常用办公软件(Excel).ppt

1,5.2电子表格Excel2000,第5章常用办公软件,主讲:,电子表格Excel2000,5.2.1Excel2000概述5.2.2工作表的基本操作5.2.3工作表的常用操作5.2.4公式和函数5.2.5工作表的格式化5.2.6建立图表5.2.7数据库管理5.2.8打印工作表,3/50,教学目的与要求,掌握Excel的窗口组成；掌握在Excel中进行文本录入、编辑等操作方法；熟练掌握Excel中数据的排版方法；掌握Excel中表格边框和底纹的设置以及图文高级混排；掌握在Excel中应用函数和公式进行数据的计算,4/50,教学重点,Excel的窗口组成；在Excel中进行文本录入、编辑等操作方法；Excel中数据的排版方法；Excel中表格边框和底纹的设置；掌握在Excel中应用函数和公式进行数据的计算,5/50,教学难点教学方法,教学难点在Excel中进行文本编辑的方法；Excel中数据的排版方法；Excel中表格边框和底纹的设置；在Excel中应用函数和公式进行数据的计算教学方法讲授法、启发式、实物演示（或投影演示）等直观教学法,6/50,5.2.1Excel2000概述,5.2.1.1Excel2000应用程序窗口介绍1.编辑栏,2.工作表标签,3.Excel2000中的鼠标指针,返回本章首页,7/50,5.2.1Excel2000概述,5.2.1.2Excel2000中的工作表、工作簿和单元格1.工作表工作的主要对象，由行、列组成的表格。列A,B.,IV(256)；行1,2.65536。2.工作簿系统默认由3张表格组成一个工作簿，最多255张3.单元格行和列的交叉，表格的最小单位。,返回本章首页,8/50,5.2.2工作表的基本操作,5.2.2.1在工作表中输入数据1.输入文本常量单元格内换行，按Alt+Enter。输入数字串前面加单引号“”2.输入数字常量输入负数。-或（）输入分数。数字+空格+纯分数例：03/5.23.输入日期和时间的规则日期格式：年/月/日年-月-日时间格式：时:分:秒在同一单元格输入日期和时间，要用空格分离注意：默认时，数值数字右对齐，字符左对齐按Tab、Shift+Tab、单元格间移动,返回本章首页,9/50,5.2.2.2数据输入技巧,1.记忆式输入Excel会自动将当前输入的内容与所在列的其他单元格中的数据进行比较，若有相同的单元格，则把它复制到当前单元格。2.自动填充数据1、简单的相同数据填充,返回本章首页,10/50,3.数据自动输入,输入前2个数,选中该2个单元格,指向第2个单元格右下角的自动填充柄,拖曳填充柄到结束,工具选项自定义序列,在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔,(2)系统提供的序列数据例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3)用户自定义序列数据,(1)填充等差数列和等比数列,输入第1数,右击鼠标,序列,在序列对话框中决定等差或等比及差数,返回本章首页,5.2.2.2数据输入技巧,11/50,5.2.2.3单元格区域的选择,1.选取单元格：单击单元格2.选定单元格区域：拖动或与SHIFT组合3.选取不连续区域：CTRL键4.选取整行或整列：行标或列标5.选取整张工作表：全选框6.清除选定的单元格：工作表任意处单击。,返回本章首页,12/50,5.2.2.4插入单元格、行或列,1、插入单元格（1）插入空单元格处选定一定数量单元格，与插入单元格数量相等。（2）选择“插入”“单元格”（3）选定“插入”方式。（4）单击“确定”按钮。,返回本章首页,13/50,5.2.2.4插入单元格、行或列,2.插入行和列（1）如要插入一行，单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格；如要插入多行，选定需要插入的新行之下相邻的若干行，选定的行数应与待插入空行数量相等。（2）选择“插入”“行”。同理可以插入一列或多列。,返回本章首页,14/50,2.删除,选取清除区域,编辑/清除,选择全部、格式、内容、批注,选取删除区域,编辑/删除,删除区域后何单元格填入,5.2.2.5清除和删除,5.2.2.6修改输入的错误方法一：单击单元格,在编辑框修改方法二：单击单元格，按F2键，方法三：双击单元格,直接在单元格修改,1.清除,返回本章首页,15/50,5.2.2.7移动和复制单元格,1.移动单元格和区域2.复制单元格和区域,选定单元格或区域剪切+粘贴或直接拖曳,选定单元格或区域复制+粘贴或Ctrl+拖曳,返回本章首页,16/50,5.2.3工作表的常用操作,5.2.3.1工作表的更名双击要重命名的工作表输入新名字5.2.3.2工作表的选取单个、连续多个SHIFT、不连续多个CTRL。5.2.3.3工作表插入选取插入工作表的位置插入/工作表5.2.3.4删除工作表选取要删除的工作表编辑/删除工作表,返回本章首页,17/50,1.工作簿之间的复制或移动,打开源工作簿和目标工作簿,选取源工作表,编辑/移动或复制工作表,2.工作簿内的复制或移动首先选定源工作表复制:Ctrl+拖曳移动:拖曳,选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。,5.2.3.5移动和复制工作表,返回本章首页,18/50,1.窗口的拆分工作表窗口拆分为几个窗口，每个窗口可显示工作表。水平拆分：选取拆分线的行窗口/拆分窗口垂直拆分：选取拆分线的列窗口/拆分窗口水平与垂直拆分：选取拆分线的单元格窗口/拆分窗口,撤消拆分：窗口/撤消拆分窗口2.窗口的冻结固定窗口的上部或左部，不随滚动条的移动而动。也分水平、垂直、水平与垂直冻结，方法同拆分，仅选择“冻结拆分窗口”命令,5.2.3.6窗口的分割和冻结,返回本章首页,19/50,5.2.4公式和函数,5.2.4.1公式中运算符,Excel2000包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符算术、*、%、（）字符关系=、=、引用:：、，、!公式例：=C5*1.15+D5=C5+Sheet2!C5+C6,返回本章首页,20/50,5.2.4.2公式,公式形式：操作数和运算符操作数：单元格引用、数字、字符、区域名、区域公式使用：,返回本章首页,21/50,5.2.4.3单元格引用,(3)相互转换,选定单元格中的引用部分,反复按F4键,(4)公式的复制,选择公式单元格复制粘贴或用鼠标拖曳复制,选择公式单元格复制粘贴或用鼠标拖曳复制,(1)概念相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变(2)单元格表示相对引用：列坐标行坐标例B6，A4,C5:F8绝对引用：$列坐标$行坐标例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合引用：列坐标$行坐标例B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行坐标例$B6,$A4,$C5:$F8引用不同工作表单元格前面需加工作表名，如：sheet2!B2+B2,返回本章首页,22/50,公式复制中选择性粘贴的应用,选择性粘贴就是属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。在对话框进行下列选择：,粘贴选择：全部、公式、数值、格式、有效数据、批注等。,运算选择：无、加、减、乘、除。跳过空单元格转置,23/50,5.2.4.4使用函数,(2)输入函数,在Excel97中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。,函数使用形式：函数名（参数表）例如：SUM(C2：F2)或SUM(C2,D2,E2,F2)或C2+D2+E2+F2公式的输入的方法：1、直接输入法2、利用函数模板输入函数3、粘贴函数法,(1)输入公式,选定单元格,输入=和符合要求的公式,按回车键或单击编辑栏中的“”按钮,如：=（B2+C2+D2）/2,返回本章首页,24/50,1、求合函数SUM（）,使用格式：SUM(number1,number2,.)功能：计算一组数值的总合说明：（1）Number1,number2,.为需要求和的参数。（2）如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。（3）如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。,5.2.4.5常用函数格式及功能说明,25/50,例如:SUM(3,2)等于5SUM(“3”,2,TRUE)等于6，因为文本值被转换成数字，而逻辑值TRUE被转换成数字1。SUM(“Abc”,8,2)等于10，因为对非数值型的值的引用不能被转换成数值。如果单元格A2：E2包含5，15，30，40和50，则：SUM(A2:C2)等于50SUM(B2:E2,15)等于150,例子：,26/50,例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入:AVERAGE(C5:C8),2求平均值函数AVERAGE（）,使用格式：AVERAGE(number1,number2,.)功能：计算一组数值的平均值说明：Number1,number2,.为需要平均值的参数。,5.2.4.5常用函数格式及功能说明,27/50,例：求C5:C8区域单元格数值个的最大值，存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入：MAX(C5:C8),3求最大和最小值函数MAX（）和MIN（）,使用格式：MAX(number1,number2,.)MIN(number1,number2,.)功能：求某个区域内或一组数值中的最大值（最小值）。说明：Number1,number2,.可以为数值或单元格引用。例如：MAX（16，28，89，10）的值为89,5.2.4.5常用函数格式及功能说明,28/50,4根据条件计数函数COUNTIF（）,使用形式：COUNTIF(区域,条件)功能：计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。说明：条件可以表示为32、32、32、apples。例1：假设A3:A6中的内容分别为apples、oranges、peaches、applesCOUNTIF(A3:A6,apples)等于2例2：假设B3:B6中的内容分别为32、54、75、86：COUNTIF(B3:B6,55)等于2,5.2.4.5常用函数格式及功能说明,29/50,例：求C5:C8区域单元格的数值个数，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入：COUNT(C5:C8),5计数函数COUNT（）,使用格式：COUNT(number1,number2,.)功能：计算出某个区域内数值的个数。说明：Number1,number2,.可以为数值或单元格引用。当单元格是文字、逻辑值或空白时，则COUNT不计数。,5.2.4.5常用函数格式及功能说明,30/50,6根据条件返回值函数IF（）,使用形式：IF(条件表达式，返回值1，返回值2)功能：根据条件表达式成立与否，返回不同的结果，条件表达式为TRUE则得返回值1，为FALSE则得返回值2。例：IF(B2C2,超过预算,OK)IF(B3C3,30,20)IF(E4=270,”优秀“,“),返回本章首页,5.2.4.5常用函数格式及功能说明,31/50,5.2.5工作表的格式化,1、格式工具栏：（1）字体,（2）数字,选中单元格格式工具栏对应按钮,（3）对齐,返回本章首页,32/50,5.2.5工作表的格式化,1、格式工具栏：,（2）数字,选中单元格格式工具栏对应按钮,（3）对齐,（1）字体,（4）边框和填充,33/50,2、命令,选中单元格格式/单元格,返回本章首页,5.2.5工作表的格式化,34/50,5.2.5.5突出显示满足特定条件的单元格,选定需格式化的区域,格式自动套用格式,选择某种格式,格式工具栏,格式单元格,一般要求,进一步要求,特殊要求,自动套用,选定要设置格式的区域,格式/条件格式,设置条件表达式和设置条件格式,5.2.5.6自动套用格式,返回本章首页,条件格式是根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。,35/50,5.2.5.7工作表的保护,工作表保护分为二步：第一步：锁定单元格选择“格式”菜单中“单元格”命令，屏幕上出现“单元格格式”对话框，选择“保护”选项卡，第二步：设置工作表保护选择“工具”菜单中“保护”子菜单中的“保护工作表”命令，然后在打开的“保护工作表”对话框中选择要保护的项目，还可以设置密码，单击“确定”按钮,返回本章首页,36/50,5.2.5.8调整行高和列宽,列宽,选定需改变列宽的区域,格式列,最合适的列宽,行高,选定需改变行高的区域,列宽,标准列宽,格式行,最合适的行高,行高,返回本章首页,37/50,5.2.6数据图表化和地图,图表概念：,图表使数据更直观、形象。,1.图表类型：18类图表，有三维、二维，每类还有子类型。2.数据源：作图的数据区域，可以包含说明性文字。3.图表选项：图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标、图例背景、标题等。4.图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。一张独立的图表，称为独立图表或工作表图表。,返回本章首页,38/50,5.2.6.1创建图表,在第4步骤图表位置中，选中“作为新工作表插入”选项。,选中作图的数据源,图表向导,按图表类型、数据源、图表选项、图表位置,等4个步骤进行,1.嵌入图表在第4步骤图表位置中，选中“作为其中对象插入”选项。2.独立图表,返回本章首页,39/50,1.图表的缩放、移动、复制和删除.,选中图表,鼠标指向图表任意处拖曳图表,移动,缩放,鼠标指向图表控制点之一,拖曳图表,复制,删除,Del,鼠标指向图表任意处,Ctrl+拖曳图表,5.2.6.2图表的基本操作,2.改变图表类型,选中图表,图表/图表类型,选择某种图表类型和子类型,返回本章首页,40/50,3.更新图表的数据源（1）更新图表数据源（2）添加数据系列嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令。独立图表：选中图表图表/添加数据选中工作表数据（3）删除数据系列选中数据系列，Del键。,5.2.6.2图表的基本操作,选中图表对象,图表/图表选项,选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置,4.设置图表选项增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。,选中图表,图表/数据源,重新选择生成图形的数据源,返回本章首页,41/50,5、图表格式化指对图表中各个图表对象的格式设置。不同的图表对象，有不同的格式标签。数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。坐标轴：图案、刻度、字体、数字、对齐标签。图表区：图案、字体、属性标签。图例：图案、字体、位置标签。图形区：图案标签。,双击图表对象,显示格式对话框,选择上述格式标签进行格式设置,操作方法：,返回本章首页,5.2.6.2图表的基本操作,42/50,5.2.7数据管理,5.2.7.1在工作表上创建数据清单的准则1.数据列表由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。2.建立和编辑同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。3.建立规则数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。数据列表中不能有空行或空列数据列表的第一行为列标题（称字段名）。,返回本章首页,43/50,5.2.7.2利用记录单编辑数据清单,记录单可实现的操作：添加记录查找记录删除记录修改清单数据,返回本章首页,44/50,5.2.7.3记录排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。1.简单排序,数据排序,选择排序主关键字段名,可以选择次关键字段名,排序区域,选中要排序列任一单元格,常用工具栏/升序降序,2.使用排序命令排序,注意：简单排序只能对某字段列进行排序。,返回本章首页,45/50,数据,筛选就是根据指定条件，将不符合条件的记录隐藏起来，在工作表中只显示满足条件的记录。,1.筛选,数据筛选自动筛选,选择所需字段,选取值,选取自定义,2.关闭筛选,数据筛选自动筛选无,数据筛选全部显示,还在,5.2.7.4记录筛选,返回本章首页,46/50,按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。,1.分类汇总,数据,数据分类汇总,分类字段,汇总方式,选定汇总项（可多个）,替换当前分类汇总,每组数据分页,汇总结果显示在数据下方,不分页,用于单个字段分类单种汇总方式。,5.2.7.5分类汇总,数据分类汇总,全部删除,2.撤消分类汇总,返回本章首页,47/50,5.2.7.6数据透视表,分类汇总一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分类，则可利用数据透视表实现。,1.创建透视表,单击列表,数据数据透视表,4之1,数据源,4之2,区域,4之3,分类字段拖曳到行、列、页，汇总字段拖曳到数据区,4之4,透视表位置,注意：汇总方式系统默认对非型字段计数，型字段求和。,创建的透视表位置默认为一张新表，也可在同一表中。,返回本章首页,48/50,5.2.8打印工作表,1、打印预览在打印工作表之前，一般首先用“打印预览”命令来查看工作表的打印效果方法一：单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮。方法二：选择“文件”菜单中“打印预览”命令。,返回本章首页,49/50,2、页面设置,文件页面设置,显示4个标签，分别为：,1.页面：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。2.页边距：上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。3.页眉/页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。4.工作表：设置打印区域，是否每页打印标题行、设置分页顺序、是否打印网格线、行、列号等。,3、打印,1.设置打印机2.设置打印范围3.设置打印份数,返回本章首页,5.2.8打印工作表,50,Excel部分结束,