物控部“时间管理课程”培训教材.ppt

物控部“时间管理课程”培训教材,A.了解时间,1.用最高效率，最有成效的手段来支配时间。2.时间拖久了常常人导致工作效率和效果的下降。3.管理人总是打断工作，只有很少时间来做本职工作。*要使用计划和授权委托的方法。4.经常会放下重要的，有成效的工作不做，而将过多的时间耗费在日常锁事上，如Email.,共11页第1页,*考虑一天的日程安排(重要事件)留点时间用于思考.*不值得自己去做的事派下属代劳。5.可将工作分三组：a.常规工作日程安排：b.进行中工作c.日后工作,A.了解时间,共11页第2页,B.制定计划,1.化长远计划为一周，一日的行动计划。.2.绘出工作流程图，计划下一步干什么.3.属下优先处理的任务不要与你本人相同.4.每天重新评估任务会否发生改变.5.目标愈近，愈应优先考虑并集中力量完成手头的要作.6.(图表1)-留意根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先顺序.,共11页第3页,7.评定工作效率：画一幅图来表示你的精力水准在一天中的变化.(图表2)8.制定计划工具：日志，记事簿，电子记事簿，电脑。9.积极对待-保证你每天长远规划为一周,一日的行动计划.-每天开始，结束工作是特别重要健康.-多看四周同事，上司，下属之长处.,B.制定计划,共11页第4页,任务是否紧迫而重要否是,你今天要完成吗？否是,立刻采取行动,A类任务,任务是否紧迫或重要？否是,工作是否日常性的？否是,不必去做,完成这项任务对提高你的工作效率有帮助吗？否是,是否在最后期限？否是,留出时间来完成这项任务,设立一个切实可行的最后期限,是否有必要完成这项任务？否是,分配一定的时间来完成这项任务,把这项任务留给空间时间,C类任务,B类任务,即时调整,区分任务的优先次序,共11页第5页,精力水准再次下降，直至工作日束,下午晚些时候的精力高峰B类工作最佳时间,上午晚些时候出现的精力高峰A类工作最佳时间,午餐后的精低谷C类工作最佳时间,9.5a.m,11a.m,1p.,m,5p.m,3p.m,一个工作日,5,4,3,2,1,0,-1,-2,-3,-4,-5,工作表现水准,共11页第6页,1.整理办公地方(如5S)-办公地方没用的东西清理走把现在的工作留在手边.-每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天.-紧急文件，立即采取行动或派人具体处理.-每天要留天时间把你的文件盘翻一下.-文件里的特别关键处要做标记以加快重读的速度.(highight)-每隔三个月，重新检查档案系统(个人),C.开始即做出改变,共11页第7页,C.开始即做出改变,2.筛选信息-获取信息由书面、邮件、对话.-处理信息分为何类.-传阅资料：*先经自己同意或有补充.*阅后，分析过，再分发别人.*复印和分发下去.3.与别人共事-清楚自己的角色.-重新考虑你的态度：忙碌地工作和努力地工作混淆.-分析工作动机：其他的选择行不通时，才考虑召开会议。,共11页第8页,C.开始即做出改变,.打电话-选择打电话的时间：按重要性.接电话-告诉别人什么时候可以给你打电话.阅读和写作-学会快速阅读：在必须阅读之文件上画出关键的句子.-整体了解材料：先要对这些内容有个总的了解.-对付写作障：a.千万不要把写的材料向后拖。b.分小段写.-削减文字工作：a.在原件上加上一行快速手写.b.精要简短.,共11页第9页,D.支配别人的时间,1.良好的沟通-传讯信息：*口头沟通方式是双向性的，最为有效，但要将重要细节笔录下来，减少日后的不确定性。-改进方法：*劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。*关心别人想得到什么。*电子通讯的便利会诱使人们去发送一些不必要的信息。*听到和聆听是不同的，要学会聆听。,共11页第10页,强调：*时间是民主的，没人比你多，也没人比你少。*感觉多少，取决于你自己有没有有效地利用自己的时间。,共11页第11页,THEEND,