office常用办公软.ppt

第6章office常用办公软件 要求 了解常用办公软件的概念了解办公软件的发展概况了解办公软件的基本功能了解办公软件的主要应用掌握office2003的特点掌握office2003的使用方法 办公软件的启动与退出 办公软件属于应用软件 它运行在系统软件基础上 因此 办公软件的启动与退出是通过系统软件的相关操作完成的 启动一个办公软件 应用软件 就相当于在系统软件中启动了一个用于处理特定问题的一个任务 启动办公软件的方式有即菜单方式 快捷方式以及关联方式 办公软件与其处理对象的关系 任何应用软件都是面向特定应用领域的 具有一定的适用范围和适用对象 办公软件也不例外 因此 学习使用办公软件 应从它们所面对的处理对象着手学习和理解各种概念和操作 如 Word是面向文字处理 Excel是面向电子表格处理 PowerPoint是面向演示文稿的软件 1 文字处理软件 文字处理软件是应用最广泛的办公软件 应用文字处理软件可以帮助我们创建和修改以文本为主的文档 现代文字处理软件的功能已不再是单纯的进行文字处理 它的功能已扩展到能处理图形 包括在文档中插入 编辑图片 绘制图表等 声音等多媒体信息 还可以创建Web网页等多种功能 2 电子表格软件 计算机的本质是计算 电子表格软件就是用来存储和处理数据 解决人们如常生活和工作中的各种计算问题 电子表格像传统表格一样 是由一系列的行和列组成 它不但可以用来存储数据 更重要的是它可以用来计算 分析 预测未来数据的变化趋势 电子表格软件 电子表格是由一系列的行和列组成 通常将由这些行和列组成的表称为工作表 而将行与列的交叉点称为单元格 在单元格中不但可以输入数据 而且可以输入数学公式 通过数学公式可以对单元格的数据进行统计 求和等操作 工作簿与工作表 工作簿 Workbook 工作簿是计算和存储数据的文件 也就是通常意义上的Excel文件 每一个工作簿可由一个或多个工作表组成 在默认的情况下是由3个工作表组成 以 xls扩展名保存工作表 Worksheet 它是工作簿的一部分 也称作电子报表 电子表格 Excel工作表 工作表的操作与编辑公式与函数的应用打印工作表 Excel图表 图表相关名词术语创建和修饰图表 数据管理 数据清单概念数据排序筛选数据分类汇总 工作簿 工作表 编辑栏 活动单元格地址 单元格 工作表标签 1 箭头型 用来执行相应的菜单 按钮命令或移动单元格的内容2 I型 用来对单元格内容进行编辑3 粗字型 用来选中单元格4 细字型 用来对单元格的内容进行自动填充 Excel的鼠标操作 工作表基本操作 单元格选取单个单元格 单击所需的单元格连续多个单元格 单击首单元格 Shift 单击末单元格多个不连续单元格 Ctrl 单击单元格整行或整列 单击行头或列头全部单元格 单击行头 列头相交的全选按钮清除选定的单元格 工作表任意处单击 基本操作 数据输入 输入数据的方法 a 选定要输入数据的单元格 使其成为活动单元格 然后直接输入数据b 双击要输入数据的单元格 输入数据c 在编辑栏中输入数据d 有规律的数据 例如等差 等比数列可自动填充 单元格地址在公式中的作用 相对地址 A1绝对地址 A 1混合地址 A1A 1 相对引用 公式中引用的单元格地址在公式复制 移动时自行调整绝对引用 公式中引用的单元格地址在公式复制 移动时不会改变 应用其它工作表中的单元格 不同工作表中的数据所在单元格地址的表示 工作表名称 单元格引用地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示 工作簿名称 工作表名称 单元格引用地址 数据的图表化 创建步骤 选取数据插入图表独立图表嵌入图表编辑图表修饰图表 使用记录单编辑数据清单 使用 数据 记录单 菜单命令 打开某数据清单的记录单 利用记录单可以进行下列操作 输入数据修改和删除数据查找数据清单中的记录 打印 3 演示软件 演示软件简单易用 通常是由一张张 幻灯片 组成 并集图 文 表 声以及动画等多媒体信息于一体 近几年来得到广泛应用 商务人员使用演示软件进行产品介绍 教师利用演示软件制作教学讲稿 学生利用演示软件制作毕业设计答辩讲稿 各种学术报告的演讲者都利用演示软件展示他们的演讲内容