行政办公室管理手册.doc

第1章 行政办公室配置第1节 行政办公室架构图行政办公室组织架构行政办公室行政管理仓库管理行政专员1人计划运营专员1人仓库管理员1人行政主管1人行政经理/副经理1人编制5人在岗4人第2节 行政办公室部门职能行政办公室职能序号职能1公司日常行政、计划运营管理工作；2贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。3拟订行政后勤等工作管理制度，并检查、监督和执行。4拟订公司文件，接待、督办、处理各类来函及处理公司各类公文。5组织安排公司的各种会议，做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。6按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。7做好资产管理工作，建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册。8根据仓库管理规定，做好仓库管理。9与外包单位的对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。10编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公费用的开支，降低办公运营成本。11与各部门及上级保持良好沟通，定期向上级汇报工作和计划执行情况。与当地项目公司的工作对接与信息沟通。第3节 行政办公室岗位职责行政经理/副经理岗位职责工作职责1贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。2负责组织行政后勤等工作管理制度的拟订、检查、监督和执行，文件的起草和制定。3负责相关部门来函的接待、处理、催办工作。经总经理审核后，准确、及时处理公司收到的、通知、传真、函件、报表等公文。4与总经理保持良好的沟通，保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，定期向总经理汇报工作和计划执行情况、机构和人员调配情况及其它重大事宜。5组织安排公司的各种会议，做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。6按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。7做好资产管理工作，建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册。8根据仓库管理规定，做好仓库管理。9负责主持本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务，做好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训、考核，不断提高员工业务素质。10本着合理节约的原则，编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公费用的开支，降低办公运营成本。11负责外包单位的工作对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。12公司、部门领导交办的其它工作。行政主管岗位职责工作职责1协助部门经理落实本部人员岗位责任制及工作标准，对各专员工作进行监督指导。2配合部门经理完成对公司各部门的组织协调工作，维护各项管理制度的执行与实施。3熟悉行政办公室各项工作模块，协助部门经理主持本部门的全面工作。4在部门经理的指导下落实资产申购、请示、报批等相关工作。5负责公司资产管理制度的制定与实施，合理配置公司各项资产，提高利用率，避免资源浪费。6对公司固定资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作，做到帐帐、帐卡、帐物相符。7负责组织公司资产的定期盘点、维修、报废处理工作。8负责公司会议前期准备工作，会议资料的收集工作及会议纪要的记录工作。9在部门经理的安排下做好行政后勤保障工作。10公司、部门领导交办的其他工作。行政专员岗位职责工作职责1负责各类资料、文件、函的拟定、整理、分类、归档工作。2负责公司及部门文件收发、文件签批及流转进程的跟踪和落实。3负责办公用品的统计、申领、发放工作。4负责公司各项通知、制度、总结的编写、拟定工作。5负责公司宿舍的登记、安排、管理工作。6负责员工活动的策划、组织、实施等工作。7负责公司各项活动的安排、协调、记录工作。8协调会议室预定，合理安排会议室的使用。9做好与分公司业务往来的各项接待工作安排。10公司、部门领导交办的其它工作。工作关系对内关系汇报行政主管、行政经理/副经理督导无协调华南城集团、第一亚太深圳分公司各部门对外关系沟通无计划运营专员岗位职责工作职责1负责分公司内部计划管理工作，按既定时间节点对各部门、管理处工作情况跟踪落实。2按时完成分公司周、月、季度的计划和总结内容及各项管理报表；3协助部门经理参与公司监督、管控制度与流程的执行。4协助部门经理收集汇总各部门月、季度工作计划，参与筹备公司月、季度运营会会议。5协助部门经理完成公司体系建设维护工作，参与组织编制、修订和完善分公司层面各项制度。6负责分公司各项制度、合同等的执行情况跟踪，对行政办公纪律进行检查与通报。7领导交办的其它工作。仓库管理员岗位职责工作职责1负责仓库日常管理，做好物料的出库、入库、分类、保管工作。2建立仓库台账，做好仓库产品信息的梳理。3制作并管理出入库单据及其它相关单据。4负责仓库日常5S管理工作，做到物料合理分类、整齐存放。5负责定期对仓库物料进行盘点，确保账账相符、帐物相符，合理储备。6提高库房各项资源利用效率，减少仓储成本。7做好仓库的安全防范工作。8协助采购部门对供应商的开发、选择、评估及服务质量进行考评。第2章 行政办公管理规定及流程第一节 行政办公管理基本规定一、会议管理规定 1、公司行政办公室负责分公司工作例会的召集、会议纪要的整理、会议决议的落实和督办及会议文件的归档备查。 2、公司行政办公室负责各管理处办公会议落实执行情况的收集、审核与归档工作。 3、公司行政办公室负责各类外联性质培训及座谈会的筹备跟进工作。 4、公司行政办公室协助分公司内部各类临时性协调、方案研讨会议的相关工作。 5、公司例行会议原则上每周召开一次，遇特殊情况或节假日可顺延。 6、会议由公司总经理或总经理委托的其他领导主持。分公司各职能部门及管理处负责人参加。根据会议议题，总经理可决定其他人员列席会议。 7、公司例行会议主要内容如下：贯彻落实集团相关战略及华南城、总公司相关精神、重大决定、具体方案；对各职能部门、管理处近期工作做出指导，对需协调的相关工作做出安排；决定总经理认为需要讨论研究落实的其它问题。 8、会议结束后由行政办公室拟写会议纪要报经理签批后，发各职能部门及管理处。会议纪要由行政办公室存档。 9、公司内部临时性专业协调、研讨会议：由总经理根据工作需要发起，由总经理或总经理委托的其他领导主持。根据会议需要，总经理可决定其他人员列席会议。若是由需要召开会议的职能部门或管理处发起，并须以OA邮件的形式报分管领导批准。 10、会议发起人可根据会议议题，决定并通知列席人员，如需集团或总公司相关人员列席，统一由行政办公室联系。 11、会议形成的会议纪要或其他文件也必须由行政办公室存档备查。二、公文管理规定 1、公文是指以公司名义正式发布或需要向公司报批的各类公文。部门公文指公司内部各部门以本部门名义向其他部门发布的工作联系函等公文，或者向商户发布的通知、提示类公文。2、分公司行政办公室负责对所有公文进行规范化管理，并指定专人具体负责公文的编号、登记、分发、查办、立卷、原件归档等工作。 3、所有外部来文统一由行政办公室填写公文处理表后呈报总经理批示，再转由相关部门承办。承办部门可留存复印件。 4、各部门起草的公司发文必须经行政办公室确认，获取统一发文编号。对集团其他部门工作联系函类公文，由承办人以部门名义拟文，再根据OA签报流程逐级审批后外发。 5、其他纸质公文由承办人以部门名义拟文后由部门经理签字，分管领导审核，总经理审批后，统一由行政办公室外发。 6、公司发文（除集团内部请示、报告、工作联系函），均须填写发文呈批表。 7、公司发文原件均由行政办公室登记、存档，并将扫描件发拟办部门。8、部门公文由承办人以部门名义拟文，经部门经理审核，分管领导审批后，再呈送协办部门或发布，并由承办部门登记、存档。 9、根据国家公文处理有关规定，并结合公司实际情况，公文文种主要有：决定、通知（包括温馨提示）、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等九种： （1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。 （2）通知（温馨提示：适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；对员工、公众、商户的善意提示。 （3）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。 （4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 （5）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 （6）批复：适用于答复下级单位请示事项。 （7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （8）函：适用于不相隶属单位之间相互洽谈工作、询问和答复问题；向有关主管机关请求批准等。 （9）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 10、适用普发性红头文件格式的公文如下： （1）对外函件。 （2）对内函件。 （3）对外或对内的意见、证明、情况说明、申请、委托书、温馨提示等。 11、适用重要性红头文件格式的公文如下： （1）属发布制度、标准、规定类的通知 （2）通报、决定、任命等； 12、会议纪要文件格式适用于各类会议纪要 13、非红头文件格式适用于公司内部一般性报告、特殊情况使用的纸质请示、集团范围内来往函件等公文； 14、发文文号及代码参照公司公文代码及格式说明要求执行 15、凡涉及部门相关业务的公文应由部门负责撰写、校对、报批；对涉及多部门业务内容，由公司负责人指定部门负责统筹组织； 16、公文起草应当做到完整准确体现发文单位意图，文种正确，格式规范，符合国家法律法规及集团、公司有关制度规定； 17、以公司或部门名义发文，统一由分公司行政办公室负责编号、登记、分发、查办，尤其须严谨处理盖章、立卷、归档等工作； 18、公文原则上不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄报被越过的单位； 19、除以下情况外，总公司职能部门、分公司职能部门及下属管理处不得以部门/管理处名义发文； （1）分公司级会议纪要，可以以部门名义发文； （2）分公司职能部门关于本专业口下发的各类通知，可以以部门名义发文； （3）分公司下属各管理处就日常物业服务工作，可以管理处名义向公众、物业业主、商户等发布各类通知或温馨提示； （4）管理处之间不得互相行文 20、分公司的所有对外行文（指向业务往来单位、政府部门等行文，特别是合同、财务等涉及法务方面的行文），须事先由法务部门审核法律风险，按照相关规定使用对应的OA或纸质审批流程加盖公章后方可行文 ，并妥善做好发文登记、签收、邮寄回执收集存档，以备可能发生的各类法律诉讼； 21、公文办理必须严格执行公司保密制度，确保公司秘密的安全。所有外送公文必须经过行政办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部公文直接向外单位或个人传送。 22、公文的发送、传阅范围必须严格限制在各自的职责范围，严禁向无关的单位、个人泄露。 23、行政办公室、各部门应当指定专人负责按照公文类型分类，以年为单位分别进行公文的登记、归（建）档工作。 24、已发公文的借阅，必须填写公文借阅登记表并征得存档单位负责人许可后方可进行。三、日常办公管理规定 1、行政办公室负责办公室区域及各管理处办公区域的日常管理、日常维护，包括各单位需要使用的办公桌椅、办公用品和办公设备等计划的提出。 2、办公室区域及会议室的清洁卫生由外包清洁公司负责，行政办公室负责进行日常巡检，对发现问题及时联系整改。 3、办公室区域严禁流动吸烟，吸烟者须在指定吸烟区吸烟。员工下班时要关闭电脑主机与显示器，由外包清洁、保安公司负责关闭电灯、空调，违反者由行政办公室通知人力资源部依公司奖惩规定进行处罚和联系整改。 4、办公室区域的安全保卫由外包保安公司负责。在非上班时间和节假日出入办公室区域的人员和车辆均须查验有关证件并登记，外来人员出入办公区域应全部登记并应注明出、入时间。5、 各部门、管理处需要使用会议室须提前在会议室使用登记表上填报，经行政办公室确认后统一联系协调，安排使用。6、 传真管理： （1）各部门员工在发传真稿时需在发出传真登记簿上登记并经部门负责人同意后办理，发出后应将原稿交部门文员存档备案；在收到传真件时，应及时通知有关人员领取传真。领取人需在接收传真登记簿上登记。 （2）每月，行政办公室行政文员需根据登记簿上所登记的收发传真数量结算当月收发传真费并作为办公费用进行统计上报。公司以外的人员收发传真需按市面平均收费标准收费；员工未经批准不准发送私人传真资料，确有需要的，获部门或管理处负责人批准后方可使用，需按外单位人员同标准收费。 （3）严禁任何人使用传真机通话，如发现则由行政办公室通知人力资源部依公司奖惩规定进行处罚。 7、电话管理： （1）公司安排的电话已经统一开通市话，因工作需要开通长途、加设密码、更换密码或暂停和取消通话级别功能，由行政办公室或使用人在OA信息模块“电话网络软件安装申请”中提出申请，经批准后方可开通。 （2）行政办公室对各部门、各管理处所发现的话费超支情况跟进整改及处罚。特别是使用办公电话办私事，由个人自报，部门负责人负责清查核实，并在其工资中扣除所用话费。如隐瞒不报，一经查出，给予三倍话费罚款，由行政办公室汇总后交财务部。8、复印机打印机管理： （1）复印机、打印机统一由行政办公室（包括管理处）指定人员进行使用、管理，或对外使用收费。人事、财务电脑及专用打印机仅限于本部门工作人员指定使用，其它人员一律不得动用（公司信息技术部维保除外）。 （2）未经许可，禁止擅自拆开复印机、打印机和更换主机配件。如属使用不当造成复印机、打印机损坏的，保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。 9、电脑管理： （1）电脑由各使用者负责保管。 （2）公司网络中的电脑用户名称设定、网络设置、软件安装及硬件配置由集团信息技术部统一实施和管理，以确保公司计算机系统和网络的秩序及安全。 （3）电脑未经允许，不得私自安装软件或应用程序，同时，应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击。 （4）电脑发生故障时，使用人需及时与公司信息技术部联系。为防止文件丢失，在故障原因不明时，不得随意开关电脑。10、工作计划报表管理： （1）上级领导、单位和部门需要的工作计划与报表必须在规定的时间节点，认真规范完成，或以OA邮件形式上传下达，分送落实和执行。 （2）分公司周例会需要的各类数据材料等，包括各职能部门、管理处负责人必须上报的数据材料，周工作总结计划等，必须每周五下班以前汇总完成，打印成册，并以OA邮件形式报呈上级单位部门。四、办公用品管理规定 1、行政办公室负责各部门、各管理处报送的办公用品计划的审核、汇总与报批，以及办公成本台账的建立，办公用品的统一领用及发放。 2、各部门、各管理处以批准的年度计划为依据做月度计划，填写物品领用登记表。可以进行月与月之间的调节平衡，但年度总费用不允许超过批准的年预算限额。下月计划须在本月25日前完成。 3、年度和月度计划中，非易耗用品（如计算器、尺、笔架、打孔机、文件夹、界刀、订书机）的数量要合理，行政办公室须根据部门人员实际情况进行审核。 4、如因特殊情况，需额外领取计划外办公用品的，申请单经部门负责人签字同意后，经行政办公室核准方可领取及发放，费用计入部门成本。 5、属控购范围的办公用品申领按集团有关规定办理。 6、行政办公室接到仓库通知后，统一领出申请的办公用品，以部门为单位统一发放。7、 各部门、各管理处领用的办公用品包括文具用品、办公耗材、办公设备、日用品等，不包括礼品。8、办公用品领用标准： （1）部门（管理处）负责人以上人员：一次性纸杯、笔、笔记本、计算器、订书机等其他办公用品； （2）新入职员工：笔、胶水、铅笔、文件架、文件夹、笔筒、便签纸、笔记本； （3）其他员工：笔芯、铅笔、回形针、长尾夹、订书针、便签纸、笔记本等； （4）员工新入职时，可领取一支签字笔，原则上使用期限为3个月，已丢失的签字笔由个人承担。此后，每月仅允许领取笔芯； （5）各部门（管理处）负责人可领取一个计算器；非资金财务系统、工程系统部门员工可合计领取2个计算器；资金财务系统部门人员可以根据岗位需求领取财务计算器，工程系统部门人员可根据岗位需求领取函数计算器； （6）各部门（管理处）负责人可各领取一把直尺；非资金财务系统、工程系统部门可合计领取2把直尺； （7）订书机、打孔器、起钉器、戒刀、剪刀属部门办公用品。原则上，员工个人不予以单独申领，如确需申领，须注明详细原因； （8）盒装纸巾仅限于运营层领导每月领用一盒，其他员工不予以领用； （9）办公用品领用申请时，员工可根据岗位要求申领，行政办公室有权根据实际情况选择性配备。 9、离职人员在办理离职手续前，须到仓库退还入职所领用的办公用品，如笔筒、文件架、计算器、电话机等。否则，将按未退还办公用品的原价，予以赔偿。该赔偿费用将直接在离职结算工资中予以扣除，不足部分，以现金结算。 10、根据总公司规定，目前个人人均办公用品费用每月不超过50元，主要用于打印、复印、纸巾、纸张、办公文具、桶装饮用水等；公用打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材费用，列入部门办公经费，不计入个人定额费用。 11、因使用公用复印机、打印机耗材、快递费用等所产生的费用，行政办公室应按照部门业务量均摊。 12、除公共办公耗材、纸类、票据等易消耗办公用品外，其他办公用品应采取以旧换新形式节约行政费用支出，仓库有权审核办公用品是否达到以旧换新标准。 13、属开办物资、专项活动及相关专项物资的，应另行议定专项请示根据公司管控权限报权限领导审批后方可申购。五、办公设备管理规定 1、行政办公室负责安排办公设备的申购、办公设备的使用管理。 2、行政办公室主管负责建立办公设备使用与保管人登记卡、负责办理有关办公设备短期借用的登记手续、负责安排办公设备的维修、保养并建立维保台帐、负责对外使用收费的办公设备的费用收缴与统计工作。 3、行政办公室仓库主管负责新购置办公设备的验收入库及登记办公设备入库登记簿、负责办理办公设备领用登记手续、负责所领用（借用）办公设备的正常使用与保管。 4、各部门、各管理处负责人对本部门所有办公设备负管理责任；负责监督本部门办公设备的正常运行并定期检查维护；员工变更时的设备交接手续办理以及督促借用人归还所借用的办公设备。 5、本规定所指办公设备主要包括： （1）复印机、打印机、传真机、空调机、电话机、自行车等； （2）电脑、照相机、投影仪及其相关设备。 6、办公设备的申购流程按集团相关程序办理。7、 办公设备的入库、领用与登记： （1）行政办公室将已采购设备交仓库验收入库，根据办公设备入库清单进行清点签字后，通知领用部门前来领取； （2）领用人填写设备领用清单，领用部门负责人对本部门的新增办公设备指定具体保管人，并对办公场所设备卡信息进行变更。办公场所设备卡张贴于办公场所的明显位置。8、对于集团调拨的办公设备，按办公设备的入库、领用及登记管理的程序规定执行。 9、属于固定资产的办公设备，按照固定资产管理制度执行。 10、复印机、打印机使用规范： （1）复印机、打印机应避免日光直射，空气湿度较大时，应同时打开干燥开关，出现卡纸等异常情况时，切勿生拉硬拽，以免损伤硒鼓等机件。 （2）当复印机、打印机设备发生无法排除的故障时，应及时联系公司信息技术部进行处理。因使用不当造成设备损坏，根据损坏情况，相关责任人承担一定的赔偿责任。 11、传真机、碎纸机使用规范： （1）传真机、碎纸机一般情况下保持24小时开机，但是部门文员应注意定期检查传真机信号是否稳定，传真上时间是否准确。 （2）传真机、出现非人为故障，应及时向信息技术部提出申请，尽快处理故障；若出现人为故障，如文件上有订书针或其它硬物，涂改液未干等等，由责任人承担一定的赔偿责任。 （3）碎纸机碎纸前应将文稿上的金属物或粘性物取出，一般每次不超过五张复印纸的放入量，以免损坏机器。 （4）当碎纸箱里碎纸装满后，部门文员须将碎纸清理后方能继续操作；如使用不当造成碎纸机损坏，责任人需承担一定的赔偿责任。 12、空调机使用管理规范： （1）空调机在使用过程中，每季度需清洗一次防尘网，停止使用后，清洗一次防尘网。除尘工作由行政主管指定人员进行。 （2）在使用过程中，如发现空调机有异常噪声、气味或不制冷现象，需及时通知维修人员检查；无法排除的故障，如需加雪种、更换零件等，按公司设备维修申报流程办理。 （3）如属使用不当造成空调机损坏的，该空调所在部门负责人及相关成员都要承担一定的赔偿责任。 13、电话机使用规范： （1）岗位办公需要配置电话机，或新增电话机，一律经行政办公室批准后领取。无论上下班时间，未经许可禁止使用公司电话拨打声迅电话以及私人长话，否则除承担相应的话费外，行政办公室将视情况给予一定金额的现金罚款。 （2）未经行政办公室的许可不得自行拆装、移动电话；接听电话时不得使用免提键，以免干扰他人工作。 （3）电话机出现人为损坏时，经本部门或行政办公室查实后，由责任人负责维修并承担相应维修费用。 14、自行车使用规范： （1）因为工作需要配置的自行车，经个人提出申请，获得批准后到仓库办理手续，归个人保管使用。 （2）在使用过程中属于非人为损坏的，个人可向行政办公室申请维修；因个人使用或保管不善损坏的，个人自行负责维修或赔偿。 （3）因个人使用或保管不善造成丢失的，按领用时间时物品价值及折旧核算赔偿。 15、电脑电脑、照相机、投影仪及其相关设备使用规范： （1）电脑、照相机、投影仪及其相关设备由行政办公室统一管理，其它部门人员使用或借用上述设备期间，由设备借用人负保管责任。 （2）借用部门使用完毕归还时，必须仔细清查借用器材的各种功能是否与借用前相符，若不符或有损坏，追究借用人的责任，其费用由借用人承担。 （3）为保证数据的安全性，各使用者要注意电脑中共享文件存放的内容，防止泄密和数据丢失；禁止在电脑正常运行状态下强行关机，以防止损坏机器及数据丢失。 （4）公司在局域网服务器上为各部门设置了文件存放区域，各部门可将部门重要数据存放其中，以保数据安全。 （5）未经许可，禁止擅自拆开电脑主机箱和更换电脑主机配件。如属使用不当造成电脑损坏的，保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。六、新闻媒体采访接待管理办法1、所有新闻媒体采访必须取得总部集团同意后才能进行，对于比较正式的采访，按照总公司或上级部门统一安排进行。2、如有未经预约的媒体进入公司管理区域内采访、拍照，应礼貌地上前打招呼，统一口径为“对不起，请问你们和我们公司有预约吗？”并请记者到办公室等候，及时通知上级领导，由其负责处理。 3、如有未经预约的媒体对员工本人进行采访，员工统一回答的口径是：“对不起，这件事我不是很了解，请您联系我们的领导，好吗?”并按上级的要求指引其到相应的地点进行接待。 3、接待现场应做到礼貌、得体，不得表现出反感和敌对情绪，不对对方的言行进行讨论和指点，以免引起误会，激化矛盾。 4、行政办公室或管理处负责人应及时赶到现场，若不能第一时间赶到现场的，应礼貌的给记者电话，让记者稍等。统一口径是“您好，我是XXX负责人，我将在XX分钟内赶到！请稍等。” 5、所有接受采访的相关人员应积极维护企业形象，并严格统一口径，对于敏感的问题，应请示相关领导，而不应该擅自作答。6、 新闻媒体在公司管理区域采访完毕后，应及时跟踪记者对该事件的报道的动向，通过各种渠道沟通，妥善解决可能发生的负面报道；或与之取得联系，了解事实真相，阻止不良报道的继续刊发，并及时上报总公司负责人和华南城负责人。七、重大事件报告制度 1、重大事件报告内容包括但不限于下例内容： （1）物业管理区域内发生的各种重大刑事、治安案件，各类安全工伤事故，造成人员伤亡的； （2）物业管理区域内发生的各种原因引起的失火事件； （3）在物业管理区域内发生的公共财产、业主/商户财物失窃案件，造成5000元及以上经济损失和负面影响的； （4）遇台风、暴雨、水浸等自然灾害，造成公司、业主/商户5000元及以上经济损失或人员受伤的； （5）物业主要设施设备突发故障，造成大面积停水、停电、停气，在当天内无法恢复，影响商户或使用人正常营业、生活秩序的事件； （6）物业管理区域内发生的各类严重妨害正常营业、办公秩序的群体性事件，或涉及公司负面新闻报道、负面评价宣传的各类媒体资讯； （7）公司员工或外包队伍员工在工作中违法、违纪，严重侵害公司、业主/商户或者第三人利益的； （8）公司员工或外包队伍员工之间或与业主、商户发生冲突，导致人员受伤的，严重负面影响的； （9）当地政府部门或集团领导对物业服务方面提出的重要指令、整改要求； （10）其它影响较大或事态一旦扩大，可能对公司运营管理造成重要影响的的突发性事件。 2、行政办公室或各管理处接到重大事件的报告，必须在第一时间内向分公司领导或相关上级领导报告。 3、行政办公室或各管理处负责人向分公司领导报告后，必须在第一时间赶到现场协助相关单位部门或公安消防等机构处理。 4、重大事件事发4小时内，行政办公室或相关管理处分公司应向总公司提交重大事件报告单，若事件仍然在处置过程中，应将动态情况每日上报。遇到夜间条件限制无法按时报告的，应在第二天上午9时前进行补报。 5、重大事件处置完毕后，行政办公室代表分公司或者责成相关管理处在3个工作日内，向总公司提交重大事件分析整改报告单。如实汇报事件的详细处理过程及结果，找出事件发生的主要原因，提出避免类似情况发生的整改、预防措施。6、重大事件未经总公司或华南城同意授权，不得向外界擅自发布、散布有关事件处置工作的情况和事态发展的信息。7、在重大事件报告、处置过程中出现下列情形之一，将视情节轻重，给予相关责任人绩效考核、降职、降薪、调岗或解除劳动合同的处理。 （1）缓报、瞒报、漏报，或报送虚假信息的； （2）未采取有效预防措施而导致重大事件发生的； （3）不服从上级管理部门对重大事件应急处置领导、指挥和协调的； （4）未及时组织开展应急处置和善后工作的； （5）未及时依法、依约收集有关证据，造成公司经济损失或产生负面影响的。八、快递管理规定1、快递物品是指公司或员工因工作需要，寄送或收取的文件资料、货物以及其他与工作相关货品等。 2、快递审批权限：各部门、各管理处因工作需要快递，需填写快递申请表，并走OA流程审批： 3、同属一个不可分割区域办公场所应独立设立一名兼职快递管理员负责本区域快递的跟踪、登记、分发等工作；区域界定和划分由各分公司行政办公室自行设立，并将相关设立情况向总公司行政办公室报备。4、收件管理： （1）快递由快递管理员统一接收，同时，检查快递包装是否完好无损，核对收件人是否为公司员工，若收件人非公司员工，应当场退回； （2）快递管理员确认签收后，在快递收件登记表上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。若收件人当时不在公司，快递管理员需电话通知收件人，以免耽误公务； （3）贵重物品和公司机密文件，原则上由快递管理员通知收件人到快递管理员处自领，如收件人无法领取时，由快递管理员与收件人确认后再办理代收手续。自领者需携带相关身份证明，如需代领，代领人也需出示相关身份证明后方可办理代收手续。 5、发件管理： （1）寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料。并妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人，由发货人自行跟踪； （2）未经登记、错误登记、拒绝登记及登记不全者，快递费用及后果由其寄件人承担，不计入公司快递费用报销中； （3）底单按月份与登记表一同保存，月底结算快递费用。快递管理员负责核对费用清单，核对无误须经部门负责人、公司负责人签字确认后，由财务管理部进行支付。 6、公司所有寄件的快递单统一由快递管理员保管（保管期为一年），便于对账和查询；如寄件人需保留寄件单，仅限保留复印件。快递管理员每月对所有寄件费用按部门进行统计，发件部门负责人签字确认。7、为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。 8、寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到行政办公室，由快递管理员与快递公司跟进索赔，寄（收）件人须给予相关配合。 9、快递管理员须对每单索赔件记录在快递件遗失/损坏登记表上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价快递公司的服务水平。 10、行政办公室负责每月至少一次检查监督各区域快递管理情况，对存在问题或违规操作的区域应及时形成书面报告材料，向分公司负责人和总公司行政办公室报告。11、行政办公室每月月底前将本月快递费用按使用部门分类核算，形成费用分摊表。九、合同管理规定十、印章申请管理规定1、公司一级印章的由集团总部办公室-综合事务部负责登记、留样、备案；部门印章如需由部门保管，则要向集团总部印章管理部门报备；管理处一级印章由分公司行政办公室负责登记、留样、备案。2、印章申请使用要求： （1）印章使用申请原则上启用OA审批流程，严格执行用印审批流程和登记手续。申请用印时，业务经办人在OA上填报印章使用申请流程，未启用OA流程的用电脑填写、打印印章使用申请表，手写无效，报相应权限领导审批后，与一式两份用印文件一起交印章管理人（其中一份盖章后交由印章管理人存档），确认审批手续齐备、无误后再用印，否则印章管理人有权拒绝用印，产生的后果由用印申请部门自负。 （2）紧急情况需用印，如遇审批人外出无法审批的，审批人须以邮件或短信方式书面回复印章管理人，并同意后补签字，印章管理人方可用印。经办人应对工作有一定的计划性，不得在同一时段内多次出现先盖章后审批的情况。 （3）已具备完整审批流程的合同、财务票据、工程联系函、工程签证、工程结算等文件，可不再填写印章使用申请表，凭相关审批单直接用印。 （4）不得在内容填写不全的文件或空白合同、协议、业务报表、财务票据、证明及介绍信上用印。如确需用印时，由相应权限领导签字同意，工作结束后，及时向印章管理人提供该文件复印件存档，未使用的立即收回作废。 （5）不得在手写文件上加盖印章。 （6）文件复印件加盖公章时，需同时加盖“用途”章，并注明真实用途。 （7）用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称和用印件的落款要一致，不漏盖、不错盖、不多盖。 （8）有以下情形的用印有权拒绝或暂缓办理：批准人越权审批的、超出规定的使用范围的、用印文件内容与审批内容不符的、用印文件内容有明显错误、疑议或法律风险的。 3、部门印章未经总公司审批同意，任何部门不得超出部门职权使用部门印章，严禁以部门印章代表公司对外签订合同或对公司的权利义务进行许诺。 4、合同用印的特别要求： （1）对外签署的合同或协议，应按合同管理规定办理审批程序，对方先签字盖章后，再加盖我方合同章或公章。 （2）合同经办人员、经办部门负责人、法务部初审审核人及合同盖章人员负责核对签署合同与定稿合同是否一致；合同份数是否足够；合同要求的附件是否齐全及有效。核对无误后，核对人应在需盖章的一份合同上签字确认。同时授权代表签字后，方可加盖合同章或公章，没有核对人员签字，印章管理员不得用印。 （3）两页及以上的合同或协议，需加盖骑缝章。 （4）如发生盖章合同与定稿版本不一致的，由经办人、经办部门负责人和授权代表承担主要责任，法务部初审审核人与合同盖章人员承担次要责任。5、印章管理责任： （1）公司印章由行政办公室设专人保管，不得随意放置。印章管理人应坚持原则、保守秘密；严格执行印章管理制度，不得用管理印章之便为自己谋私利。 （2）印章管理人对所有用印文件应进行编号，并将编号、文件名称等相关事项登记备案，并应留存相应领导签批件，与印章使用申请表一起作为用印凭据，分类整理归档。 （3）印章管理人不得擅自用印，不得将印章转借他人。 （4）违反本办法规定的，为重大违纪行为，造成公司损失的，承担全部赔偿责任，审批人承担连带责任，若违反相关法律法规的，依法移送有关部门处理。十一、档案管理规定 1、分公司档案内容涉及政策法规制度、物管基本数据、行业管理标准、经济目标责任、分类考核标准、外包外委合同、工程维保维修、安全保卫管理、客户业主资料等九个方面的类别。 2、行政办公室负责整个档案的收集、整理、汇总、建档、保管、查阅和管理的责任。相关部门和管理处有配合收集、整理、汇总、移交相关资料的责任和义务。如果工作需要，部门和管理处可留存复印件。 3、行政办公室必须有专人负责档案管理： （1）贯彻执行档案法等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，完善分公司及各管理处档案资料管理工作规章制度； （2）统筹规划并负责分公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设； （3）督促分公司各部门及各管理处档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管集团各部门以及当地华南城移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作； （4）负责对下属各管理处档案资料管理的学习培训，检查、监督、指导和考核各管理处档案资料管理工作； （5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。 4、档案资料的移交和归档 （1）各部门、管理处存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，定期（暂定每季度一次）进行移交。 （2）移交前须按类整理，按日期装订，填写档案资料移交表，履行移交手续。 （3）移交的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。 （4）移交的文件材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 （5）移交的文件材料原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档； （6）移交的文件材料中传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处； （7）移交的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整； （8）移交的文件材料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”； （9）移交的文件材料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准， 4、行政办公室与各相关部门、管理处每季度至少进行一次资料档案汇总会议，确定资料是否真实有效。 5、行政办公室每季度至少进行一次资料档案清理汇总，对过期或作废的资料档案要加盖“作废”印章。 6、部门和管理处因工作关系需要借阅资料档案，应填写借阅登记表，经部门负责人同意后，方可借阅，并在一周以内要求收回存档。十二、资产管理规定 1、资产分为固定资产和低值易耗品二类。固定资产是指物品单位价值在贰仟元(含)以上的资产，低值易耗品物品是指单位价值在贰仟元以下的资产。2、资产分类管理： （1）办公设备 （2）电脑 （3）交通运输工具 （4）厨房用具 （5）宿舍用具 （6）办公家具 （7）软件 （8）房屋建筑物 （9）康体设备 （10）机器、机械设备 （11）商铺 （12）电子设备 （13）附属管理中心 （14）其他 3、固定资产分类折旧年限：房屋、建筑物，20年；机器机械、其他设备，10年；运输工具、器具、工具、家具，5年；电子设备，3年。 4、行政办公室为实物资产监控管理与统筹调配部门,负责对资产进行分部门/管理处统计、登记；负责监督各部门资产管理及使用情况，负责统筹调配各单位资产，以及。5、各部门和管理处指定兼职资产管理员一名，负责对本部门的资产进行管理，其资产统计表由各部门和管理处负责人签名确认。6、行政办公室负责编制资产统计表、每月向上报告分公司的资产增、减变化，并配合财务部定期组织月度、半年、年度资产盘点，健全资产档案，有效评估公司资产配置合理性。 7、各部门、各管理处负责人必须监督部门资产管理员及时做好资产管理各项工作，并对部门物资的调拨、闲置、报废物资进行及时处理，并积极配合公司资产管理各项工作。 8、凡半年盘点发现未如实反映实物管理情况的部门和管理处，经行政办公室核实，处以该部门和管理处负责人书面警告一次，扣绩效5分。9、各部门和管理处资产管理员须按时（每月5日前）按要求提交上月份资产统计表，未按时提交扣绩效分2分。10、凡忽视资产管理工作，对公司资产未造成损失的给予各部门和管理处负责人口头警告（书面记录）处理；对公司资产造成损失或严重影响工作效率的，给予书面警告一次，扣绩效10分，另公司保留要求赔偿损失的权利。十三、仓库管理规定 1、行政办公室负责仓库各项管理制度的制定和监督管理，业务技能培训。仓库管理人员负责仓库物料的出库入库、保管记账和盘点，及根据库存协助各部门材料的申购工作。 2、购进物品入库时，须凭采购单、送货单、检验合格证、发票等办理入库手续，并认真核对购进物品的品名、数量、质量、规格型号、合格证件等内容，如验收不了解的专业物品，须通知使用方派专业人员来现场验收。 3、入库单一式四联，填写应规范正确，字迹清楚。第一联：存根联，留存仓库，按月装订成册，由仓库长期保管；第二联：客户联，交送货单位采购部；第三联：会计联，交财务部会计入账；第四联：备用联，交仓库实物保管员。 4、对数量或质量有异议、单证不齐全的购进物品，不得办理正式入库手续，只可办理临时寄存；对经检验不合格的物品一律退回，置于暂放区域；同时在二个工作日内通知采购部负责处理。 5、货品进仓后，在24小时内通过OA形式知会货品申请部门领用。6、 仓库应该对新购、回收物资进行分类管理，对数量、费用类物资进行分区摆放，不同系统、种类物资的零附件不得混杂，以便清点管理。每个货位应贴有物料卡，注意防压、防潮、防霉。7、 化工产品及危险品、焊接材料、电子仪器设备等特殊物资务必放置于干燥通风、整洁的室内，保证合适的温度。 8、仓库钥匙必须随身携带，不得存放在仓库过夜；保管人休息、请假时，要办理好工作及钥匙交接手续，不得持有备用钥匙。 9、仓库管理员要做好仓库安全防范工作，确保仓库和物资的安全。仓库内禁止吸烟，禁止堆放杂物和私人物品，禁止乱接电源和电线；注意防鼠防虫，禁止非仓管人员进入。 10、每天下班前仓库管理人员要对自己所管辖的仓库进行安全检查，仓库管理人员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。发现异常或设备设施老化等涉及安全隐患的要及时汇报。下班时最后确定门窗，各种设备的电源是否已全部关掉。11、仓库所有存货的出库，仓管员凭物料领用单和领料人提供相应的维修单，才能发货。物料领用单由申领部门开具，一式四联：第一联存根联由仓库留存，第二联会计联仓库月末汇总后交财务部会计入账，第三联保管联交实物保管员留存，第四联结算联交领料人留存。 12、维修维保材料的领用除“有偿服务”类，都按以旧换新的规定发放维修材料。根据OA审批的申购单填写物料领用单，在申请数量范围内可直接领取，事后部门负责人在一周内补签。 13、存货出库一般针对公司内部领料，涉及到外部门领料的，由行政办公室开具领料单，领用物料金额较大的，领料人需同时持有正式的有其部门负责人签字的请示报告；领用物料作为对外销售时，领料人需先到财务缴款，再由所属部门开具物料领用单报批，后持缴款收据和审批后的物料领用单至仓库领料。 14、仓库管理员发放物料时要遵照“推陈储新，先进先出”原则，均应严格按先办出仓手续后发货的程序发货。原则上禁止先出货后补手续，实因特殊情况，也应在出料次日下班前补齐手续，以确保账物相符。 15、仓库管理员要定期清理长时间使用后磨损严重的工具，或工具现状对安全工作有影响的工具，集中一定数量后由仓库专员向上级部门汇报申请报废。 16、需定期进行各类物品的分类整理，对存放期限较长、逾期失效的不良物品，要及时清理汇总，由行政办公室责成相关部门及时加以处理。 17、行政办公室每月25日应该组织进行盘点工作，编制仓库结存、部门费用、有偿服务等报表上报财务及公司。对盘点中发现的问题和差错，应及时查明原因，并报相关部门进行跟进处理。如属短缺或需报废处理的，须报行政办公室负责人，由行政办公室提出处理意见，报公司领导审批。十四、工服管理规定 1、员工工服分为行政管理类、安全管理类、维修类三类。除安全管理类工服设公司标志图，其余均不设公司标志图。 2、原则上所有员工配备每款二套相应的工服，其中维修类作业应配备防静电工鞋。行政管理类工服可根据实际情况量身订做，其他类服装统一分为大、中、小码订做。 3、行政办公室牵头组织汇总各部门日常所需新购、添购工服的数量及种类，并负责工服入库质检和发放工作。 4、员工冬装工服使用年限为24个月，衬衣及夏装裤子使用年限为12个月；保安大衣使用年限为36个月，保安员武装皮带使用年限为36个月，维修类防静电工鞋使用年限为12个月，所有工服的使用期限以领用日期开始计算。 5、新入职员工转正后，可申请制作工服，一个月后即可填写物料领用单至仓库办理领用；员工因岗位异动需更换工服、工鞋，须持岗位调整通知书将原工服交回仓库，再领取新岗位工服。 6、行政管理类工服、维修和安全管理类衬衣及防静电鞋不回收；维修和安全管理类冬装（除衬衣外）、设有公司标志图的工服均须回收。 7、新入职员工已经订做工服，而未领用中途离职或新入职服务未满3个月的，所做工服费用全额在其工资中扣除，工资不足以抵扣的，员工应于离职前补足差额。 8、离职员工工服不需回收时，服务未满半年离职的，按照工服总费用的80%收取费用，并在发放员工工资时扣除。服务未满一年离职的，按照工服总费用的60%收取费用，并在发放员工工资时扣除。服务未满一年半离职的，按照工服总费用的40%收取费用，并在发放员工工资时扣除。服务未满两年离职的，按照工服总费用的20%收取费用，并在发放员工工资时扣除。 9、员工在工作时间内必须着工服。工服一律系至领部第二颗扣子，不得敞开；如着西装，则须系领带；安全管理类员工着冬服时不得再戴围巾。 10、因季节变换或经营需要更换新工服，须经过各部门统一安排进行调整和配备。在规定使用年限内因外观严重影响公司形象的，部门必须要求员工进行折旧换新处理。 11、非工作时间不可以穿工作服。十五、劳动保护用品管理规定1、劳动防护用品是指劳动者在生产过程中为免遭或减轻事故伤害或职业危害的所配备的一种防护性装备，适用于从事设施设备维护维修保养的员工。 2、行政办公室负责按照上级有关规定和员工岗位制订、审核发放标准和范围，监督劳动保护用品的使用和到期更换情况。 3、行政办公室仓库负责劳动保护用品的入库质检、保存、发放及建立领用、退库、更换、报废数据的管理台账备查。 4、新入职员工岗位确定后，由部门按照该岗位的劳保用品发放标准填写领料单，由行政办公室审核后，本人凭部门负责人核准签名的领料单交仓库保管员，办理劳保用品的领用手续。劳动保护用品自审核领用后计算其使用期限。 5、因提前更换或其他特殊原因需要领用标准外劳保用品的，由部门负责书面提出申请，说明用途，经行政办公室和分公司分管领导审核批准后，可以发放。6、所有劳动保护用品（除消耗性劳动保护用品外），一律实行缴旧换新。使用期满后，能用的继续使用，由工程维修部鉴定,仓库登记，延续使用；不能继续使用的，凭工程维修部鉴定报废。 7、劳保用品由员工自己妥善保管、劳保用品在使用期内如有遗失，由个人按未到期时间折价后予以赔偿后更换；员工离职，不满7个工作日需上交归还全部劳保用品（不包括日消耗劳保用品）；超过7个工作日，工作服、劳保鞋按旧服收回，丢失或损坏按原值折价赔偿，在工资中扣除。 8、员工在工作现场，必须按规定穿戴符合安全标准的劳保用品，违者予以扣发工资50-100元。十六、宿舍管理规定 1、本规定适用于分公司特勤保安队员住宿的内部管理。