文员岗位职责说明书.doc

文秘知识/岗位职责 文员岗位职责说明书 一、岗位描述（岗位设置的意义）文员是属于公司行政人员的范畴，它的设置是为了更好的实现公司的内部管理。作为一名文员，其主要的工作是协助公司的各方人员工作的顺利开展，工作难度不是很大，但是很杂，也很重要，是一个企业不可或缺的岗位。二、工作内容1、前台一个公司的前台就是一个公司给人的第一印象，是一个公司展示给客户的最先的形象。前台是公司形象的首席代表，很重要。那么前台的工作自然也是非常的重要的。前台的工作主要包括以下几个方面：（1）来访人员的接待：有客户来访，应礼貌友好的微笑、问好，并询问到访目的及其约见人员，然后请到访人员在休息室就坐，给到访人员倒水，最后电话告知约见人员并依据其意见进行处理；（2）电话接听、转接、记录、转达；（3）文件的打印、复印，传真的发送及接收；（4）公司信件、快递等的签收、传达；（5）报纸的收发整理；（6）会议的各项工作：a、通知应参会人员会议的时间、地点及会议的主要内容，b、会场的布置准备工作，c、会议前与会人员的签到，d、做好会议记录，e、会后会场的整理；（7）物品领取的登记及物品回收登记入档；（8）保持前台的干净整洁不凌乱；（9）其他协助性工作。2、客服工作（1）电话约访、回访客户；（2）客户叫装叫修电话的接听及处理：接听电话并做好记录，然后找出客户跟踪单，填写叫修单，确定技术人员，发送信息或电话通知技术人员客户信息（包括姓名、地址、电话、机型、叫修内容等）；若自己不能进行处理，则请示上级主管，由其进行处理。3、档案管理（1）客户档案管理：客户档案的分类、建档及更新；（2）员工档案管理：新进员工档案的建立、更新及完善；（3）员工离职手续的办理：已领取物品的收回，人员档案的重新归档等。4、网站维护（1）对公司的网站进行日常的更新维护，主要是行业新闻的每日更新及公司内部公告的发布和业绩的通报；（2）网站进行模块整改时能提供网站的整改方案。5、其他文件的录入、整理、存档等，以及其他协助性的工作或应急工作。三、所属部门文员归属部门是由公司的特殊性及岗位的普遍性所决定的，文员既属于行政部的行政人员，又属于售后部的售后服务人员。四、考勤考核1、考勤（1）上班时间：周一至周五 上午8：1012：00下午14：0018：00周六、周日 周六9：00 准时参加售后部会议周六周日会安排行政人员轮流值班2、考核（1）每天按时上班，上班打卡考勤，下班不用打卡；（2）每天下班前半个小时即17：30，填写当天工作总结及计划表，表格的填写要求真实、客观、恰当详细的分点列示；（3）如要请假或调班，则要求提前申请；若因特殊情况无法提前申请，则事后应补写申请单，说明事由；否则视为旷工。3、国家法定节假日（元旦、春节、清明、五一、中秋、国庆、等）的假期按照国家有关规定执行。五、所需技能1、能较为熟练的使用office 办公软件，熟悉电脑的基本操作；2、熟练使用打印传真一体机；3、其他应具备的基本技能。六、所需职业素养待人友善热情，有较好的服务精神，处事细致谨慎，有上进心，学习能力较强，能吃苦耐劳，具备较好的团队合作精神。