环境管理体系国家注册审核员考试培训课件(审核知识).ppt

第二篇环境管理体系审核知识 第一章环境管理体系审核概论 第一节环境管理体系审核与GB T19011标准 1 1GB T19011 2003 质量和 或 环境管理体系审核指南 简介1 1 1GB T19011 ISO19011产生背景国际标准的发展趋势 管理体系审核是有效的管理工具和提升管理业绩的手段两个体系分别执行不同的标准 给结合审核带来不便经济和贸易的发展迫切需要将不同领域的管理体系审核结合起来 1 1 2GB T19011 ISO19011的结构和内容 GB T19011 ISO19011标准共分为7章 前言ISO前言1 范围 a b c d 2 规范性引用文件3 术语和定义4 审核原则5 审核方案的管理6 审核活动7 审核员的能力和评价 1 1 3GB T19011 ISO19011标准的特点和作用 特点 具有广泛的适用性采用过程方法和PDCA的基本方法和原则强调了审核方案管理的作用关注审核员的能力要求 强调了对审核员的评价采用图示和实用的帮助 作用 提高标准的实施效果 为结合审核奠定了基础规范审核管理要求为提高审核活动的有效性指出了途径为审核的管理和实施的持续改进提供指南有利于认证机构向组织提供增值服务为建立管理体系的组织提供审核指导可作为审核实施的培训教材 1 1 4GB T19011 ISO19011标准中的术语和定义 GB T19011 ISO19011标准中共包括14条术语 包括 3 1审核3 8审核员3 2审核准则3 9审核组3 3审核证据3 10技术专家3 4审核发现3 11审核方案3 5审核结论3 12审核计划3 6审核委托方3 13审核范围3 7受审核方3 14能力 第二节环境管理体系审核的类型 1 2 1审核的概念定义 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 注1 内部审核 有时称第一方审核 由组织自己或以组织的名义进行 用于管理评审和其他内部目的 可作为组织自我合格声明的基础 在许多情况下 尤其在小型组织内 可以由与受审核活动无责任关系的人员进行 以证实独立性 注2 外部审核包括通常所说的 第二方审核 和 第三方审核 第二方审核由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以相关方的名义进行 第三方审核由外部独立的审核机构进行 如那些对与GB T19001或GB T24001要求的符合性提供认证或注册的机构 注3 当质量管理体系和环境管理体系被一起审核时 称为 结合审核 一体化审核 注4 当两个或两个以上审核机构合作 共同审核同一个受审核方时 这种情况称为 联合审核 理解 审核的特点 系统性独立性文件化 审核目的 评价满足要求或准则的程度 审核的对象 产品 过程 管理体系 审核的类型 1 2 2审核的分类 按审核委托方分 第一方审核第二方审核第三方审核 按第三方认证审核实施的时间划分 第一阶段审核 第二阶段审核监督审核再认证审核 特殊情况下的审核 结合审核联合审核 第三节审核委托方和受审核方 1 3 1审核委托方和受审核方的定义1 3 1 1审核委托方定义 要求审核的组织或人员 1 3 1 2受审核方定义 被审核的组织 1 3 2审核委托方的职责 提出审核要求规定审核目标与审核组长共同确定审核范围和审核准则评审和确认审核计划评审和批准审核范围的变更接受审核报告 并决定报告的分发范围对受审核方采取的纠正措施进行跟踪和验证 1 3 2受审核方的职责 将审核的目的和范围通知有关人员 指定陪同人员 提供审核所需的资源 参加首末次会议和审核中的有关沟通 配合审核员实现审核目的 制定并实现纠正措施计划 报告实施验证情况 第二章审核原则和审核方案 第一节审核原则 与审核员有关的原则 三项 道德行为 职责的基础 公正表达 真实 准确地报告的义务职责素养 在审核中勤奋并具有判断力 与审核有关的原则独立性 审核公正性和审核结论客观性的基础基于证据的方法 第二节审核方案的策划 2 2 1总则2 2 1 1 审核方案定义 针对特定时间段所策划 并具有特定目的一组 一次或多次 审核 理解 1 是一组审核及审核相关活动的集合 2 是策划的结果 是对一组审核 类型 数目等 及其相关活动进行策划的结果 3 针对特定的时间段和特定的审核目的 4 审核方案中有的内容需要形成文件 2 2 1 2审核方案的管理流程 审核方案的授权 审核方案的制定 5 25 3 目的和内容策划 资源 程序 职责 审核方案的实施审核方案的改进审核员的能力和评价 安排审核日程 选择审核员处置 选择审核组审核活动实施 指导审核活动 保持记录 监视和评审 识别纠正和预防措施的需求 识别改进的机会 检查 2 2 1 3审核方案的管理要求 审核可有不同目的 也可包括联合审核或结合审核包括对审核的类型和数量进行策划和组织 以及为实施审核提供资源的所有活动一个组织可以制定一个或多个审核方案审核方案的管理应经组织的最高管理者授权审核方案管理人员的职责 制定 实施 监视 评审和改进审核方案 识别并确保为审核活动提供资源审核方案可包括 结合审核 联合审核 2 2 1 4审核方案的作用 为策划 组织和实施审核及提供资源的路径 为审核过程的有效性提供依据 为审核员的选择 评价和管理提供指南 为持续改进审核过程的有效性提供帮助 审核方案的示例 覆盖组织环境管理体系的当年的一系列内部审核 在六个月内对关键产品的潜在供方的质量管理体系进行的第二方审核 由第三方认证 注册机构对组织的环境管理体系进行的认证 注册和监督审核 2 2 2审核方案的目的和内容 2 2 2 1审核方案的目的管理的优先事项 商业意图 管理体系要求 法律法规和合同的要求 供方评价的需要 顾客要求 其他相关方的需求 组织的风险 2 2 2 2审核方案的内容 审核方案受下列影响因素 每次审核的范围 日期和期限 审核的频次 受审核活动的数量 重要性 复杂性 相似性和地点 标准 法律法规和合同的要求及其他审核准则 认可或认证 注册的需要 以往的审核结论或以往的审核方案的评审结果 语言 文件和社会因素 相关方的关注点 组织或其运作的重大变化 2 2 3审核方案的职责 资源和程序 2 2 3 1审核方案的职责确定审核方案的目的和内容 确定职责和程序 并确保资源的提供 确保审核方案的实施 确保保持适当的审核方案记录 监视 评审和改进审核方案 2 2 3 2审核方案的资源 识别审核方案所需资源时应考虑 开发 实施 管理和改进审核活动所必需的财物资源 审核技术 实现并保持审核员能力及改进审核员表现的过程 获得有能力的审核员和技术专家 资源提供应当符合审核方案的计划安排 路途时间 食宿和其他审核所需要的资源 2 2 3 3审核方案的程序 审核方案的程序内容 策划审核和日程安排 保证审核员和审核组长的能力 选择适当的审核组并分配其任务和职责 实施审核 适用时 实施审核后续活动 保持审核方案的记录 监视审核方案的业绩和有效性 向最高管理者报告审核方案实现情况 对于较小的组织 上述活动可在一个程序中表述 2 2 4审核方案的实施 审核方案的实施应明确以下方面 与有关方沟通审核方案协调审核及其他与审核方案有关活动和日程安排 建立和保持评价审核员及其持续专业发展的过程确保审核组的选择向审核组提供必要的资源确保审核活动记录的控制确保审核报告的评审和批准 分发适用时 确保审核后续活动的实施 2 2 5审核方案的记录 审核方案有关的记录包括 与每次审核有关的记录 审核计划 审核报告 不符合报告 纠正措施的报告 审核后续活动的报告等 审核方案评审结果有关的记录与审核人员有关的记录 审核员能力和表现的评价 审核组的选择 能力的保持和提高 2 2 6审核方案的监视和评审 监视和评审的目的 确定审核方案实施的符合性 确定审核方案的适宜性和实施的有效性 识别改进的机会 监视如下特征 审核组实施审核计划的能力 与审核方案和日程安排的符合性 审核委托方和审核员的反馈 审核方案的评审应考虑如下内容 监视的结果和趋势 与程序的符合性 相关方变化的需求和期望 审核方案的记录 替代的或新的审核实践 在相似情况下 审核之间表现的一致性 识别需求并改进审核方案 第三章环境管理体系审核的活动 审核启动 指定审核组长 规定审核目的 范围和准则 确定审核的可行性 选择审核组 与受审核方建立初步联系 文件评审的实施 评审相关管理体系文件 包括记录 并确定其针对审核准则的适宜性和充分性 现场审核活动的准备 编制审核计划 审核组工作分配 准备工作文件 第一节环境管理体系审核活动阶段 第二阶段现场审核实施 举行首次会议 审核中的沟通 向导和观察员的作用及职责 信息的收集和验证 形成审核发现 准备审核结论 举行末次会议 审核报告的编制 批准及分发 审核报告的编制 审核报告的批准和分发 审核的完成 审核后续活动的实施 第一阶段现场审核 见面会 现场巡视 收集和验证信息 形成审核发现 准备第一阶段审核结论 第一阶段审核结果沟通 第二节环境管理体系审核的启动 3 2 1指定审核组长审核组长应具备下列能力 审核策划并有效地利用资源 代表审核组进行沟通的能力 组织和指导审核组成员 为实习审核员提供指导和帮助 领导审核组得出审核结论 预防和解决冲突 编制和完成审核报告 审核组长的主要职责 审核前文件的评审 审核活动资源的策划 确定审核可行性 必要时初访 编制计划 分配任务 指导编制检查表 主持审核中的会议 沟通 协调审核活动 对现场审核活动全过程控制 指导实施审核 编制 完成 提交报告 组织对纠正措施的跟踪 验证 参加对审核方案的评审 3 2 2确定审核目的 范围和准则 3 2 2 1确定审核的目的一次具体审核的目的可包括 确定受审核方体系与审核准则的符合程度 评价体系确保满足法律法规和合同要求的能力 评价体系实现规定目标的有效性 识别体系潜在的改进方面 第一方审核的目的 确定体系的符合性 有效性 评价体系 寻求改进 为组织的管理评审提供依据 为外部审核作准备 第二方审核的目的 合同签订前为选择合格供方提供依据 合同签订后 持续控制供方 促进供方持续改进环境管理体系 第三方审核的目的 第一阶段审核是了解体系的策划和运行基本情况 确定第二阶段审核的可行性和重点 第二阶段审核是评价受审核方体系满足审核准则的程度 决定是否推荐认证 注册 在监督 再认证审核中决定受审核方是否可以继续保持认证资格 减少第二方审核 节约费用和时间 促进持续改进体系 3 2 2 2确定审核的范围 1 审核范围的定义 审核的内容和界限 理解 应在受审核方体系所覆盖的范围内 内容和界限是指实施审核所涉及的组织的实际位置 组织单元 活动或过程 所覆盖的时期 审核范围应形成文件 2 确定审核范围的目的和重要性 界定受审核方环境管理体系承诺实施的责任范围 确定审核组对受审核方环境管理体系所覆盖的产品 场所 组织单元 活动及过程进行审核的范围 是进行审核的基础 确定认证范围的前提 是评价和选择供方的主要依据 4 审核范围的内容 审核覆盖的实际位置 现场区域 审核覆盖的组织单元 审核覆盖的与产品或服务相关的过程 活动 审核覆盖的时期 抽样时间范围 合同要求的其他内容 适用时 审核范围的描述 组织的现场区域 产品 过程 活动 所涉及的组织部门 场所和审核抽样的时间范围 5 确定审核范围考虑的因素 原则 组织的管理权限 根据受审核方的管理体系覆盖的管理范围 即职责和权限范围考虑审核范围 组织的现场区域 根据在组织的控制下进行活动的所有地域考虑审核范围 组织的过程与活动范围 领域 根据场所覆盖的活动考虑审核范围 包括产品类别注 通常依据拟认证的范围 包括拟认证的产品类别 认证申请与评审过程中获得的有关受审核方的信息 以及管理体系文件的描述来确定审核范围 8 审核范围与认证范围的关系 区别 审核范围是界定审核所覆盖的内容和界限 用于指导审核的实施 认证范围用于认证注册的目的 表明被认证的环境管理体系所覆盖的范围 审核范围所涉及的信息较为详细 具体 认证范围是对认证所覆盖的产品或服务所涉及的现场区域 过程 活动 以及所依据的标准的概括性的描述 一次具体的审核范围与认证范围不一定完全一致 审核范围应为认证决定提供充分的证实信息 联系 依据拟认证范围来确定具体的审核范围 根据审核中确定的审核范围及审核结论 确定与批准认证范围注 对于环境管理体系认证特别强调 要 防止组织将应该包括在环境管理体系中的运行要素从认证范围中剔出 9 审核范围与认证范围出现的场合 认证合同 拟认证范围 审核方案 拟认证范围 审核计划 审核范围 审核报告 拟认证范围 认证证书 认证范围 获证企业名录 认证范围 企业宣传材料 认证范围 3 2 2 3确定审核的准则 1 审核准则的定义一组方针 程序或要求 理解 审核准则即审核依据 环境管理体系的审核准则 审核准则应形成文件 2 审核准则的内容 第一方审核的审核准则 GB T24001标准 组织的环境管理体系文件 适用的法律法规和其他要求 合同 其他有关文件 第二方审核的审核准则 相关方的要求 合同 签订后 相关的法律法规及其他要求 组织的环境管理体系文件 第三方审核的审核准则 GB T24001标准 组织的环境管理体系文件 适用的法律法规及其他要求 其他 3 审核准则的确定由审核委托方和审核组长根据审核方案程序确定结合审核时 确保审核准则适合结合审核的性质3 2 2 4审核目的 准则和范围的变更发生的任何变更 均应征得原各方的同意 3 2 3确定审核的可行性 审核方案管理人员或审核组长确定审核的可行性3 2 3 1确定审核可行性需考虑的因素策划审核所需的充分和适当的信息受审核方的充分合作充分的时间和资源3 2 3 2确定审核可行性的方式对获得的信息及资源情况进行评审 确定审核是否可行 3 2 3组建审核组 3 2 3 1与审核组有关的术语和定义审核员 有能力实施审核的人员 审核员不仅是实施审核的人员 而且是有能力实施审核的人员 应确定审核员的能力需求并作出评价 审核组 实施审核的一名或多名审核员 需要时 由技术专家提供支持 审核组由一名或多名审核员组成 应指定一名审核员任审核组长 审核组可包括实习审核员 必要时包括技术专家 技术专家 向审核组提供特定知识或技术的人员 技术专家是审核组成员 在审核组的作用是为审核组提供技术支持 不能作为审核员实施审核 技术专家提供的技术支持是指与受审核的组织 过程 活动 或语言或文化等有关的知识或技术 3 2 3 2确定审核组组成时 应考虑的因素 审核目的 范围 准则 以及预计的审核时间 是否是结合审核或联合审核 审核组所需的整体能力 法律法规 合同及认证 认可的要求 适用时 确保独立于受审核方的活动并避免利益冲突 审核组与受审核方的协作能力及审核组成员之间共同工作的能力 审核所用语言及对受审核方社会和文化特点的理解 3 2 3 3审核组的组成要求 人员数量应符合认可规范及认证机构的要求 应有相关专业能力的审核员或技术专家 实习审核员的人数不能超过正式审核员的人数 审核组仅由一名审核员组成时 其应承担审核组长和专业审核员的全部适用职责 3 2 3 4审核组成员的职责 1 审核员的职责配合 支持审核组长工作 独立完成审核任务 按计划要求 收集相关信息 做好审核准备 按分工进行审核 收集和记录证据 形成审核发现 参加审核过程有关会议和沟通 参加对审核发现和体系有效性的评价 讨论审核结论 向审核组长报告审核发现 并在组内进行沟通 编写不符合报告 并请受审核方确认 根据委派和指导 做好对纠正措施的跟踪 验证工作 2 专业审核员的职责 对审核组人员进行相关专业知识的培训 负责对受审核方专业过程 专业要素的审核 收集证据 形成审核发现 对体系中相关专业活动控制的有效性做出恰当评价 为审核活动提供专业审核指导 3 技术专家的职责为审核组提供与受审核方活动相关的技术支持 根据审核组长安排参与审核组活动 就审核的结果提出专家意见 3 2 3 5审核组组成控制要点 确保审核组具备适当的专业和审核能力 包括 理解环境管理体系标准 理解环境问题 了解与受审核方的活动相关的技术知识 了解相关的法律法规及其他要求的知识 审核的能力 了解有关EMS方面的知识 确保审核组成员的独立性 公正性 客观性 技术专家不能从事审核工作 只能提供技术支持 实习审核员不能独立从事审核工作 也不计入有效的审核人日数 观察员不作为审核组成员 3 2 3 5审核组成人员的确认第三方认证审核时 应正式任命审核组 经授权人员批准 提前通知受审核方 并允许对任命提出异议 3 2 3 6与受审核方建立初步联系 由审核方案管理人员或审核组长实施 目的 与受审核方代表建立沟通渠道 确认实施审核的权限 提供有关建议的时间安排 审核组组成的信息 要求接触相关文件 包括记录 确定现场安全规则 对审核做出安排 就观察员的参与和向导的需求达成一致意见 第三节文件评审 3 3 1文件审核的时机和目的 时机 第一阶段审核中应对体系文件进行评审 第一阶段审核的内容 通常应在现场审核活动前 特殊情况下 可推迟至现场活动开始 前提 不影响审核实施的有效性 注 文件审核是贯穿于整个审核过程的活动 包括现场审核 注 文件评审通常由审核组长进行 目的 确定文件所述的管理体系与审核准则的符合性 所获得的文件的符合性 获得对受审核方及其管理体系的适当了解 以策划现场审核 包括编制审核计划 3 3 2文件审核的对象 相关的管理体系文件例 管理手册 环境方针与目标 组织机构与职责 运行控制程序文件 应急准备与响应程序文件等 相关的管理体系记录例 重要环境因素清单 法律法规及其他要求清单 内审记录等 以往的审核报告 为获得对受审核方的适当了解 认证机构要求的其他文件和记录例 有关的环境背景资料 环评 批复文件 三同时 验收文件 有关的环境许可文件 平面图 管网图 重要设施配置图等 3 3 3文件审核的依据 GB T24001 2004标准 法律 法规和其他要求 3 3 4文件评审的流程 收集相关文件信息 文件评审 评价文件信息是否充分 不充分 充分 否 文件评审结论 合格 现场审核准备 修改 索取文件清单 初访 必要时 调阅相关文件 收集必要信息 3 3 5文件评审的内容 提供文件类别的齐全性 文件内容的符合性 环境方针 目标和指标 环境管理体系覆盖范围 环境管理体系主要要素的描述 查询相关文件的途径 概念 术语和定义的描述 认证机构要求提供的其他相关文件文件管理符合性的适当审核 3 3 6文件评审的结论 文件合格 通过 文件基本合格 基本通过 现场审核时验证对文件的修改 文件不合格 文件需修改 经验证后才能进行现场审核 3 3 7文件评审应注意的问题 以审核准则为依据 不能超出标准提出要求 不能用咨询的口气提出对文件的修改意见 不能强求组织文件的数量 格式等的一致 文件的初审应以满足审核策划准备阶段的要求为前提 不可过分强求文件的充分性 如发现文件不适宜 应通知审核委托方 以及受审核方 如不影响审核实施的有效性 文件评审可推迟至现场审核活动开始时 练习二编制文审报告结合给出的案例和前一段学习标准知识的讨论结果及文件初审的要求 进行模拟文件审核 并编制文审报告 每组作一份 第四节现场审核准备 3 4 1初访 必要时 为确保审核的有效性 可以安排对受审核方进行初访 初访属认证机构的主动行为 初访中应避免对受审核方的体系提出咨询性意见 初访的主要目的 为审核的可行性收集必要的信息 为制定审核计划收集资料和信息 3 4 2编制审核计划 3 4 2 1审核计划的定义定义 对一次审核活动和安排的描述 理解 审核组长应编制审核计划 应形成文件 针对一次具体的审核活动的实施做出安排 现场审核前经审核委托方同意 并提交给受审核方 计划的详略程度应反映一次具体的审核活动范围和复杂程度 计划应有一定的灵活性 审核计划与审核方案的区别 3 4 2 2审核计划的内容 审核目的 审核准则和引用文件 审核范围 包括组织单元和职能单元及过程 现场审核活动的日期和地点 现场审核活动预期的时间和期限 审核组成员和随行人员的作用和职责 为审核的关键区域配置适当的资源 明确受审核方的代表 审核工作和审核报告所使用的语言 审核报告的主题 后勤安排 交通 现场设施等 保密事宜 审核后续活动 3 4 2 3制订审核计划应考虑的因素 审核的阶段 目的 审核的工作量多场所的考虑审核类型的考虑3 4 2 3 1审核阶段的考虑 第一阶段和第二阶段审核的比较 不进行第一阶段现场审核的条件 受审核方组织规模及现场范围很小 环境因素明确 简单 审核组长已充分了解受审核方的现场及其环境因素与影响 认为具备认证审核条件 有充分的资源保证 在受审核方的配合下 可确保一个阶段的审核能满足审核的全部要求 注 如不进行第一阶段现场审核 应作出充分说明 可以对认证过程进行调整 然而在任何情况下审核必须满足第一和第二阶段审核的全部要求 3 4 2 3 2审核工作量和业务类别的考虑 影响审核人日的主要因素 受审核方组织的规模 人数 产品和过程的复杂程度 生产 过程 活动的方式 组织机构设置及部门的集中程度 职能的重复性 环境管理体系的成熟度 法律法规要求的程度及相关方的意见 环境因素与相关环境影响的重要性与程度 表3 3环境管理体系审核人日表 注 审核人日的确定 依据CNAS CC32 并符合认可机构和认证机构的其他相关规定 确定审核人日应满足下列要求 员工应包括组织体系覆盖范围内的所有人员 审核员人日数包括第一阶段和第二阶段审核总人日数 现场审核的时间不得低于总人日数的80 监督人日数为初审的1 3 再认证为初审的2 3 一个审核人日不得少于8小时 3 4 2 3 3多场所抽样的考虑 多场所的概念 是指组织的活动覆盖在一个管理体系中 但有多个在不同地点的经营场所 场所 现场 包括 固定场所 临时场所和不便明确确定的场所 多场所抽样的考虑1 对全部场所进行了审核 2 或者是按照规定的原则进行了抽样审核 多场所抽样的条件 1 在同一环境管理体系管理下建立和运行 2 产品 服务在本质上是同一种类 按相同的方法和程序生产或提供服务 具有相似的环境因素和环境影响 3 按内部审核方案进行了统一的内审 且进行了统一的管理评审 抽取有代表性的场所还应考虑 对拟认证组织的了解程度 环境管理体系的成熟度 环境因素的相似性与复杂性 环境影响的重要性与程度 与敏感环境 问题 的相互作用关系 法律法规的不同要求 相关方的关注和意见 现场规模和环境管理体系的复杂程度 内部现场检查 集中的内部审核和管理评审的结果与报告中的信息 组织的运作方式 职能的重复性 活动的差异性 人员的现场分布与轮班等情况 多场所审核的抽样方式 选择性抽样 一部分场所 可根据 抽取有代表性的场所应考虑的因素 有选择地抽取 非选择性的抽样 另一部分场所样本可以是非选择性的 通常情况下是随机性的选择 以使不同的场所有可能被选取 注 在对具有多场所的组织实施认证审核时 如果认证机构希望采用抽样的方法 则应形成程序并确定抽样方案 多场所抽样样本量的确定 初次审核Y X取整进一 监督审核Y 0 6 x取整进一 再认证审核Y 0 8 X取整进一式中 Y 样本量X 场所 现场 数量注 上述为至少应抽取的场所数量 必要时应适当增加抽样量 注意 不是所有满足 多场所组织 定义的组织都适于抽样 特殊情况应增加样本量 在一个场所发现的不符合 受审核组织应在其他相似现场采取措施消除类似的不符合 对组织的总部每次都应进行审核 3 4 2 3 4审核任务分配的考虑 分配审核任务时应考虑 审核员独立性与专业能力的要求 资源的有效利用 工作量的均衡 合理的路线 时间安排等 审核员 实习审核员和技术专家的不同作用和职责 3 4 2 3 5审核类型的考虑结合审核 联合审核时应考虑 审核员的资格 能力应满足不同领域管理体系的审核要求 任务分配应注意满足不同领域管理体系标准的差异 审核人日的确定应考虑审核的充分性 专业审核员 技术专家的配备应符合不同领域管理体系审核的专业要求 3 4 2 4审核计划的编制要求 审核组长负责编制计划 经审核委托方批准 审核前提交受审核方确认 计划具有一定灵活性 允许必要时的更改 计划内容的详细程度可以有所不同 第一阶段 第二阶段 监督 再认证 计划的任何异议应协商解决 任何修改应在继续审核前征得有关各方的同意 审核路线的策划应有利于审核的追踪和追溯 3 4 3现场审核的准备 现场审核前 审核组长应与审核组成员沟通有关信息 按照任务分工准备审核工作文件 审核工作文件 记录可包括 检查表和审核抽样计划 记录信息的表格 例 支持性证据 审核发现和会议记录等 指导审核员工作的文件 其他相关文件 准备审核工作文件应注意 根据审核的目的 任务的具体要求 准备相应的工作文件 应符合相关认证机构的要求 检查表和其他表格的使用不应当限制审核活动的内容 审核员应注意审核有关文件的保管 3 4 4编制审核检查表 3 4 4 1检查表的作用保证审核目的的清晰和明确 保证审核内容的周密和完整 保证审核路线清晰有逻辑性 保证审核重点的明确和审核方法的合理性 保证时间分配及审核节奏的合理性 减少审核员的偏见和随意性 3 4 4 1检查表的内容和应用 检查表的内容审核项目 查什么 场所 部门 对象 活动 检查要点等 审核方法 怎么查 审核方法 抽样计划等 检查表的应用审核员自用的工作文件 应按所编制的检查表实施审核 不要随意偏离 如发现审核范围有改变 可不局限于原审核范围 如遇到不符合或重大线索 可临时追加审核内容 3 4 4 2编制检查表的依据 GB 24001 2004标准 受审核方的环境管理体系文件 适用的法律法规和其他要求 收集到的与受审核方管理体系有关的其他信息 审核计划 3 4 4 3现场审核抽样方案的设计 a 明确总体 确定抽样数量 b 根据确定的抽样数量 在抽样对象总量中随机抽样 根据审核策划时获得的信息 确定抽样的对象 样本应由代表性 分层与分类结合抽样 独立抽样 必要时对抽样方案调整 补充 明确总体 确定抽样量 抽取样本 获得证据 确定审核发现 3 4 4 4审核方式的考虑 按 标准 的要素或重要环境因素展开审核 优点 目标明确 易与标准及体系文件对照 缺点 审核重复往返多 效率低 按部门审核 优点 效率较高 减少往返审核的次数 缺点 审核要素间的接口易遗漏 顺向追踪 优点 系统性强 可观察接口 信息量大 缺点 可能费时 逆向追溯优点 针对性强 有利于发现问题 缺点 问题复杂时是不易理清 信息量小 3 4 4 5编制检查表的基本思路 了解基本问题 涉及的主要活动及输入 输出 涉及的责任部门 相关的规定 有效性的体现 确定审核路线和方法 从规定 实施 检查 改进措施 从检查 实施 规定 从主管部门 执行部门 场所 从执行 使用部门 主管部门 关键过程的重点检查 从环境绩效查控制的有效性 从控制的有效性查环境绩效 按PDCA循环审核每个过程 3 4 4 8编制检查表应注意的问题 编制检查表不能脱离审核准则 检查表中不能只列审核项目 不能简单的将标准中肯定句直接变为疑问句 应考虑到应用检查表的风险 第五节现场审核活动的实施 3 5 1第一阶段现场审核3 5 1 1第一阶段现场审核的要求审核组长应负责和参与第一阶段审核工作 在有限的时间内有重点地审核 在第一阶段审核中发现并确定不符合 不符合报告 问题清单 纠正 纠正措施可以在第二阶段现场审核时验证 确定有较严重不符合的问题 须在该问题得到纠正后 才可以进行第二阶段现场审核 第一阶段现场审核完成后 应编写审核报告 3 5 1 2第一阶段现场审核的基本步骤 与受审核方见面会 现场调查获取审核证据 审核组内部沟通 与受审核方沟通 通报审核结果 3 5 1 3第一阶段现场审核主要内容及方法 文件化环境管理体系的建立情况 文件描述和界定的环境管理体系覆盖范围是否清晰 准确 现场环境因素及其环境影响的识别 重要环境因素确定和控制的基本情况 环境管理体系的建立 实现组织环境方针的基本情况 内部审核的符合情况 所发现的不符合及相关的纠正措施情况 管理评审的情况 对体系的评价结果 记录的与外部相关方的交流和回应 包括相关方的抱怨 适用法律法规和其他要求的识别 获取 以及合规性评价的实施及结果 持续改进机制建立的情况 从事相关活动的环境许可 3 5 1 4第一阶段现场审核结论 第一阶段现场审核的评价 文件化环境管理体系是否符合标准要求 现场了解到的体系覆盖范围是否与其文件描述的范围相一致 组织机构和职责是否合理和明确 环境因素识别 目标指标和方案 重要环境因素控制等策划的充分性 合规性评价的符合性 是否具备进入第二阶段审核的条件 第一阶段现场审核的结论 具备进入第二阶段审核条件 存在问题 待得到有效解决后进行第二阶段审核 不具备第二阶段审核条件 3 5 1 5第一阶段现场审核报告 体系文件的符合性 受审核方环境管理体系的基本情况 环境管理体系建立的基本情况 环境管理体系覆盖范围界定的合理性 环境因素识别 环境影响评价情况 适用法律法规和其他要求识别 获取及遵守情况 环境目标 指标和方案的合理性 内部审核的实施情况 管理评审的实施情况 存在的主要问题及是否具备第二阶段审核的条件 第二阶段审核需关注的重点 3 5 2第二阶段现场审核 3 5 2 1第二阶段现场审核的要求第二阶段审核的目的 确认组织的管理体系是否符合审核准则的所有要求 是否得到有效运行 确认组织是否正在实现其方针与目标 确认组织是否遵守了管理体系的各项程序 确认组织的管理体系是否能够通过现场审核 推荐认证 注册 第二阶段审核和关注的重点 组织对环境因素识别和重要环境因素确定的充分性 准确性 重要环境因素及其环境影响是否得到有效控制和改善 组织的环境目标 指标和方案是否按计划实施或实现 组织是否对目标指标 运行控制 环境绩效等实施了有效的监视和测量 是否采取了适当的后续行动 体系的监视和测量 内部审核和管理评审是否发挥了有效的作用 不符合的识别 评价 以及纠正 预防措施的实施及效果 环境管理职责是否得到理解和落实 是否开展了适当的培训 全员的环境责任意识是否得到提高 组织是否具备确保符合法律法规及其他要求的能力 组织是否在有效地履行环境方针的承诺 3 5 2 2第二阶段现场审核的基本步骤 3 5 2 2 1首次会议首次会议的目的 确认审核计划 介绍审核活动的实施 确认沟通渠道 向受审核方提供询问的机会 首次会议的参加人员 审核组成员 受审核方管理层主要人员 受审核活动主要职能部门的负责人 受审核方陪同审核的人员 首次会议的内容 介绍与会者 确认审核目的 范围和准则 确认审核日程以及相关的其他安排 介绍实施审核所用的方法和程序 确认沟通渠道 确认审核所使用的语言 确认在审核中将及时通报审核进展情况 确认所需的资源和设施 确认有关保密事宜 确认安全事项 应急和安全程序 确认向导的安排 作用和身份 介绍报告的方法 介绍有关审核可能被终止的条件 介绍审核实施或结论的申诉系统 向导主要作用 为审核组引路 做向导 协调审核过程中审核组与受审核方之间的联系 见证审核发现 确认不符合事实 向导的主要职责 建立联系并安排面谈时间 安排对场所或组织的特定部分的访问 确保审核组了解和遵守有关的安全规则 安全程序 代表受审核方对审核进行见证 3 5 2 2 2信息的收集和验证 与审核过程有关的术语审核证据定义 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 理解 审核证据与审核准则有关 应能够验证 可重查 可追溯 可以是记录 事实陈述或其他信息 可以是定量的 也可以是定性的 审核发现 定义 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 理解 审核发现是审核证据对照审核准则比较评价的结果 审核发现是符合性评价 包括符合和不符合 审核发现通过评价可指明在何处可以改进体系 审核结论 定义 审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果 理解 审核结论是对所有的 多个 审核发现得出的最终的 整体的评价结果 审核结论是针对审核目的作出的 审核结论由审核组作出 区分审核结论与认证结论的不同 信息收集和验证的步骤 采用适当方法 收集并记录可以验证的信息 对照审核准则进行评价 得出符合或不符合的审核发现 对多个审核发现进行汇总分析 综合评审 得出审核结论 样本审核发现审核结论 抽样审核的风险 信息来源 通过抽样收集并验证信息 审核证据 对照审核准则进行评价 审核发现 评审审核发现 审核结论 收集信息的方法 面谈 条件许可时以适合于被面谈人的方式进行 面谈人员选择对象应有代表性 在被面谈人正常工作时间和 可行时 工作地点进行 应当努力使被面谈人放松 应当解释面谈和记录的原因 可通过请对方介绍自己的工作开始 应避免提出带有倾向性答案的问题 与被面谈人总结和评审面谈的结果 应当感谢对方的参与和合作 文件评审 即查阅文件和记录 评审环境管理体系覆盖范围内相关的所有文件 评审表明环境管理体系运行相关证据的所有记录信息 评价 包括 对文件的符合性 充分性 适宜性及其管理 记录的客观性 完整性 可追溯性及其管理 文件评审应贯穿于整个审核过程 对活动进行观察 现场观察 工作环境 条件 环境因素的分布 控制 相关人员的操作活动等 观察受审核方环境管理体系运行的相关区域 观察环境管理体系运行 环境因素控制的状况 观察包括听 嗅 触 看多种方法的综合应用 记录审核发现 应详细记录审核发现及其支持性证据 为认证决定提供充分与足够详细的信息 审核记录的内容包括 审核覆盖的区域 包括审核的线路 具体的审核发现 正面和负面的支持审核证据 审核的时间 地点 人员 被访问 调查的人员及见证人 审核发现的事实 审核证据支持的符合及不符合的事实 包括交谈询问 查看文件记录及现场观察到的事实 有关的报告 确定审核记录内容的详略程度时需考虑 为认证决定提供支持的要求 可追溯的要求 保持认证连续性的要求 记录与审核目的 准则 范围 计划相关的符合与不符合的信息 应保持审核记录的清晰 完整 准确 3 5 2 2 3现场审核活动的控制 审核计划的控制 不要任意脱离计划实施审核 特殊情况下 可作适当调整 调整后应与有关各方进行沟通 审核活动的控制 应按预先策划的审核步骤 方法审核 确保抽取样本的合理性 发现异常情况 应追加审核 应始终保持对审核信息的敏感性 把注意力集中在对有效性证据的收集上 注意要素 过程 活动间的相互作用和影响 综合分析 注意信息传递与沟通 认证审核活动是一种服务 审核员应对审核气氛予以控制 营造良好的审核气氛 审核结果的控制 在规定的审核领域 范围内从事审核 发现的不符合应以客观事实作依据 并得到受审核方理解 确认 审核组长对审核的全过程予以控制 审核发现 审核结论审核组内部应达成共识 3 5 2 2 4现场审核期间的沟通 审核组内部沟通 定期 讨论和交换审核信息 评定审核进展情况 评价工作任务分工是否适宜 是否需要调整 审核组与外部的沟通 向受审核方通报审核进展 以及审核活动相关的情况 向受审核方 适当时向审核委托方报告紧急的或重大的风险 审核证据表明不能达到审核目时 向审核委托方和受审核方报告审核调整的理由以确定适当的措施 重新确认或修改审核计划 改变审核目的 审核范围 终止审核 3 5 2 2 5形成审核发现 审核组应在审核的适当阶段共同评审审核发现 达成共识 为提出审核结论提供依据 汇总与审核准则有关的符合情况 应记录符合和 或 不符合的审核发现和支持的证据 对不符合的审核发现可以进行分级 与受审核方一起评审不符合 并使其理解不符合 努力解决存在的分歧 应记录尚未解决的问题 3 5 2 2 6编写不符合报告 不符合报告的主要内容 不符合事实描述 判定不符合的理由 判据 不符合审核准则的条款 不符合的严重程度 有要求时 不符合报告的编写要求 事实描述应说明不符合事实发生的时间 地点 涉及的人员 事情发生的细节 应可追溯 有可重查性 事实描述不应直接道出所涉及人员的姓名 而以该人员的岗位 职务代替 以可验证的信息作为依据 与不符合事实无关的人员的话不能作为证据 应在事实描述清楚的前提下 尽可能做到语言简练 便于理解 不符合条款判定的原则 判定条款应与不符合的事实及理由相对应 条款判定以GB 24001 2004为准则 应就近不就远 条款判定应由表及里 判原因不判现象 不符合性质的判定 严重 主要 不符合 存在系统性失效 区域性失效或后果严重 一般 次要 不符合 偶发的 个别的 孤立的且性质轻微 不符合事实表述示例一 不符合事实 询问管理体系办公室张大卫得知 公司体系运行以来对运行活动进行环境监测 缺少监测数据 怎么能证明贵公司的环境绩效 不符合条款 不符合GB T24001 20044 5 1的要求 不符合事实表述示例二 不符合事实 公司的ESP 08环境监测和测量程序6 2 2条规定 环保部每月应对与重要环境因素有关的运行的关键特性进行例行监测 经查近6个月来体系运行的相关记录 没有发现有关监测活动的证据 环保部部长也证实确实还没有进行这项工作 不符合条款 不符合GB T24001 20044 5 1的要求 练习五编写不符合报告根据所给案例 分组讨论 按照不符合报告的编写方法和要求 每人写一份不符合报告 3 5 2 2 7准备审核结论 评价体系的符合性 实施的有效性 确保体系持续的适宜性 充分性和有效性的能力 对体系改进 认证或未来审核活动的建设性意见 当审核目的有规定时 重点评价的内容 a 方针 目标指标实施 实现的情况和能力 b 重要环境因素的控制情况和能力 c 法律法规的遵守情况和守法意识 d 污染预防 持续改进承诺的实施情况 以及所取得的环境绩效 e 自我完善和持续改进机制的建立和作用的发挥 f 受审核方管理者和员工的环境意识和参与环境管理的情况 g 相关方对受审核组织有关环境的投诉 抱怨情况 h 其它需关注的方面 审核结论可导致的结果 有关改进的建议 第一方审核 建立业务关系 第二方审核 推荐认证 注册 第三方审核 未来的审核活动 监督审核 复查审核 第三方认证的审核结论 审核结论的陈述 管理体系符合审核准则的程度 管理体系充分性 适宜性和有效性的综合评价 指出潜在的改进机会 是否通过和 或 保持认证 注册的推荐性意见 a 推荐认证 注册 b 有条件推荐认证 注册 c 不推荐认证 注册 注 审核组应对审核结论达成一致意见 最后的认证结论和批准由认证机构做出 如审核委托方或审核计划有规定 还应讨论审核的后续活动 3 5 2 2 8与受审核方领导的沟通 沟通的目的 通报审核发现 对体系的评价和审核结论 澄清问题 求得共识 参加人员 受审核方的管理者层主要成员受审核方的陪同人员 需要时 沟通的程序 向受审核方说明沟通会议的目的 作用 报告审核发现 体系评价和审核结论 征求受审核方对审核组结果报告的意见 讨论分歧 力求达成共识 若持有不同意见 可以讨论和重查 确认不符合项事实 不是判定其性质和条款 记录不一致的意见和未解决的问题 必要时通报审核委托方 3 5 2 2 9举行末次会议 末次会议的目的 向受审核方正式报告审核发现和审核结论 提出纠正措施要求 参加人员 审核组成员 受审核方管理层主要成员 受审核部门的相关人员 陪同人员 向导 末次会议由审核组长主持 末次会议议程及主要内容 宣布末次会议开始 审核组感谢受审核方的支持和配合 重申审核的目的 准则 范围 简要介绍审核过程 报告审核发现 宣布审核结论 提出改进建议 审核目的规定时 说明审核抽样的局限性 必要时 告知在审核过程中遇到的可能降低审核结论可信程度的情况 提出对不符合的纠正和预防措施要求 适当时 讨论措施时间表 对审核报告的批准和发放作出说明 重申公正性及保密的承诺 证后监督及认证证书使用规定说明 解决对审核发现和审核结论的分歧意见 请受审核方领导发言 宣布末次会议结束 第六节审核报告的编制 批准和分发 3 6 1审核报告的编制 批准 审核组长对审核报告的编制和内容负责 审核报告内容 审核目的 审核范围 明确审核委托方 明确审核组长和成员 现场审核活动实施的日期和地点 审核准则 审核发现 审核结论 适当时 审核报告可包括或引用以下内容 审核计划 受审核方代表名单 审核过程综述 确认在审核范围内 已按审核计划达到审核目的 尽管在审核范围内 但没有覆盖到的区域 审核组和受审核方之间没有解决的分歧意见 对改进的建议 如果审核目的有规定 商定的审核后续活动计划 如果有 关于内容保密的声明 审核报告的分发清单 3 6 2审核报告的批准和分发 审核报告应在商定的时间期限内提交 如不能按期完成应向审核委托方通报理由 并商定新的完成日期 应按审核方案程序对审核报告进行评审 批准并注明日期 审核报告的接受者由审核委托方指定 对于第三方认证审核 应发给受审核方 审核报告归审核委托方所有 审核组成员和报告的持有者应注重对审核会报告保密 第七节审核完成 审核结束 审核计划安排的所有活动均已完成 并分发了经批准的审核报告标志着本次审核结束 与审核有关的文件的保存 审核有关的所有文件包括记录 按审核方案程序及适用的法律法规和合同要求保存或销毁 对于第三方认证审核 与审核相关的文件 审核档案 应至少保存一个认证周期 信息保密审核组和审核方案管理人员若没有得到审核委托方和 适当时 审核方的明确批准 不应向任何其他方泄漏文件的内容及审核中获得的其他信息或审核报告的内容 如需披漏 应尽快通知审核委托方和受审核方 第八节审核后续活动的实施3 8 1审核后续活动的内容 通常 包括受审核方纠正 预防或改进措施的确定 实施 实施状态报告以及审核委托方的评审与验证 3 8 2审核后续活动的要求 纠正 预防或改进措施由受审核方确定 并由其在商定的期限内完成 期限 由受审核方与审核组按审核方案程序的要求商定 纠正措施的完成时限需与不符合的严重性及影响程度相适应 受审核方应向审核委托方告知 措施 的状态 应对纠正措施的完成情况及有效性进行验证 3 8 3纠正措施的验证 根据问题的严重程度及纠正措施实施的客观证据类型确定验证方式 问题的严重性及影响程度 不符合的性质及纠正措施的复杂程度 被验证信息的可信度 纠正措施验证方式 现场验证 部分或全面复审 书面验证 办公室验证或称异地验证 以后的审核中验证 受审核方提交纠正措施计划 认证机构评审 纠正措施跟踪验证的职责 3 8 4审核增值的实现 识别受审核方的需求 通过发挥审核组成员的专长实现增值 注意在随后审核活动中保持独立性 为实现增值 审核员应不断丰富知识和技能 3 8 5认证决定 通常 认证机构基于适当的信息做出认证决定a 审核组提交的审核报告 b 审核组提出的不符合项 受审核方采取的纠正 纠正措施情况 审核组对受审核方采取的纠正 纠正措施的验证意见 c 审核组对申请方 受审核方提供的申请信息的再确认 d 审核组的推荐性意见 e 从其他渠道获取的有关受审核方的其他相关信息 f 申请方 受审核方对审核报告和审核结论的意见 第四章证后监督和再认证 第一节监督审核4 1 1监督的目的确认受审核方的环境管理体系是否持续符合 标准 及认证要求 确认体系是否持续有效运行 提出是否保持认证 注册的推荐性意见 4 1 2监督审核的方式 监督审核是现场审核 监督审核应与其他监督活动一起策划 4 1 2监督审核的要求 例行的监督审核每年至少进行一次 首次监督审核应在初审第二阶段审核后12个月内进行 监督审核的人日数一般为初审的1 3 审核的程序原则上与初次审核的第二阶审核相同 特定情况下 最后一次监督审核可与再认证审核结合进行 审核准则与初次审核相同 应进行文件审核 4 1 3监督审核的范围 审核所覆盖的时期 指上次审核以来的这段时间 涉及的现场 活动 部门 岗位等审核范围通常没有初次审核全面 监督审核应包括与管理层的面谈 体系变更及涉及的区域 适当时 其他选定的区域注 监督审核是现场审核 但不一定是对整个体系的审核 4 1 4监督审核的主要内容 内部审核和管理评审的信息 对上次审核确定的不符合所采取的纠正措施 持续改进活动的策划和进展 管理体系在实现方针 目标方面的有效性 体系的保持和持续运行情况 关注 重要环境因素控制的有效性 有关投诉的处理情况 管理体系的变更及其符合性 合规性评价程序的实施情况 与外部相关方信息交流情况 认证标志 证书和报告的使用情况注 监督审核涉及的要素 通常由审核委托方在审核方案中规定 4 1 5认证保持 证实管理体系持续满足 标准 要求后 认证机构应做出保持认证的决定 在满足如下前提条件的情况下 可根据审核组长的肯定性结论 保持获证组织的认证资格 无需再进行独立的复核 审定 应对任何可能导致暂停和撤销认证的不符合或其他情况做出规定 有管理规定 要求审核组长报告 是否 需要进行独立复核 审定再做保持认证结论的情况 认证机构有正式安排 由具备能力的人员对监督审核活动进行监视 4 1 6监督审核的报告和结论 报告应说明体系持续满足认证准则的情况及对以以往不符合纠正措施验证的结果 监督审核结论 建议确认认证证书有效 推荐保持认证资格 建议暂停认证资格 建议撤销认证证书 暂停 撤销和缩小认证范围缩小认证范围 当获证组织管理体系覆盖范围内的某 某些 部分已不具备认证条件 或覆盖范围内的某 某些 产品 过程或活动已不存在 认证机构应缩小其的认证范围 认证暂停可能导致认证暂停的情况 对管理体系进行了更改且影响到了认证注册资格 达不到 规定要求 但尚未达到撤销认证的程度 违反认证标志 证书的使用规则 造成不良影响 不能按照规定要求接受监督审核 注 多数情况下 暂停将不超过6个月 暂停由认证机构提出并做出决定 认证撤销可能导致认证撤销的情况 未能在暂停期内采取有效措施纠正不符合 监督审核或其它时机 发现严重不符合或造成重大环境事故 造成严重环境影响 其他严重违反认证协议的情况 注 认证撤销由认证机构提出并做出决定 注销 对认证资格的一种处理方式 由认证证书持有者提出申请 由认证机构办理相关的注销手续 第二节再认证 4 2 1再认证审核的目的 确认体系在整体上是否持续符合 标准 和认证要求 体系是否保持了全面的持续有效 确认认证范围的持续相关性和适宜性 4 2 2再认证审核的要求 在认证周期内实施 三年认证周期 对完整体系的审核 审核范围应覆盖整个管理体系的运作范围 新认证周期启动的审核活动 当获证组织或管理体系的运作环境有重大变更时 可能需要有第一阶段审核 多场所或依据多体系标准认证时 应确保现场审核有足够的覆盖范围 审核时间通常少于初次审核 2 3 延续认证资格的审核 4 2 3再认证审核的内容 包括标准的所有要素和体系覆盖范围内的所有部门 场所和活动 再认证审核还应关注下列内容 管理体系是否得到了持续 有效的实施和保持 识别影响体系符合性的变更 了解变更后管理体系的完整性 符合性和有效性 管理体系的监视测量和改进机制的运作及有效性 管理体系的运行是否使重要环境因素及其环境影响得到有效控制 是否促进了方针 目标和绩效的实现 其他 如认证标志 证书的使用 相关方的投诉情况等 4 2 4再认证审核的结论和报告 再认证发现的不符合如未有效纠正 应缩小其认证范围 或暂缓推荐或不推荐认证 注册 再认证审核结论和报告原则上与初次审核第二阶段相同 注 认证机构应根据再认证审核的结果 以及认证周期内的体系评价结果和获取的其它相关信息 做出再认证决定 第三节特殊审核 特殊审核指 扩大认证范围 对投诉的调查 对变更的回应 对被暂停的获证组织的跟踪等审核活动 4 3 1扩大认证范围 对于已获认证的组织 认证机构对扩大认证范围的申请进行评审 确定和实施必要的审核活动 做出是否可予扩大的决定 可以和监督审核同时进行 产品 活动的扩大 组织范围的扩大 地域或场所的扩大等 审核活动通常包括 申请评审 文件审核 现场审核 扩大认证的决定和认证证书的换发 4 3 2提前较短时间通知的审核 当认证的有效性可能受到威胁 存在较大认证风险时进行的 非例行 的审核 调查和处理对获证组织的投诉 了解和处理获证组织的变更信息 对被暂停认证的组织进行跟踪等情况下