企业会议管理体系WORD版

苏州知行易信息科技有限公司 - 0 -XXX公司会议管理制度 第一章 总则1.1、加强沟通，通力合作；会议是企业内部各部门、各岗位、各环节有效沟通的重要方式之一，有效的会议可以加强相互间的深层沟通，减少和缩短协作间的时间，做到通力合作。1.2、加深理解，改进作风；我们在工作中难免会有不顺畅、不和谐之处，而通过会议上开诚布公的沟通会使我们之间加深了解和体谅，从而改进或各自为政、或独善其身、或自已为是的工作作风。1.3、目标统一、高效管理；有效的会议是把企业各项工作目标统一在一个战略框架内的重要方式之一，在所有目标统一的前题下，可以提高公司各部门执行工作计划、完成工作目标的效率，更好追踪各部门工作进度。1.4、目标分解、职责明确；在公司战略目标明确后，所有行动计划的时限内，各部门领受应完成的任务，确认行动步骤、计划方案、明确分工后反馈公司，由公司协调各部门间的工作，以及与总目标间的逻辑性；做到人人有事干、人人知道干，事事有时限、事事有结果。1.5、集思广益、回避风险；通过有效的会议组织，在特定的时间，就特定的问题进行研究讨论，让与会者提出改进性及开展性的工作方案，不仅体现着企业文化中重要的团队精神，同时也能够有效的回避一些风险。1.6、高度规范、有效协调：通过有效的会议沟通，不仅可规范我们的工作，统一我们的行动准则，体现我们共有价值观的；而且还可以有效的协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。1.7、制度，是企业管理的基础，是用以规范我们工作，统一我们的行动准则，体现我们共有价值观的有力保障；而制度本身是随着企业发展需要而与时俱进的完善的。因此，在未进一步修改之时，请依照本制度执行。1.8、试行期限：2013 年 11 月 1 日至 2014 年 3 月 30 日。1.9、本制度为试行，在试行过程中如有不足之处，与行政人事部联系，请帮助我们完善企业的各项管理体系。1.10、制度规范的执行原则是“先执行，后申诉” 。 第二章 会议类别及内容提要我们 XXXXX 公司（以下简称公司）会议归纳为三大类。2.1、第一类公司级会议：主要包括公司董事会旬例会 、 公司周工作例会 、 公司月度综合业务分析会 、公司或部门临时组织的公司级其他会议 （如员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会） 。2.1.1. 公司董事会旬例会内容提要2.1.1.1 会议时间：苏州知行易信息科技有限公司 - 1 - 每月 5 号、15 号、25 号下午 14:00 召开。 为避免会议过多或重复，董事会旬例会可以与其他会议一同召开。 如有变更由行政人事部另行通报。2.1.1.2 会议组织： 由行政人事部提前会议三日下发会议通知 （请见表“行.会 01”） 。 接道会议通知的参会人需提前会议二日回复会议通知给行政人事部。 行政人事部在会议前一日下发最终会议议程安排表 （请见表“行.会 02”）予参会人。2.1.1.3 会议主持人： 董事长或公司总经理。 董事长或总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。2.1.1.4 会议参加人： 公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。2.1.1.5 列席人员： 各部门管理层。 视实际需要，可指定其他有关人员出席。2.1.1.6 会议内容： 梳理和分析公司各部门一旬内工作状态，点评优劣、得失，给予指导方针、工作方法。 公司各部门工作计划执行情况，及时纠偏，及时支持。 公司各项工作与企业战略目标契合度的及时纠偏，及时支持。 研究、部署公司运营、经营、行政工作，讨论决定公司各项重大工作问题。2.1.1.7 会议记录和内容整理： 除特殊会议外，会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做会议记要 （请见表“行.会04”） 。 会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。会议记要审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。 与会议记要同时下发的还有会议决定事项实施管理表 （请见表“行.会 05”） 。2.1.2.公司周工作例会内容提要2.1.2.1 会议时间： 每周一上午 09:00 召开。 为避免会议过多或重复，公司周例会可以与其他会议一同召开。 如有变更由行政人事部另行通报。2.1.2.2 会议组织：苏州知行易信息科技有限公司 - 2 - 最晚在公司例会前的每周五下午 17:00 前，各部门上报例会提要到行政人事部（请见表“行.会 03”）和周工作计划表 （请见表“行.计 01”） 。 由行政人事部整理，在会议前下发最终会议议程安排表 （请见表“行.会 02”）予参会人。2.1.2.3 会议主持人： 各部门总监或分管副总轮流主持。 董事长或总经理若因公无法参加时，则指定的公司其干部代行会议权力。2.1.2.4 会议参加人： 公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。 各部门经理及管理团队2.1.2.5 列席人员： 视实际需要所邀请的其他人员2.1.2.6 会议内容： 协调各部门工作进度，使各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。 对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨；集思广益，寻求解决间题的方法。 追踪并改进日常管理工作，对各部门工作执行情况及时纠偏，及时支持。 不能达成共识时，上报董事长或总经理办公会，请董事长或总经理裁决。2.1.2.7 会议记录和内容整理： 每周例会的会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做会议记要 （请见表“行.会 04”） 。 会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。会议记要审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。 与会议记要同时下发的还有会议决定事项实施管理表 （请见表“行.会 05”） 。2.1.3.公司月度综合业务分析会内容提要2.1.3.1 会议时间： 每月 29 日上午 09:00 召开。 为避免会议过多或重复，公司月度综合业务分析会可以与其他会议一同召开。 如有变更由行政人事部另行通报。2.1.3.2 会议组织： 由行政人事部提前会议三日下发会议通知 （请见表“行.会 01”） 。 接道会议通知的参会人需提前会议二日回复会议通知给行政人事部。 行政人事部在会议前一日下发最终会议议程安排表 （请见表“行.会 02”）予参会人。2.1.3.3 会议主持人：苏州知行易信息科技有限公司 - 3 - 董事长或总经理。 董事长或总经理若因公出差等原因无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。2.1.3.4 会议参加人： 公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。2.1.3.5 列席人员： 各部门管理层。 视实际需要，可指定其他有关人员出席。2.1.3.6 会议内容： 公司各部门汇报上月各自业务状况，汇报优劣、得失，提交对策、措施，提供解决问题建议。 公司各部门汇报下月各自业务工作排序、计划、步骤， 汇报所需支持、资源。 讨论、研究、部署、决定公司有关各项业务工作问题，及时纠偏、协调，及时配合、支持。 主要业务议题有：客户状况通报、评估、分析；财务状况通报、评估、分析；行政人事状况通报、评估、分析；项目施实进程状况通报、评估、分析；设计开发状况通报、评估、分析；产品、服务质量状况通报、评估、分析等。2.1.3.7 会议记录和内容整理： 除特殊会议外，会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做会议记要 （请见表“行.会04”） 。 会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。会议记要审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。 与会议记要同时下发的还有会议决定事项实施管理表 （请见表“行.会 05”） 。2.1.4.其他会议内容提要公司董事长、总经理、或其他的公司高管，都可发起各种临时组织的会议；但需要书面呈报（请见表“行.会 06”） 。董事会，同意申请后，由行政人事部组织实施。一般有员工大会 ，季度、半年、全年业务总结会 ，新年工作部署大会 ，年度总结表彰大会 ，阶段性的项目总结 、 质量分析 、 设计工作 、 营销运营等等专项会议。2.1.4.1 会议时间： 由董事长或总经理，或会议发起人决定召开时间，行政人事部另行通报。 为避免会议过多或重复，其他会议可以与其他会一同召开。2.1.4.2 会议组织： 由行政人事部提前会议三日或当日下发会议通知 。苏州知行易信息科技有限公司 - 4 - 接道会议通知的参会人需提前会议二日或当日回复会议通知给行政人事部。 行政人事部在会议前一日或当日下发最终会议议程安排表予参会人。2.1.4.3 会议主持人： 董事长或总经理，或会议发起人。 董事长或总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。2.1.4.4 会议参加人： 由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.1.4.5 列席人员： 由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.1.4.6 会议内容： 由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.1.4.7 会议记录和内容整理：由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.2、部门级会议：主要包括部门每周例会 、 部门专业类办工会 、 部门专项类业务会等。2.2.1. 各部门周工作例会内容提要2.2.1.1 会议时间： 每周五下午 13:00 召开。 为避免会议过多或重复，部门周例会可以与其他会议一同召开。 如有变更由各部总监或指定人员另行通报其部门员工。2.2.1.2 会议组织： 各部门总监或指定人员，根据公司例会会议记要所布置的工作任务，以及本部门应完成的常态性工作，分解到本部门的每个班组或每位员工，即完成周工作计划表 （请见表“行.计 01”） 。 就一周工作计划，本部门的每位员工参与讨论、理解、掌握，并能够保证很好的实施完成。 行成最终“周工作计划”后最晚在每周五下午 17:00 前上报周工作计划表到行政人事部。 由行政人事部整合所有部门的部门周工作计划表 、 公司例会提要 ，并就各部工作进展进行跟踪。 由行政人事部最晚于周四中午 11:00 前下发会议议程安排表 、 会议决定事项实施管理表（请见表“行.会 05”）至各部门。苏州知行易信息科技有限公司 - 5 -2.2.1.3 会议主持人： 部门总监、负责人或指定人主持。 。 有必要邀请别部门参加会议时需提前通知。2.2.1.4 会议参加人： 部门经理及管理团队。 部门员工。2.2.1.5 列席人员： 视实际需要所邀请的其他人员2.2.1.6 会议内容： 协调各班组、员工间工作进度，保证各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。 对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨；集思广益，寻求解决间题的方法。 检查、总结、布置日常工作，对部门工作执行情况及时纠偏，及时支持工作。 不能达成共识时，上报董事长或总经理办公会，请董事长或总经理裁决。2.2.1.7 会议记录和内容整理： 每周例会的会议记录由部门文秘或指定人完成，并做会议记要 （请见表“行.会 04”） 。 会议记录、记要整理后行成部门周工作计划表 、 公司例会提要 ，上报部门审核、审批。 与最晚周一上午 10:00 前上报人事行政部。 部门各班组和各级员工遵照部门周工作计划表展开各项工作。2.2.2. 部门专业类办工会、部门专项类业务会一般情况下无特殊状况不独立召开以上两会，以上两会的内容在各部门“每周工作例会”中讨论确认；如有必要召开以上两会则进入 2.1.4 条公司其他会议流程。2.3、外部级会议：2.3.1. 公司非营利性外部会议：如现场会、企管成果发布会、报告会、科技成果发布会、信息发布会、参观等。2.3.2. 公司营利性外部会议：如洽谈会、展示会、座谈会、产品说明会、客户联谊会等。2.3.3. 所有外部级会议均采用公司会议管理体系的 2.1.4 条其他会议流程。2.3.4. 所有外部级会议一律由行政人事部受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。 第三章 会议制度3.1、会议安排：3.1.1. 为避免公司会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。苏州知行易信息科技有限公司 - 6 -3.1.2. 为避免公司会议过多或重复，公司各类会议能够合並的尽可能合並召开。3.1.3. 凡涉及公司多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经董事长或总经理批准后，分别报行政人事部汇总，并由行政人事部统一安排，方可召开。3.1.4. 行政人事部将年、季、月公司例会和各种类型会议，统一平衡编制成会议计划并订印发放到公司各部领导和相关人员。3.1.5. 凡行政人事部已列入会计计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集会议部门或召集人应提前报请行政人事部调整会议计划；未经行政人事部同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。3.1.6. 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，行政人事部有权拒绝安排。3.1.7. 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政人事部有权安排合并召开。3.1.8. 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外） ，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。3.2、会议礼仪管理条例3.2.1.目的： 会议礼仪，是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的事项，懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。 良好的会议礼仪不仅是个人素养的展现，也是企业文化一个部分的体现。3.2.2. 会议发言人的礼仪： 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。 发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。 自由发言则比较随意，应该要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。 如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。3.2.3. 会议参加者的礼仪： 会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。 会议期间应把手机关闭或调成震动。3.2.4. 主持人的礼仪苏州知行易信息科技有限公司 - 7 -各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。 主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。 走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，欢快、热烈的会议步频应较慢。 入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。 坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。 主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。 主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。 主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。3.3、会议纪律管理制度3.3.1. 会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要向主管领导和行政人事部请假；不请假又不按时到场者，将记工作差错一次，并责令在电子政务中写出检讨， 。3.3.2. 与会人员提前 10 分钟入场，不得无故迟到；迟到者罚站与迟到相同时间，并唱歌一首；与会人员中途不得随意离开会场，违者唱歌一首。3.3.3. 会议期间有事早退或中途退会者需请假，会议主持同意后方能离开。3.3.4. 与会人员应集中精力开会，手机须调为静音或震动；不办理与会议无关事宜，如有要事等待电话应事先通报主持人，违反者罚唱歌一首。3.3.5. 会议期间不准大声喧哗，不得在会场上随意走动，不准做与会议无关的杂事，交头接耳或打瞌睡，不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。3.3.6. 在他（她）人发言期间，除主持和老总外，与会者不得私自打断发言人，不得私下交谈议论，争论抢白；如需发言，应等待合适时间举手请求发言。3.3.7. 所有会议发言者的发言资料需事先准备充分，发言需简明扼要，直截了当，内容要“精” 、“短” 、 “实” ，合理控制时间；为节约时间主持人有权要求发言人停止发言。 3.3.8. 会议一时不能讨论解决的事宜且另作处理，或由专人跟办，或会后专项研究，会议上不应费时讨论，不可纠缠不休。 3.3.8. 会议上所确认为机密的事项不得准泄露，参会人员要妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。3.3.9. 会议上未形成决定的方案或未被通过的提议、提案，必须自觉保留，会后不乱议论；会上决定之事项，公司各部门、各岗位必须自觉贯彻执行，其结果应主动报上。 苏州知行易信息科技有限公司 - 8 - 第四章 会议管理表格会议通知行.会 01 会议编号：【 】会议通知如下：承办【 】邀请【 】部门【 】参会议 题日 期 年 月 日 时 分 时 分地 点与会人员会议主持列席人员会议记录部门参会人回复：发言议题发言时间其他要求确 认苏州知行易信息科技有限公司 - 9 -会议议程安排表行.会 02会议日期： 年 月 日 时 会议编号：会议议程 会议发言人 发言主题 时间安排 备注会议简介 主持人： 会议内容简介 分钟左右董事长或指定人发言分钟左右总经理或指定人发言分钟左右财务总监或指定人发言1.2.3. 分钟左右技术总监或指定人发言1.2.3. 分钟左右销售总监或指定人发言1.2.3.分钟左右客户总监或指定人发言1.2.3.分钟左右网络运营总监或指定人1.2.3. 分钟左右行政总监或指定人发言1.2.3. 分钟左右子公司指 1.2.苏州知行易信息科技有限公司 - 10 -定人发言 3. 分钟左右其 他 1.2.3. 分钟左右其 他 1. 2.3. 分钟左右其 他 1.2.3. 分钟左右其 他 1.2.3. 分钟左右其 他 1. 2.3. 分钟左右会议提要行.会 03提要部门： 年 月 日参 加 者缺 席 者发 言 人上期工作总结下期工作安排所需资源和支持其他事项苏州知行易信息科技有限公司 - 11 -会议记要1 行.会 04会议编号： 会议名称：时 间： 地 点： 主持人： 记录人：参加者：缺席者理由：主 要 议 题：1、2、3、4、部门发言人：1、2、3、4、评点回复发言人1、2、3、4、会议记要2 行.会 04会议编号：时 间 地 点 主持人 记录人会 议 名 称参 加 者缺席者理由主 要 议 题记 要 重要程度： A很重要，B 重要，C 一般性重要，D 要检讨，E 考虑主要问题 对策措施 期限/负责人落实情况/重要程度 主要反对意见 检讨事项部门.发 言 者：领导评点记 要 重要程度：A 很重要，B 重要，C 一般性重要，D 要检讨，E 考虑主要问题 对策措施 期限/负责人部门.发 言 者：落实情况/重要程度 主要反对意见 检讨事项苏州知行易信息科技有限公司 - 12 -领导评点记 要 重要程度：A 很重要，B 重要，C 一般性重要，D 要检讨，E 考虑主要问题 对策措施 期限/负责人落实情况/重要程度 主要反对意见 检讨事项部门.发 言 者：领导评点公司（决策性）会议决定事项实施管理表行.会 05会议编号： 会议名称： 年 月 日决定事项：1、2、3、4、 同意实施目标实施日期完成时限等 执行部门 执行负责人 跟踪评价日期苏州知行易信息科技有限公司 - 13 -临时会议申请表行.会 06会议名称 会议主题会议日期 会议时间会议地点 会议需要 交通 布置 茶水 就餐 住宿参加单位 家，明细后附 参会人数 男： 女：邀请单位 家，明细后附 参会人数 男： 女：申请部门 申请人财务部审核行政部批复总经理批示董事长批示 第五章 会议组织管理要领建议5.1.提高会议成效的要领5.1.1要严格遵守会议的开始时间。5.1.2. 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。5.1.3. 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。5.1.4. 应当引导在预定时间内做出结论。苏州知行易信息科技有限公司 - 14 -5.1.5. 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。5.1.6. 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。5.1.7. 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。5.2.主持会议时注意如下事项5.2.1发言内容是否偏离了议题？要及时纠偏。5.2.2发言内容是否出于个人的利害？要立即禁止。5.2.3是否全体人员都专心聆听发言呢？注意会议气氛和会议时间的控制。5.2.4是否发言者过于集中于某些人呢？要即刻调节会议节奏。5.2.5是否有从头到尾都没有发言过的人呢？要提问。5.2.6是否某个人的发言过于冗长呢？要即刻提醒其重点，或打断。5.2.7发言的内容是否朝着结论推进呢？时刻注意问题的重点，要求与会人给予结论。5.3.参加会议的禁忌事项5.3.1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以 3 分钟为限)5.3.2.不可从头到尾沉默到底。5.3.3.不可取用不正确的资料。5.3.4.不要尽谈些期待性的预测。5.3.5.不可做人身攻击。5.3.6.不可打断他人的发言。5.3.7.不可不懂装懂，胡言乱语。5.3.8.不要谈到抽象论或观念论。5.3.9.不可对发言者吹毛求疵。 5.3.10.不要中途离席。苏州知行易信息科技有限公司 - 15 -