信息组织概述(IOR).ppt

课程：信息组织与检索,第一部分：信息组织第二部分：信息检索,0绪论,0.1信息组织与信息检索存在的意义0.2信息组织和信息检索的关系,0.1信息组织与检索存在的意义,什么事情都有其存在的依据和根源信息社会信息需求信息管理信息社会(或者说后工业社会、知识社会)则是围绕着知识组织起来的，其目的在于进行社会管理和指导革新与变革，这反过来又产生新的社会关系和新的结构。知识成为获取财富、权力和地位的重要手段数据、信息、知识（智慧）越来越关注组织单位之间的关联，尤其是隐含的关联需要更符合人类认知的信息组织与检索模式,0.2信息组织和信息检索的关系,信息组织是信息检索的基础，信息检索是信息组织的目标（发展依据）信息社会是建立在知识的生产、消费、使用上的社会。然而，信息的开发、使用建立在高效信息检索的基础上，因此必然离不开信息组织活动。信息组织是通过一定的工具和技术将无序的信息组织成一个有序系统的方法。信息检索是通过一定的工具和技术从这个有序系统中快速、全面、准确地获取信息。信息组织活动是随着信息数量规模的增长和信息检索需求的变化而不断产生和发展的。,信息组织与信息检索是信息管理中重要的环节,1信息组织概述,内涵、作用、内容、要素、原则、流程,信息组织是信息资源管理的基本范畴之一，是信息资源建设的中心环节，是建立信息系统的重要条件，是信息检索与咨询的基础，是开展用户服务的有力保证。,1.1信息组织的内涵,信息组织对信息的有序化整理可以在一定程度上解决信息分布普泛性和信息效用个体性之间这一信息利用的矛盾，从而达到甄别信息、精化信息、重组信息的作用。信息组织的内涵序化（系统、规律）、优化（集成、增值）提高社会信息用户的信息满足感,信息组织是指利用一定的科学规则和方法，对信息外在特征和内容特征进行的规范化和整序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息的有效获取和利用及信息的有效流通和组合。,1.2信息组织的作用,（1）减少社会信息流的混乱程度。信息组织的重要任务是：控制信息的流速和流向，以便使信息能够在适当的时机有针对性地传递给需要者；控制信息的数量和质量，使需要者能够获得不超过其吸收能力的高质量的信息。,（2）提高信息产品的质量和价值。信息组织过程就是信息产品的开发与加工过程。通过信息资源的组织活动不仅可以加深信息提示的层次，开发出新的信息产品，而且应能使原有信息产品的质量进一步提高，从而使信息产品大大增值。,（3）建立信息产品与用户的联系。信息组织的最终目的就是使用户能方便检索各种信息资源，因此信息组织与信息检索两者是相互作用的。,（4）节省社会信息活动的总成本。通过建立专门的信息资源人力组织机构开展信息组织工作，节省广大信息用户查询、吸收与利用信息的时间和精力耗费，从而提高整个社会的信息活动效果。,1.3信息组织的内容,按信息组织的活动类型分：,按信息组织的流程分,1.4信息组织的要素,属性与序、规范和操作是信息组织的两对基本要素，是信息组织进行的依据，信息组织学科体系就是建立在这些要素之上。属性反映了信息的本质特征序是属性的某种表现方式规范则反映了序的参照标准操作就是实现序的过程。这两对要素是环环相扣的。,属性,事物的属性总体上可以分为外在属性（外表/部特征）和内在属性（内容特征）。信息组织的过程就是按照事物属性之间的同一性、包容性、交叉性和排斥性等关系对信息实施序化的过程，这些关系是万事万物的普遍联系的不同体现，所以信息组织最本质的依据是事物的属性和联系属性是事物个体所具有的，强调的是个性联系强调的是事物之间的共性,序,序是事物的一种结构形式，是指事物或系统的各个结构要素之间的相互关系以及这种关系在在时空中的表现，即事物发展中的时间序列及排列组合、聚类状态、结构层次等空间序列。序是相对于特定的参照系而言的规范任何信息的序都是经过信息组织才表现出来的。,规范,信息组织规范主要包括：基本术语规范；有关信息技术规范（信息交换格式、程序设计与数据库语言、网络标准与协议等）；信息组织技术规范（通常包括对信息组织对象的描述控制以及信息组织和检索过程中的词汇控制、句法控制等内容，如信息描述规则、信息代码、信息标引规则和信息组织成果编排规则等）；其他相关规范。,信息组织技术规范,描述规范描述项目规范：如题名、责任者、出版社、关键词等描述文字规范：采取的文字描述级别规范：详略程度描述格式规范：各种描述项目的次序、描述的标识、描述项目的表达形式等,词汇规范用词规范：同义规范：词义的规范：词间关系的规范：这些关系包括等同、等级、相关三种基本类型。,句法规范引用次序：指复合主题标引和检索时，各个主题因素的组合次序。辅助符号关系符号：分类组织中用：+：()；主题组织中用：，：联系符号：防止错误的组配关系职能符号：明确主题标识的句法含义逻辑组配符号。污染*(海水+河水)-石油泄漏污染句式转换,操作,操作指根据信息资源的内容和特征，对信息资源进行描述、标引，并将其组织进相应系统的过程。这一操作一般是依据一定的信息资源描述处理的规范，对信息资源的特征和内容进行分析、归纳、选择、记录，并在此基础上将其组织进信息资源集合和检索工具。,1.5信息组织的原则,客观性原则系统性原则目的性原则现代化原则,（1）客观性原则,信息组织中进行描述和揭示的基本依据就是信息本身，因此描述和揭示信息内容特征必须客观而准确，要根据信息本身所反映的各种特征加以科学地反映和整序化，形成相应的信息组织的成果；在信息组织中，不能损害信息的本来效用，不能歪曲信息本身，不能毫无根据地、人为地添加一些不准确的思想和观点，要完整地、全面地、精确地反映信息的客观特征；不断跟踪信息的发展变化和信息组织技术的发展变化，使信息组织与条件变化和环境变化保持客观一致性。,（2）系统性原则,实现整体目标实现信息资源组织系统性须把握4个关系：本单位微观信息组织与本地区的宏观信息组织的关系；信息人力组织机构与其他部门的关系；信息组织工作的各个环节、过程间的关系；不同信息的处理方法间的关系。,（3）目的性原则,信息资源组织的目的性应做到：充分围绕用户的信息需求开展工作，必须充分注意信息人力组织机构的目标市场的需求状态及其变化特征。,（4）现代化原则,信息资源组织的现代化主要表现在2个方面：信息组织思想观念的现代化。集中体现在信息组织的标准化上：信息组织工作的统一性信息组织方法的规范性信息组织系统的兼容性信息组织成果的通用性；信息组织技术手段的现代化。,1.6信息组织的流程,信息组织的基本要求：(1)信息内容有序化（有系统、条理、秩序、启发）(2)信息流向明确化（考虑用户需求下，使其流向明确）(3)信息流速适度化（把握信息传递时期）(4)信息数量精约化（内容简练、简明扼要）(5)信息质量最优化（提高精确度、保证可靠性、先进性）,信息组织的流程,优化选择确定标识组织排序改编重组,优化选择,（1）优化选择的标准1)相关性2)可靠性3)先进性4)适用性（2）优化选择的方法1)比较法：时间比较空间比较源比较形式比较2)分析法3)核查法4)引用摘录法：SCISSCI5)专家评估法：指标评分法德尔斐法技术经济评估法,确定标识,（1）数据项的确定（描述信息外表特征或内容性质，如文献数据库的数据项包括：文献标识、代码、记录信息、书目信息、题名、角色、主题等）选取数据项应遵循原则：完整性原则、标准化原则、方便性原则、低冗余度原则、灵活性原则,（2）信息外表特征的加工（外表特征、物质形态加工）按照一定的标准，对存在于一定物理载体的信息的外表特征和物质形态进行描述加工的过程称为著录。文献型信息非文献型信息,（3）信息内容特征的加工（分类标引、主题标引）在对信息内容进行分析的基础上，根据一定规则给信息的内容属性以标识，并作出描述的过程。这一过程通常称为信息标引。信息标引是通过分析信息的主题概念、款目记录、内容性质等标引对象的特征，为它们赋予能够揭示有关特征的简明代码或语词标识，从而为信息揭示、组织和检索提供依据的信息加工方法。以学科分类代码作为信息标识的分类标引以主题词语符号作为标识的主题标引,分类标引DDC、UDC、LCC、CC、CLC定义：根据既经选定的的分类法，全面分析标引对象的特征，确定所属类目，并将标引对象的学科特征及有关信息，用分类法中规定的符号代码揭示出来。优点：按照一定的分类体系标引，能够非常容易找到所属类目，准确定位缺点：不熟悉分类体系的人不易使用，且对新学科不能适时反映；对于新兴学科、交叉学科不易使用,主题标引定义：按信息内容主题名称来系统揭示和组织信息，是一种以规范化或未经规范的自然语言作为信息主题标识的方法。标题法、元词法、关键词法、叙词法优点：集中有关一个主题的各方面信息，且直观性、专指性和适应性都比较好,组织排序,（1）分类组织法：依照类别特征组织排列信息概念、信息记录和信息实体的方法。案例：分类目录、分类索引、分类词典、分类广告、分类展品陈列。（2）主题组织法：按照信息概念、信息记录和信息实体的主题特征来组织排列信息的方法。案例：论文、书刊内容采用的标题、章节次序等（3）字顺组织法：按照揭示信息概念、信息记录和信息实体有关特征所使用的语词符号的音序或形序来组织排列信息的方法。案例：字典、词典、名录、题名目录。,（4）号码组织法：按照每件信息被赋予的号码次序或大小顺序排列的方法。案例：科技报告、标准文献、专利说明书等（5）时空组织法：按照信息概念、信息记录和信息实体产生、存在的时间、空间特征或其内容所涉及的时间、空间特征来组织排列信息的方法。案例：年鉴、大事记、历史年表。（6）超文本组织法：超文本(hypertext)是一种非线性的信息组织方法，它的基本结构由结点(node)和链(1ink)组成。案例：网站信息。,改编重组,（1）汇编法：汇编是选取原始信息中的篇章、事实或数据等进行有机排列而形成的。案例：剪报资料、文献选编、年鉴名录、数据手册、音像剪辑等等。（2）摘要法：对原始信息内容进行浓缩加工，即摘取其中的主要事实和数据而形成的二次信息产品。案例：如会议文摘、机械工程文摘（3）综述法：对某一课题某一时期内的大量有关资料进行分析、归纳、综合而成的具有高度浓缩性、简明性和研究性的信息产品。案例：学位论文叙述性综述；评论性综述（述评）,