公文写作常见错误.ppt

公文标题常见错误 3 标题乱抬身价 4 标题文种错用 5 标题随意省略事由 6 公文标题只有文种 7 标题无文种 8 标题简而不明 9 标题题文不符 10 标题 两转 印发错误 1 标题张冠李戴 2 标题文种并用 13 标题画蛇添足 14 标题赘加或错用标点符号 15 标题滥用简称和随意简约 16 标题不讲究文字排列 17 标题滥用报请词语 18 标题中出现两个事由 19 标题缺少或滥用动词 20 标题繁杂冗赘含混不清 11 标题随意不用或错用介词 关于 12 标题随意不用或错用结构助词 的 公文标题错误案例 一 公文标题张冠李戴 公文标题张冠李戴主要是指对 方案 总结 制度 讲话 等一般常用公文以及 办法 细则 等法规混同于法定公文 冠上法定公文版头 直接编排文号上报或下发 关于实现全市营业窗口服务达标的规划 中国移动福建公司南平分公司户外广告管理办法 规划 办法均应改成方案 二 公文标题文种并用 比较常见的有 关于 请示报告 关于 请示函 关于 决定批复 矫正的方法是 根据公文内容及行文关系合理选择其中一个文种 文种并用 是指两种法定公文文种在标题中同时使用 三 公文标题乱抬身价 公文 两告一通 的滥用 造成标题 乱抬身价 即应该用某些事务性的文书 如广告 启事 声明等 而不用 却滥发公告 通告和通知 其中 对 公告 的认识和使用上误区尤为严重 标题 乱抬身价 四 公文标题文种错用 8 批复 复函 不分而错用一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用批复行文 二是上级机关针对下级机关的请示不用批复而错用 复函 行文 关于同意XXX电信分公司共享移动通信管线的批复 此 批复 宜改为 函 关于同意XXXX分公司购买办公设备的函 此函宜改为 批复 1 呈发 不分而错用 将呈报上级的公文错用了 通知 决定 等下行文文种 5 通告 通知不分而错用 多将通报印发或播发成通知 如 关于保护通信线路的通知 文种错用 2 函呈 不分错用 与无隶属关系的有关部门请求批准或者询问和答复问题不用函滥用错用 请示 批复 报告 答复上级机关的询问不用报告而误用 函 3 报告 请示不分而错用 主要是指该用请示的用了报告 该用报告的却用了请示 如 关于购买 移动机房的报告 应该改写成 关于购买 移动机房的请示 4 公告通告不分而错用 主要是将通告错用成公告 如 关于 房屋拆迁的公告 应改为 关于 房屋拆迁的通告 6 通报 通知不分而错用 一是认为通报只是批评错误而缩小了使用范围 不适当的以通知取代了通报 二是把握不准 需要传达重要精神或情况时也用通知行文 三是将指示性通知错用通报行文 四是将批转性通知错用通报行文 7 通报 决定不分而错用 主要是指用于奖励时两种文种错用情况 如 关于授与XXX等同志 劳动模范称号的通报 通报 宜改为 决定 关于表彰XXX等同志见义勇为行为的的决定 决定 宜改为 通报 五 公文标题随意省略事由 事由 是公文的主要内容 某些 公告 和 通告 正文特别简短 概括事由又很冗长 省略事由未尝不可 但却不可不适当的省略 如 XXX分公司的决定 应在决定前将事由补上 行文单位 要素1 事由 要素2 文种 要数3 六 公文标题只有文种 公文标题即使省略 也不宜将 三要素 省略两项 只有文种的标题是不规范的 如 通知 通报 则不适当的省略了行文单位和事由 均应补上 行文单位 要素1 事由 要素2 文种 要数3 七 公文标题无文种 二 批转 转发 印发性通知文种被无故舍弃 关于转发省公司 关于工程物资 备品备件管理专项效能监察情况的通报 的通知 一 一般常用公文被误作法定公文 如前张冠李戴型 三 连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目 致使标题无文种 关于当前应对市场竞争的应对措施 无文种标题的三种情况 文种做为确切表达公文这一事物名称来讲 无论在什么情况下是不能省略的 八 公文标题简而不明 准确1 用两个否定性或肯定性的词说明同一事物是否恰当 2 词序是否合适3 主要的内容有否遗漏4 有无因苟简而造成晦涩5 有无引起误解的可能6 表达是否清楚7 题是否对文 标题 简练1 不够准确的文字罗嗦2 对表达文件内容无影响的文字无须写进标题3 可以领悟到的事情无须写进标题4 被包含的内容无须写进标题5 写出主要的内容而不必提出根据或引申道理6 写出矛盾的主要方面而略去次要方面7 宜概括不宜列举 标题写得好不好 全看跟着发文机关名词后面的这个名词性词组的定语是不是写得准确和简炼 简而不明的公文标题 往往让人似是而非 不知所云 如 XXXX分公司割接的通告 可修改为 XXX分公司关于电路割接影响通信的通告 标题 九 公文标题题文不符 关于XXX分公司建设全球通俱乐部的批复 正文是 因俱乐部场地租赁未明 暂缓建设 故标题应在 建设 前加上限制动态的词语 暂缓 公文标题事由和正文内容不相符或不完全相符 十 公文标题 两转 印发错误 两转 是指 批转 转发 加上 印发 可统称为 转文性通知 其错误主要表现有 六 错用转发形式发布法规或规章 五 错用印发形式下发本机关的通知 四 错用批转 或转发 形式下发本机关下属单位或部门的通知 三 印发本机关形成的公文错用批转或转发 二 转发上级机关 不相隶属机关公文错用印发 一 批转下级机关公文错用转发 十一 公文标题随意不用或错用介词 关于 介词 关于 错用 一是放错位置 1 2 关于XXX分公司租赁营业场所的请示 关于 应移至 XXX分公司 后 错误 举例 既无 关于 也无其他介词 二是用 对 有关 就 等代替 关于 就XXX分公司申请打印机的请示 十二 公文标题随意不用或错用结构助词 的 如 营销工作通知 通知 前应加 的 如 关于 的情况报告 宜改为 关于 情况的报告 XXX关于XX同志的考察报告 存在 XX的考察报告 之歧义 而不是 对XX考察 可修改为 XXX关于考察XX同志的报告 1 文种前不用 的 的一般表现形式 2 的 不在文种前而在事由某中心词前 十三 公文标题画蛇添足 文种前面的 答复 重要 联合 书面 等均应删掉 此病误是主要是指文种前赘加修饰限制词 而将事由后的结构助词 的 和文种不适当的隔离开来 关于 情况的答复报告 XXXX关于 重要通知 XXXX关于 联合通知 关于 书面报告 举例2 举例3 举例4 举例1 十四 公文标题赘加或错用标点符号 如 关于印发 休假管理办法 的通知 应改为 关于印发 休假管理办法 的通知 1 批转 转发 发布法规 规章 不用书名号而错用引号 2 批转 转发或批复非法规性公文 通知 报告 意见 请示等 滥用书名号 3 不必使用其他标点符号而随意使用 4 标点符号标错位置 其中滥用书名号情况尤为突出 标题中滥用书名号等标点符号 公文格式 规定除法规 规章名称加书名号外 标题中一般不加书名号 有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来 有的标题中还有顿号 如 XXX分公司 批转XXX分公司 赘加了两个书名号 而且把事由中的动词 批转 也置于书名号内则更加错误 可修改为 XXX分公司批转XXX分公司 关于加强基站防盗安全的报告 的通知 根据 公文处理办法 规定除法规 规章名称加书名号外 标题中不加书名号 十五 公文标题滥用简称和随意简约 一是发文机关使用普遍概念 三是时间不确切等 二是指代不明确 中共省 委员会关于 的通知 发文机关可改为 中共 省 委员会 或 省 党委 关于年终清查财产情况的报告 此类行文一般在年末 有的公文运行到受文机关已是下年度 用 年终 尤为不妥 关于松溪大街营业厅安装电力专变的请示 滥用简称随意简约 十六 公文标题不讲究文字排列 关于下发 中国移动通信集团福建有限公司南平分公司2011年反腐倡廉和惩防体系建设任务分解表 的通知 未能保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称 有的将一个合成词拆开排成两行 有的行与行字数相差太悬殊 有的因排列不当造成错误语意等等 十七 公文标题滥用报请词语 如 关于上报XXX分公司XXX工作情况的报告 这个 上报 就多余 关于申请延续2009年9月大中专院校迎新促销方案的请示 在许多报告 请示 函的标题事由中用了 上报 呈送 呈请 转报 申请 报请 要求 审批 等所谓有特定意义的词语 使事由中的动词同文种在文字和词义上的重复 十八 公文标题中出现两个事由 Addyourtextinhere Yourtextinhere YourtextinhereAddyourtextinhere Yourtextinhere Yourtextinhere 如 XX分公司关于研发新产品缺少资金的请示 研发 和 缺少 这样两个动词就形成了两个事由 到底是关于什么的请示就弄不明白了 根据一文一事的原则 一份公文只能有一个事由 也就只能有一个动词 关于明确全业务责任分工及成立全业务领导小组的通知 关于部分定制终端机型及价格调整的通知 关于XXX分公司围墙加高和搭建车棚的批复 一文二个事由 不能有两个动词 十九 公文标题缺少或滥用动词 例如动词和文种重复 如 XX分公司关于申请办公用品的请示 这里的 申请 就和文种 请示 重复 必须将之删除 或者可以改为 解决 关于政和分公司基站砍草人员的批复 增加动词 关于政和分公司聘请基站砍草人员的批复 动词决定着事由的正确与否和质量高低 一个准确鲜明的动词一下子就能把标题激活 而一个错误的动词则可能将标题完全破坏 所以它是整个标题的心脏 也是公文的点睛之笔 二十 公文标题繁杂冗赘含混不清 避免此病误的关键是善于概括和精练词语 可采取自拟摘要 适当修辞等方法 不以牺牲公文规范为代价 这一现象主要发生在层层转发公文时出现 如 XXX关于转发XXX关于转发XXX 的通知的通知的通知 三 行文格式 2行文方向不正确 3 漏报主送机关 5 主送机关不准确 13 标题画蛇添足 14 标题赘加或错用标点符号 15 标题滥用简称和随意简约 16 标题不讲究文字排列 17 标题滥用报请词语 18 标题中出现两个事由 19 标题缺少或滥用动词 20 标题繁杂冗赘含混不清 11 标题随意不用或错用介词 关于 12 标题随意不用或错用结构助词 的 行文格式错误案例 12 标点符号运用错误 9 转发印发文件误作为附件标注 4 主送单位次序混乱 6 抄送机关名称不规范 1 绝密机密文件未标注紧急件未标注紧急程度 7 附件排列错误 8 附件不符合规范要求 10 随意增加序号虚位 11 发文字号标识不正确 一 绝密机密文件 紧急件未标注 中国移动通信集团福建有限公司南平分公司公文处理单 二 行文方向规范以及主抄送单位规范 公文形成后未核对行文方向 下行文变成上行文 上行文变成下行文 主送单位随意排序 未能按单位级别顺序排列 如 各县 市 分公司 各部门 市区营销中心 正确的主送单位排列应是 各部门 市区营销中心 各县 市 分公司 行文方向不正确 抄送机关名称不规范 漏报主送机关 主送单位次序混乱 主送机关不准确 行文方向错误主 抄送机关错误 三 附件的使用规范 案例1 案例2 附件1 12580手机杂志业务介绍附件2 客服解释口径及FAQ附件3 活动相关规定 请市公司各业务部门指定接口人 并于2月28日前将接口人员信息通过邮件发至支撑中心投诉处理人员 投诉处理联系人 薛琪15859988785附件一 投诉处理流程图附件二 接口人信息表模板 四 随意增加序号虚位 2 在月份使用上不能用 03月 而应 3月 年份应标全称 不要把 2019 简化为 19 用六角括号 括入 不要用方括号 或半圆括号 3 仅一个附件的 不排附件的顺序号年份 序号用阿拉伯数码标识 序号是发文的流水号 一般都按文件的形式统一编 即是哪一个部门主办的 只要是同一发文形式 就要统一按顺序编号 1 序号不编虚位 即1不编为01或001 不加 第 字 如 2008 001号 应改为 2008 1号 同时不加 字 第 字 五 发文字号标识不正确 2 根据 关于浦城移动通信综合楼室内装修工程设计单位邀请招标的请示 移办报 2011 2号 文件的精神 1 根据 关于购置便携式扩音器的请示 移市报 2011 17号 签报需求的内容 发文字号中 用四角括号代替六角括号 如将 2011 号 标注为 2011 号 四 行文规则 3 涉及其他部门职责未经充分协商和会签 6 请示 报告多头报送 7 标题与请示内容不一致 1 联合行文主办单位排列不正确 11 不符合国家法律 法规及其他有关规定 16 结构层次序数不规范 2 联合行文无会商 13 引用文件不规范 15 邀请领导讲话的请示没附讲话代拟稿和附活动方案 12 以单位名义向上级机关负责人行文 14 行文日期滞后 9 请示 未注明联系人的姓名和电话 行文规则错误案例 4 请示件不是一文一事 8 越级请示和报告 5 报告夹带请示项 10 请示件缺相关背景材料 一 联合行文有那些行文规则 一是联合行文应当确有必要 单一机关行文能够解决的问题 不要由几个单位联合行文 二是联合行文必须经过协商取得一致意见 未经协商或虽经协商但意见不统一时不能行文 三是联合行文的机关必须是平级的 不同级别的机关不能联合行文 四是联合行文有上行与下行之分 必须遵守相关行文的规则 联合行文即两个以上平级机关之间就某一事项 联合发文联合行文必须注意以下事项 二 请示的注意事项 该请示的不请示 属于越权行为 这不仅影响上下级关系 更给工作带来难以预测的隐患 1矛盾上交 不该请示的滥请示 2该请示的不请示 边斩边奏 或 先斩后奏 事前请示 消除侥幸心理 弊端 措施 请示不当 发文者的工作能力遭到质疑 行文要慎重 目的要明确 禁忌 不利于上级机关及时正确批复 不利于工作的良性发展 3弄虚作假 写作内容失实 改变文风 实事求是 二 请示的注意事项 给上级的批复造成困难 批复的结果往往难遂发文者之愿 4请示缘由不充分 5请示事项不明确 不正确 不具体 弊端 措施 使上级不愿 不想或不能批复 请示的目的落空 不符合公文处理的相关规定 上级难以快速批复 6多事一请示 及时请示 一文一事 1通过标题明确请示事项 2以请示事项为根本指向组织安排写作内容 3所提要求须具体 意见表述须明确 1采用换位思维方式 注重陈述理由技巧 2掌握各类请示的不同写法 突出重点 禁忌 二 请示的注意事项 请示的结语缺失或结语不当 7在报告中夹带请示事项 8请示的结语缺失或结语不当 正确认识请示结语的作用 恰当选用结语词 弊端 措施 文种误用 请示事项往往得不到批复 真正弄清请示与报告之间的区别 职责不明 程序不规范 请示事项的答复会因此受阻 9多头主送 越级主送或主送领导个人 请示只报一个上级机关 抄送有关机关 不含下级机关 不得多头上报 越级上报 送领导个人 禁忌 三 结构层次序数不规范 结构层次序数标注不是按 第一层 一 第二层 一 第三层 1 第四层 1 而是任意标注层次序数 如第一层 一 后 第二层便直接进入第三层 1 此外 结构层次序数标注不正确 将 1 标注为 1 层次序数不规范 实例 一 基本情况 1 规格 31米 宽 5 5米 高 2 面 总面积341平方米 2 性质 钢架结构 镀锌板封面 彩色喷绘 亚明外打灯 3 期限 广告位租赁期限自2011年2月13日至2013年2月12日止 共两年 五 公文内容 5 文中职务有误 6 文中地名有误 8 单位名称不统一 2 文中数字有误 13 观点明确 表述准确 14 结构严谨 文字精炼 4 文中人名有误 16 时间表述含糊 17 文中滥用祈求语言 18 文中滥用表格 版面排列混杂 15 年份日期未使用全称 1 使用国家非法定计量单位 公文内容错误案例 11 文字前后表述不一致 9 地名 单位使用不规范简称 3 数字运用不当 7 文中单位名称有误 10 文中标点符号有误 12 语言文字不规范 一 国家法定计量单位表1 一 国家法定计量单位表2 二 文中人名 职务 地名 单位名称有误 在一篇公文中对 县 市 分公司 称谓出现多种表述 如 县 市 县 市 分公司 各分公司 公司 等 正确的称谓是 各县 市 分公司或各分公司 不论选择何种称谓 应注意在全文中使用统一的称谓 以免造成歧义 如本次 两会 服务由市公司集客部与市区共同落地执行 市公司相关部门与其他县市分公司密切配合 在公文中常见到 县市 全区 的错误表述 根据南平市管县的行政职能 除南平市为地级市外 全市共有五县 光泽 顺昌 政和 松溪 浦城 四市 建瓯 建阳 武夷山 邵武 一区 延平区 十个行政单位 因此 对十个单位统称时 应该改为全市此外 不少公文中 称谓县 市 时 未用圆括弧对县后的 市 进行括弧限制 混淆了地级市与县级市的区别 不少公文将 市区营销中心 称谓为 本部 市区 延平 等 出现多种歧义 让人不知所云 而对 我公司 自称 有的单位则使用 我司 拔高自居 极不严肃 二是行政区域表述不清 三是称谓随意用简称 一是单位名称表述混乱 三 文中标点符号有误 公文的大标题中一般不使用标点符号 但是书名号 引号可以用 分段式小标题可用逗号 顿号引号 但不能用句号 嵌入式小标题即不分段的小标题应该用句号 带括号的标题序号后不加顿号 一逗到底 只要一句话说完了 不管句子长短 就要用句号断开 在一个句子中有多层并列时 大并列之间应当用逗号 小并列之间用顿号 比如 人民银行 支行行长 副行长 主管科长 辖内各商业银行行长 信贷科长 书名号只能用于书名 报刊名 文件名 文章名 不能用于证件名 会议名 展览名 奖状名 活动名 建筑名 品牌名等 公文中引用文件 应先文件名再发文字号 不可倒置 三 文中标点符号使用规范 基础知识究竟扎实不扎实 对今后的继续深造有重要影响 如果孤立来看前半句是疑问句 但是与后半句一起考虑 前面就不是一个单句 而是主谓词组做主语 与后面的谓语部分 对今后的继续深造有重要影响 合起来组成一个陈述句 应改为逗号 这究竟是怎么回事呢 同志们 厂长严肃地说 这是一个倒装句 同志们 是全句的主语 凡是倒装问句 问号应置于句末 才能准确地表达出疑问或反问的语气 浦东展开了翅膀 她是那样欢快 昂扬 奋发 正在向辉煌的明天飞去 这里实际上有三个分句 在第二个分句和第三个分句之间 即 奋发 之后 应用逗号而不是顿号 欢快 昂扬 奋发 是并列短语 凡是并列短语 最后一个成分后面不能用顿号 上海的越剧 沪剧 淮剧 安徽的黄梅戏 河南的豫剧 在这次会演中 都带来了新剧目 越剧 沪剧 淮剧 是一个层次 它和 安徽的黄梅戏 河南的豫剧 组成并列词组 又是一个层次 不同层次之间都用顿号 必然脉络不清 淮剧 黄梅戏 之后应改用逗号 1 非疑问句用问号 2 倒装句中问号前置 3 分句之间用顿号 4 并列短语不同层次的词语之间用顿号 三 文中标点符号使用规范 这次严打的成功 和广大公安干 警的努力是分不开的 和公安干 警家属的支持是分不开的 公安干警 是集合词语 干 指干部 警 指警察 集合词语是紧密结构 不能用顿号分隔开来 观众长时间地等待 只为一睹她的风采 或签上一个名 或 是连词 在表示并列关系的连词 或 和 及 与 前面 均不能用顿号 可根据句子的不同情况 或者删去顿号 或者改用逗号 打好这一仗的关键是 一要发动群众 二要找准目标 三要速战速决 顿号 逗号 分号 冒号 虽然同为句内点号 但停顿的时间有长短之分 一般应先用停顿短的逗号 再用停顿长的分号 不能乱了秩序 只有在 分行列举的各项之间 才能直接用分号 小河对岸三 四里外是浅山 好似细浪微波 线条柔和 蜿蜒起伏 连接着高高的远山 三四 是邻近的两个数字连用 表示大概数量 既然是概数 便不能加顿号 8 句中没有逗号直接用分号 6 概数之间用顿号 5 连词前面用顿号 7 集合词语误用顿号 三 文中标点符号使用规范 毛泽东有两句诗 独有英雄驱虎豹 更无豪杰怕熊罴 我从中感受到了共产党人的大无畏精神 从表面上看 冒号后面的内容全是提示的范围 其实不然 这里提示的只是两句诗 修改方法 或将冒号删去 或将 我从中 前面逗号改为引号内句号 本市文坛三位女杰 王安忆 王小鹰 程乃珊在一起谈笑风生 三位女杰 和 王安忆 王小鹰 程乃珊 是同位短语 中间只需短暂停顿 不必用标点符号 如果一定要用 只宜用破折号 让 王安忆 王小鹰 程乃珊 充当 三位女杰 的说明性短语 一 学习贵在自觉 要有笨鸟先飞的精神 自我加压 二 学习贵在刻苦 要有锲而不舍的精神 持之以恒 句号是句末点号 分号是句内点号 既然已经用了句号 表明整个句子已结束 再用分号 便显得不伦不类 应将句号改为逗号 或将分号改为句号 晚上开大会 张书记宣布 厂里要实行两项改革措施 一是持证上岗 二是脱产培训 宣布 后面是冒号 措施 后面又是冒号 这是不符合标点符号使用习惯的 本句两个冒号中应有一个改为逗号 9 句中已用句号再用分号 10 冒号提示范围不清 11 句中短暂停顿用冒号 12 同一句中用两个冒号 三 文中标点符号使用规范 13 引语中句末点号误置 他从报上看到某大学研究生院和 中国文化 编委会联合主办 中国文化与世界文化暑期讲习班 的招生启事 立刻写信去报名 书名号用于书名 篇名 报纸名 刊物名 中国文化与世界文化暑期讲习班 是不能用书名号的 只能用引号 事实也是如此 我对字画 古玩 盆景 古典家什 玲珑湖石 等等都有兴趣 省略号与 等等 意思是重复的 二者应该删去其一 如果想对中国古代史的史料有一个初步的了解 可以参阅 四库全书简明目录 1957年古典文学出版社出版了铅印本 此目录包括经 史 子 集 注释或补充说明句中某个词语的叫句内括号 如前一句 它必须紧紧跟在被注释的词语之后 被注释的词语后面需要停顿 点号要放在后括号后面 括号内的注释语如果带有标点 其最后一个标点 问号 叹号除外 应省去 所以 四库全书简明目录 及 经 史 子 集 后的句号都应删去 然后在后括号外加句号 李白的诗多豪迈 君不见黄河之水天上来 奔流到海不复回 现代画家徐悲鸿笔下的马 正如有的评论家所说的那样 神形兼备 充满生机 用了引号后 句末点号究竟是放在引号内还是引号外 关键是看引用部分是独立成句的 还是从属于引用者的 前一句中李白的诗是完整的两句 句末点号应放在引号内 下一句 神形兼备 充满生机 只是句中的谓语部分 句末点号应放到引号外 14 不是书名误用书名号 15 省略号与 等等 并用 16 句内括号与句外括号相混淆 四 语言文字不规范 语言 文字 1长篇大论 语言重复 2语法 逻辑错误 3用词不当 4语序不当 5句子成分残缺 6表意不明 6表意不明 8有错别字 语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当 成分残缺主要是指句子中缺少主语 谓语 宾语 有的句子意思表达得不明确 易引起歧义 或是自相矛盾 有的业务部门给上级的报告有七八千字 语言不简练 拖泥带水 前后重复 或者是画蛇添足 浪费笔墨 一篇请示 说明困难 讲清理由 请示问题后 又接着发了一番议论 表了一通决心 这就属于画蛇添足 还有的公文缺乏针对性 没有新东西 提出的要求比较虚 比较空 缺少具体的目标 要求和措施 四 语言文字不规范 搭配不当 关联词不当 褒贬不分 使用口语 搭配不当指句子成分之间搭配不当 主要有主谓搭配不当 动宾搭配不当 定语与中心词搭配不当 状语结构搭配不当 如 扎实做好误为非常做好等 常用关联词 虽然 但是 转折 只有 才 只要 就 条件 等等 有些词语带有一定的感情色彩 凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的 称为褒义词 反之 属于贬义词 不带褒贬色彩的叫做中性词 有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误 公文的语言要求庄重 平实 应使用规范化的书面语言 尽量不用或少用口语 更不能使用方言 下面列举出一些口语与书面语的对比 不然 否则 马上 立即 爸妈 父母 见面 面洽 收到 收悉 打算 拟 吃饭 用餐 走路 步行 给 给予 偷着 私自 等等 四 语言文字不规范 7 备 与 倍 4 必需 与 必须 9 权力 与 权利 8 截止 与 截至 6 的 地 得 2 相 象 像 5 做 与 作 3 长 与 常 1 分 与 份 从语法上讲 定语后用 的 状语后用 地 补语后用 得 如 勤劳的人民 详细地汇报 扫得干干净净 相 主要指相貌 外观 姿态 常用词 照相 相貌 亮相 长相 真相 象 主要指形状 样子 模仿 常用词 现象 景象 气象 印象 象征 像 主要指与原物相似的图像 常用词 雕像 录像 摄像 画像 音像 想像 像话 好像 像 一样 尤其是成语 多写成 作 如 作案 作弊 作罢 作对 作废 作秀 作战 弄虚作假 装腔作势 胡作非为 大有作为 所作所为 以身作则等 对于通过抽象行为实现的动作 一般也用 作 或 作出 后面往往双音节动词 如 作调查 作检讨 作报告 作斗争 作出决定 作出处理 作出判断等 后面是名词或名词性语素时 特别是具体东西的制造 强调通过具体行为实现的动作 应写成 做 如 做出贡献 做出成绩 做出榜样等 另外 还有一些固定或约定俗成的词和用法 比如 作文 作画 作风 作家 作业 作为 创作 操作 制作 做法 做主 当做 用做 叫做 少说多做 长 指时间 空间的长度 常用词 长久 长期 长效 长治久安 浩气长存 长此以往 警钟长鸣 万古长青 常 指平常 经常 常用词 常态 常住 常年 亦可写为 长年 常备 常抓不懈 老生常谈 四季常青 分 指成分 限度 常用词 分量 分内 分外 分子 过分 本分 成分 非分 部分 情分 水分 安分守己 恰如其分 份 指整体中的一部 常用词 份额 股份 年份 月份 省份 人人有份 一式两份 备 完全 都的意思 常用词 备受欢迎 备感亲切 关怀备至 倍 加倍的意思 常用词 干劲倍增 倍加珍惜 事半功倍 截止 到期停止 例如 到 日截止 截至 到 为止 相当于 截止到 例如 截至9月末 不能写成 截止9月末 也不能写成 截至9月份 必需 表示一定得有 不可缺少的意思 多用在名词前面作定语 也可以当动词 作谓语用 必须 表示一定得那样做的意思 通常用在动词前边作状语 如 金融机构经营存款业务 必须缴存存款准备金 权力 表示政治上的强制力量 也可表示在职责范围内的管理权和指挥权 如 国家的一切权力属于人民 权利 指依照法律和章程应当享有的权力和利益 跟 义务 相对 如 每个人都有受教育学文化的权利 五 年月日写作规范 成文日期用汉字而不用阿拉伯数字 二 三年 不能写成 2003年 或 二零零三年 用汉字的小写数字而不用大写数字在标识成文时间时 最容易出错的是将 写为 如将 二 二年 误写为 二 二年 是阿拉伯数字 属于阿拉伯文字系统 应与其它阿拉伯数字 等搭配使用 而不能与汉字的数字 二 搭配使用 年 月 日要标全 不能省略年份 也不能用简写 如 二 二年 不能简写为 二年 星期 农历用汉字 星期三 不能写成 星期3 尽量不用 今年 明天 下个月 等概念 除成文日期外 包括标题在内年月日也应用阿拉伯数字 1999年 不能简写成 99年 1998 1999年 不能简写成 1998 99年 年月日写作规范 六 文中滥用祈求语言 所以行文单位在指导和通报工作中 语言要明确 严谨 严肃 慎用少用祈求内语言 行文单位在公文中要求受文单位需要改进和注意事项时 大量使用 请 字祈求式语言 有的公文每段开头都用 请 字 客气有加 缺乏严肃性 国家从法律和行政措施上对行政公文的权威性给予了可靠的保证 要求受文者的思想 行为受到文件的约束 规范 做到令行禁止 七 公文内容 文中滥用表格 版面排列混杂 公文中随意穿插表格 特别是在通报 报告中用表格代替文字现象较普遍 在正文中穿插表格 不仅隔断了公文前后意思的联系而造成阅读上的不便 也使版面杂乱不美观 公文正文中如有表格 应将其从中抽出作为公文的附件单独表述 六 结束语 学习公文写作的八种方法 一 循序渐进 二照猫画虎 三 熟中取巧 四 改中求精 五 比较鉴别 六 虚心请教 七 参与其中 八 勤于总结 提高写作能力的八种方法