命令 宏 查询和其他应用程序 通过在宏中使用此类宏操作可以增强宏的功能 方便用户通过宏来控制系统的运行 提高系统的自动化程度 从而使利用Access设计的管理系统使用起来非常方便 此类宏操作包括RunCommand 运行命令 Quit 退出Access2003 OpenQuery 打开查询 RunCode 运行VBA程序 RunMacro 运行宏 RunSQL 运行SQL语句 RunApp 运行另一个应用程序 CancelEvent 终止事件 StopAllMacros 停止所有宏的执行 StopMacro 停止指定宏的执行 10 2 3实现导入 导出功能的宏操作 使用此类宏操作可以实现Access2003与其他应用程序之间的数据共享 不过此共享是静态的数据共享 因为它只是将Access2003数据转换成其他应用程序所要求的文件格式 或者将其他应用程序数据文件格式转换为Access2003的文件格式 在导入之前和导出之后 Access2003与其他应用程序毫无关系 Access2003所能导入或导出的文件类型取决于所安装的数据转换驱动程序 10 2 4操作数据库对象的宏操作 使用此类操作可以实现数据库对象操作的自动化 例如 OpenForm 使用OpenForm操作可以从窗体视图 窗体设计视图 打印预览或数据表视图中打开一个窗体 并通过选择窗体的数据输入与窗口方式来限制窗体所显示的记录 其FormName参数用来设置要打开的窗体的名称 View参数用来设置打开窗体的视图方式 FilterName参数用来限制或排序窗体中记录的筛选 WhereCondition参数用来从窗体的基表或查询中选择记录的SQLWHERE子句或表达式 DataMode参数用来指定窗体的数据输入方式 10 2 5其他类型的宏操作 此类操作主要用于维护Access2003界面 包括菜单栏 工具栏 快捷菜单和快捷键的添加 修改和删除 错误信息的提示方式及响铃警告等 充分利用此类宏操作可以改善用户界面 使用户使用起来更加方便 10 3创建宏 就单个宏动作而言 其功能是很有限的 它只在某一方面做某一件事 只有当众多的宏动作串联在一起依次连续地执行时 整个操作才显得完整流畅 宏对象是一种可容纳若干个动作且能够依次将这些宏动作执行的一种对象 1 创建宏对象是通过宏编辑器来实现的 在数据库窗口中选择 宏 对象的 新建 命令 就可以打开宏的编辑窗口 2 在 宏 对话框中单击 操作 列的第一列 此时在该行的右边出现一个下拉箭头 单击该下拉箭头 打开下拉列表 在下拉列表中选择OpenForm选项 窗体名称为 按模板收费1 该动作是把 按模板收费1 窗体打开 操作的各种属性的说明和设置如下 窗体名称 属性 选择将要打开的窗体的名称 其下拉列表中显示了所有的窗体 视图 属性 选择在其中打开窗体的视图 其下拉列表中有四个选项 窗体 设计 打印预览 数据表 这里选择 窗体 视图 数据模式 属性 选择窗体的数据输入模式 增加 允许增加新的记录 编辑 允许编辑现有记录可增加新的记录 只读 仅仅允许查看记录 这里选择 只读 窗体模式 属性 选择窗体窗口的模式 普通 窗体为窗体属性设置的模式 隐藏 窗休为隐藏模式 图标 窗体被最小化 对话框 这里选择 普通 3 然后单击工具栏上的 保存 按钮 此时会弹出要求输入宏名称的对话框 在该对话框中输入宏名称 宏2 然后单击 确定 按钮 就建立了一个简单的宏 10 4编辑宏 向宏中添加操作的方法如下 1 在 数据库 窗口中 单击 宏 对象 2 单击宏名 然后单击 设计 按钮 3 如果要在两个操作行之间插入一个操作 则单击插入行下面的操作行上的行选定器 如果要在末尾添加一个操作 则用鼠标单击第一个空白行 4 然后单击工具栏中的 插入行 按钮 5 单击 操作 列右边的向下箭头 在列表中选择要使用的操作 6 接下来可以为操作指定操作参数以及条件等 7 单击工具栏中的 保存 按钮 保存所做的修改 10 5创建宏组 宏组是指在同一个 宏 窗口中包含的一个或多个宏的集合 如果要在一个位置上将几个相关的宏集中起来 而不希望运行单个宏 可以将它们组织起来构成一个宏组 宏组中的每个宏都单独运行 互不相关 例如 所要执行的操作中要打开若干个表及窗体 对于每一项操作都可以建立一个宏 将这些宏独立保存起来 然后创建一个宏组 将它们包含在内 如果要创建宏组 可以按照下述步骤进行 1 在 数据库 窗口中 单击 宏 对象 2 单击 新建 按钮 打开 宏 窗口 3 单击 视图 中的 宏名 按钮 在宏设计窗口中显示出 宏名 列 4 在 宏名 列内 键入宏组中的第一个宏的名字A 5 单击 操作 列右边的向下键头 从列表中选择要执行的操作 在一个宏中可以只包含一项操作 也可以包含多项操作 如图 6 重复执行步骤4和5 在宏组中包含其他宏 7 单击工具栏中的 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中 输入宏组的名称 然后单击 确定 按钮 这个名称也是显示在 数据库 窗口中的宏和宏组列表的名称 创建宏组后 如果要引用宏组中的宏 其语法格式是 宏组名 宏名 10 6宏的条件表达式 宏中使用的条件通常都是逻辑表达式 它将根据条件结果是真或假而沿着不同的路径执行 可以将条件输入到 宏 窗口的 条件 列中 如果这个条件的结果为真 则Access将执行此行中的操作 在输入表达式的过程中 经常要引用某个控制的值 表达式中的控件必须符合以下的格式 Forms 窗体名 控件名 Reports 报表名 控件名 表达式中窗体名或报表名是被引用的控件所在的窗体或报表的名称 例如 Forms 收费 收款单号 如果当前宏所引用的控件来自启动该宏的窗体或报表 则可以将控件引用简写为 控件名 在宏中添加条件的操作方法如下 1 在 宏 窗口中 单击 宏设计 工具栏中的 条件 按钮 或者选择 视图 菜单中的 条件 命令 以便在 宏 窗口中显示 条件 列 如图10 8条件宏 2 在 条件 列中输入所需的条件表达式 3 在 操作 列内 输入当表达式值为真时Access执行的操作 4 如果在条件为真时 要执行多项操作 则在接下来的行内输入所需的操作 并在对应的条件列内输入省略号 运行宏时 当执行完指定条件的操作后 如果其后的操作没有指定条件 则Access将继续执行这些操作 直到遇到另一个指定条件的操作为止 如果某个条件表达式的值为假 则Access将忽略它所对应的操作 并且还忽略其后所有带有 条件的操作 转到没有指定任何条件的操作上 10 7执行宏 运行宏的方法 如果要在Access窗口中运行宏 可以按照下述步骤进行 1 选择 工具 菜单中的 宏 命令 从出现的级联菜单中选择 执行宏 命令 出现如图10 9所示的 执行宏 对话框 2 在 执行宏 对话框的 宏名 框内输入需要执行的宏 或者单击 宏名 框右边的向下箭头 从列表中选择宏名 3 单击 确定 按钮 Access开始运行指定的宏 运行财务处菜单宏运行结果如图 10 8宏的应用 我们希望Access应用系统启动后 显示出一个窗体 窗体上示出的系统功能菜单 用户单击功能按钮时执行相应的宏 完成特定的操作 如打开某一窗体 关闭系统等 系统的全部功能如下 1 输入产品档案 只能输入产品档案记录 不显示修改以前产品数据 2 修改产品档案 只能修改 删除产品档案记录 不输入产品档案 3 查询产品档案 只能查询 不能修改 输入数据 而且以数据表方式显示 4 预览产品报表 5 打印产品报表 6 退出系统 我们先完成以上六项操作的宏 10 8 1建立相关的宏先建立菜单宏 建立宏步骤如下 步骤1 切换到数据库窗口的宏窗口 单击 新建 按钮 显示宏设计视图 步骤2 单击 宏名 按钮 宏设计视图显示列宏名 步骤3 建立宏名为 输入产品档案 的宏操作 操作命令是OpenForm 操作参数窗体名称从组合框中选择为 产品 数据模式是 增加 这样 当打开该窗体时 马上处于增加新记录状态 系统不再调入表中的记录 大大加快窗体打开速度 这对于有大记录集的窗体来说节省的时间非常明显 而且也防止了对以前数据的误操作 步骤4 输入所有的宏操作 见下图10 12 其中宏名为 修改产品档案 退出系统 的宏操作各有两项操作 执行宏名为 修改产品档案 的宏操作时先执行 OpenForm 操作再执行 SetValue 操作 SetValue 操作把打开的产品窗体的属性AllowAdditions设置为False 使其不能增加记录 SetValue 的操作参数 项目 使表达式 Forms 产品 AllowAdditions 用表达式生成器自动生成 步骤5 关闭该宏窗口 系统提示输入宏的名称 给宏起名为 启动 保存该宏 步骤6 先设定系统启动菜单窗体的名称是 启动菜单 建立AutoExec宏 它只有一项操作 OpenForm 窗体名称是 启动菜单 见下图 10 8 2建立系统启动窗体建立系统启动窗体的步骤如下 步骤1 切换到数据库窗口的窗体窗口 单击 新建 按钮 选择设计视图 单击 确定 按钮 进入窗体设计视图 该窗体是没有记录源的窗体 步骤2 窗体上建立一个标签 其标题是 产品管理系统 设定其大小 颜色 字体 步骤3 点击工具箱的 命令按钮 控件 在窗体设计视图中放置该控件 出现命令按钮向导 选择按下按钮时产生的动作类别为 杂项 操作是 运行宏 单击 下一步 步骤4 在下图中 选择命令按钮运行的宏 启动 输入产品档案 单击 下一步 步骤5 在左下图中 选择命令按钮上显示的是文本 在文本框中输入 输入产品档案 单击 完成 Access自动为该命令按钮命名为 输入产品档案 在窗体上生成了一各选择命令按钮 结果见右下图 步骤6 类似地完成其他按钮的设计 设置窗体的其他属性值 关闭设计视图 保存并以启动菜单命名该窗体 如下图关闭数据库 我们完成了一个面向最终用户的应用系统的开发 重新打开该数据库 数据库系统启动后 运行结果如下图 从该菜单中点击不同的按钮执行相应的操作 对最终用户来说 操作应用系统非常方便 完全不用学习Access