酒店金凯悦酒店管理-财务部

内部文件严禁外传 金 凯 悦 酒 店 管 理序 言时代在前进，酒店管理也应在竞争中不断发展、创新，与时俱进.何谓酒店管理？酒店管理首要是“以人为本”搞好人的管理。酒店无论招聘员工、教育员工、组织员工、培训员工、使用员工都是在进行“人”的管理。从总经理、部门经理、主任、部长到服务员的层级关系，组成了人事结构的“金字塔”。金凯悦酒店管理就是要正确认识、正确处理这个“金字塔”。“金字塔”必须倒过来，酒店之管理层必须做一线员工的啦啦队，给下属加油和打气。如今社会民主意识增强，老一套的以高压低、以大欺小，一层层的“层压式的层级管理”必须废除。只有推行“朋友式的层级管理”才能增进酒店凝聚力。因为只有下属接受你，才能接受你的管理。加强沟通、坦诚相待，才能正确处理各种矛盾，才能形成“团队精神”提高士气。金凯悦酒店管理一定要“重视人才管理”，“推行制度管理”、“提倡现场管理”、“运用感情管理”、“坚持成本管理”。金凯悦酒店管理者必须真正做到努力学习业务，认真研究本职，全神投入工作。这样的酒店管理才会成功，才有效益。 如何管理酒店？管理酒店主要是发挥人在管理中的作用。俗语说：“小型企业靠能人经营”，“中型企业靠制度管理”。一语道破，何等中肯。所以金凯悦人管理酒店，就是要通过管理者制定各部门的较为完善的、行之有效的制度来控制各种业务和经营活动。制度制定是否合理？怎样完善制度？制度有否落实？制度执行效果如何？这些都是管理者要经常考虑和关心的。订制度并不难，坚持执行制度才是难点。制度本身是公平、公证、公开的。不管谁都要执行；而有些经理却认为制度是专门订给下属遵守的。要是这样的话，他能管好酒店吗？酒店的产品就是出售服务。金凯悦人管理酒店就是要充分发挥员工的积极性和自觉性。以“微笑、主动、热情、耐心、周到”之最好服务态度；以“规范、熟练、准确、细微、自然”之最优服务技能；以“跟踪、快速、灵活、高效、超前”之最快服务效率来体现金凯悦人之服务特色。管理者在管理酒店的经营活动中，必须遵守一条原则：在经营项目实施前要制定成本预算；在经营项目实施中要落实成本控制方法；在经营项目实施后，要对该项目进行成本分析，总结经验教训。一句话就是要以最低的成本争取最高的利润。金凯悦酒店管理一书，管理观念较新，指导性较强，通过各部门主管实际管理验证，值得金凯悦酒店管理者一读。广东名冠集团董事长 莫志明管 理 精 言 送给金凯悦大酒店管理者一个酒店高层管理者，必须做到管理公平、公证、公开，处事合情、合理、合规，营造一个和谐团结的集体，工作才能一帆风顺。 金凯悦酒店管理必须坚持严格的西方管理制度，加上东方的人情味，也就是我们常说的“规范+亲情”。 酒店要有生命力，就要与时俱进，不断推进营销创新、出品创新、服务创新、管理创新。金凯悦酒店对员工四条基本要求：1. 高标准、严要求、细管理（管理要求）2. 讲团结、讲协作、讲进步（作风要求）3. 要学习、要培训、要提高（技能要求）4. 比服务、比效率、比贡献（工作要求）酒店竞争是永恒的，但谁拥有硬件和软件的竞争优势，谁就有取胜的法宝。一个酒店高层管理者，必须先让你的下属接受你，才能接受你的管理。 金凯悦大酒店实行行政办集体领导，就是因为任何一个总经理都不可能是全方位的强者，他只强于某些方面，而弱的方面就要借助其下属强项来充实。 酒店管理者，经验和工龄不是真正的优势，真正的优势应是坚持努力学习业务，认真研究本职，全神投入工作。 在酒店管理中，最好的危机处理是在危机可能发生之前就能事先防范，不要等问题发生后才去解决。 部门主管对上沟通着重培养默契，对下沟通要聆听下属的意见，同级沟通的艺术在于忘掉自己，尊重对方。只有这样才能维护团结，培养酒店员工的团队精神。 酒店各级管理者，都要尊重下属，作下属的啦啦队长，因为下属需要的是加油和打气，过多的批评将使下属离你越来越远。 酒店管理应要求每个服务员要知道客人是谁？了解他的需求，才能更好为客人提供优质服务。 酒店管理必须放弃旧式的“层压式管理”，提倡“朋友式的层级管理”，因为它有利于加强酒店凝聚力和培养团队精神。 酒店管理上司要向下属“感情投资”，加强沟通，坦诚相对，建立新型的伙伴关系，引导和影响下属行为，使酒店目标实现变成员工的自觉行动。 酒店的竞争主要表现为价格竞争，其背后实质是成本竞争，只有低成本，低价格，才有竞争力，酒店才有生命力。人才要在使用中培养，不要只给他机会、还要给他培训、给他压力、给他目标、给他不断鼓励，他方会“跑”出来。时代在变，环境在变。人们的口味也在变，酒店餐饮必须改革，创出一条新路，以适合人们新的要求。不能老是埋怨你的下属无能，其实责任应该是你，因为你是上司，没有把他培训成才。酒店员工结构金字塔必须倒过来，因为一线员工是以主人身份接待客人，以主人身份服务客人，他们是酒店对客服务的主体，各级主管必须自觉支持他们。作他们的啦啦队，为他们加油打气。酒店管理要反对“只讲工资、福利、假期；不讲责任、工作、贡献。”的错误倾向，要正确引导员工追求目标管理。金凯悦酒店管理必须推行“高职责任制”和员工“末位淘汰制”。只有这样管理才能调动员工积极性。财务管理要做到：每个经营项目实施前，必须要制定成本目标（成本预算）。每个经营项目实施中，必须要落实成本控制方法。每个经营项目实施后，必须要对该项目进行成本分析，总结经验教训。在日前激烈的酒店经营竞争中，金凯悦酒店赖以取胜的法宝者，我希望是“团队精神”与“优质服务”也就是以酒店各部门共同合作的“团队精神”来成功完成各项对客的优质报务。酒店管理不要害怕客人批评，客人的善意批评就是我们的财富。有人说“酒店管理讲起来容易，做起来就难。”其实既难又易，关键是否用心。有一条“有困难，就有办法解决；而且办法总比困难多”我是坚信的。几间酒店管理者的交流，是相互学习的机会，是管理经验、教训的总结，有助于提高各部门经理的管理水平。酒店优质服务应该提供：最好的服务态度：微笑、主动、热情、耐心、周到最优的服务技能：规范、熟练、准确、细微、自然最快的服务效率：跟踪、快捷、灵活、高效、超前 成功不是传奇，酒店管理者只要不断努力学习业务，认真研究本职，全神投入工作，在短期内使你脱颖而出绝非难事。 第一章 管理小论 怎样管理好一间星级酒店？金凯悦大酒店几年来的管理实践，我们深深懂得：酒店的管理关键是人的管理。从总经理、部门主管、服务员到客人，组成了酒店的人与人之各种关系。 行政架构，部门协作，管理风格，服务特色，表格传递，这些均体现酒店管理中要处理的人与人的各种特殊关系，这种关系处理如何其对酒店管理成功与否关系十分密切。所以简单地说“正确认识和妥善处理酒店中各种人以及人与人的关系，才可以管理好一间星级酒店”。具体来讲要做好下面五个问题：一、行政架构要明确：金凯悦大酒店行政架构规定如下：以总经理为首，财务总监（行政级）、行政总监（总监级）、营业总监（总监级）、餐饮总监（总监级）、房务总监（总监级）组成的金凯悦大酒店的行政办公室。为金凯悦大酒店之管理核心。下设行政主任、行政秘书。 娱乐总监、总工程师、人事及培训部经理、行政管家、前堂经理、行政总厨为酒店管理人员(A级)。 卡拉OK经理、桑拿部经理、行政办主任、培训经理、成本部经理、采购部经理、总会计师、副总工程师、保安部经理、中餐经理、西餐厅经理、酒吧部经理、中厨厨师长、西厨厨师长、点心厨师长、副行政管家、洗衣房经理、前堂副经理、营业经理、公关经理为酒店管理高层B级管理人员。 各部门副经理为酒店管理C级管理人员。 各部门人员配备按总经理与管理公司审定的人事架构图招聘录用。人事架构图修改由管理公司决定，任何人不得随便改动。 B级、A级、总监级、行政级管理人员招聘、解聘由管理公司审批签名；C级管理人员招聘、解聘由总经理审批，报管理公司人力资源总监；D级以下普职员工招聘、解聘由部门主管报请酒店人事培训部经理及总经理审批。确保金凯悦大酒店管理人才不因私人恩怨而流失。二、部门协作要自觉： 金凯悦大酒店管理要体现重点突出酒店“以总经理为首的集体领导”“以行政办为核心各部门配合的“团队精神”“以培养士气”“加强酒店凝聚力”的朋友式层级管理。 坚持以总经理为首的行政办集体领导，防止“主观武断”、“一言堂”、“孤家寡人”的旧式管理。总经理应自觉维护集体管理原则，大事应广听下属意见，求得认识统一、行动一致、贯彻得力，减少分歧。总经理更应该心胸广阔，对下属一视同仁。不培养山头，不拉帮结派，不破坏集体领导。 行政办各总监要尊重总经理，自觉维护总经理的威信，努力完成总经理指示的各项工作。更要听得进不同意见，求大同存小异，学会忘掉自己，尊重别人。主动团结部门经理，自觉维护以行政办为核心，各部门配合的团队精神。防止各部门互相攻击，互相推卸责任的不良作风。 坚持“让员工满意”、“培养士气”、“加强凝聚力”的“朋友式层级管理”。防止不问好坏，以高压低，以大欺小。“层压式的层级管理”各级部门主管要懂得一线员工“以主人身份接待客人”“以主人身份服务客人”，他们是酒店对客服务的主体，各层主管应是一线员工的“啦啦队长”为下属鼓动士气。因为下属需要的是加油和打气，过多的批评将使下属离你越来越远。 坚持教育员工，要懂得“金凯悦是我家”“酒店管理靠大家”、“店亏我耻”“店兴我荣”。维护金凯悦大酒店的名誉，由我做起，由小事做起，人人有责。培养酒店上下级员工平等互爱、互相尊重、团结一致、紧密配合的新型关系犹为重要，只有这样下级才会自觉接受上级领导，共同配合把工作做好。三、管理风格要突出：企业的效益在于管理，酒店的成败也在于管理。金凯悦大酒店的管理风格要突出，其精髓在于抓好“人才管理”、“制度管理”、“走动管理”、“感情管理”和“成本管理”。（一） 重视人才管理法。以人为本把人放在第一位。目前企业的竞争是人才的竞争，因此人事部门要为酒店招聘一些熟悉酒店管理的优秀人才，管理高层要在酒店各部门中挖掘可造之才。在酒店实际运作中培养有用之才，这是金凯悦大酒店人才管理工作中三个重要环节。特别注意以下几个问题：1、 酒店高层要教育下属懂得：经验和工龄不是做好工作的真正优势，只是做好工作的基础，“努力学习业务，认真研究本职，全神投入工作”才是真正的优势。2、 酒店奖惩要分明，以奖励为主，要有“员工中70%是优良的概念”鼓励 多数，鞭策少数。特别注意在各种评选和提薪中不要打击一大片员工积 极性。3、 酒店对员工加强前途教育，运用目标激励和物质激励相结合办法，尽量降低员工的流失率。4、 在选择培养管理干部中，可遵循一条原则“B级干部A级使用”给机会、给目标、给压力、给鼓励，用高一级标准要求和训练干部，但不能乱提或提了不管。(二) 推行制度管理法。小型企业靠能人经营；中型企业靠制度管理；大型企业靠经营哲学。金凯悦大酒店是中型企业，它靠通过制度的制订和实施来控制酒店业务经营活动。就是在抓员工思想教育的同时，制订好各部门的制度，组织员工学习，让他们懂得在本部门工作应遵守哪些规章制度？违反制度有什么效果？从而自觉地遵守各种制度，不论职位高低一样要遵守，绝对不能“刑不上大夫”，越是高层越要自觉遵守制度。(三) 提倡走动管理法。也就是现场管理法。就是要求各管理者深入现场，加强巡视、检查、督促、了解第一线服务情况，及时发现和处理各种疑难问题，纠正偏差，协调各方关系，处理好客人投诉问题；同时有利于和下属沟通思想、联络感情，实施现场激励。要求管理者在关键的时候出现在关键的地方，解决关键的问题。(四) 运用感情管理法。即“让员工满意法”酒店管理要让“顾客满意”，必须先让员工满意，只有员工满意你，才能接受你的管理，并心情舒畅地用自己优质服务令顾客满意。也就是通常说的“员工开心=顾客开心=酒店开心”“员工满意=顾客满意=酒店满意”，各管理者必须运用“感情管理”这一灵丹妙药，并在管理中加予体会，不断总结经验。 上司要注意激发下属的工作热情，调动下属工作积极性，对下属进行“感情投资”建立新型的伙伴关系，即加强沟通、交流对话，坦诚相待，公平处理各种矛盾，正确引导和影响下属的行为，使到酒店目标的实现变成员工的自觉行动。(五) 坚持成本管理法。提高酒店在社会上的竞争力。酒店管理的最终回报是服务质量最好；运作成本最低；营业利润最大。而质量、成本、利润三者是密切相关联的。 酒店之间竞争最直接的表现为价格竞争，而价格竞争的背后，实质是成本的竞争。只有低成本，才有低价格，只有低价格，才有竞争力，酒店有竞争力才有生命力。只有不断降低成本才有好的经营效益。 酒店的经营在人、财、物管理各个环节，成本控制始终处于一个核心和关键的位置。 酒店的成本管理主要包括成本预测、成本计划、成本控制、成本核算、成本考核、成本分析六个环节，其中成本控制是一个主要环节。因为控制是管理的基础，所以各部门主管对本部门管理应抓紧成本控制这个主要环节。做到：1、 每个经营项目实施前，管理者必须要制订成本目标(成本预算)；2、 每个经营项目实施中，管理者必须要落实成本控制方法；3、 每个经营项目实施后，管理者对该项目进行成本分析，总结经验教训。四、服务特色要体现： 金凯悦大酒店服务特色主要体现在突出的优质服务，优质服务包括三个内容： 第一是最好的服务态度。就是要求对客彬彬有礼，充满和蔼自然的微笑；对客和风细雨，满腔热情；对客耐心倾听，百问不烦；对客周到服务，关怀备至。这就是我们强调的十个字“微笑主动热情耐心周到”。 第二是最优的服务技能。管理者须知道，员工的服务技能是经过严格的坚持不懈的岗位培训才能达到熟练而准确，尤其是特别注意一些细微的服务动作而获取客人的好评。然而服务技能更要符合酒店管理的规范，在客人面前服务力求轻松而自然，得到客人对服务的认同。这就是我们对服务技能要求的十个字“规范熟练准确细微自然”。 第三是最快的服务效率。没有效率的服务是客人经常投诉的原因，相反高效率的服务也是客人赞赏员工的依据。因此，对客人要求的服务必须跟踪，不能中断。对客人特殊的服务要求不能说“没有”“不能”“不可以”等字眼，需要灵活应变，及时向上报告，快捷处理，满足客人要求。“超前”服务是最好效率，员工可在客人的“眼神”“动作”“言语”中想到他将要求什么样的服务，先主动提出为客人服务。这就是我们常说的十个字“跟踪快捷灵活高效超前”。 优质服务是金凯悦大酒店管理的精髓部分，须长期抓培训。每年要评选一批微笑大使、优秀员工、先进部门给予表扬和奖励。每年进行一次服务技能大赛，奖励一些服务技能有进步的员工，引导全体员工比服务，比效率，比贡献。只有这样才能体现金凯悦大酒店的服务特色。五、运转表格要齐全： 酒店管理中的表格设计制作和传递处理，是用来控制酒店业务经营活动的。总经理和行政办必须十分重视表格设计和使用这个环节。金凯悦大酒店运转表格分三类：1、 上级部门向下级部门发布各种业务指令；2、 各部门之间传递信息的业务表格；3、 下级部门向上级部门呈递的各种表格。金凯悦大酒店运转表格管理要注意下面五点：1、 表格种类和数量：既要反映酒店经营活动又要简单明了，容易填写，不要搞得太多太复杂，浪费纸张增加成本；2、 表格的性质：要分清是业务指令还是工作报表；3、 表格传递的程序：向哪些部门传递，怎样传递，何时传递完成(交回表格)；4、 表格资料的处理：管理者必须通过阅读各种工作报表来掌握和督促下属的工作，通过阅读分析营业报表来了解并控制酒店的经营活动；5、 表格资料的保管：管理者必须按表格的性质，做好保管处理，属于机密的表格要防止泄露，管理者要为酒店保守商业秘密。内部文件严禁外传 第四章 财务部管理 第一节财务部的组成及工作范围 金凯悦大酒店财务总监（酒店行政级）在管理公司指导和监控下直接对总经理负责管理财务部。下设三大部门主管，总会计师(B级)管理酒店营运收支；成本部经理(B级)审核酒店营运成本；采购部经理(B级)负责酒店物料采购。财务部是金凯悦大酒店总经理经营管理工作的参谋和当家的职能机构。担负酒店经济效益总核算，指导各部门增加营业收入、节约开支的咨询任务。主要工作为： 搜集、综合酒店经营活动情况，资金动态、营业收入和成本核算、费用开支资料及采购情况、库存情况，定期向总经理汇报。了解同行业信息及市场动态，提出经营管理和提高经济效益的建议和措施，供总经理作决策参考。 组织各部门编制收支计划，根据董事会、总经理的指令，结合酒店实际情况，编制酒店月、季、年度经营计划和财务计划。定期对执行情况进行分析，书面呈交总经理、管理公司。负责代表酒店与当地有关部门加强联系，取得当地政府部门对酒店财务管理的支持。(附财务部人事架构图在下页)第二节酒店财务管理一、 制度与纪律：根据国家规定的财务制度，按管理公司的要求制定出金凯悦大酒店的财务管理制度。严格执行酒店财务纪律，督导酒店财务人员遵纪守法，做好财务会计工作。二、 经济核算：及时完成收支核算，做好财务记录。正确核算营业收入、营业成本、费用和利润。按时、准确编写会计报表，做出财务分析。债权、债务清楚，及时清算。三、 资金管理： 管理和控制各项资金，按管理公司要求做好资金收支计划平衡工作。严格检查备用金的使用，严格执行库存现金限额制度，严格监控酒店各部门现金收入。特别是港币、美元和其它外币收入，及时催收应收款并组织回笼。填好酒店现金及银行存款收支日报表，定期将资金变化情况向总经理、管理公司报告。四、 财产管理： 负责酒店财产的造册登记、核对、调拨上报管理公司并按有关规定摊销折旧费用，以保证资产的资金来源，达到更新换代的目的。五、 财务资料管理： 按国家规定，收集、保存酒店财务资料，报表帐册、凭证、报告、总结，随时向总经理、管理公司提供有关资料。六、 财务监督： 检查、督促酒店财务人员严格执行各项财务制度，严肃财务纪律。按会计法办事，检查各部门经济活动情况，防止套汇、挪用、贪污盗窃行为。七、 电脑管理： 充分利用电脑管理功能的作用，利用电脑储存商务、财会数据等资料，编写各种报表。定期进行电脑系统维修保养，保证电脑系统正常运作。八、 员工培训： 加强对本部门员工的职业道德教育，加强员工业务技能培训。坚持考核制度，在职员工每半年进行一次考核，作为员工业绩资料和升职晋级的参考。第三节财务管理人员岗位职责一、 财务总监岗位职责：1、 负责组织全酒店的经济核算工作，按管理公司要求组织编制和审核会计，统计报表，及时组织编制财务预算和决算；2、 密切联系各部门，认真研究和合理掌控酒店营运成本及各部门费用开支；3、 审查各部门的费用开支计划，转报总经理、管理公司；4、 做好各项资金的计划，管理和掌握各项资金的运用；5、 督促有关人员抓应收帐款的催收工作，加速资金回笼；6、 检查、督促财务人员认真执行各项财务规章制度，学习和执行“会计法”；7、 联系各业务部门，了解经营情况和市场讯息，及时提出意见供总经理决 策；8、 加强对采购部门采购价格和现金使用的控制，执行低价优质的采购政策；9、 加强与本地区财税、金融部门联系，争取其对酒店财务运作支持；10、按管理公司的有关指示，制定和修改酒店财务管理制度；11、加强对员工进行法制教育，增强员工法制观念，防止各种贪污、挪用舞 弊行为；12、保存酒店关于财务工作的文件、资料、合同、协议，督促员工完整保留 企业一切帐册、报表、凭证和原始单据；13、加强对本部门员工服务技能培训工作，务使员工熟练掌握财务运作技能。14、加强对酒店财务管理研究、整理形成文字资料上交管理公司。二、总会计师与财会人员岗位职责：(一) 总会计师：1、 在财务总监指导监控下，全面负责督导、管理财务部和日常管理工作；监督财务计划的实施，并对执行中存在的问题，给予解决。2、 督导财务会计、营运会计、应付主任、会计主任、审核主任、前台主任、电脑主管进行业务操作。1、 协助财务总监起草各种管理规章制度，并监督、检查、落实各项有关制度；对下属人员的法制观念、财会职业道德、安全防范等负有教育、检查、监督的责任。2、 在财务总监的指导下，根据财会、统计资料信息，汇集各部门计划与完成情况；编写年度、季度、月度财务计划；参与编制酒店财务预算。3、 负责审核应付账款日报表、日收入报表、日审报告；负责审核各项月报表和年度报表并确保真实、准确的反映给财务总监；参加酒店有关经营管理活动的会议，向领导提供财务信息、财务指导和改善酒店经营管理的建议。4、 负责审核应收主管上报的账龄分析报告，并定期参加财务人员的工作会议，督导应收账款的及时回收。5、 负责酒店的财产管理，督导财产会计完成清产核资工作；监督执行财产物资批报手续，确保酒店的财产安全与完整。6、 监督审查酒店内部的财务收支情况，确保酒店一切营业收入、开支税费缴纳及有关经济活动能够按照国家的有关法规和制度进行。7、 负责财务部员工的人事安排和工资、奖励的评定；负责财务人员的思想教育和技能培训。(二) 财务会计：1、 严格、认真复核本部人员所做的会计凭证的完整性，审核会计凭证与所附的原始单据是否齐全、一致，审批手续是否齐全。定期汇总会计凭证，发现问题及时更正。1、 负责编制各期会计报表和财务分析报告，做到数字真实、计算准确、内容完整，说明清楚、送报及时。2、 负责填报“经济效益月报表”3、 月末负责编报“资产负债表”、“损益表”、“营业费用表”、“管理费用表”、“债权债务表”及“营业部门回收情况表”。4、 根据在建工程合同支付工程款项及结转有关待摊、递延费用。5、 随时掌握酒店在各个银行存款的余额情况，提出合理的调用资金方案。6、 负责工资提取与发放情况的分析，查明酒店工资总额增减变动情况及原因，分析工资总额构成的合理性，供领导和有关人员参考。7、 督促下属人员认真贯彻执行国家税收、外汇管理及结算制度等有关规定。8、 协助部门经理编制务项财务计划，做好管理范围的管理协调工作及突发性事件的处理。9、 完成总会计师交办的其他工作。(三) 营运会计：1、 协助总会计师和财务总监起草各种管理规章制度，并监督、检查、落实各项有关制度；对下属人员的法纪观念、财务职业道德、安全防范等负有教育、检查、监督的责任。2、 负责审核日收入报表、日审报告；负责审核各项月报表并确保真实、准确的反映给总会计师和财务总监；参加酒店有关经营管理活动的会议，向领导提供审核信息和改善酒店经营管理的建议。3、 负责审核应收主管上报的账龄分析报告，并定期参加财务人员的工作会议，督导应收财款的及时回收。4、 监督审查酒店的财务收入情况，确保酒店一切营业收入按照有关法规和制度进行。5、 与各部门做好协调，及时处理解决审核及营运上的问题，并对反映出的问题及疑难向上级反映。6、 协助解决客人对营运上的投诉，协调其它部门的有关工作。7、 负责对下属员工的业务和服务技能的培训，督促员工严格执行酒店的各项规章制度。8、 负责检查员工的纪律，做好员工思想工作，完成上级分配下来的其它工作。9、 严格督导和监督审核、夜审、前收、餐收、应收工作。(四) 电脑主管：1、 带领属下员工遵守酒店各项规章制度，并对属下员工进行出勤考核；2、 组织属下员工进行业务技术的交流，了解他们的技术熟练程序，鼓励其不断提高技术水平；3、 督促属下员工严格执行电脑管理规定和操作程序，保证电脑主机、各终 端机、打字机的正常使用；4、 认真研究本职，不断完善电脑软件的功能程序，并负责培训终端机操作 人员；5、 领导和督促各技术人员经常巡检终端机、收银机，对电脑、收银机等设 备进行经常性维修保养工作。遇有故障，及时排除，做好电脑、收银机零配件储存；6、 掌握各终端机操作人员使用号码，控制各功能操作密码；7、 对使用电脑终端违反操作规定的人员进行干预，并作出记录。提出处理 意见，向财务总监报告。(五) 餐厅收银主任：1、 每天了解各收款点情况，阅读稽核情况报告，核查餐厅收银点报表；2、 检查收款员是否准时到岗，有否做好收款准备工作。认真处理工作中出 现问题，及时汇报；3、 建立收款员个人档案，将收款员平时表现记录下来，定期评估优劣奖惩；4、 不定期突击检查收款员备用金，并将抽查结果记录下来。作为评估收款 员参考资料；5、 抓纪律、抓考勤。注意收款员仪容仪表，检查收款员有无上班时间看书、 看报、或窜岗等。加强优质服务的要求；6、 合理排班，灵活调动，在缺人情况下不影响收款工作；7、 针对平时出现问题，每周进行12次服务技能培训，对餐收工作程序、 收款操作进行必要的复习、讲解，加深印象，定期检查、考核；8、 密切与各餐厅联系，针对存在问题进行整改，提高服务效率。(六) 前台收银领班：1、 加强该班收款员上、下班时间签到、签退情况；2、 检查收款员仪容仪表及岗位卫生，东西堆放有无紊乱现象；3、 提供最好的服务做到微笑、主动、热情、耐心、周到。提高服务效率尽量减少客人投诉；4、 加强对属下员工培训，提供最优的服务技能做到规范、熟练、准确、微细、自然。5、 加强对商务客户的沟通联系，广交朋友，把前台收银变成稳定和扩大客 源的阵地；6、 检查早班追收情况，督促收款员做好VIP团的结算工作；7、 每月打印应收表数份，留底一份，其余交财务总监；8、 协助酒店应收人员处理应收款；9、 管理和督导酒店日常的兑换外币业务，发现问题及时向财务总监汇报；10、认真复核每天的营业报表(包括对支票、牌价、现金、取存款等复核)；11、不定期检查出纳员的尾箱库存，确保钱帐相符；12、严密监控，防止下属盗用客人信用卡密码及多收客人帐款。(七) 稽核主任：1、 督促稽核人员认真复核各收款点的营业报表、帐单，发现差错，加以纠 正。保证营收帐目准确，对复核帐单、报表签名负责；2、 复核夜班完成的营业日报表、开房率、房租收入；团队、散客、商务客 平均房价是否正确；餐厅平均消费、人数是否正确，签名确认；3、 查核前一天稽核报告，处理遗留有关问题，复核早班所核单据；4、 做好属下员工考勤登记排班，处理稽核日常事务；5、 负责对属下员工培训工作，研究稽查工作，提高稽核水平；6、 不断补充完善现行稽查制度； （八）稽核员（日间、夜间稽核）：1、 每天看各班次收款员送审的账单、原始单，核查数据是否准确。并核对该班次营业报表；2、 核查各班组送审的转账单据所列单位有无串户，是否按有关规定和协议执行；3、 审查前台部输入电脑的房价是否正确，并做记录；10、 稽查各餐厅收银收款班，及客房所输入电脑的挂账数据与账单是否相符，房号是否有误，以保证客人结账时缩短结账时间；11、 各部门班组已审核的营业日报综合，做出当天全酒店营业日报表，并于次日送呈财务总监；1、 对每天稽查出待查事项的未按规定办理的内容和数据，必须做出稽查报告，交财务总监；（九）会计记账员：1、 办理收支结算时，必须按财务管理制度和开支标准等有关规定严格进行 审查。包括内容、用途、审批手续、原始单据金额的大小码，并填制相 对应的会计科目的记帐凭证；2、 根据已审核的记帐凭证输入电脑，并用记帐程序逐一用电脑记载各业务 事项；3、 记帐必须日清月结，不得积压。供贷发生额每页有累计数，余额必须按 日及时结出，月终帐上月结；4、 根据财产登记，定期核对实物。做到帐实相符，发现不符，查明情况上 报；5、 监督仓库的月末盘点，盘点表与帐部核对，出现差异及时查明原因。按 规定办理报批，调整帐目，做到帐实、帐表相符；6、 每月与收入出纳核对各项现金收入，按时编制应收应付余额表；(十) 收款员：1、 提倡礼貌语言，推广优质服务。小心操作所使用的电脑终端机、电话中 继机、计费机、电脑收银机、计算器、验钞机等设备，做好清洁保养工 作；2、 准确打印各项收费帐单、发票。在收款中做到快、准，不错收不漏收， 对各种钞票必须认真验明真伪。按当天牌价折算外币，对签名结算者必 须有依据，对有权签单者不拒签；3、 每日收入现金发现长款或短款，如实向领导汇报。执行“长缴短补”规 定，不得以长补短；4、 严格执行外汇管理制度，不得套取外汇，也不得私自兑换外汇，不能带钱上岗；5、 每天收入的现款、票据，必须与账单核对相符。按不同币种，不同票证，分别填写营业日报表。交稽核签收审核；6、 备用金天天核对，不得以白条抵库。一切营业收入现金，未经财务总监批准，不得在营业收入现金中借出给任何部门或任何人；2、 接受信用咭结帐时，要认真负责按照规定和操作程序执行。发现信用咭有问题时，应礼貌的向客人解释，请改用其它信用咭或支付现金；3、 总台收款员在客人离店结帐时，应即与客房楼层和电话总机联系，防止酒水、洗衣、电话费漏单；4、 每一收银员在当天营业结束时，将当班票、款和帐单做出营业报表。交稽核审查无误后才能下班。(十一) 总出纳：1、 负责全酒店的现金和转帐票据的收付工作。当天收入的现金和转帐票据， 要在当天下午四时前送银行，不得积压；2、 在电脑记载现金日记帐和银行存款帐，按记帐规定结出每页借贷发生额 累计总数和当天余额，要日清月结。每月核对银行对帐单，并做出未达 帐调整表和调整项目，与总分类帐核对；3、 每天根据帐本发生额、余额，编制“现金及银行存款收付日报表”。送 呈财务总监；4、 报销单据除按会计审核程序审核外，还须经财务总监审批后才可付款。如手续不齐，未经审批单据，一律拒付款；5、 严格遵守现金管理制度和支票使用规定。库存现金按规定限额执行，不 得挪用库存现金，不得以白头单抵库；6、 严格执行外汇管理规定，不得私自套换外币，不得违章代办兑换外币手 续；7、 如需在银行提取现金，经办理好审批手续后方可进行，不能私自提取银 行现金。(十二) 财务秘书：1、 自觉遵守“员工守则”，协助总监检查本部门员工纪律执行情况；2、 部门召开主管会议及财务会议时，负责做会议记录；3、 负责本部员工考勤，综合情况向总监和人事部汇报；4、 办理本部门员工到职、离职、调动手续，及人事部委办工作；5、 收发、保管本部门有关文件，上级批示、通知、会计报表。三、成本经理及成本核算人员岗位职责：(一) 成本经理：1、 负责审核每日各种物品、食品的进、销、存情况。2、 负责检查每日成本报告表，提供有关信息。3、 编制当月成本报告及相关的报告，并呈送上级管理部门。4、 每月对库房、厨房、酒吧进行监督盘点，编写盘点报告。5、 与采购、餐饮部门定期进行市场调研分析，合理地控制进货价。6、 掌握和了解市场行情，严格把好商品采购关，杜绝质次价高的食品入库。7、 做好新菜单更新、核算工作，确保成本率符合标准。8、 做好采购物品的数量及价格审核，发现与入库单不符的，及时查明原因。9、 协助降低购物成本，掌握新产品供应来源和季节性价格等资料，及时向有关部门提供信息。10、 掌握市场动态，了解供应商的资信情况，审核供应商的发票、送货单、 报价和订购单等。 11、 每次大型宴会、要进行菜单投料，账款回收的审核。12、 根据收款员的收款日报，做好对食品、饮料、宴会的销售分析，向有关部门提供分析报告。13、 根据有关规定，每日审核招待用餐情况，月底正确划分计算成本。14、 负责审核每月应付账款结算工作，做到发票与单据相符。15、 每月负责结转餐厅之间、厨房之间的往来调拔，复核电脑明细账与总 账以及厨房、库房、会计室的账目相符。16、 每月对营业部门的费用支出情况进行分析、对比、并编制报告。17、 检查各类成本会计档案的保管工作。18、 负责下属员工的业务培训，以及员工的考勤、考核、奖金评定，做好员工的思想工作。19、 完成上级分配的其它工作。(二) 成本会计（成本主任）1、 了解市场行情及采购质量和价格。2、 准确核对收货单、入库单、出库单，及时输入电脑。3、 负责登记厨房账，库房账和应付款账。4、 负责核对供应商送来的结账单，认真核对，正确填写支票。5、 负责复核采购直接购买食品的支票、做账、签字。6、 每月末将需结账的账表，转会计室，并及时与会计室对账。7、 负责招待用餐的对单、登表，做账工作。8、 负责月末与保管员、电脑对账。9、 负责月末参与酒吧、厨房、库房盘点工作，编制盘盈盘亏情况报告。10、编制成本月报表及经营分析报表。11、完成上级交给的其它工作。(三) 仓管主任：1、 负责主持仓库管理的全面工作，做好仓库的筹划、调度和督导工作；2、 负责编制酒店物资实际采购量的月度、年度计划，既做到合理库存不积 压资金，又保证安全存货量；3、 加强职业道德教育，严防属下员工监守自盗，以假换真，涂改存货量。 严防属下员工与收货部、供应商勾结，盗窃酒店物资。严格把好物资进 仓的验收关和物资出仓关；4、 建立仓库管理制度，督促属下加强库存物资管理。加强防火、防盗、防 虫蛀、防鼠咬、防霉坏等安全措施和卫生措施。保证仓存物资整齐美观， 存放有条理；5、 负责抽查物品与登记是否物卡相符、帐卡相符、帐帐相符、帐实相符；6、 对下属的素质有培训之责，不断提高下属业务水平和工作能力；7、 制定仓库物资最高储存量和最低储存量定额，每月制“库存物资余额 表”，提供采购部参考。(四) 仓管员：1、 按时到达工作岗位，到岗巡视仓库，检查是否有可疑迹象。发现情况立 即向上级汇报；2、 认真做好仓库的安全、整洁工作，打扫仓库，打开窗户，注意防潮。记 下仓库温度，检查火灾危险隐患；3、 检查当天工作计划，进行收发货工作；4、 收货时，对进仓货物必须严格根据采购单按质、按量验收，并根据发票名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额填写验收单。不符合质量 的货物要退回，严格把好质量关；5、 验收进仓物资，如发现不符要求的，需填写验收报告，交上级审批。请有关采购员提出处理意见；6、 验收后物资必须按类别固定位置堆放，注意留通道，做到整齐、美观。 把货物卡挂在显眼位置；7、 熟悉货物，明确负责保管货物的范围；8、 认真填写好当天“工作日报表”，当天帐目当天销；9、 检查当天的工作，整理好当天的单据。下班前关好门窗和电源，检查一 遍仓库后才能离开；10、做好定期货物盘点工作，做到帐、物、卡三相符。（五）收货员1. 根据酒店的有关规定和要求，有效地检验到货物品，必须符合酒店要求的质量标准；2. 按照采购单、市场订购单内容和数量或重量进行核对正确后，办理收货手续；3. 验货时如发现数量差错，质量不符合要求，应拒绝收货并及时报告主管；4. 在办理验收手续后，应及时通知有关部门取货；5. 复核每天收货记录，填制每日收货汇总表；6. 协助采购部经理，跟综和催收当天应到未到的物品；7. 有条理地做好采购单及收货记录的存档工作；8. 服从分配，按时完成领导指派的工作；9. 积极提出收货中出现之问题作出改进的建议，如发觉供应商有欺骗之行为，应即时向上级反映，以避免酒店蒙受损失；10. 完成成本经理临时交办的其他工作；11. 对贵价物品特别留意，例如贵价食品、柴油、专业产品、需知会有关部门验收后，方可收货；12. 在收货过程中出现退货、换货或不正常之问题，完整记录在收货部登记本上，以备查阅；13. 保持收货部及收货范围之卫生清洁；14. 遵守操作守则，不接受供应商提出之以利益换取收货过程中之方便。四、采购经理及采购人员岗位职责：(一) 采购经理：1、 在管理公司中央采购经理的指导下带领酒店用品采购员、能源五金采购员、食品采购员。全面负责酒店日常物资采购供应工作； 采购员安排： 食品采购员：负责食品、鲜货、饮料、水产、烟酒、干货等采购； 能源五金采购员：负责五金设备、电器、零配件、柴油、汽油、石油气、化工产品采购； 日用品采购员：负责百货用品、劳保用品、印刷品、纸张、布草、服装、鲜花、山货、陶瓷、餐厅用具的采购；2、 严格执行酒店采购制度，贯彻“优质低价”、“交期准确”的原则，保障 酒店物资正常供应和经营管理；3、 熟悉和掌握业务情况，对货源、供应商情况了如指掌。做到心中有数开 展业务，做到“询价、比价、议价、压价、定价”成交，降低采购成本；4、 在财务总监直接领导下审核年度采购计划，统筹策划确定采购内容。选 定供应商报财务总监审批；5、 要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产 地。对酒店的物资采购要求和质量负有领导责任；6、 教育部属在采购活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，与供应商 建立良好关系，平等互利开展业务；7、 抓好部属人员思想教育、法制教育。加强业务培训，提高整体业务水平。8、 经常与管理公司中央采购经理沟通，提供优质低价物品给其它采购部。(二) 采购主任：1、 直接对采购经理负责，把上级审批采购单，组织采购，完成采购任务；2、 认真核实各部门的购物计划，根据仓库存库的情况，定出实际采购计划。 对定型、常用物资按库存规定及时采购；3、 加强对部属进行职业道德教育，防止部属贪污、挪用、收回扣，增加采 购成本；4、 严格控制现金采购，做好大额现金采购监管工作，防止现金损失。(三) 采购员：1、 加强与供货单位进行联系，优先安排各部门急用物资采购；2、 到供货单位了解，落实物资的规格、型号、数量，避免错购物资；3、 严格遵守财务制度，购进物资应到财务报帐，不得拖帐、挂帐；4、 与仓库联系，落实当天实际到货的品种、规格、数量、并把好质量关；5、 到部门了解物资使用情况；6、 下班前做好当天工作情况记录和明天工作计划；7、 公平、公正采购物品，不贪污、不挪用、不收回扣。(四) 采购文员：1、 按时上班，做好经理和本人当天工作准备；2、 催办落实上级指示采购任务，了解、熟悉本部门工作情况，及时向经理 提供建设性建议；3、 接听电话，详细记录。接待来访客人，文明待客，公平处事；4、 接受供应商投诉，态度诚恳。做好记录，及时向有关人员反映；5、 协助经理搞好调查研究，处理日常工作，做好考勤工作；6、 做好采购会议记录，并用电脑打印出来。第四节财务部各项管理规定一、财务计划管理规定：(一) 酒店整体应编制报表：1、 年度经营计划(预算)每年12月下旬管理公司审核；2、 每月经营计划(预算)每月下旬根据年度计划和实际情况调整；3、 财务月报表 每月15日前上交月报表；4、 资金流动情况月报表 每月15日前上交月报表；5、 成本月报表每月15日前上交月报表。(二) 各部门应编制报表：1、营业计划2、费用开支计划3、维修及采购计划二、会计核算管理规定：1、 采用借贷记帐法记帐。就是收益已实现，费用已发生，不论款项是否收 付，都应作为本期收益或费用入帐。一个时期内的各项收入与其相关联 的成本费用都应在同一时期内入帐；2、 会计年制由1月1日12月31日为一个会计年制；3、 记帐货币为人民币，用中文书写；4、 会计项目按国家财务要求，使用国家财政部认可的电脑软件；5、 会计凭证：使用自制原始凭证和外来原始凭证两种，保管期限为十年。 期满要销毁时，经领导审查批准后可销毁。三、酒店资金管理规定：(一) 流动资金管理规定：1、 管理原则为以较少的占用资金，取得较大的经济效益。严格控制库存商 品，减少占用流动资金；2、 加快流动资金周转，扩大经营。收款和应收款结算要及时，防止烂帐出 现。(二) 固定资产管理规定：1、 控制固定资产渠道，增加固定资产要经董事审批；2、 酒店增建、改造、维修或重新装修，由行政办作预算上报董事会审批决定后执行。(三) 货币资金管理规定：1、 现金管理规定每天备用金额度，超额部分现金当天存入银行；2、 执行酒店有关现金收付手续和规定；3、 各部门当天收入现金，应当天交回酒店有关人员保管；4、 银行存款按酒店规定手续办理送存，填制记帐凭证入帐。银行提款按酒 店规定手续办理提款，填制记帐凭证入帐。银行存款帐户，不准外单位 或个人借用，出纳不准发出全空白支票。(四) 费用管理规定：1、 酒店必须给各部门规定每月、季度、年度费用控制金额，各部门必须严 格按酒店规定费用额运作；2、 酒店要制定各项费用的开支标准、范围、审批权限和报销制度。(旅差费、 误餐费、手提电话费、司机补助等)；3、 其它津贴要有规定，如外出人员津贴、加班工资；4、 宣传广告费每年规定金额，作使用计划安排报董事会批准；5、 办公用品应坚持以节约为原则，各部门按月领用，容易比较。6、 财务部协助各部门对每月之客人用品、消耗品及印刷品等根据各营业点之收入情况，出租房数、消费人数作分析比较，有效地控制开支。对各部门人力资源之编制与收入、出租房数、消费人数作出分析比较，因应生意之变化作出相对之调整。(五) 成本管理规定：1、 酒店要给各营业部门定出合理的成本百分率；2、 各营业部门要按酒店要求严格控制经营成本；3、 成本部经理每月向财务总监交酒店营业部门的经营成本报表，报表制定 必须准确、真实；4、 成本部经理每月要对酒店的经营成本作分析，提供合理化建议；5、 严格控制各部门的报损报废率，提倡损坏或报废物资转其它部门使用。(六) 物资采购程序和急需物资采购程序的规定：1、 物资采购程序规定：定型物资及计划内请购程序，应由仓管部根据物料库存的最低储备量情况，用书面填写请购单一式四联，及时向采购部门提出请购。采购部经理接到向财务总监报告，财务总监审批后再报总经理审批。采购经理接到总经理审批后，一份交部门存查，一份交仓管存查，一份交采购员采购，一份自己存查，控制采购进度。2、 急需物资采购程序： 非定型及计划外物资的请购程序，应由使用部门根据营业上的需要，提 出急需购买物品的名称、规格、型号、数量，并说明此物品是一次性使 用还是今后长期使用情况。填写请购单一式四联，由部门经理签名认可， 报财务总监审批，再送总经理审批。采购部经理接到总经理审批后，发 回一份使用部门存查，一份交仓管作为货到验收依据，一份财务总监存 查，一份自己存查，控制采购进度。 第五节 管理参考意见1、 建议研究“管理公司中央采购与酒店自己采购”怎样配合一套方案。2、 建议制定一套酒店仓库管理核查制度，管理公司不定期抽查执行情况。3、 建议财务部要抓“废品再生财”管理，为酒店增加营业收入。4、 建议财务部制定保密措施，防止财务资料外传。5、 建议财务部对收银员进行不定期抽检，看是否钱账相符，有无套外行为。6、 建议定期对财务人员进行职业遵法教育和业务技能培训，编排每年考核计划。7、 建议制定措施，防止私人乱用财务部电脑，防止私人电脑软件传染病毒。8、 建议制定措施，防止财务人员互相盗用密码。9、 建议研究全酒店财务之稽核工作，制定一套行之有效的稽核工作计划。10、 建议制定“现金采购”控制方案，要求做到“低成本采购而不损失现金。”11、 建议定期进行财务技能比赛，挖掘和树立财务部优质服务的典型。12、 建议和坚持执行财务审批检查制度，控制各部门费用开支，把好节流关。13、 建议财务部加强与当地税务部门的关系，争取当地税府对酒店支持。14、 建议每年第四季度，财务部根据管理公司指示的各种营业指标，和本酒店年度营业数据编写明年度的财务预算报表。24