现代采购流程管理.ppt

第 3 章 采购流程管理,主 要 内 容,采购流程管理,采购订单管理,进货管理,1,2,3,采购流程的分析与优化,4,案例分析3-1：海尔改善采购流程的策略,海尔改善采购流程的策略： 海尔采取的采购策略是利用全球化网络，集中购买。以规模优势降低采购成本，同时精简供应商队伍； 海尔采用的是SBD（Suburban Business District）模式：共同发展供应业务； 网上订单管理平台； 网上支付平台； 网上招标竞价平台； 在网上可与供应商进行信息互动交流，实现信息共享，强化合作伙伴关系。,3.1节 采购流程概述,一、采购的基本流程 确认需求； 需求说明； 选择供应商； 价格和采购条件的确定； 发出订单； 订单追踪与催货；,验收； 核对发票； 不符与退货处理； 结案； 记录与档案维护。,3.1节 采购流程概述,一、采购的基本流程,3.1节 采购流程概述,二、采购流程设计注意的要点 采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配； 先后顺序及时效控制； 关键点设置； 权利、责任或者任务的划分； 避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱； 采购流程应反映集体决策的思想； 配合作业方式的改善。,3.2节 采购订单管理,一、采购订单的内容 1、采购订单的定义 采购订单有时也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。 采购订单是具有法律效力的文件，几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。 采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址，位于订单的正面。,3.2节 采购订单管理,一、采购订单的内容 2、采购订单的格式,一、采购订单的内容 3、采购订单的格式主要内容,3.2节 采购订单管理,3.2节 采购订单管理,二、采购订单的操作,1、订单准备,2、选择供应商,3.2节 采购订单管理,二、采购订单的操作,3、签订订单,4、订单跟踪,3.3节 进货管理,一、进货方式管理,自提进货,供应商送货,委托外包进货,进货方式,3.3节 进货管理,一、进货方式管理 1、自提进货 货物清点环节的管理 对货物的品种、规格、数量和质量进行检验； 工作量大，需谨慎、认真。 包装、装卸、搬运上车的管理 保证货物质量的重要环节。 运输环节的管理 主要针对运输工具、路径、时间、安全的管理。 中转环节的管理 中转环节要注意的问题很多，如货物清点、装卸搬运方式选择、装卸搬运安全等。 应尽量不中转或少中转。,3.3节 进货管理,一、进货方式管理 1、自提进货 验收入库环节的管理 验收入库是进货环节的结束和保管环节的开始； 物料检验主要有以下4个步骤：确定检验日期、通知检验人员、检验物料、处理检验问题。 物料检验标准 主要内容包括：适应范围（所面对的物料）；所引用的文件及标准（标准的来源）；检验条件及设备（温度、湿度、压力等条件及所采用的设备）；检验物料项目类别。 检验方式 检验方式主要有全检、抽检、免检。,3.3节 进货管理,一、进货方式管理 2、供应商送货 对采购商来说，省去了整个进货管理环节，只剩下入库验收环节。 入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接，进货员最多只提供一个简单的协助而已。 3、委托外包进货 委托外包进货，就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。 有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理能力，提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。,3.3节 进货管理,二、进货管理的基本原则,进货方式选择原则,进货管理的基本原则,安全第一原则,成本效益统一原则,总成本最低的原则,3.4节 采购流程的分析与优化,一、传统采购流程存在的问题 采购时间过长，采购流程复杂； 库存过多，资本利用率低，企业很难进行全面细致的数据分析和采购管理 同供应商关系紧张，面对多变的市场，应变能力差； 采购方式单一，难以获得价格折扣； 采购流程不合理，效率低 处理内部和外部订单消耗大量时问和成本。 采购过程人为因素难以排除，透明度不高，导致不必要的资源流失。,3.4节 采购流程的分析与优化,二、影响采购流程的因素,3.4节 采购流程的分析与优化,三、采购流程优化的方法 从使用者到采购部门的在线通知系统； 向客户发放采购卡； 基于因特网的电子采购； 长期采购合同； 采购流程的重新设计； 电子数据交换； 允许使用者向供应商直接订货。,案例分析3-2： CISCO的电子采购系统,CISCO公司的电子采购系统,网络销售模式,线上线下相结合,案例分析3-3：跨国公司的采购管理,福特公司改造前的采购流程,案例分析3-3：跨国公司的采购管理,福特公司改造后的采购流程,案例分析3-3：跨国公司的采购管理,效果分析 采用了计算机网络，废除了发票，减少了人力投入； 会计部在改善前职员超过500人，改善后仅需要125人，这个效应也延伸到其他部门，有的部门人数甚至缩减为原来的1/200； 信息传递快，缩短处理时间，提供工作效率； 加强监管。,复习思考题,简述采购流程的基本步骤有哪些？ 实施采购流程时应该注意哪些问题？ 简述采购订单的定义及主要内容 简述采购订单的操作有哪些步骤？ 简述进货管理的方式与原则。 影响采购流程顺利实施的因素有哪些？ 分析采购流程优化的方法有哪些？,实训题：采购流程设计,实训目的 采购流程步骤繁多，学生们需要认识采购流程对整个采购部门的重要性，做到对采购流程的各环节有深刻的认识和了解，熟悉各环节的内容及特点。 实训组织 实训题目 进入采购企业调研，收集需要的相关资料、信息 根据采购作业的步骤建立有效率的采购流程； 对比书上理论与企业实际采购流程，分析两者的差别 根据本书的采购流程优化方案，对各采购流程进行必要的优化，或者各小组可以不参照书本制定自己的优化方案 记录在采购流程建立及优化过程中得到的体验及感想,