电大办公室管理按字母排列.docx

办公室管理一、单选题AA1. 按照会议的规模分类，数人到数十人的会议，算( 小型会议) 。A2. 按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是（ 个人区 ）。BB1. 不属于会场装饰物的是( 饮用水)。B2. 办公室布置要注意（ 各种沟通、保密 ）。B3. 不属于书面形式的会议通知的是( 电话通知) 。 B4. 报告会“会务要点”说明有误的是( 报告会结束就算完成了报告会所有工作) 。B5. 办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？（ 有共同利益的话题 ）B6. 办公室，顾名思义，是办公的场所，下列诸项中（ 实验室 ）应不属于办公室的范畴。B7. 办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项？（ 易出成果原则 ）B8. 办公室信息工作的要求不包括（ 信息量越大越好 ）B9. 办公室，顾名思义，是办公的场所，下列诸项中（ 医疗室 ）应不属于办公室的范畴。B10. 办公室的核心功能是（ 塑造出组织文化及价值观 ）。B11. 办公室的本质属性是（ 服务性 ）。B12. 办公室工作的第一要义是（ 服务 ）。B13. 办公用品库存管理中的再订货量是指（ 判定需要订购新的办公用品的库存余额 ）。B14. 办公室人员辅助领导进行决策，意味着（ 只能充当领导的参谋和助手 ）。B15. 办公室在做调查研究工作时不能（ 调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手资料 ）。CC1. 传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ 一般的图纸 ）。C2. 传真机传送下以哪种文件尤其有优势？（ 很长的文件 ）。C3. 传真机的使用哪一项是不对的？（ 随时随地可向对方发送 ）。C4.“朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为( 多边形)。C5. 常用办公用品中属于办公文具的是（ 中性笔 ）。DD1. 董事会、院务会等会议属于( 工作会)。D2. 电脑、投影、白板属于会议的( 演示设备) 。D3. 当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ 查证消息的可靠性 ）。D4. 打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ 姓名,部门 ）。D5. 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现的同步传输，因此需要( 配置视频设备 )。D6. 电子文档存储归档时，应该（ TIFF、FPG格式图片的电子文档可以直接存储，有特殊压缩参数的需要备注说明 ）。D7. 对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用（ 变通 ）方法。D8. 电子公文的处理（ 可以印制成纸质文件分发处理 ）。D9. 电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该（ 在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊 ）。D10. 督查部门的基本任务不包括（ 在督查中就有关重大问题作出重新决策 ）。D11. 电子公文的属性是（ 具有规范格式 ）。D12. 电子文件归档要做到真实、完整，打到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，（ 多份电子文件 ）项是不适宜的。FF1. 发放办公用品的人员要求是（ 发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品 ）。GG1. 国务院关于加强水土保持工作的通知，其主题词是( 农业水土保持通知)。G2. 关于握手的礼仪，下面说法错误的是？（ 为了表示亲切，男士和女士握手时，可以双手握 ）G3. 根据1990年9月19日国家保密局发布的国家秘密保密期限的规定，国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密事项不超过（ 三十年 ）。G4. 公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（ 4.5厘米 ）。G5. 公文写作的规范要求（ 具有规范体式，符合公文格式标准 ）。G6. 公共关系工作的特点不包括（ 以惠已为原则 ）。HH1. 会议中心文件不包括( 讨论稿)。H2. 会议文件的归档应( 遵守档案制度)。H3. 会议日程表属于( 会议程序性文件)。H4. 会议决定事项的传达要求是( 及时主义) 。H5. 会议纪要的拟写要求是( 忠于会议实际)。H6. 会议通讯录的主要信息一般不包括( 出生年月)。H7. 会议简报编写要求“新”，指的不是( 要提出新人)。H8. 会后不需要立卷归档的会议文件资料有( 重要文件) 。H9. 会议信息从内容方面划分可分为( 指导性、宣传性信息)。H10. 会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的( 议题) 。H11. 会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含( 出席情况)。H12. 会议文件分发传递的正确步骤是( 登记、附清退目录、装封、发出)。H13. 会议的主题除了要有切实的依据之外，还要( 结合单位的实际情况)。H14. 会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的( 时间)。H15. 会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（ 茶歇 ）H16. 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（ 征求主持人意见，停止笔录，关录音机 ）。H17. 会议的直接成本不包括（ 会议工时成本 ）。H18. 会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且( 专题性)较强。JJ1. 接受忠告的正确反应是（ 切勿感情用事 ）。J2. 举办会议既要确保会议质量，又应遵循( 勤俭节约)的原则。J3. 记录时，可以在会议记录中（ 与发言者用词不一致但意思完全一致 ）。J4. 将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ 骑边章 ）。J5. 级别高的办公室一般称为（ 办公厅 ）J6. 介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（ 年龄 ）。KK1. 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输(1200KB)的数据。LL1. 领导人签名章是将领导人员的亲笔签名制成的印章，下列相关说法错误的是？（ 领导人签名章一般由领导人随身携带 ）L2. 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾( 尊卑有序)平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。MM1. 秘书要围绕工作中心，突出重点，根据( 上司的工作)来确定督查工作任务。NN1. 隆重典雅是( 纪念会)会场的装饰要求。N2. 哪一项不属于会议保健工作( 会场设置保安人员)。QQ1. 请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准，下面请示中（ 越级请示 ）是不当的。Q2. 签字仪式会场布置时不应该( 准备好签字双方座位,主方座位居右)。RR1.“人是能够制造和使用生产工具的动物。”此句话所用的说明方法是( 定义)。R2. 若上司拒绝接见来访者，文秘人同在接待时，下列哪个做法欠妥？（ 简洁明了地告诉对方上司不愿接见 ）SS1. 社交场合很讲究次序礼仪，一般（ 以右为尊 ）。S2. 上司决定参加某个会议时，文员不应该（ 只在便笺上写好会议名称 ）。S3. 上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ 通知上司家人把衣服送达 ）。S4. 上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（ 不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认 ）。S5. “四分四注意”立卷方法不包括（ 分纸型 ）。S6. “省商业储运公司关于FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的()”，括号处应填写的最恰当的文种是( 商洽函)。WW1. 文员协助举行宴会时，不用考虑（ 有无休息室 ）。W2. 文秘人员打出业务电话时，下列哪项是正确的？（ 首先自报家门 ）W3. 文秘人员在差旅结束后，应该（ 整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜 ）。W4. 文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围，（ 归档时间 ）和归档要求。 W5. 文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名，地址应该打印在（ 左上角 ）。W6. 文员做会议记录时，可以在会议记录中（ 与发言者用词不一致但意思完全一致 ）。W7. 文员在拆邮件时，不正确的做法是（ 拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 ）。W8. 无纸化办公过程中，应该（ 对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动 ）。W9. 文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ 下级单位报送的报告、统计报表等 ）。W10. 文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ 归档范围、归档时间、归档耍求 ）。 W11. 文员在收取邮件时，不正确的做法是（ 为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情 ）。W12. 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ 姓名、部门、地址、国名 ）。W13. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（ 代替上司制定约会计划 ）。W14. 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应该（ 请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？” ）。W15. 文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ 可以按照文员自己的习惯进行工作 ）。W16. 文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ 初次写信，或有过激言行的 ）。W17. 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ 传达可以根据上司主要意思，溶入自己对问题的意见 ）。W18. 文秘人员接听电话时，应该（ 接到电话应首先把己方的基本信息告知对方，如公司名称、本人身份等 ）。W19. 文员在接打电话时，正确的做法是（ 在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来 ）。W20. 文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ 什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 ）。W21. 文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的？（ 注意安排好上司的饮食 ）W22. 为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（ 工作人员工作尽可能专门化、单一化 ）W23. 文员人员在将信访信件拆封时，应该避免下列哪种做法？（ 拆开信件后要将来信信纸装订起来，信封则可以丢弃 ）W24. 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（ 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 ）。W25. 文员如果误拆了非本公司的信，应该（ 在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 ）。W26. 文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（ 文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 ）。W27. 文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（ 日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 ）。W28. 文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？( 最好到价格便宜的商店去购买办公用品，质量并不重要 )。W29. 文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（ 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 ）。W30. 为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求( 只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项)。W31. 文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的？（ 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 ）。W32. 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ 应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 ）。W33. 文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（ 拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订 ）。W34. 文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排，要有科学的、明确的工作计划。工作计划应该（ 不留余地 ），是错误的选项。W35. 危机管理的原则不包括（ 转移焦点原则 ）。W36. 危机的特点不包括（ 经常性 ）。W37. 为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着（ 实施-计划-检查 ）这样一个滚动的过程。XX1. 下列接受名片时唯一正确的做法是（ 接受名片时要用双手 ）。 X2. 下列情况中，（ 一般文件或图像资料 ）适宜用传真机发送。X3. 向上级行文就有关问题进行请示时，下面哪个做法不妥？（地级市政府经常越过省政府向国务院行文请示）X4. 小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于( 远离入口处，正A门)的位置。X5. 下面属于办公室用于禁忌的是（ 领导交代的工作超出自己一般职责时，立刻说“NO” ）。X6. 下列电话礼仪中错误的是（ 与女士通电话，男士先挂 ）。X7. 行政办公费用中的“三项经费”不包括（ 业务招待费 ）。X8. 行政事业单位压缩办公经费开支的途径不包括（ 把事权尽量分给下属机构，单位本身做事越少越好 ）。X9. 下面属于文书的是（ 书信 ）。YY1. 邮件的寄发不要考虑以下哪项因素。（ 爱好 ）Y2. 应邀赴家宴时，到达时间应该( 稍晚几分钟)。Y3. 以下哪些不是办公室事务管理的特征（ 决策性 ）。Y4. 以下餐巾的使用方法是正确的（ 用来擦嘴唇嘴角 ）。Y5. 以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ 制造 ） Y6. 以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（ 由过程先说 ）。Y7. 一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用( 精要)记录法。Y8. 以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ 圆桌型 ）Y9. 以下关于握手的礼节，不正确的是（ 双方有很多人时，可以交叉握手 ）。Y10. 以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（ 审查功能 ）。Y11. 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ 按私人公务标准分拣 ）。 Y12. 以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ 应设置电脑的桌面屏幕保护功能 ）。Y13. 以下关于办公室职能的说法，那一种是正确的（ 办公室管理具有集中性和整体性 ）。Y14. 以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（ 录音时需将监听开关至于“ON”位置 ）。Y15. 以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（ 名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 ）。Y16. 以下哪种接打电话的行为是不正确的？（ 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 ）。Y17. 以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ 名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 ）。Y18. 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？（ 发表意见 ）Y19. 以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ 让员工们随意领取办公用品 ）。Y20. 以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ 按通讯者特征立卷 ）。Y21. 与会人员交费的计算公式正确的表述是( 预期的与会人员人数X预期陪同人数X交费额-交费折扣额)。Y22. 以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（ 文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 ）。Y23. 以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（ 标准的零用现金单据有一个签名 ）。Y24. 以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（ 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 ）。Y25. 以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（ 把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 ）Y26. 以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（ 工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可 ）。Y27. 以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（ 不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 ）。Y28. 以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（ 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 ）。Y29. 以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（ 办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 ）。Y30. 以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是( 新闻发布会) 。Y31. 以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（ 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 ）。Y32. 以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（ 以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认 ）。Y33. 以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（ 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 ）。Y34. 以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（ 穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰 ）。Y35. 一般而言，文秘人员是特定上司的直属员工，其业务具有从属性，从属性意味着（ 文秘人员照料好上司，能够使得上司专心工作，提高其工作效率 ）。Y36邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致（ 应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 ）。Y37宴会期间的祝酒，常规顺序应该（ 由主人和主宾先碰杯 ）。Y38一般而言，在办公室里，（ 离入口最远 ）的位置是上座。Y39以下关于文员在差旅预定工作中的行为，哪一项是不适宜的？（ 不一定要弄到确认旅馆预定的传真或其他书面形式的证明 ） Y40有权对政府采购合同进行监督和管理的是（ 国家级或省部级财政部门 ）。Y41意向书的特点不包括（ 约束性 ）。ZZ1. 展览会布置要求( 新颖别致) 。Z2. 在庆祝开业时，用的花饰形式是( 花篮)。Z3. 制定会议的议程首先要明确( 会议目标)。Z4. 值班人员不应该做以下哪类事情（ 签发文件 ）。Z5. 准确地突出来访者的身份，是对（ 来访者 ）的尊重。Z6. 在办公室的布置方面，（ 靠近窗户 ）的位置是上座。Z7. 召开人代会应该在会场装饰的花卉是( 君子兰.铁树.万年青)。Z8. 在会议文件审核修改之后，要由( 主要领导或者主管领导)进行终审。Z9. 在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（ 接通电源可立即复印操作 ）。Z10. 在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容( 是否偏离了会议的主题)。Z11. 召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可( 直接使用带有免提扬声器的电话机)会议。Z12. 在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（ “台安”、“钧安” ）。Z13. 在来信来访业务中，下列情况的信件，（ 问题复杂，调查处理的时间较长的信件 ）仍需继续承办。Z14. 在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（ 离开会议室接听电话 ）。Z15. 照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（ 应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助 ）。Z16. 在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为( 损益平衡表法)。Z17. 在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线规律的是（他会故作忙碌状）。Z18. 中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（ 国务院 ）。Z19. 正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（ 名牌和高档 ）。Z20. 在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（ 要有“诚心” ）。Z21. 在公文行文中，下级向上级行文时，错误的是（ 抄送下级机关 ）。Z22. 在办理发文时，经 ，对于不符合要求的公文应该（ 退交起草部门补充或修正 ）。Z23. 在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是（ 公开出版的杂志的赠阅信件 ）。Z24. 中型规模的会议人数一般是（ 数百人 ）。Z25. 制定会议策划方案时，要明确6个W，其中“Who”是指的（ 会议参加人员 ）。Z26. 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ 说话的技巧 ），了解要求约会者的心理。二、判断题AA1. 按照收件人姓名分拣邮件只适合于人数较少的单位或部门。( 对 )A2. 按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( 错 )BB1. 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( 对 )B2. 办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。( 对 )B3. 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( 错 )B4办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。( 错 )B5. 拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。( 对 )B6. 办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。（ 错 ）B7. 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ 对 ）B8. 办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。( 错 )B9. 办公资源的管理方式依单位规模大小而有所不同，一般而言，规模较小的单位主要由人事主管来负责。( 错 )B10. 办公室工作的两大职能是政务（或业务）服务和事务管理，政务服务（业务）就是为确保有效、快捷的事务管理而开展的辅助性工作。（ 错 ）B11. 办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。（ 错 ）B12. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。（ 错 ）B13. 办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。( 对 )B14. 办公室的工作具有综合性特点。( 对 )B15. 办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原则。（ 错 ）B16. 办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。( 对 )B17. 办公设备使用权的获取只能是通过购买。（ 错 ）B18. 办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。( 对 )B19. 办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。( 对 )B20. 办文能力就是指写文能力。（ 错 ）B21. 办公室公共关系的沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。（ 错 ）CC1. 承袭上一年度的经费，再加上一定比例的变动的预算方法称为传统预算法。( 对 )DD1. 对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。( 错)D2. 打国际电话联系业务时，必须注意时差、对方是否是节假日等问题。( 对 )D3. 电子文件的动作、管理所遵循的标准化体系不如纸质文件严格、系统。( 错 )D4. 档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。( 对 )D5. 当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( 对 )D6. 对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对 ”并把它退回去。( 错 )D7. 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( 对 )D8. 当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( 对 )D9. 电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。（ 错 ）D10. 电子文档不存在销毁问题。（ 错 ）D11. 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。（ 对 ）D12. 大办公室一般隔成34平方米的个人工作室，隔板高约1.5米。（ 对 ）D13. 电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。（ 对 ）D14. 调查和研究是一回事。（ 错 ）D15. 档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关。（ 错 ）D16. 档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。（ 对 ）D17. 大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结。（ 错 ）D18. 调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。（ 对 ）FF1. 凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。( 错 )F2. 发放办公用品的时候，不需要对品库存进行记录。( 错 )HH1. 会议记录就是有言必录。（ 错 ）H2. 合适的话题可以双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。( 错 )H3. 会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。（ 对 ）H4. 会议的主办者就是会议的主持者。（ 错 ）H5. 会议租用的设备，文员必须确保宾馆(或其他供应者)把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。 ( 错 )GG1. 感谢信、祝贺信或吊唁信最好不要用传真机发送。（ 对 ）G2. 公务文书中所指的“主送机关”，是指收受、办理公文的单位。（ 对 ）G3. 公文行文时越级行为是普遍现象。（ 错 ）JJ1. 监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ 错 ）J2. 即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。( 错 )J3鸡尾酒会一船要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。( 错 )J4. 介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。（ 错 ）J5. 即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ 对 ）J6. 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。( 错 )J7. 交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ 对 ）J8. 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员;若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( 对 )J9. 举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。（ 错 ）J10. 决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。（ 错 ）J11. 举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。（ 错 ）J12. 假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 ( 对 )KK1. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。( 对 )LL1. 两个电话铃同时响时，文员要同时对两个电话讲话。（ 错 ）L2. 列人保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ 对 ）MM1. 面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。( 对 )M2. 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。( 对 )M3. 名片递送应选择初识之际，而不可选择分别之际。（ 错 ）NN1. 男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。( 错 )N2. 男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。（ 对 ）N3. 女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。( 对 N4. 女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。( 对 )QQ1谦虚语不属于敬语，例如：“承蒙夸奖，实在不敢当”。( 错 )Q2请示与报告可以合并使用，如“关于问题的请示报告”。( 错 )Q3签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。( 对 )Q4请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。( 对 )RR1. 日常交往中的上下级角色关系不应淡化。( 错 )R2. 如果会客室的门是拉开的，文员进人会客室后，才能让客人进入。( 错 )R3. 如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。（ 错 ）R4. 如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进人后，再轻轻关上门。( 对 )R5. 如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。( 对 )R6. 如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，文员应自己决定优先顺序。( 错 )R7. 如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。( 对 )R8. 如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( 对 )R9. 如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。( 错 )R10. 如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输人电脑，准备交往提示文件。( 对 )R11. 如果会客室的门是拉开的，先让来访者进人会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进人室内，轻轻关上门。( 对 )R12如果文员要找的人是以为比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( 对 )R13. 如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。( 对 )SS1. 上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( 错 )S2. 社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题。( 对 )S3. 商务着装基本规范符合身份、善于搭配、区分场合，因场合不同而着装不同。( 对 )S4. 上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。( 对 )S5善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。( 错 )S6. 上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。( 错 )S7. 受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。( 对 )S8. 涉外礼仪中以右为尊。（ 对 ）S9. 上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。（ 对 ）S10. 受意是领导接纳文员的意见和建议。（ 错 ）S11. 省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。（ 错 ）S12. 收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。（ 对 ）TT1. 同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( 对 )WW1. 文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。( 对 )W2. 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( 错 )W3. 文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。( 错 )W4. 文员向下级机关传达上司信息时，应以上司口吻把话转达。( 错 )W5. 文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( 错 )W6. 文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( 错 )W7. 文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。( 对 )W8. 文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达。( 错 )W9. 文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（ 错 ）W10. 文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。( 错 )W11文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。( 对 )W12. 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。( 错 )W13. 文秘人员在会议接待中，对参会人员的随行文秘、司机等，无需安排和关照。( 错 )W14. 文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（ 错 ）W15. 文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ 错 ）W16. 文秘人员不需要在公务上做上司的辅助人员，而且也要照料上司的饮食、着装等。( 对 )W17. 无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。( 错 )W18. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( 错 )W19. 文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好。( 对 )W20. 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。( 对 )W21. 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。( 对 )W22. 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。( 错 )W23. 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( 对 )W24. 为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。( 错 )W25. 文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。( 错 )W26. 文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。( 错 )W27. 文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。( 错 )W28. 我国古代的谋士、谏管、幕僚，以及当今各国的智囊团，思想库等，都是决策的重要辅助力量。( 对 )W29. 危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的。( 错 )W30. 危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大突发性事件时，及时采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低损失、重塑形象的过程。( 对 )W31. 文员接听投诉电话时，如果对方无端辱骂，可把他使用的字眼写下来或使用电话录音，以做证据，再慢慢地向他解释:“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。”( 对 )W32. 无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，这是对外事工作者的一项基本道德规范要求。( 对 )XX1. 小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。( 错 )X2. 小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。( 对 )X3. 小办公室的配置，上司的办公室应靠里面。（ 对 ）X4. 信息调研是办公室的一项具体职能。（ 对 ）X5. 狭义的文件即指公文。（ 对 ）X6. 协议书本身与合同的法律效力是一样的。( 错 )YY1. 用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。( 错 )Y2. 宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。( 错 )Y3. 宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。( 错 )Y4. 要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。( 错 )Y5. 有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。（ 对 ）Y6. 英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（ 错 ）Y7. 印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。（ 对 ）Y8. 迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入汽车或边寒暄边引导。（ 错 ）Y9. 意向书简单而言就是传递意向的文书。（ 对 ）ZZ1. 政府采购的管理机关是政府财政部门。( 对 )Z2. 正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边册。( 对 )Z3. 制定采购预算方案首先要确定预算的核算基数。( 对 )Z4. 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。( 错 )Z5. 在电子文件的归档工作中，草稿文件一般情况下可以不保留。( 对 )Z6. 注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。( 对 )Z7. 在信访接待工作中，即使来访者言辞过激甚至出口伤人，接待者也要以礼相待，切记简单草率或拒之门外。( 对 )Z8. 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。( 对 )Z9. 在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意。（ 对 ）三、简答题AA1. 按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种。答：（1）命令；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。A2. 按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？答：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。A3. 照问题特征立卷的基本含义。答：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。A4安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；（4）预订宿食；（5）迎接来宾；（6）商议日程；（7）安排会议；（8）陪同参观；（9）送别客人；（10）接待小结。BB1. 办公用易耗品主要包括哪些？答：（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。B2. 办公室的主要特点。答：（l）辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。（2）综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作办公室工作是多元化的。（3）服务性：服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。B3. 办公设备使用规范。答：（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 （2）必须明确专人专责专管制度，严禁任务人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。 （3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。 （4）未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 （5）办公设备的使用环境温度为5OC到35OC，相对温度为20%至85%，过低需用加温器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。 （6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。B4办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：（1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言词；（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；（8）不可伤害对方的自尊心。B5. 公室督查工作的方式。 答：（1）现场督查；（2）会议督查；（3）书面督查；（4）电话督查；（5）互联网督查。B6. 办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。答：一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。二是为组织服务，为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。B7. 办公室的基本概念？答：办公室，英文为“offce”，泛指处理特定事务或提供服务的地方，顾名思义，办公室泛指一切办公场所，由办公房间、办公人员、公共事务和办公设施组成。“办公室”在现代汉语词典中有两种解释：（1）办公的屋子；（2）机关、学校、企业等单位内办理行政性事务的部门。级别高的称为办公厅，一般的称为办公室。B8. 办公室的基本职能？答：办公室的基本职能：三办（办文、办会、办事），公文管理，事务管理，综合协调，督促检查，信息调研，会议管理，接待信访工作，为领导（政务）服务，工作机要保密工作，后勤保障，档案管理，值班工作，“不管部”（指其他部门没有明确职责权限）功能。B9. 办理办公用品的进货手续？答：在收货物时，要及时办理进货手续，保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。（1）核对交货单、订货单和通知单。在签字之前，应该检查货物数量和质量。（2）发现数量不对时，应立即通知采购部门联系供应商。（3）任何数量有出入都应通知采购部门，确保支付给供应商正确的款额。（4）每一类货物的检索，都应记入到库存控制下的接收列中。（5）在余额列中注明的物品数量，需要按新收到的数量如实增加。（6）物品应正确存放，以使物品不损坏、浪费或被盗，以及消除各种安全隐患。B10. 办公室辅助决策的任务？答：在决策的不同阶段，辅助决策的任务各不相同。（1）在决策的准备阶段：征询群众意见，搜集决策信息。（2）在决策的制定阶段：提供决策依据，提出决策建议。（3）在决策的审批阶段：撰写决策报告，编制实施计划，落实行动措施。（4）在决策的执行阶段：协助决策实验，提供反馈信息。（5）在决策的总结阶段：撰写总结报告，评估决策落实情况。B11. 办公室调研的原则？答：（1）尊重客观事实原则：指调研中应尊重客观事实，在真实准确上下功夫，一切从实际出发，实事求是，准确地反映客观事实。（2）结论后于调研原则：强调调研人员不要把领导的某种意见或书本上的东西当做既定的结论，或在调研之前仅仅凭自己的经验和认识，形成一个主观臆断的结论。要把调研的过程变成证实结论而搜集、寻求依据的过程。（3）实践性原则：必须把调研同所要解决的问题紧密结合起来，预测事物发展的可能倾向，把握发展趋势。（4）群众性原则：是指进行调研，必须走群众路线，相信人民群众，依靠群众。（5）综合性原则：是指调研应多方位、多角度、多层次地综合进行。一种社会现象，一个社会事实都不是孤立存在的，而是多层面、多方位的。（6）辩证分析原则：必须始终采用正确的观察和思维方法，做到全面、及时、准确、深入地了解实际，并能发掘事物的本质特征和基本规律。（7）遵循八项规定原则：要改进调研方法；到基层调研要深入了解真实情况，总结经验、研究问题、解决困难、指导工作；向群众学习、向实践学习、多同群众座谈，多同干部谈心；多商量讨论，多解剖典型；多到困难和矛盾集中、群众意见多的地方去；切忌走过场、搞形式主义；要轻车简从、减少陪同；简化接待，不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。CC1. 从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。答：同：（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；（4）都应简明扼要表达自己的意思。异：（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。DD1. 单位印章主要有哪些? 印章的刻制和使用有哪些规定?答：（1）单位印章、套印章； 钢印 、领导人签名章、其他印章；