《公文写作讲座》PPT课件.ppt

,一、常见公文函的写作格式 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。 标题 一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。 正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。,二、请示的概念和写作格式 请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，其应用范围也比较广泛。 (一)请示的分类 根据内容、性质的不同，请示分为以下三种： 1.请求指示性请示； 2.请求批准性请示； 3.请示批转性请示。 (二)请示的结构、内容和写法 请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下： 1.首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。 （1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如开封发电分公司关于的请示；另一种是由事和文种构成，如关于开展春节拥军优属工作的请示。,（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。 2.正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 （1）开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。 （2）主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。 （3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。,3落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间年月日。 (二)撰写请示应注意的问题 一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中； 二要做到材料真实，切忌虚构情况，片面地摆情况，提问题； 三要理由充分，请示事项要明确、具体； 四要语气平实，恳切，以期引起上级的重视。,三、报告的写作要点 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。 (一)标题：制发机关事由报告；报告前可加“紧急”。 (二)正文： 1.事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。 2.事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。 (三)结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。 (四)注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。,四、通知格式（指示性通知）： 中电投河南公司开封发电分公司关于的通知 各部室： 。 中电投河南公司开封发电分公司 二一一年十月十七日,五、通知格式（会议性通知）： 关于会议的通知 各部室： 定于月日召开会。现将有关事宜通知如下： 会议议题。 参加人员。 会议时间月日（会期，报到。） 会议地点。 有关事宜（一）。 （二）。 （三）。 联系人：，电话：，传真：。 中电投河南公司开封发电分公司 年月日,六、通知写作要点 通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。 (一)标题：制发机关事由通知。 (二)正文： 1.通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。 2.通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 (三)结尾：三种写法： 1.意尽言止，不单写结束语。 2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。 3.再次明确主题的段落描写,七、会议纪要格式及写作要领 (一)标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如公司党委专题民主生活会纪要。二是召开会议的机关加内容加纪要，如开封发电分公司关于扭亏为盈会议纪要。 (二)正文包括两大部分，1.会议概况，主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。2.会议的精神和议定事项。办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。 (三)落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章。,会议纪要根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法： （一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。,（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。 （三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。,会议纪要的特点： 1.内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。 2.表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。 3.称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。,会议纪要与会议记录的区别 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,第二讲：公文的结构概论 第一节 公文结构的含义和要求 一、公文结构的含义 公文在有了观点、有了材料之后，还不能成其为一篇文章，把观点和材料任意堆放在一起， 它们并不能产生固定的意义，材料也不会自动去证明观点。它们还必须按照一个内在的脉络 ，井然有序地组织在一起，构成一个有生命的整体，才能成其为一篇文章。,二、公文结构的要求 公文结构的基本要求，可用“三性”加以概括：完整性、连贯性、严密性。 (一)完整性 1.公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺。 2.各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。 3.脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。,(二)连贯性 公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常也不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。 (三)严密性 严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。文章的部分与部分之间，或呈现因果关系，或呈现主次关系，或呈现并列关系，或呈现表里关系，各部分互相弥补、互相协助，而不能互相矛盾、互相拆台。,三、公文结构的主要环节 四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。 一、层次和段落 (一)层次 1、层次的含义 层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章附则”来构成，清晰地显现出层次来。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。,2、公文层次的两种基本形态 公文开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。 (1)并列式：是对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。 (2)递进式：是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。,(二)段落 1段落的含义和作用 自然段有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。 2划分段落的注意事项 一是保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。 二是注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。 三是段落安排要长短适度。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。 四是注意长短标准的统一。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。,二、过渡和照应 (一)过渡 过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。 过渡的方式有三种。一是过渡段；二是过渡句；三是关联词语。 常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。 (二)照应 照应就是文章前后内容之间的关照和呼应。合理地运用照应的手段，不但能使文脉贯通，结构严谨，还能使文章中某些关键的内容得到强化。,2公文中照应的常见形式 (1)首尾照应。首尾照应就是结尾照应开头。如开头说“为制定本规定”，结尾要求“本规定从月 日起施行”。 (2)序列照应。将文章内容按照排定的序列依次表达时，序列的外部标志之间会产生前后呼应。如“首先 其次最后”，就是文章序列的外部标志，人们读到“其次”时，不可能不回想一下“首先”的内容，读到“最后”时，对前面的若干层次都会有所回顾。还有“第一第 二第三”，以及“一、二、三”等序码标志，都会起到这样的照应作用。序列照应不得出现错漏的现象。 (3)注释性照应。在公文中，前面出现的一些概念无暇解释，可以在后面文章末尾处安排注释，一方面对前文的某些概念进行解释，一方面引导读者回顾前面的内容。,三、主次和详略 (一)主次 文章各部分的内容，在文章中所占的地位和所起的作用，并不完全相同，有的份量重，有份量轻；有的为主，有的为辅。分清主次，也是结构安排的一个主要环节。 在一篇文章中如何显出主次轻重？一般来说有两种方法，第一是在层次上显出，第二是在篇幅份量上显出。,(二)详略 公文写作，表述观点时可详可略，叙述和引用材料时也可详可略。公文是讲究精炼实用的文体，表达观点直接明了，叙述事实简炼清晰。 第一条原则：以主次的地位确定详略。 第二条原则：以典型程度确定详略。这是指材料而言。典型材料的说服力强，要表述得充分一些；非典型性的辅助性材料，则可以表述得简略一些。,四、开头和结尾 (一)开头 1公文开头的写作要求 一是要开门见山。公文写作必须开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。 二是要文笔简炼。公文开头，多数只有一个自然段，而且不能太长。最好做到不可增减一字的地步。,2公文开头的常见体式 (1)根据式开头：就是在开头表明发布公文的根据，所根据的一是上级文件，二是领导指示，三是有关规章， 四是现实情况。这类开头一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词领起。 (2)叙述式开头：运用概括叙述的方式，把公文所指向的主要事实作一个简要的交待，然后在事实的基础上展开主体部分的表达，这就是叙述式开头。 (3)结论式开头：一开头就提出对某一事件或某一问题的基本认识，以此为前提布置有关工作，提出开展工作的方法、措施和要求，也是一种比较常用的公文开头方式。 (4)目的式开头：在开头提出发布公文的动机、缘由、目的，称为目的式开头。这种开头常以“为”、“为了 ”等介词作为领起。,(二)结尾 1.公文结尾的写作要求 公文的结尾有特殊的要求。它不能用象征、隐喻、暗示的方法去追求“言有尽而意无穷”的韵味，而必须明确提出结论性的意见、请求或执行要求。 2.公文结尾的常见体式 (1)总结式结尾：在结尾处用简洁明白的语言进行画龙点睛式的概括归纳，也就是对全文内容进行总结。 (2)希望式结尾：在结尾处提出希望、号召。 (3)说明式结尾：在结尾处对与文章内容有关的事项或问题进行交待说明。例如：“以上内容仅用于征求意见， 不能作为执行的依据。在没有正式通知之前，必须按现行有关规定办理。” (4)套语式结尾：用固定的套语作结尾，多用于请示、报告等上行文和通知、通告等普发性下行文。例如：“特此报告”，“以上请示如无不妥，请予批准。”,第三讲：机关工作人员年终总结的写法 工作总结就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，分析成绩，找出不足，提炼经验等等。 (一)结构形式表现为：标题、正文、结尾。 (二)写作要求是：1.善于抓重点。2.写得有特色。3.注意观点与材料统一。4.语言准确、简明。 (三)书写内容和格式：1.基本情况。2.做法和成绩。3.经验和教训。4.今后打算。 (四)工作总结的特点：1.自我性。2.回顾性。3.客观性。4.经验性。,第四讲：调研报告的写作方法 调研报告是以调查为前提，以研究为主导，以成果为目的的文体，它是调查与研究的辨证统一，充分反映调查研究的结果。 (一)调研报告写作应遵循两个原则： 1. 具体操作方法要科学。2. 指导思想理念要科学。 (二)调研报告撰写要求的四大特点： 1.目的明确。2.注重事实。3.夹叙夹议。4.语言简洁。 (三)调研报告材料整理的三个步骤： 1.检查鉴别。2.绘制图表。3.分类分组。,第五讲：常用公文写作注意事项 公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。 公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“”；第三层为“”；第四层为“”。成文时间用汉字，“零”可写为“”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。,谢谢大家！,