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任务14、员工数据编辑,岗位四：数据管理人员工作背景,陈燕是温州红星科贸有限公司人力资源部的一名职员。公司为了加强企业文化建设，凝聚员工人心，决定在员工生日时送他（她）一份生日礼金，生日礼金额度为新人50元，一年以上老员工每年再加10元。为了加强信息化管理，提高工作效率，人力资源部经理要求陈燕建立一个员工生日礼金发放数据库，每月初打印当月员工生日礼金发放报表，审批后报财务部支取，在员工生日当天用红包发给员工本人。,一、工作背景,公司的人力资源管理已经部分实现信息化，公司员工的基本人事档案信息已有Excell电子表格式的现成数据。接到这个任务后，陈燕上根据自己所学的有关数据库知识，决定用办公室电脑上安装的Office办公软件中的Access2003来建立一个本公司员工生日礼金发放管理数据库。,二、工作任务,根据数据库建设的顺序，陈燕决定先建立一个Access数据库，并命名为：“员工生日礼金发放管理”；再建两个数据表分别命名为：“发放记录”和“员工信息”。,三、工作分析,陈燕经过和财务部交流，确定“发放记录”表中应包含以下信息：“序号”、“工号”、“发放日期”、“金额”、“已发放否”等，各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-1发放记录表结构。这些信息可在生成报表时由计算机自动添加记录。“员工信息”表中需要有以下信息：“工号”、“部门”、“姓名”、“性别”、“出生年月”、“联系电话”、“进公司日期”、“是否在职”等。各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-2员工信息表结构。这些记录可在公司员工记录表（Excel格式）中获取。,表14-1记录表结构,表14-2员工信息表结构,四、工作步骤,步骤1：新建“员工生日礼金发放管理”数据库。步骤2：新建表“发放记录”。步骤3：用导入表创建表“员工信息”。步骤4：修改“员工信息”表结构。,步骤1：新建“员工生日礼金发放管理”数据库,单击【开始】【所有程序】【MicrosoftOffice2003】【MicrosoftOfficeAccess2003】，启动Access2003。单击【文件】【新建（N）】，在Acces程序窗口右侧出现“新建文件”任务窗格。如图14-1Access软件界面。单击的“新建文件”任务窗格上的“空数据库”，出现“文件新建数据库”对话框，选择“保存的位置”为“桌面”，输入“文件名”为“员工生日礼金发放管理”，单击【创建】按钮。生成员工生日礼金发放管数据库。如图14-2员工生日礼金发放管数据库窗口。,小提示：,Access数据库文件的文件扩展名是.mdb。Access是MicrosoftOfficeSystem中的一个套件，它常用于小型数据库管理。,小技巧：,可以直接在桌面，右键打开快捷菜单，选择【新建】【MicrosoftOfficeAccess应用程序】，输入文件名，双击打开文件，即可进入数据库编辑窗口。,步骤2：新建表“发放记录”,在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】【表】双击【使用设计器创建表】打开表结构设计视图。输入【字段名称】“序号”，选择【数据类型】“自动编号”；输入【字段名称】“工号”，选择【数据类型】“文本”，在【字段属性】【常规】【字段大小】输入“4”；输入【字段名称】“发放日期”，选择【数据类型】“日期/时间”，在【字段属性】【常规】【默认值】输入函数“Date()”；输入【字段名称】“金额”，选择【数据类型】“数字”，在【字段属性】【常规】【字段大小】选择“整型”，【格式】选择“货币”；输入【字段名称】“已发放否”，选择【数据类型】“是/否”。选中字段名称“序号”单击程序菜单【编辑】【主键】，设置字段“序号”为主键。单击程序菜单【文件】【保存】在弹出的“另存为”对话框中输入表名称：“发放记录”单击【确定】，完成表的新建，如图14-3发放记录表设计视图。单击程序菜单【视图】【数据表视图】可切换到图14-4发放记录表的数据表视图。,步骤3：用导入表创建表“员工信息”,在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】【表】【新建】在打开的如图14-5新建表对话框中选择【导入表】单击【确定】在打开的导入对话框中选择数据源文件“员工信息.xls”单击【导入】，打开导入数据表向导。在导入数据表向导中选中单选项“显示工作表”“员工信息”单击【下一步】，如图14-6导入数据表向导1。选中“第一行包含列标题”单击【下一步】，如图14-7导入数据表向导2。选择数据的保存位置为“新表中”单击【下一步】，如图14-8导入数据表向导3。在字段选项中选择“工号”的索引为“有（无重复）”单击【下一步】，如图14-9导入数据表向导4。选中“我自己选择主键”选择“工号”单击【下一步】，如图14-10导入数据表向导5。输入导入到表“员工信息”单击【完成】，如图14-11导入数据表向导6。在弹出的如图14-12导入数据表向导提示窗口单击【确定】，完成表的导入。,步骤4：修改“员工信息”表结构,在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】【表】“员工信息”单击【设计】在打开“员工信息”表的设计视图。依次修改“工号”、“部门”、“姓名”、“性别”、“联系电话”等字段属性中的字段大小为“4”、“8”、“8”、“2”、“11”，修改“是否在职”字段属性之【查阅】【显示控件】选择“复选框”，单击程序菜单【视图】【数据表视图】，在弹出的如图14-13提示窗口“必须先保存表。是否立即保存表？”单击【是】。在弹出的如图14-14警告窗口“有些数据可能已丢失是否还要继续？”单击【是】。可查看如图14-15“员工信息”数据表视图,五、任务提高,请根据以上“员工信息”数据表所提供的数据，尝试使用设计器创建表的方法新建“员工信息”表并输入相应数据。,六、知识扩展,“数据库”一词起源于20世纪60年代，当时美国为了战争的需要，把各种情报收集在一起并存储在计算机里，称为DataBase（记作DB）。数据是一种物理符号序列，用来记录事物的情况。数据不仅仅指数字，文字、图形、图像、声音等都是数据。信息是经过加工的数据。所有的信息都是数据，而只有经过提炼和抽象之后具有价值的数据才能成为信息。经过加工所得到的信息仍然以数据的形式出现，此时的数据是信息的载体，是人们认识信息的一种媒介。数据处理是指如何对各种类型的数据进行分类、组织、编码、存储、检索和维护的过程，其目的是从大量原始的数据中抽取出对人类有价值的信息，以作为行动和决策的依据。,数据库系统的组成,数据库（DataBase，DB）：指数据库系统中存储在算机内、有组织、可共享的数据集合。它按一定的数据模型组织、描述和储存，具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，可被多个不同的用户共享。数据库管理系统（DataBaseManagementSystem，DBMS）：数据库管理系统是对数据进行管理的软件系统，它是数据库系统的核心软件。数据库的一切操作，包括创建各种数据库对象，如表、视图、存储过程等，以及应用程序对这些对象的操作（如插入数据到表中，对表中原有数据的检索、修改、删除等），都是通过数据库管理系统进行的。软件：指负责数据库存取、维护和管理的软件系统，通常称为数据库管理系统。它对数据库中数据资源进行统一管理和控制，起到将用户程序和数据库数据隔离的作用。数据库管理系统是数据库系统的核心，其功能强弱体现了数据库系统的性能优劣。硬件：硬件主要指计算机。鉴于数据库系统的要求，数据库主机或数据库服务器外存要足够大，存取效率要高，主机的吞吐量大，作业处理能力强。对于分布式数据库而言，计算机网络也是基础环境。用户：指使用数据库的人员。数据库系统中主要有终端用户、应用程序员和管理员三类用户。,表14-5关系数据模型术语之间的对照表,Access2003基本操作,Access2003的安装Access2003的启动Access2003的窗口界面打开数据库数据库的保存Access2003的退出,图14-17Access窗口界面,数据库的设计与创建,数据库的设计新建数据库新建“空数据库”数据库利用“数据库向导”创建数据库,表的创建与基本操作,数据表（简称“表”）是记录的集合，是数据库的基本组成部分。一个数据库里可以有多个数据表，它们包含了数据库的所有信息。表是一种关于特定主题的数据集合，最好为数据库的每个主题建立不同的表，以提高数据库的效率，减少输入数据的错误率。表中的数据都以行（称为记录）和列（称为字段）的格式来组织。图14-20是一个表在数据表视图下的例子。,图14-20数据表视图,表的创建,通过“设计”视图创建一个表通过“数据表视图”创建表利用向导创建表,图14-21设计视图,定义字段及数据类型,字段的数据类型设置字段的属性定义主关键字修改数据表结构,表的基本操作,在表中输入数据编辑表中数据在多用户环境中编辑数据设置表间的关系,小结,掌握数据库的创建表的新建表结构的编辑数据库基础知识,
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