企业采购管理流程.doc

公司采购管理流程图部门时限供应商营销部综管部仓库总经办财务由订单需求起至批准采购单发出完成为一天换货发货收款退货物料采购单采购单采购单营销计划订单需求NONONOYESNO请款退货单采购单议价比价询价供应商调查供应商开发YESNO采购计划请购单YES入库验收物料查库存批准批准付款采购单由采购单批准日起至材料入库完成为四天由请款批准日起至付款完成为三十天制定:尹郁元 2007/02/05 审核: 批准:供应商管理流程图供应商资讯收集基本资料筛选调查申请实施调查年度调查评 估不合格合格列入合格名列采 购交 货评 审不合格淘汰合格适当之奖励供应商管理及采购管理规定一、制定目的：为规范供应商管理及采购流程，有效管理供应商及保障公司营销业务的需求，特制定本规章。二、适用范围：本公司所有OEM成品、OEM生产所需物料采购，悉依本规章处理。三、权责单位：综管部负责规章制定、修改、废止之起草工作。总经办负责本规章制定、修改、废止之核准。四、内容：A：供应商管理规定。B：采购管理流程。五、供应商管理规定：1供应商开发：11供应商信息收集：供应商信息收集为必须收集可为我公司提供经营所需的有效供应商信息（包含公司名称、公司地址、公司电话、经营规模、所供物品）。12供应商信息筛选：供应商信息筛选为对所有收集的供应商信息中筛先出具有相对其他供应商更适合我公司经营所需产品或物料的供应商。13供应商调查：采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名单并填写供应商调查表。评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商，并列出合格供应商明细表。2供应商调查评估：21价格评估：对供应商所供应产品的价格及付款方式进行评估，能否符合我公司价格及付款条件。22技术评估：评估供应商所供应产品的能否达到我公司所需物料的工艺要求。23品质评估：评估供应商所供应产品的的品质能否达到我公司所需物料的品质要求。3供应商评审：31评估项目供应商交货实绩之评估项目及分数比例如下（满分100分）：品质评审：40分；交期评审：25分；价格评审：15分；服务评审：15分；其他评审：5分。32评分办法：321品质评审：由仓库依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次；计算：进料批次合格率=（检验合格批数 /总交验批数）100% 评分：得分 = 40进料批次合格率322交期评审：由综管部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货得分25分；延迟12日每批次扣2分；延迟34日每批次扣5分；延迟56日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。本项得分以0分为最低分。综管部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评估得分。323服务评审：3231抱怨处理评分 诚意改善：8分；尚能诚意改善：5分；改善诚意不足：2分；置之不理：0分。3232 退货交换行动评分由综管部对不良退货交换行动评分：按期更换 ：7分；偶尔拖延：5分；经常拖延：2分；置之不理：0分。32 4其他评审：由综管部汇总仓库、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨， 予以评分，满分5分。33评审办法：供应商之评估每月进行一次。将各项得分汇入供应商评估表，并合计总得分。每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分=每月得分总和 / 评估月数 34 评审分等：供应商评估等级划分如下：平均得分90.1100分者为A等；平均得分80.190分者为B等；平均得分70.180分者为C等；平均得分60.170分者为D等；平均得分60分以下者为E等。35评审处理：A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。B等厂商为良好厂商，由综管部提请厂商改善不足。C等厂商为合格厂商，由仓库、综管等部门予以必要之建议。D等厂商为辅导厂商，由仓库、综管等部门予以建议，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。4供应商奖惩：41奖励方式对优秀之供应商有下列奖励方式：A等供应商，可优先取得交易机会。A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。42惩处方式凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。C等、D等之供应商，应接受订单减量措施。E等供应商即予停止交易。D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准，视同E等供应商，予以停止交易。因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。六、采购管理流程：1请购：仓库主管依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，开立请购单。请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项。请购单一联送交综管部，一联自存，一联交财务部。2采购方式：21合约采购经常OEM成品及OEM生产所需之物料，综管部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法以集中采购较为有利，依定时或定量之方式进行采购。22一般采购除（2。1）之外的物料，综管部依请购单逐步办理采购作业。3采购订单：综管部依仓库出具请购单编制XXX有限公司订购单（必须与请购单一致）经总经理批准后进行订单下达。采购订单必须注明所采购物品之名称、型号、数量、价格、金额、包装方式、交货时间、交货地点、交货方式、付款时间、付款方式如有特殊说明必须详细注明。采购订单一联送交供应商，一联自存，一联交财务部，一联交与仓库。4采购跟催：采购订单下达后综管部负责订单跟催使供应商于订单约定交期内按约定交货方式交货。有任何异常情况必须与营销部门进行沟通以防影响营销运作。因供应商品质、交期原因造成对我公司造成不利影响或损失综合管部按供应商管理规定对相关供应商进行损失索赔。5采购入库：供应商按送货到仓库，仓库主管人员对供应商送货进行产品、品质、数量与采购单进行对核及检验。如完全符合采购订单所约定条件仓库主管人员进行送货签认办理正常入仓手续开具进仓单。进仓单一联送交供应商，一联交与综管部，一联自存，一联交财务部。如因送货产品品质不合者必须通知综管部进行处理并开具退货单，退货单必须注明退货原因、数量、金额。退货单一联送交供应商，一联交与综管部，一联自存。6退货：综管部收到经仓库开退货单后综管部开具退货单联系供应商进行退货。7请款：综管部收到仓库开具进仓单后，依据进仓单到总经理处进行请款，经总经理批准后交与财务进行货款支付。8货款支付：财务于请款批准后三十天内支付货款，具货款支付方式以采购单所约定条件为准。附件：供应商评估表合格供应商名录请购单XXX有限公司订购单进仓单退货单损失索赔通知书供应商评估表年 半年厂商名称厂商编号地 址采购材料评鉴项目品质评鉴交期评鉴价格评鉴服务评鉴其他合计得分时间月月月月月月得分总和平均得分评鉴等级处理意见： 综管部经理： 仓库主管：总经理：合格供应商名录 年 月 日序号厂商编号名 称联系方式供应材料最后复查时间备注综管部经理：总经理：XXX有限公司产 品 请 购 单TO: 综管部 名称规格型号单位数量要求供货日期说明说明:申请人: 日期: 综管部签收: 签收日期:XXX有限公司XXX有限公司订购单订单号：TO: 电话：0757-28996813传真：0757-289968091.我司向贵公司订购如下产品，具体如下：名称规格型号数量单位单价金额合计备注合计2. 交货方式：由贵公司送货到以下地址： 公司XXX仓库（希贵集团对面） 。 运费由 买方 卖方 负担。3. 交货期： ，请及时交货。4. 货款支付方式_,货款支付时间_。单未尽事宜，双方协商解决。（请回签确认，24小时内不回签当默认）制单：审核：批准： 年 月 日XXX有限公司进 仓 单供货方: _公司 名称规格型号单位采购单编号采购数量送货数量实收数量检验判定备注收货人:综管部:财务:送货人:XXX有限公司退 货 单TO: _公司 以下物料因:品质 数量过多 其他 原因不能与采购订单所约定条件相符,是以退回贵司,详情请见下方表格所列!名称规格型号单位退货数量采购单编号要求供货日期采购数量到货日期退货详细原因要求补货日期说明:仓库: 日期: 综管部审批: 日期: 收货人: 日期: 损失索赔通知书 NO： 公司：本公司于 年 月 日向贵公司采购之下列货品： ，因贵公司产品 品质不良 交期延迟，造成本公司蒙受 元的损失，兹检附：损失计算表 份；入库检验报告 份；本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印本共 份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额，敬请贵公司同意。由其他货款中扣除以现金支付顺颂 商祺！XXX有限公司 综管部 年 月 日