公司借款管理制度.doc

公司借款管理制度第一章 总则第一条 为提高公司资金使用效率，减少不合理的资金占用，规范借款及报销程序，结合公司实际，特制定本制度。第二条 单位财务负责人对本单位借款管理制度的建立健全及有效实施负责。第三条 本制度适用于公司所属各单位。第二章 适用范围第四条 借款是指因工作业务需要及其他特殊原因需暂借的各种临时性款项，包括：1、员工个人因公借款：（1）出差借款（2）备用金借款（3）零星采购借款（4）工程款垫付借款（5）其他零星借款2、分、子公司往来借款 第三章 借款规定第五条 因公出差借款1、应填写借款单，注明部门、出差事由、出差人数、出差地点、出差天数、交通费、住宿费、伙食补助等预借金额等。2、按照公司财务审批借款程序办理。 3、报销差旅费时，出差人应持借款单第一联留底联与财务计划部门核对销账。第六条 青工食堂备用金借款1、青工食堂备用金借款按照公司审批借款程序办理。2、应填写借款清算回单。第七条 零星采购借款1、采购部门自行采购的需要上报财务计划部资金平衡主管进行审核；通过物资管理部进行采购的，则需先上报物资管理部，再由物资管理部汇总采购计划。2、应填写借款单注明采购事项，费用构成、工程编号等。3、按照公司财务审批借款程序办理。4、报销费用时，借款人应持借款单第一联留底联与财务计划部门核对销账。第八条 分、子公司往来借款1、分、子公司往来借款是指公司与子公司、分公司间因流动资金不足，而发生的临时往来借款。由用款单位财务人员以书面形式（含传真件）通知对方单位财务计划部，经财务负责人和公司领导批准后办理借款手续。2、用款单位接受资金时必须开具收款收据，并及时返给对方单位，作为记账凭证。第四章 借款程序第九条 借款单据管理一般性借款为尚未收到发票的借款，应填写借款单办理；已经收到发票的现金借款应填写经费报销单等办理，详情参见公司现金出纳管理制度；已经收到发票的非现金借款应填写空白支票借用单办理，青工食堂借款应填写借款清算回单办理。第十条 借款程序管理1、借款人按借款限额填写借款单或空白支票借用单并签名、盖章借款人所在部门负责人签字专业管理部门负责人审批并签字公司分管经理及公司领导批示并签字财务负责人审批并签字。 2、职工借款必须按规定办理借款手续，并严格按限额借款，否则，财务计划部门不得付款。 第五章 借款管理第十一条 借款管理1、公司借款单一律使用三联式借款单，一联为留底联，由借款人留底；二联为财务联，作为财务挂账依据；三联为卡片联，作为财务计划部门确认催款依据及报销还款附件。2、借款实行“前账不清、后款不借”原则，原借款未办理销账手续的，原则上不得再向财务计划部门办理新的借款事项。如遇特殊情况，借款业务不得超过5笔，否则财务不予支付。3、为了减少现金的零星支付，现金借款最低限额为500元，低于500元的由个人垫付。能用支票结算的，应尽量使用支票。借用支票应取得收款单位全称及精确金额，以免丢失支票时造成损失；电汇支付的需提供收款人名称、银行账号与开户行信息。4、按照谁借款，谁使用，谁归还的原则，不允许代替他人借款，或以他人名义借款。各部门如有借款人员变动，应出具相关说明到财务办理相关转账手续。5、借款应在已上报获批的资金平衡计划内，并且应专款专用，严禁公款私用。第六章 还款规定及管理第十二条 还款期限规定1、凡借款用于出差备用的，应于出差归来十五日内办理报销还款手续。2、凡借款用于业务或采购的，应于相关业务完成时起 10 日内办理报销还款手续；购买材料物资的，需提供有关部门的材料入库单及采购发票，办理报销手续。3、凡借款用于分、子公司经费的，在月末报销分、子公司经费时予以还款。4、部门（单位）负责人负责督促本部门（单位）借款人员及时还款，对有前款不清者不得批准再次借款。 第十三条 还款管理1、员工借款的报销应取得真实合法的报销票据，部门负责人审核其业务的真实性、合理性，财务计划部审核票据的合法性并复核业务的合理性，经公司领导核准后，方可进行报销处理，对不符合相关要求的票据不予报销。2、对于因相关责任人工作疏忽，造成借款人的借款无法收回的，由直接责任人承担该损失。3、针对月末超期未报的个人借款，财务人员月底清账时凭借款单转应收个人款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月扣发以后的工资，待领用人报账后再作补发工资处理。4、员工报销款项应首先用于偿还借款。如报销同时遇有新工作任务需借支现金时，需再次履行借款审批手续，财务计划部出纳人员不得保留借款人原借条，应以报销单直接支付现金。5、如果公司领导出差，报销单据不能签字的情况下，由报销人所在部门领导及分管副总审核签字，电话请示公司领导同意后，由财务负责人审签后核报。6、费用报销的其他注意事项，参考公司现金出纳管理制度与公司银行存款管理制度。第七章 对账管理第十四条 对账形式财务计划部每季度初根据个人欠款余额明细下达个人借款清理通知单给当事人，各借款人必须亲至财务计划部对账，否则视为默认财务账面余额。第十五条 对账管理1、借款应及时报账，无故逾期或不报销者，对借款人所在部门按每日所借金额的千分之一处以罚款。部门对借款人有二次处罚权。对于丢失支票的人员，根据情节轻重，处以必要的经济处罚，造成损失者，由持票人负责赔偿。2、凡异地施工借款业务，未成立法律实体的，除每季度指定专人与财务对账外，应及时提供相关票据办理销账，原则上每季度一次。第十六条 职工出差回本地后超过一个月未到财务计划部门办理结算手续的，除执行罚款外，取消其享受出差补助费的资格。 第十七条 借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否则，应按情节轻重追究责任。第八章 附则第十八条 本制度的制定、修改、解释权归财务计划部所有。第十九条 本制度经公司领导批准发文之日起实施，公司原有制度与本制度不符的，以本制度为准。