会议记录、报告的写作.ppt

会议记录 纪要 报告请示 批复 的写作要求 一 会议记录的一般写作要求 P127 孔子说的 勿臆 勿必 勿固 勿我 的理解 勿臆 即不能凭主观就下结论 凭主观去做事 勿必 方向比目标重要 对于目标不要过于较劲 勿固勿我 学会了融会贯通 熟能生巧 继而最后打破自我 本节内容以学生自学为主 一 会议纪要的概念和用途 概念 会议纪要是根据会议的原始记录和会议的其他文件 经过归纳提炼而写成的 是反映会议主要内容和基本精神的纪实性和指导性公文 用途 一是记载 二是传达交流 三是指导并要求与会单位及成员 或有关下级部门共同遵守和执行 四是用作向上级机关汇报会议情况 二 会议纪要的写法 二 会议纪要的特点 1 内容的纪实性 2 表述的纪要性 3 作用的受限性 三 会议纪要的类型 按会议性质分 一般是研究处理日常事务 行政事务的会议 有固定的时间 固定的出席人 有时只研究一个议题 有时同时研究几个议题 1 日常会议纪要 即办公会 例会的纪要 这是一种上级部门主持召开的某一方面的工作的会议 内容常是对某一部门 或某一方面的工作作出评价 并对下一步工作提出意见而作出相应的决定 形成会议纪要 要求下级单位遵照执行 内容主要是交流情况 研究问题 只通报会议精神 统一有关部门的认识 2 大型专题会议纪要 3 业务工作会议 学术会议纪要 四 会议纪要的结构和写法 1 标题 主要由会议名称和文种两部分组成 如 公司办公会议纪要 2 正文 1 导言 简述会议时间 地点 出席人员 中心议题和议程等情况 2 主体 以议题为序 或逐项说明或综合说明会议内容 讨论情况 形成意见和作出的决定 3 结尾 一般是总括会议的内容 强调会议的重要意义 五 写作注意事项 1 做好会议记录 并进行分析概括 2 以叙述为主要表达方式 语言要精炼 3 选用合适写作结构 一般多用分项式 4 注意使用会议纪要的习惯用语 如 会议认为 会议指出 与会者一致认为 通过 等 三 报告的写法 参阅P92 补充 一 报告的用途 1 能帮助上级及时了解情况 掌握下情 为领导决策提供依据 2 有利于下级机关接受上级的监督和指导 3 报告还可以向上级提出意见和建议 二 报告的种类 1 工作报告 又称综合报告 2 情况报告 3 答复报告 三 结构和写法 1 标题 一般采用完整式标题 即 发文机关 事由 文种如果标题中省略了发文机关 则落款时必须写发文机关名称 2 主送机关 一般是发文机关的直属上级机关 如有必要报送其他上级机关 可采用抄报形式 3 正文 工作报告 围绕主旨展开陈述 内容一般包括基本情况 主要成绩 经验教训 存在问题 今后打算或提出有关建议等几个部分 情况报告 围绕主旨 实事求是地概括叙述事件发生的原因 经过 性质 同时要写出处理意见 处理情况或处理建议 答复报告 正文包括答复依据和答复事项两部分内容 答复依据即上级要求回答的问题 四 注意事项 1 注意工作报告和情况报告的区别 2 工作报告中的经验体会必须是在实际工作中概括出的能指导今后工作的规律性的东西 而不是简单的做法的罗列 拼凑 3 写情况报告要及时 以让上级及时掌握情况 4 写答复报告要紧紧围绕上级机关提出的问题而回答 不能答非所问 节外生枝 5 报告中不能夹带请示事项 请示的写法 参阅P101 一 请示与报告的区别 1 具体功用不同 报告 呈阅性 上级机关可不回复 请示 呈批性 上级机关必须要有批复 2 内容含量不同 报告 可一文多事项 可多头报告 请示 一文一事 只能主送一个上级机关 3 行文时机不同 报告 事前 事中 事后报告均可 请示 只能事前行文 不得先斩后奏 4 结束用语不同 报告 可用可不用相关习惯用语 请示 必用相关习惯用语 二 请示的含义和用途 学生自学为主 请示 二字顾名思义即下级机关向上级机关请求指示 请求批准的公文 在现实生活中是经常要用的一种公文 思考 因软件学院扩大招生规模 学院原所拥有的土地已经不能满足扩大招生后的教学需求 拟再征用周边荒坡100亩 这时写请示符合六种情况的哪一种 明确 征用土地不是某单位想征用就能征用的 须经上级相关部门批准才能实施征用土地 这种请示属于 因征地超出本机关职权范围须请示得到批准后方能办理的 这类情况 三 请示的特点 1 事前行文性2 请求批复性3 一文一事性 这三个特点也是写请示的三个要求 四 请示的类型 A 请求指示的请示 B 请求批准的指示 C 请求支持帮助的请示 五 请示的结构和写法 1 标题 一般是 事由 文种即 关于 的请示 在标题中一定不能把 请示 与 报告 混在一起 把文种写成 请示报告 2 正文 1 请示缘由 对所要请示的事项不仅要考虑到其重要性 必要性 而且要考虑到其实施的可行性 可能性 不仅考虑到自身的情况 也考虑到上级的情况 明确 这次活动的意义 学生思想认识的统一 活动物质条件的具备 领导班子的组成 活动安全措施的准备等 如 某班级向学院写请示 计划组织全班去某地旅游 请求学院批准 请示缘由应如何写呢 2 请示事项 即请求指示 批准的项目 要做到明确具体 并提出切实可行的处理意见 仍以上例说明 在这个部分中说明请示者拟在何时去何地进行什么样的活动 已经作好了哪些准备工作等等 3 结语 有较固定的格式和习惯用语 常用 当否 请予指示 以上请示如无不妥 请予批准 等有明显期复色彩的用语作为结束语 六 注意事项 参阅教材P102 补充说明 其中第1点 有双重领导机关时 可抄报另一上级机关 仍以前例说明 某一班级既归系领导 也归学工处领导 则这份请示主送某一领导部门的同时 也应报送另一领导部门 其中第2点仍应坚持不越级请示 越级行文又要抄报越过的机关 将会造成不必要的矛盾 要注意语言得体 多使用恳请性语言 不能使用指示性或决定性语言 病案诊治的 处方 中所说四点并未将文中所有的问题都找了出来 故在内容表达和遣词造句时要多推敲 如 翻建汽车库是经总公司批准了的 在汽车库顶层加建面积是原方案中没有的 原文中只说加层面积用于办公用房 但住宿问题仍未解决 原文中的语言表达不够严密 妥当 如 在请示中不宜用 决定 而应用 拟定 病文修改参考答案 公司关于 制衣厂增加车库层数的请示 总公司 我公司下属 制衣厂经总公司批准于2005年10月开始翻建汽车库 且已拆除司机 装卸工宿舍 武装部和基建科办公室等共计510平方米 现汽车无处停放 有关部门无处办公 部分职工无房居住 严重影响了正常的工作和生活秩序 为解决当前办公和居住用房之急需 缓和厂区占地紧张状况及结合全厂长远规划 故拟定在翻建汽车库时在顶层加建办公和居住用房 一层为汽车库 二层为办公和居住用房 加建所需资金由本公司自行解决 妥否 请批复 公司 公章 二00五年十月三十日 批复的写法 一 批复的含义和用途 含义 用于答复下级机关请示的公文叫批复 此含义中已经包含了用途 二 批复的特点 被动性 针对性 权威性 三 批复的类型 批复只有 阐释政策批复 和 表态性质批复 两种 四 批复的结构和写法 1 标题 发文机关 事由 文种若文件头中已有发文机关标识 则标题中可省略发文机关 事由 可针对请示的具体事项 也可针对请示的发文字号 如 关于 发 号请示的批复 2 正文 批复引语 依据 批复事项 意见 结语 要求 1 批复依据 一般引述请示事项的发文字号 表明收悉情况 并用 经研究 现批复如下 的惯用语作过渡语 以引出下文 2 批复意见 针对请示的内容所作的具体指示或答复 如果同意下级意见 要给以肯定的答复 作出必要的指示 如果不同意 要在答复前或后说明理由 也可在这之后提出其他解决问题的办法 以便下级机关重新考虑 3 批复要求 正文的结语 从上级机关的角度提出一些补充性意见 或表明希望 提出号召 但并非所有批复都有这一内容 如确有需要 也应写得简洁扼要 3 结语 一般用 特此批复 此复 等作惯用结束语 五 注意事项 参阅P98 1 态度要鲜明 2 答复要全面周密 3 答复要及时 4 篇幅要短小