秘书实务第九章：沟通与协调工作.ppt

第九章沟通与协调工作 秘书实务 本章目录 案例导入 夹在领导中间的刘秘书陈副总经理与李总经理为工作争执 后来 陈副总经理在与刘秘书外出乘车中说起此事 埋怨李总经理 思考问题 刘秘书这时应该怎么办 第一节沟通协调概述 一 沟通与协调的含义 关系沟通的原意是指两处水域之间有阻隔 互不相通 在其间挖掘一条沟渠 使之流通 现代意义上的沟通 泛指政治 外交 文化和一切思想意识领域内的情况互通 意见交流 协调指通过协商 调解 消除隔阂和矛盾 达到政令统一 目标明确 步调一致的和谐状态 协调是管理的一大职能 是实现组织目标的重要手段 而沟通则是协调的前提和基础 二 沟通的作用 形式和种类 感情沟通 认识沟通 信息沟通 沟通的作用 二 沟通的形式和种类 沟通的形式 语言沟通 非语言沟通 口头沟通 书面沟通 目光交流 表情反应 姿态举止 沟通的种类 三 秘书协调的作用和内容 一 秘书协调的作用协调的基本作用就是沟通信息 消除误会 融洽关系 协同一致形成合力 完成共同的使命 秘书是领导的助手 是辅助领导开展工作的 所以 秘书经常代表领导参与协调工作 经领导授权去协调解决各种问题 缓解矛盾 消除误解 融洽关系 使大家心往一处想 劲往一处使 保证工作顺利进行 二 秘书协调的内容 第二节沟通的原则和方法 一 沟通的原则 沟通的原则 准确性原则 及时性原则 逐级性原则 主动性原则 二 沟通方法 口头沟通方法 口头沟通注意两个方面 一是 听 二是 说 一要认真耐心 二要专注有礼 三要呼应理解 四要适当提问 一是语言要准确无误 二是语言要通俗易懂 三是语速要适中 语气要谦和 四是必要时可以书面材料作补充 听 说 书面沟通方法 书面沟通时应注意3点 主题鲜明 引人注目 语言通俗易懂 措辞上尽量避免对方产生抵触情绪 书面材料送出后 电话询问对方是否看到文件 有什么困难或意见 使对方没有推脱的借口 使用书面沟通的要求 一是文字要简明 准确 二是表达要得体 语气要恰当 非语言沟通 指通过目光 表情 声音 音色 音调 音量 手势 体态 物体的使用和摆放 空间距离等方式进行沟通 两点作用 一是辅助语言 二是替代语言 非语言沟通的注意事项 1 说话时要注意语气 语调 语速的配合 2 善于运用目光语 3 经常保持微笑 与领导沟通的方法 与同事沟通的方法 与群众或客户沟通的方法 第三节协调的技巧 思考题 1 什么是沟通协调工作 2 沟通有什么原则和方法 3 秘书协调工作的内容主要包括哪些方面 4 运用秘书协调的技巧应注意哪些方面 5 你在日常生活 工作中都遇到或看到过哪些需要协调的现象 你认为应该怎样协调