基础会计第五章账簿.ppt

第五章账簿,第一节账簿的意义和种类第二节日记账的设置和登记第三节分类账的设置和登记第四节试算第五节账簿登记规则和记账错误查找与更正方法,第一节账簿的意义和种类,一、账簿的意义二、账簿的种类三、账簿的基本内容,一、账簿的意义,账簿是由一定格式和相互联系的账页所组成，以会计凭证为依据，用来连续、全面、分类地记录和反映经济业务的簿籍，它也是会计信息的载体。设置并登记会计账簿是会计工作的重要环节，在整个会计工作中起着承前启后的重要作用。,账簿的作用,1、对零散会计信息进行归类整理2、为编制会计报表提供基础资料3、为财务分析和会计检查提供基本依据4、有利于会计分工5、重要经济档案,二、账簿的种类,（一）账簿按用途分类（二）账簿按外表形式分类,（一）账簿按用途分类,1、序时账2、分类账3、备查簿,1、序时账,序时账又称日记账或流水账，是按经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。普通日记账日记账特种日记账,2、分类账,分类账是按照账户对经济业务进行分类核算和监督的账簿。按记录的详简程度、概括程度的不同可分为：总分类账分类账明细分类账,3、备查簿,也称辅助账，是对某些序时账和分类账等主要账簿未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿。是对账簿记录的一种补充辅助登记，有备查的性质，与其他账簿之间不存在着严密的依存和勾稽关系，也没有固定的格式。,（二）账簿按外表形式分类,1、订本账2、活页账3、卡片账4、磁性媒介质式账簿,1、订本账,1、定义：订本账是在启用前固定装订成册并预先按顺序固定编号的账簿。2、适用：订本账一般用于现金日记账、银行日记账和总分类账的登记。3、优点：可以防止账页的散失和非法抽换4、缺点：（1）不便于分工记账（2）不能根据记账需要增减账页,2、活页账,1、定义：活页账是把在启用前账页不预先装订在账夹内，可以根据管理需要增添或取出账页的一种账簿。2、适用：主要用于明细分类账的登记。3、优点：（1）可以根据需要增添或重新排列账页；（2）可以同时分工记账。4、缺点：账页容易丢失和被抽换。,3、卡片账,1、定义：卡片账是根据核算和管理的特殊需要，采用分散的卡片形式，设计专门格式和栏次记录相关指标和内容的一种账簿，其实质是活页账的变形。2、适用：需特殊管理的项目。如固定资产明细账。,3、优点：（1）使用起来比较灵活，反映的内容比较详细具体；（2）可以跨年度使用，便于分类汇总，并根据管理的需要灵活移动。,4、磁性媒介质式账簿,是指存储在电脑中的账簿。没有传统的簿籍形式。,三、账簿的基本内容,1、封面2、扉页3、账页,1、封面,主要用以表明使用单位、账簿名称和会计年度。,2、扉页,账簿启用登记表扉页帐簿启用及交接表（红字印刷）经管帐簿人员一览表,3、账页,（1）账户的名称（2）账户的类别（3）记账日期栏（4）凭证种类和号数栏（5）摘要栏（6）借、贷、余及金额栏,总账,第二节日记账的设置和登记,一、日记账的发展和业务举例二、普通日记账的设置和登记三、专栏日记账的设置和登记四、特种日记账的设置和登记,一、日记账的发展和业务举例,（一）发展过程普通日记账专栏日记账特种日记账（多栏式特种日记账）随着经济业务的复杂化而不断改进的。（二）业务举例(见书P86）,二、普通日记账的设置和登记,普通日记账又称分录簿，是逐日序时登记企业所发生的全部经济业务的账簿。优点：全面、连续记录经济业务，与会计凭证双保险缺点：工作量大，不便于分工记账,图表5-1普通日记账,三、专栏日记账的设置和登记,又称多栏式日记账，将一些经常重复出现的账户在日记账中分设专栏，汇总其发生额后一次过入有关分类账户的一种日记账。优点：减轻过账工作量缺点：账页过长时，记账不便，不便于分工记账,四、特种日记账的设置和登记,特种日记账是对特定经济业务进行序时记录的账簿。设置的基本原则是：特种日记账主要记录本单位大量发生、重复次数很多的经济业务。企业常见的特种日记账是“现金日记账”和“银行存款日记账”。,图表5-2,现金日记账（特种日记账）,图表5-3,现金收入日记账（特种日记账）,图表5-4现金支出日记账（特种日记账),第三节分类账的设置和登记,分类账薄是对各项经济业务按照账户进行分类登记的一种账簿。主要作用：系统地归纳、综合同类经济业务，提供资产、负债和所有者权益、费用、收入等总括或明细资料。分类账簿按其提供的各会计要素指标的详略程度可分为：总分类账簿和明细分类账簿。,一、总分类账的设置和登记,总分类账也称总账，是按总分类账户（会计科目）进行分类登记的账簿，能全面、总括地反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况。总账的外表形式一般采用订本式账簿。三栏式总分类账总账多栏式总分类账,返回,图表5-6总分类账（多栏式）,二、明细分类账的设置和登记,明细分类账也称明细账，是按照明细分类账户（明细会计科目）所开设的账簿，简称明细账，它能分类详细地反映和记录资产、负债、所有者权益、费用、成本和收入、成果的各种资料。三栏式明细账明细分类账数量金额式明细账多栏式明细账,图表5-7,明细分类账（三栏式）,图表5-8明细分类账（数量金额式）,图表5-9制造费用明细分类账（多栏式）,图表5-10材料采购明细分类账（多栏式）,图表5-11生产成本明细分类账（多栏式）,四、总分类账和明细分类账的平行登记,平行登记：在同一会计期间，对同一经济业务，在记入总分类账户时，也要相应地记入它所属的有关明细分类账户，双方登记的方向（借方或贷方）应相同，金额要相等。要点：同时、同向、等额,第四节试算,一、试算的意义二、试算表的编制方法,一、试算的意义,（一）概念将各总分类账户的借方余额和贷方余额（或借方发生额与贷方发生额）分别相加，检查其双方合计数是否平衡的一种方法。俗称“轧账”。（二）作用1、检验记账的正确性2、编表前的准备工作,二、试算表的编制方法,根据各账户的余额和发生额填列可在调整前或调整后编制，也可在结账前或结账后编制。全部账户本期借方发生额合计全部账户本期贷方发生额合计全部账户的借方期初（末）余额合计全部账户的贷方期初（末）余额合计,第五节记账技术和错误更正方法,一、账簿的登记规则二、错账查找三、记账错误的更正方法四、账簿的更换与保管,一、账簿的登记规则,（一）会计账簿的启用首先，启用新的会计账簿时，应在扉页上填制“账簿启用表”和“经管账簿人员一览表”。,图表5-12,其次，会计人员应在启用前正确选择账簿的外表形式。活页账的账夹上应当写明账簿的名称，年度结束应装订成册，加编顺序页次和目录表。,图表5-13目录,（二）登记账簿的规则,1、必须根据审核无误的会计凭证，及时地登记各种账簿。2、根据会计凭证及时登记账簿后在记账凭证的“过账”栏内注明账簿的页数或作出“”符号。3、记账时必须用钢笔和蓝、黑墨水书写。红色墨水只在特定情况下使用。4、要逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行。,5、做到日清月结，不得拖延和积欠账目。6、应在账页的最末一行加计本页发生额及余额。摘要中注明“转次页”，在下一页的第一行摘要中注明“承前页”。7、在账簿记录中可采用通用的记账符号。8、不得刮、擦、挖补，随意涂改或用退色药水更改字迹。,二、错账查找,（一）记账差错的种类（二）查找错误的方法,（一）记账差错的种类,1、重记分录2、漏记分录3、方向记错4、科目串户5、数字记错6、计算错误,（二）查找错误的方法,1、全面检查（1）顺查法（2）逆查法2、重点检查（1）差数法（2）除2法（3）除9法,三、记账错误的更正方法,（一）划线更正法1、适用（二）红字更正法要求掌握（三）补充登记法2、更正方法,（一）划线更正法,1、适用：（1）记账凭证正确，在记账或结账过程中发生账簿记录中文字或数字有错误，如过账时因笔误或计算错误造成的记账方向、金额以及过错账户等；（2）记账凭证中的文字或数字发生错误，但尚未登账。,2、更正方法：更正时，先在错误的文字或数字（整个数字）上划一红线注销，并使原来的字迹仍可辨认，然后在红线上方空白处用蓝字填上正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章。对改正错误的数字一定要用红线全部划去，不能只改个别数字。6，9009，600,姓名章,（二）红字更正法,红字更正法在两种不同的条件下适用，并且使用方法也有所不同。,第一种用法：适用于记账凭证上的应记科目和金额发生错误，并已登记入账。更正的方法是：更正时，先用红字金额填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要中写明“更正第号凭证错误”，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录；然后，再用蓝字重填一张正确的记账凭证，登记入账。,例：车间一般性消耗领用甲材料1，600元，编制记账凭证时，借方科目误写为“销售费用”并已登记入账。,错误的分录为：借：销售费用1，600.00贷：原材料甲材料1，600.00,改正：1、首先是用红字填制一张内容与错误凭证一样的记账凭证，金额用红字：借：销售费用1，600.00贷：原材料甲材料1，600.00将该凭证的内容登记入账；2、然后再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证：借：制造费用1，600.00贷：原材料甲材料l，600.00将该凭证的内容登记入账。,第二种用法：在登账后发现记账凭证中应借、应贷的账户没有错，只是所填金额大于应填金额。,更正的方法是：可将多填的金额部分，填制一张红字金额记账凭证，在“金额”栏中填列多计的数额，在“摘要”栏内注明“冲转第号凭证多计数”，并据以入账，以冲销原来多计的金额。,例：行政管理部门从仓库领用甲材料800元。填制记账凭证时，将金额记为8，000元。其错误分录是：借：制造费用8，000.00贷：原材料甲材料8，000.00为了更正上述账户中多记的7，200元，应用红字金额填制一张记账凭证，其分录为：借：制造费用7，200.00贷：原材料甲材料7，200.00,（三）补充登记法,1、适用：登账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确、但所填的金额小于正确金额的情况。2、更正方法：更正时，将少填的金额（即正确金额与错误金额之间的差额）用蓝字填制一张记账凭证，在“摘要”栏内注明“补记第号凭证少计数”，并据以登记入账。,例：某企业以银行存款支付购入的办公用品费，共计6，000元，填制记账凭证时误将金额记为600元，并已登记入账，其会计分录如下：借：管理费用600贷：银行存款600,为了补记少记的5400元，应用蓝字填制一张记账凭证，其会计分录如下：借：管理费用5400贷：银行存款5400将上述更正凭证登记入账后，使有关账户中的原错误记录得以更正。,四、账簿的更换与保管,（一）账簿的更换（二）账簿的保管,（一）账簿的更换,1）总账、日记账和大部分明细账必须每年更换一次。2）部分明细账，如固定资产明细账等，因年度内变动不多，年初可不必更换账簿。但在“摘要”栏内，要加盖“结转下年”戳记，以划分新旧年度之间的记账界限。,（二）账簿的保管,会计账簿属于企业重要的经济档案，必须妥善保管，不得任意丢失和销毁；各种账簿的保管年限（15年）和销毁的审批程序，应按规定严格执行；年末结账后，在活页账簿装订成册，并加上封面，统一编号后，与各种订本账一并归档。各种账簿应按年度分类归档，编制目录，妥善保管。,