六种常用公文具体写法详解

六种常用公文具体写法详解一、请示是下级向上级请示批准的公文文种，属上行文。主要用于：遇到缺乏明确制度规定的情况需要处理；需要上级批准才能办理的事情；涉及多个部门的事情，请示上级批准。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是上行文，公文里都有陈述意见、反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。（一）写法一般由三部分组成：请示理由、内容、结语。请示理由是文章的开头部分，要扼要讲明请示的背景和根据，及请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的以一句话为之。请示理由之后，紧接着写一句承上启下的过渡语，基本格式是“现将请示如下”，随之点上冒号。但有些短小的请求也可不写。请示内容要写得具体，条理清楚，说服力强。内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，这样才能使领导心中有数， 1易下决心。有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，语气要谦恭，通常写法是：“特此请示，请予审批”、“妥否，请批示”等。（二）注意事项：1、坚持一文一事。2、不搞多头请示。请示应主送直接主管机关，其他确需了解请示事项的领导机关，采取抄报形式处理。受双重领导的单位，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式。3、一般不得越级请示。个别需越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门。4、不要把请示写成报告或请示报告。5、请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。二、报告适用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问，属上行文，一般产生于事后和事情过程中。1、写法：开头，概括说明全文主旨。主体，将工作的主要情况、做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。以反映情况为主的专题报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施。结尾，以 “专此报告”等语作结。2、注意事项：1）抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。2）专题报告要一事一报，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。3）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。三、通知通知适用于批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。大多属下行公文。写法：通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。1、印发、批转、转发性通知的写法。把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“请认真贯彻执行”、“望遵照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。2、知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。3、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备事项等。4、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。四、通 报适用于表彰先进、批评错误。属下行文。一般分为三部分：1、主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；2、分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；3、决定要求。写明予以表彰或处理的决定，同时提出希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。五、函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。属平行文。写法：一般分三部分。简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求。结尾通常用“此函”，“特此函复”等。六、会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成，是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等，通常具体人员名单在结尾列出。第二部分是纪要的中心部分，大致可以有以下几种写法：1、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，写的篇幅相对短小。2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。3、发言提要法。把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。第 6 页 共 6 页