社区档案培训 ppt课件

社区档案工作培训,1,北辰区社区居委会档案工作合格单位标准,1、组织管理 2、管理条件 3、业务建设 4、开发利用,2,1、实现社区居委会档案集中统一管理,2、配备了经培训的档案人员,3、建立、健全档案管理制度,一、组织管理,3,1、配备档案专柜并能满足需要,2、档案装具规范标准,3、档案保管安全,二、管理条件,4,1、各类归档材料收集齐全、完整,2、案卷质量符合规范,3、建立了各类档案和查(借)阅档案登记,三、业务建设,5,1、编制了案卷目录和归档文件目录,2、编写了社区居委会情况介绍 社区居委会档案工作情况简介、 社区各种制度汇编,3、编写了大事记、组织沿革、 基础数字汇编,四、开发利用,6,二、应注意的问题,1、按照归档范围收集好各项工作、各门类档案。 2、没有保管期限表和分类编号方案的社区，要尽快制定，已经制定的要同实际档案目录号一致。 3、没有独立档案室要按照“八防”要求做好日常安全管理，随时上锁。（安装防盗门、窗、灭火器） 4、档案装具（文书、会计）要符合规定要求。 5、要提高案卷质量：归档时按照六大类进行归档；小于A4要托裱；备考表要求手签；卷内目录填写正确；卷皮案卷题名编写规范；会计档案盒脊背需盖章。,7,二、应注意的问题,6、建立全宗卷盒。 7、建立统计台账、查借阅登记。 8、建立各门类归档文件目录、案卷目录。 9、加强照片、实物档案的收集整理，编号正确，说明要拟写齐全规范。 10、编研材料要及时续写、规范格式（社区简介、档案工作简介、制度汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编）。 11、社区合并，要做好档案工作交接。,8,归档整理制度,1.形成档案的业务部门，要将本部门业务工作中形成的各种文件包括：工作计划、总结、产品图纸、合同、设备图纸资料统计报表、工作考核奖状、检测、验收、科研技改、各项活动的领导讲话、会议记录、照片等有关资料整理立卷归档。 2.各部门形成的文件资料，年终整理成卷，在下一年度的第一季度内向档案室移交，并填写移交表一式两份。 3.凡归档的文件、资料、统计报表，字迹要清楚、工整、一律用打印件或钢笔书写，特别是永久保存的材料，严禁使用圆珠笔、铅笔、复写、复印件归档，原则不予接收。 4.任何个人不得将工作中产生的档案资料包括科研技改照片等档案资料归为己有，要按规定和要求整理成卷移交档案室统一保存。,9,档案保管制度,1.档案室接收档案，要认真检查核对，符合规定的可办理移交手续，对不符合规定的退回整理不予接收。 2.保管排列有序，符合档案基本原则。 3.底图除修改、晒图外，一律不得外借。 4.定期清点藏档数目。 5.定期进行期满鉴定工作，及时剔出失去保存价值的档案。 6.对超期欲销毁的档案，由档案人员提出报主管领导批示后，有两人鉴销，防止档案遗失和泄密。,10,档案借阅制度,1.借阅档案必须办理借阅手续，填写登记表。 2.借阅档案者，要注意保管好档案，不得私自拆卷、涂抹、抽换，注意保密，不得转借他人。 3.需要复制的档案，必须持领导批准、签字的通知单，经档案工作负责人的同意，方可复制。 4.档案文件未经领导、档案工作负责人批准，一律不得借出或带出本单位。 5.经批准借出的档案，阅后三日内交回，如需延长，需办理续借手续，经档案工作负责人批准，方可继续使用，但连续不得超过6天。,11,档案保密制度,1.单位档案分绝密、机密、秘密三种。 2.档案归档后，对档案的密级进行鉴定，对机密以上的档案，单独登记。 3.重要档案另存。 4.建立严格的借阅制度，不准擅自将档案带出本单位。 5.销毁档案时要有监销人，防止档案遗失和泄密，到指地点进行销毁。 6.执行保密检查制度，发现丢失档案要立即报告领导和安保部门，追究有关人责任，并进行严肃处理。,12,档案统计制度,一、档案统计管理人员，根据区档案部门有关规定和要求按时报送档案情况统计表。 二、档案统计的内容包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管档案数量、档案人员、档案机构等情况的统计和其它专门问题的统计情况，档案利用情况以及档案构成。 三、对收进和移出的档案应按时间顺序填写流水登记，做到帐物相符。 四、按要求填报档案统计表、上报档案主管部门的统计数据要及时准确。 五、做好档案平时利用效果的统计工作。 六、做好销毁档案的登记造册工作。统计台账：分类账和总账,13,档案鉴定销毁制度,一、档案的鉴定工作要以档案保管期限表为依据，定期对室藏超过保管期限的档案，按照档案鉴定原则开展鉴定。 二、鉴定档案时，必须及时向单位领导汇报取得同意，在办公室主任的领导下，组成由档案部门、业务部门参加的鉴定小组，进行鉴定工作。 三、鉴定档案必须严肃认真，要逐个案卷，逐份材料进行鉴定，从各方面衡量、判断其价值，决定取舍。 四、鉴定工作结束后，要写出鉴定工作总结，对确已失去保存价值的档案，要编制销毁清册，经单位主管领导签批后，方可进行销毁。 五、对已经批准销毁的档案，如无特殊情况，一般可存放一段时间，经实践证明确无保存价值时再行销毁。 六、销毁档案，应指派两名以上人员监销，监销人员要认真履行职责，并在“档案销毁清册”上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁时间、地点、方式。,14,档案库房管理制度,一、积极采取切实可行的保护技术措施，科学系统地保管档案，维护档案的完整与安全，延长档案寿命，保证档案及时准确提供利用。 二、档案库房应严格遵守“八防”要求：即防盗、防火、防虫、防霉、防尘、防光、防潮、防高温。 三、保持库房清洁，做好温湿度记录，使库房相对温度保持在1424，相对湿度保持在45%60%，并定期检查，如有异常应及时采取改进措施。 四、库房内严禁存放易燃、易爆等危险物品和与档案无关的物品。 五、库房照明应使用白炽灯，停电时，必须使用手电照明，严禁使用蜡烛与明火器具。 六、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房，并注意随时关好门窗，确保档案安全。 七、严格执行档案借阅制度。 八、非档案人员未经许可，不得随便进入室内。,15,大事记,大事记就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。 一、主要内容： 1、机关的成立、撤销、合并和体制变化情况； 2、机关内部组织机构名称。职权变化及办公地址迁移； 3、机关上下隶属关系的变化； 4、机关主要领导任免、奖惩情况； 5、机关领导参加党代会、人代会等其它代表会议活动情况； 6、机关主要领导工作活动情况； 7、机关召开的各种重要会议和工作会议；,16,大事记,、上级机关对本机关的重要指示及上级领导同志来机关检查工作重要活动情况； 、上级机关对本机关的批评、通报和重要批复； 1、机关的重大事件和重大事故以及有影响的活动； 1、机关的重大工程项目； 1、报刊发表本机关经验、教训、批评等有关报导及发表本机关的重要新闻； 1、其它需要以大事记记载的事情等。,17,大事记,编写大事记应注意的几个问题：1、选材范围要恰当，既要总览全局，又不能大小事一起罗列。2、要立足于本单位的主要职能活动。3、大事内容摘要抓住中心，揭示事物的本质，事物的始末，前后因果和来龙去脉。,18,基础数字汇集,基础数字汇集可分为两种类型，一是综合性的汇集，一是专题性的汇集。综合性的基础数字汇集是记载和反映有关一个地区、机关、单位全面情况的数字；专题性的基础数字汇集是记载和反映某一方面的基本情况的数字 1.历年机构编制人数、党员、干部、职工等人员方面数字； 2.劳动工资方面的数字；,19,20,组织沿革,一、组织沿革基本内容： 1、机关成立、撤销、合并及变化情况； 2、机关内组织机构设置； 3、机关名称改变； 4、机关的隶属关系（包括上层、下层）； 5、机关的性质和任务； 6、机关的主要职能； 7、机关办公地点搬迁情况； 8、机关领导人员的组成和变动； 9、机关人员编制的扩大和缩小。 组织沿革的编写形式一般有两种，可根据单位大小来定哪一种方法。 一种是“年代内容”，即将材料按年代分开，然后在每一年代下面分别叙述其内容，逐年编写下去。 二种是“内容年代”，即按内容分开，然后在每个内容下面，再逐年叙述。,21,北辰区社区档案文件归档范围及保管期限表,一、社区党组织建设（党务工作） 1、本社区党支部年度工作计划、总结； 短期 2、本社区党支部书记、委员任免批复； 长期 3、本社区党支部选举工作文件； 长期 二、社区居民自治组织建设（行政工作） 1、本社区居委会换届选举材料； 长期 三、综合治理（综治工作） 1、本社区司法、治安、综合治理工作年度计划、总结、统计报表； 短期 2、本社区治保网络、帮教人员、帮教对象、在押人员 名单、“两劳”人员帮教、安置工作材料； 长期 四、计划生育（计生工作） 1、本社区计划生育工作年度计划、总结； 短期 2、本社区计划生育名册、各种计划生育年度报表； 短期五、社区文教卫生（文教工作） 六、社区服务（社区服务工作） 补充,22,文书档案整理规则,分类 分年度-分级别-分保管期限 -分问题(结合年度、作者、名称等特征进行组卷) 2. 卷内文件的排列 3. 编写页号 4. 填写卷内目录和备考表 （打印或书写） 5. 卷内文件修复与案卷装订 6. 拟写案卷标题、封面、案卷排列,23,文书档案组卷必须按年度进行，不同年度的材料不能混合组卷，对于跨年度材料作如下处理：1、一项工作跨两年以上形成的文件材料放在结束一年立卷;2、跨年度的规划放在针对的第一年立卷; 3、跨年度总结、统计年报放在针对的最后一年立卷；4、计划同总结写在一起的文件，如文件的中心内容是总结应放在总结的针对年，如中心内容是计划则应放在计划的针对年立卷；5、跨年度的请示与批复应一起放在批复一年立卷；6、跨年度的表彰文件应放在表彰的针对年立卷。,分年度,24,分级别,把上级，本级适当分级组卷应注意两点: 上级通报、批复本单位的文件应与本单位的放在一起; 本单位在上级召开会议上的发言也应放在本单位的材料组卷。,分保管期限,长期、短期根据保管期限表的规定，将不同价值的文件一般要分开组卷，但有关同一问题而保存价值不同的文件，应保持文件之间的联系，其保管期限可就高不就低。,25,卷内文件的排列,密不可分的文件一般应是批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，底稿在后。 案卷卷内文件的排列，要求结论、决定、判决性文件在前，依据性材料(罪证、旁证)在后。 由一个作者，一个问题，一个名称组成的案卷，严格按时间排列。 几个问题组成的案卷，先排问题，再排时间。几个作者，一个问题组成的案卷，可先排作者，后排时间。 几个作者，几个问题组成的案卷，可先排作者，然后在每个作者里再排时间找问题。,排列,26,编写页号,卷内文件要按照排列顺序逐页编号，固定其位置。 凡有字迹和图表的，一律编写页号，空白面不编号。 页号的位置正面编在右上角，反面编在左上角。页号用阿拉伯数字使用打号机或钢笔编，编号不能重、漏。,编号,27,卷内目录,(l)顺序号：一个文件为一个序号，按文件排列次序填写，正件与附件，批转件与原件作为一份计算，请示与批复应作两份计算。 (2)文号：填写发文机关的文号。 (3)责任者：一般填写形成文件材料的机关(单位)名称，可用简称。 (4)题名：填写文件标题，不要随意更改和简化，标题不清的可加括号，在括号内补充。 (5)日期：填写文件形成的日期，如20070101。 (6)页号:写每份文件的起止页号。 (7)备注：一般写需要说明的问题，没有就不填。 (8)没有作者、年月日的文件，应尽量考证清楚。,28,卷内文件目录,备考表,29,修复与装订,对破损文件要修裱，装订线外有字迹的应加边托裱，大于卷皮的应折叠或切齐。拆除书钉、大头针、回型针等金属物。打三孔，用线绳装订，结头打在背面，装订要结实、整齐，不掉页，不倒页，不压字。,30,封面,案卷标题：要简明确切地反映卷内文件的内容。案卷标题结构一般为：作者一一问题一一名称三部分组成。文字要简炼通顺，概括要准确，避免过于抽象笼统，标点要正确，字数要求在50字以内。,封面：上面第一行填写全宗名称，如“北辰区新村街新华里居委会”；第二行填写二级类目，如“党务类”，“行政类”，下面起止年月日填写本卷文件形成的最早和最迟的年月日；填写卷内文件材料份数、总页数；保管期限填写：长期或短期，要求用毛笔或钢笔粘碳素墨水书写。,案卷的排列：要系统化，采取按长期、短期两条边排列。每条边排列要从形成最早的案卷开始用流水号排列。每年的案卷排列标准要统一，不能一年一个标准，每年都先党后政再其他进行排列。,31,案卷目录,案 卷 目 录,文书档案案卷目录,32,会计档案,33,立档单位：填写名称时必须用会计核算单位的全称或通用简称。 案卷题名：既案卷标题，其拟写要求简练，结构完整；一般应由作者问题名称三部分组成。 起止日期：要填写记帐凭证的记帐起止日期 本卷共 张：（记帐凭证加原始凭证加记帐凭单汇总表之和数）,34,凭证号：卷内记帐凭证起止号 目录号：由各单位按照档案管理规范要求自行编制，不得重复。 案卷号：某一个目录号下的连续顺序号。,脊背的填制要用阿拉伯数字，其大小要按统一规格。（使用区档案局监制的档案专用章，用红色印油盖章）,06,3,1-15,3,4-5,1-9,35,36,37,天津市北辰区*,帐封起止日期，要填写记帐的起止日期。保管期限：在填制时要严格按照会计档案管理办法保管期限表的规定进行划分。装俱封面中“本卷共 件 页”项在填写时，件数填写会计核算材料的总份数，页数填写装俱盒内帐本的总页数。,38,会计档案的排列： 先按类别排列（报表、帐簿、凭证）再按保管期限排列 会计档案的编目： 同类别、同保管期限里流水编号,会计档案案卷目录,39,照片档案,筛选原则 对一项活动拍摄的全部照片首先选择照片拍摄画面清晰，人物、背景质量好并有代表性的照片和底片。 选择若干张（一般35张）能高度揭示活动全过程的照片和底片。如：例1，某镇召开党代会会议活动共拍摄若干张，去除画面不清的照片。首先依据照片档案的定义和筛选原则应从四个角度筛选照片，即： 反映会议会场全景的照片（12张） 反映参加开幕式、闭幕式重要或主要领导的照片（13张） 有代表性人物发言、讲话的近照（12张） 会议部分会场照片（12张） 筛选出的若干张构成反映这次会议活动的一组照片（一般会议活动48张为宜）,40,照片档案整理中的基本要求,（1）照片档案整理以一盒为一卷。 （2）同一盒内各组活动的照片按所拍摄的时间顺序流水编制顺序号，卷与卷之间的照片不连续编号。 （3）每一张照片要填写照片说明，要求简单而具体，事由、地点、人物要写清楚不能简写。（4）反映一个活动形成的照片数多于3张时要编写这组活动的总说明，字数不超过200字。总说明在卷内占据一张照片的位置，放在这组照片的最前面，但不与卷内照片混编序号。,41,42,编制照片档案目录,43,固定档号标识,用印制或打印的档号标签（见附表），按项填写或打印清楚后，固定于实物档案背面的右上角；奖杯、奖牌固定于背面明显处。,实物档案,件号:从最早形成实物档案那年开始流水编号,44,编写目录,实 物 档 案 案 卷 目 录”备注”项填写实物档案的种类名称。即注明：奖杯、奖牌、证书、锦旗、奖状等类别名称。,45,检索目录封皮封底,天津市北辰区档案局实物档案保管期限：（自 年至 年）,46,本目录共 页 包括：永久： 长期： 短期： 案卷起止年代： 年止 年 目录情况说明： 年 月 日,47,其他应注意的问题:,锦旗要折叠成A4大小的形状放在透明文件袋中 实物档案简介的编写。实物档案要编写内容简介。简介内容包括四部分：颁发时间、地点；颁发级别、所获奖项全称；事迹摘要；颁、领奖情况概述。 归档时间 实物档案随着形成应及时归档，一般自形成到归档时间不超过三个月。,48,