关于邮件的撰写标准ppt课件

,关于邮件的内容,撰写的邮件需要有主题（名称 ） 邮件的内容要有称谓 邮件需要解释发邮件内容的正文 正文需要有落款 在邮件里面，需要给邮件人落实了回复时间 邮件也要有相应要抄送的人,1,书面沟通时用先生, 太太，女士（不知道一个女人是否是已婚的，使用女士） 紧跟表现你客户头衔身份的称呼 缺乏指引时是写完名字再称呼职位 英文中正式文件在名字之前大写对方头衔,不在一个名字之后 -President George Bush乔治布什总统 - George Bush, president of the USA乔治布什,美国总统 -See the AP stylebook for details看看资产保护部细节手册 -建立一个模板,坚持使用 -Either “Mr. Moss” or “Will” throughout不管是“Mr. Moss”还是“威尔”,邮件正文称呼,2,必需的时候使用称呼 (博士,太太) 在你的缩略词后一个时期使用。 不要发出内部或不当缩写给客户，Wrong: Info, PPT, BB 错误的:Info，PPT，BB-Right: Information, PowerPoint, briefing book信息，幻灯片、简报、避免等等，能被表示成“诸如以上表述”,或 “还有其他的例子”-删掉经常-你真的需要它吗?Dont use “and” before etc. “and etc.” is wrong，不要在etc.前加“and”， “and etc.”是错误的表述 在正式的公文中避免缩略形式 (its, dont, theyre ,cant, doesnt),缩写与省略,3,在数字，日期，引号和逗号之后留出空格 -Wrong: April 28,2006 错误的: April 28,2006逗号后没空一格 -Right: April 28, 2006 正确的 逗号后空一格 -Wrong: Red,white and blue- 错误的 -Right : Red, white and blue 正确的 -Wrong: “This is incorrect,” said Will错误的: “这是不正确的 , “ 威尔说 -Right: “This is correct,” said Will 正确的“这是正确的，”威尔说 在数字中无须为逗号空格-Right: 12,250正确的，不要过度使用逗号 -从项目出发，分开目录或者增加小标题 -拇指法则:除非是目录否则每个句子不要超过两个分句 避免感叹，Unless quoting an actual exclamation: “Wait!” -除非引证真实的感叹“等候!”,空间和标点,4,-“Meanwhile” mean “at the same time” not “in addition“, “meanwhile” 意思是同时而非增加 -“besides” means “in addition to”,“beside”means“next to” “besides” 意思是增加，“beside” 意思是下一个 -“there” means location,“their” is possessive, “theyre”means“they are” “there” 意思是定位，“their” 是所有格，“theyre”是“they are”的缩写 -“its ”means “it is”,“its”is possessive 。 “its ”是 “it is” 的缩写，“its”是所有格 -“here” means location,“hear”is when you listen “here” 意思是定位，“hear”是听的状态 -“Has” is overused to indicate a past-tense “Has”在过去时中被过度使用。如 -Bob has attended an event (a statement of surprise or correction) Bob已经参加了一届运动会(一种惊奇的表述或订正) -Bob attended an event (a statement of fact) Bob参加了一届运动会(一种事实的陈述) 不需要把“的”翻译成“of”，有时用“s”更好 -wrong: Bob attended an event of IBM 错误的: -right: Bob attended IBMs event正确的,易产生歧义的词,5,忌用术语,6,Dear Ella, 与FM1061的初步合作方案已经出来了，请查收附件。 关于下一步怎么走，料想是需要跟你、Tony、Hawk作探讨的，请你指定时间，我们可以concall。在明确我们将怎么做后，我们将提供更详细的方案。 如果在方案中，你有任何疑问或建议，请随时与我联系！谢谢！ Best！,参考邮件,邮件的开头可以是英文，用”Hi“,或者“Dear#”;用中文，*先生/小姐：,邮件的开头，称谓是英文，则开头不用空格，称谓是中文，开头空两格,邮件的落款，可以用“Best！”、“”Best Regards!“ 或者加上句子 “如果你有任何疑问，请随时与我联系”,7,