公司固定资产内部控制制度

公司固定资产内部控制制度 第一条 为了加强对公司固定资产的内部控制 对公司固定资产的购 入 转移 处置实施监督与控制 规范固定资产管理行为 防范固定资产管理中的差错和舞弊 保护固定资产的安全 完整 提高固定资产使用效率 根据 中华人民共和国会计 法 和 深交所上市公司内部控制指引 等法律法规 制定 本规范 第二条 本制度适用于江南 公司股份有限公司及下属子 分 公司 的固定资产管理 第三条 固定资产控制包括岗位分工控制 授权批准控制 固定资产 投资预算控制 取得与验收控制 日常保管控制 处置与转 移控制 以规范固定资产管理 其中授权批准控制 取得与 购入控制 处置与转移控制为关键控制点 第四条 业务归口办理 一 生产固定资产的购置审批由公司规划部归口管理 办公 用固定资产的购置审批由公司总经办归口管理 二 固定资产采购由采购部归口管理 三 固定资产的建造由公司规划部归口管理 四 生产用固定资产管理由公司规划部归口管理 办公用固 定资产管理由总经办归口管理 五 在用固定资产的保管由使用部门负责 六 未经授权的机构或人员 不得办理固定资产业务 第五条 建立固定资产业务岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责 权限 确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离 制约 和监督 以保证对固定资产业务实施有效控制 公司不得由同一部门或个人办理固定资产的全过程业务 应当实 行职务分离控制的岗位有以下几个方面 一 固定资产投资预算的编制与审批分离 二 固定资产的取得 验收与款项支付分离 三 固定资产投保的申请与审批分离 四 固定资产的保管与清查分离 五 固定资产处置的申请与审批 审批与执行分离 六 固定资产业务的审批 执行与相关会计记录分离 第六条 规划部 总经办应当根据本制度的原则出台相关固定资产管 理细则及相关人员的考核方案 加强对固定资产的管理 降 低公司风险 第七条 公司固定资产 管理过程中各部门应承担的责任 一 使用部门 1 提出固定资产的购置 大修申请 2 固定资产的保管 日常维修 维护和保养 3 固定资产处置申请 4 建立本部门的固定资产台账 二 规划部 1 提出固定资产购置预算 2 下达固定资产购置计划 3 固定资产建造管理 包括建造过程 工程物资的管理 4 组织固定资产验收 5 办理固定资产处置和转移 6 建立固定资产台账和卡片 7 组织编制固定资产目录 8 定期对固定资产安全和使用情况进行检查 9 对使用部门提出的固定资产购置申请进行论证 审批 三 财务部 1 建立固定资产台账 2 对固定资产进行会计核算 3 参与固定资产的验收 检查 处置和转移工作 4 每年底组织固定资产盘点 四 审计部门 1 对采购或建造合同进行审计 2 参与固定资产的验收 检查 处置和转移工作 第八条 固定资产管理的授权审批过程中 授权审批人必须在职权范 围内进行 不得越权审批 第九条 经办人必须在职责范围内 按照审批人的批准意见办理存货 业务 对于审批人越权审批业务 有权拒绝办理 并应及时 向审批人的上级授权部门报告 第十条 生产用固定资产购置控制 一 生产用固定资产购置业务流程 固定资产使用部门 规划部 财务部 审批人 采购部 请购 关键生产设备 论证 审核 审批审核 注 审计部门对采购合同 3000 元以上 进行事前审计 未经审计 采 购部门不得进行采购作业 二 生产用固定资产购置控制要求 业务操作 操作人 内控要求 采购申请 固定资产使用 部门 1 采购项目已经可行性论证并且可行 2 对请购的固定资产的性能 技术参数有明确要求 3 书面申请 审核 规划部 1 审核采购项目是否经过可行性论证并且可行 2 必要时 征求有关专家的意见 3 小额固定资产采购报备 下达采购 作业计划 安排 资金 采购作业 审计部门 按相关制度进行合同审计 审批 审批人 1 按照公司授权 在授权范围内审批 2 审批时应充分考虑审核部门的意见 未经审核的 采购项目的不予审批 采购作业计 划 规划部 1 未经批准的项目和越权批准的项目不予下达采购 作业计划 2 采购计划一式四份 规划部 财务 采购 使用 部门各一份 3 采购作业计划须经授权批准人批准 资金安排 财务部 1 根据采购作业计划准备资金 2 未经批准的采购项目不予安排资金 采购作业 采购部 1 严格按采购作业计划书规定的规格 型号 技术 参数采购 2 除特殊采购项目外 必须有三家以上的予选供应 商 3 比价采购或招标采购 4 必须签订采购协议 并经审计部门审计 第十一条 办公用固定资产的购置 一 办公用固定资产购置业务流程 固定资产使用部门 总经办 财务部 审批人 采购部 二 办公用固定资产购置控制要求 业务操作 操作人 内控要求 请购 下达采购 作业计划 审核 会计 处理 审批 采购作业 采购申请 固定资产使用 部门 1 采购项目需求目的 3 书面申请 审核 总经办 1 审核采购项目是否必要 2 对请购的固定资产的性能 技术参数有明确要求 审批 审批人 1 按照公司授权 在授权范围内审批 2 审批时应充分考虑审核部门的意见 未经审核的 采购项目的不予审批 采购作业计 划 总经办 1 未经批准的项目和越权批准的项目不予下达采购 作业计划 2 采购计划一式二份 总经办 采购各一份 3 采购作业计划须经授权批准人批准 会计处理 财务部 1 根据采购验收凭证进行帐务处理 2 未经批准的采购项目不予处理 采购作业 采购部 1 严格按采购作业计划书规定的规格 型号 技术 参数采购 2 除特殊采购项目外 必须有三家以上的予选供应 商 3 比价采购或招标采购 第十二条 固定资产验收控制 一 固定资产验收 1 生产用固定资产验收由规划部会同采购部 使用单位 财务 部 组成验收小组进行验收工作 办公用固定资产验收由总 经办负责进行验收 审计部门进行后续的审查 2 对购置的生产用固定资产 验收小组应按照合同 技术交底 文件规定的验收标准进行验收 对重要设备验收 必须有供 应商派员在场时 方能开封验收 验收不合格时 及时通知 供应商 并由基建部门组织相关人员与供应商协商退货 换 货 索赔等事项 3 验收固定资产时 由规划部出具验收报告 并与购货合同 供应商的发货单及投资方 捐赠方等提供的有关凭据 资料 进行核对 4 在办理固定资产验收手续的同时 规划部应完整地取得产品 说明书及其他相关说明资料 二 固定资产交付 使用 1 经验收合格的固定资产 由规划部填制固定资产交接单一式 三份 规划部 财务部 使用部门各一份 作为登记固定资 产台账和建立固定资产卡片的依据 2 对于经营性租入 借用 代管的固定资产 公司设立备查登 记簿进行专门登记 避免与公司的固定资产相混淆 第十三条 固定资 产购置付款按公司 资金管理制度 有关规定办理 第十四条 固定资 产的日常管理控制 一 公司固定资产管理部门 规划部 会同财务部门以及相关 部门 编制固定资产目录册 在目录册中明确固定资产编 号 名称 类别 规格 型号 以及折旧年限 折旧方法 预计残值等 目录册经董事会批准后 不得随意改变 并 备置于公司本部 二 固定资产台账和卡片 1 公司财务部 规划部 使用部门分别设置 固定资产登 记簿 和 卡片 反映固定资产编号 名称 类别 规 格 型号 购置日期 原始价值等资料 2 公司规划部与使用部门 财务部定期核对相关账簿 记 录 文件和实物 发现问题 及时向上级报告和处理 以确保固定资产账账 账实 账卡相符 三 对固定资产实行 定号 定人 定户 定卡 管理 1 固定资产定号管理 固定资产管理部门 规划部 负责 编制固定资产目录 对每单项固定资产分类 分项统一 编号 并制作标牌固定在固定资产上 2 固定资产定人保管 根据 谁用 谁管 谁负责保管维 护保养 的原则 把固定资产的保管责任落实到使用人 使每个固定资产有专人保管 3 固定资产定户管理 以每个班组或部门为固定资产管理 户 设兼职固定资产管理员 对班组 部门的全部固定 资产的保管 使用和维护保养负全面责任 4 固定资产定卡管理 以部门班组为单位 为每个固定资 产建立固定资产保管卡 记录固定资产的增减变动情况 调入增加时 开立卡片 登记固定资产的调入日期 调 入前的单位 固定资产的统一编号 主机和附件名称 规格及型号 原始价值和预计使用年限 以及开始使用 的日期和存放的地点 调出时 登记固定资产的调出日 期 接受单位和调令编号 并注销卡片 第十五条 生产用固定资产投保 一 投保范围 1 公司固定资产在取得之后尚未投保且具有危险的 应办理保 险或附加保险 对于不易发生损失危险的 应在报请公司总 经理办公会批准之后可不予投保 2 已办理保险但其受益人变更时 须办理变更手续 3 当固定资产作抵押品时 认定不易发生损失危险因而未予投 保的 如果债权人要求投保 仍应该予以投保 二 投保办理单位 1 申请单位 规划部 2 审核单位 财务部 3 经办单位 规划部 财务部 三 投保手续 1 规划部根据高层批准的投保项目 提出投保申请 2 财务部接受投保申请经审核之后 填制 投保书 向保险 公司办理投保手续 3 财务部门在订立保险合同之后 保单自存 保单副本两份连 同收据送固定资产管理部门核对后 一份留存 一份连同收 据留财务部门据以付款 如果投保的固定资产因提供抵押 而必须办理受益人转移时 则保单正本交债权人收存 第十六条 固定资产清查盘点 一 盘点方式 1 每年十一月末由财务部会同固定资产管理部门 固定资产使 用部门组成清查盘点小组 对公司的所有固定资产进行一次 全面盘点 根据盘点结果详细填写固定资产盘点报告表 并 与固定资产账簿和卡片相核对 发现账实不符的 编制固定 资产盘盈盘亏表并及时作出报告 2 公司财务部 固定资产管理部门在年中应不定期对固定资产 进行抽点检查 二 人员分工 使用部门为盘点人 财务部为会点人 管理部门 为复点人 三 盘点程序 1 财务部依据固定资产目录拟定盘点计划 2 使用部门与管理部门做好盘点前的准备 3 盘点人员现场实地盘点 编制 固定资产盘点报告表 一式 三份 一份交使用部门 一份交管理部门 一份由财务部呈 报总经理核准后作为账务处理依据 4 财务部门经账实核对后 编制 盘盈盘亏表 计算盘盈 盘亏结果 并将结果反馈给使用部门和管理部门 5 使用部门对盈亏差异进行分析 找出原因 分清责任 形成 书面报告 由管理部门 财务部出具意见后 报授权审批人 审批 6 财务部依据审批人审批意见 进行相关账户调整 第十七条 固定资产使用状态变动 一 公司启封使用固定资产或将固定资产由使用状态转入转存状 态 须履行审批手续 二 公司改变固定资产状态 并变更固定资产保管地点的 固定 资产管理部门 财务部门 保管部门应在固定资产登记簿 进行登记 第十八条 固定资产处置 一 固定资产处置内控要点 1 处置申请 公司根据固定资产的实际情况和不同类别 由使用部门 提出建议或报告 固定资产管理部门填制处置申请表 1 对使用期满正常报废的固定资产 应由固定资产管理部 门填制固定资产报废单 经单位授权部门或人员批准后 进行报废清理 2 对使用期未满 但不能满足生产要求 需要报废或提前 处置的固定资产 由使用部门提出书面报告 管理部门 组织鉴定 经授权部门或人员批准后进行报废或处置 3 对未使用 不需用的固定资产 应由固定资产管理部门 提出处置申请 经单位授权部门或人员批准后进行处置 4 对拟出售或投资转出的固定资产 应由有关部门或人员 填制 固定资产处置呈批表 经公司授权部门或人员批 准后予以出售或转作投资 2 处置鉴定 由固定资产管理部门根据有关部门提出的固定资产处置 申请报告 组织有关部门的技术专业人员对处置的固定资产 进行经济技术鉴定 填制 固定资产处置呈批表 确保固 定资产处置的合理性 3 处置审批 公司根据权限对固定资产管理部门上报的 固定资产处 置呈批表 进行审查 并签署意见 4 处置审核 1 公司审计部门在处置前会同相关部门或人员对固定资产 的处置依据 处置方式 处置价格等进行审核 重点审 核处置依据是否充分 处置方式是否适当 处置价格是 否合理 2 财务部门在处置后根据审批人批准的呈批表 认真审核 固定资产处置凭证 检查批准手续是否齐全 批准权限 是否适当等 审核无误后据以编制记账凭证 进行账务 处理 二 固定资产处置业务控制系统流程 固定资产使用部门 固定资产管理部门 财务部门 固定资产处置申请 固定资产处置申请 固定资产处置申请 鉴定 固定资产处置呈报表 报批 注销 明细账 固定资产处 置凭证 审核 记账凭证 记账 固定资产账簿 事 固定资产处置凭证 第十九条 财务部 审计部门应参与固定资产的处置过程并对其进行 监督 第二十条 财务部应当及时 足额地收取固定资产处置价款 并及时 入账 其他部门不得经手固定资产处置现款 第二十一条 固定 资产 内部 调拨 公司内部调拨固定资产 由固定资产管理部门填制固定资 产内部调拨单 由调入 调出部门 固定资产管理部门和财务 固定资产卡 注销 固定资产处置凭证 部的固定资产管理人员签字后 方可办理固定资产交接手续 第二十二条 固定资产 管理的监督检查 一 审计部门依据公司授权和部门职能描述 对公司固定资 产购置 处置的合同及执行等进行审计监督 二 财务部依据公司授权 对公司固定资产管理进行财务监 督 三 监督检查内容 1 固定资产业务相关岗位人员的设置情况 重点检查是否 存在不相容职务混岗的现象 2 固定资产业务授权批准制度的执行情况 重点检查在办 理请购 审批 采购 验收 付款 处置等固定资产业 务时是否有健全的授权批准手续 是否存在越权审批行 为 3 固定资产投资预算制度的执行情况 重点检查购建固定 资产是否纳入预算 预算的编制 调整与审批程序是否 适当 4 固定资产日常保管制度的执行情况 重点检查固定资产 的归口分级管理制度和岗位责任制度是否落实 维修保 养费用是否超过预算额度 5 固定资产处置制度的执行情况 重点检查处置固定资产 是否履行审批手续 作价是否合理 第二十三条 本 制度自 发布之日起施行