《Excel基本教学》PPT课件.ppt

第4章中文Excel基本操作,4.1Excel2002概述4.2工作簿和工作表的基本操作4.3工作表的编辑4.4工作表的格排版4.5公式和函数4.6数据库分析4.7图表4.8打印工作表,4.1Excel2002概述,4.1.1Excel的功能简介4.1.2Excel的启动与退出4.1.3Excel2002的窗口组成4.1.4工具栏的使用4.1.5工作簿和工作表的概念,4.1Excel概述,4.1.1Excel的功能简介Excel2002中文版是微软公司办公集成软件OfficeXP的组成部分，是一个高效实用的电子表格软件。Excel2002中文版将电子数据表、图表、数据透视表等功能有机地组合在一起，提供了一个集成电子数据处理环境。Excel主要有三方面的功能：电子表格、数据库管理和制作图表。,4.1.2Excel的启动与退出1、启动启动Excel2002有多种方法，下面是几种常用方法：（1）单击“开始”按钮，在“程序”菜单选择“MicrosoftExcel2002”命令。（2）在“资源管理器”或“我的电脑”窗口中，双击Excel2002表格文件的图标。,2、退出退出Excel2002的方法有：（1）在“文件”菜单上选择“退出”命令。（2）在控制菜单上选择“关闭”命令。（3）单击窗口右上角的“”按钮。（4）按【Alt】+【F4】键。在退出时，如出现“文件已被修改，保存其内容吗？”的对话框，可根据需要选择“是”或“否”按钮，即可安全退出。,4.1.3Excel2002的窗口组成Excel2002的工作窗口如图4.1-1所示。窗口包含7个区域：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口、状态栏、任务窗格。其中编辑栏、工作簿窗口、任务窗格是Excel2002所特有的。区域是Windows窗口程序共同具有的，只不过菜单内容、工具按钮是针对Excel2002的。,图4.1-1Excel2002工作窗口,4.1.4工具栏的使用工具栏是菜单命令的图形化形式，用户只需要单击工具栏中的按钮，即可执行相应的命令，与通过菜单栏执行命令的结果相同。Excel2002中文版提供了30种不同的工具栏，比Excel2000中文版增加了6种，初次使用中文版时，系统默认打开“常用”、“格式”、“工具表菜单栏”和“任务窗格”4个工具栏。,1、工具栏的显示（1）单击“视图”菜单项的“工具栏”命令，产生级联菜单，即工具栏菜单，如图4.1-2所示。（2）在工具列表中单击需要显示的工具栏，可以看到在选定的工具栏前面的方框中出现一个“”符号。,图4.1-2“工具栏”列表框,2、工具栏的隐藏如果窗口设定太多的工具按钮，屏幕会显得比较杂乱而且使工作空间缩小，此时可以将暂时不用的工具栏隐藏，扩大工作表显示的范围。要隐藏工具栏，只需执行“视图”菜单中的“工具栏”命令隐藏工具栏即可。具体操作如下：（1）单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，这时窗口出现如4.1-2所示的菜单。（2）在工具列表框中选择需要隐藏的工具栏。（3）单击鼠标使该项工具栏前面方框中的“”符号消失。,3、工具栏的移动用户可以将工具栏移到窗口的任何地方。如果一个工具栏位于工作表上方呈融合状态，要将它移动到下方呈浮动状态，则先将光标移动到该工具栏的左端光标会变成四个方向的箭头，按下鼠标左键不放且向下拖动，将该工具栏拖动到满意的位置后释放鼠标，这样可完成对工具栏的移动。如果想让一个浮动的工具栏重新回到工作表上方呈融合状态只需要双击该工具栏上方的标题栏即可。,4、任务窗格任务窗格是Excel2002中文版在用户界面上的重要功能。“新建工作簿”任务窗格是一种外观别致的工具栏，它就像一个可以卷动的面板，上面提供了3种主要功能。即打开工作簿、新建工作簿和辅助功能等。“新建工作簿”任务窗格是一种默认的任务窗格，当然也可以便捷地切换到任务窗格。单击它右上方的下三角按钮，就会弹出一个下拉菜单，其中显示了几个任务窗格的名称。,4.1.5工作簿和工作表的概念启动Excel2002之后将自动打开一个新的工作簿Book1。工作簿是用于运算和保存数据的文件（扩展名为.xls），工作簿中存放的实际上是一些工作表（Sheet），每个工作簿中最多可以放255张工作表，初始时只包含3张独立的工作表，分别命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，并显示第一张工作表Sheet1，该表就是当前工作表。默认情况下，工作簿由这三个工作表组成，但用户可以根据需要增加或删除工作表。,4.2工作簿的基本操作,4.2.1建立新的工作簿文件4.2.2工作表的插入、删除、更名4.2.3工作表的移动、复制4.2.4单元格的选定与定位4.2.5保存和打开工作簿文件,4.2.1建立新的工作簿文件Excel2002的工作簿文件是以文件的形式存放在磁盘上，默认的扩展名为.xls，表示工作簿文件，每个文件为一个工作簿。单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或单击“文件”菜单，然后单击“新建”选项，从弹出的“对话框”中选择“常用”选项卡，再双击“工作簿”。,4.2.2工作表的插入、删除、更名1、工作表的插入插入工作表的步骤如下：（1）单击工作表标签Sheet3，选中工作表Sheet3。（2）选择“插入”菜单上的“工作表”命令，立即在Sheet3的位置上插入新工作表Sheet4，而且Sheet4成为当前工作表。,2、工作表的删除如果要删除工作表，则可按如下步骤操作：（1）单击工作表标签，选中要删除的工作表。（2）从“编辑”菜单上选择“删除工作表”命令，将打开一个对话框，询问是否要永久性删除选定的工作表，单击“确定”按钮，则此工作表被永久删除。,3、工作表的更名工作表更名步骤如下：（1）双击欲更名的工作表标签，原工作表的名字会反白显示。（2）这时输入新名称覆盖原有名称，即可将工作表更名。,4.2.3工作表的移动、复制用户可以在一个或多个工作簿中移动、复制工作表。工作表的移动和复制操作可以用鼠标拖放、菜单命令两种方法来完成。1、使用鼠标拖放的方法单击需要移动或复制的工作表标签，将它拖到所希望的位置，然后释放鼠标左键。则该工作表被移动到新位置。复制工作表的操作与移动工作表相同，只是在释放鼠标前按住【Ctrl】键，释放鼠标后再释放该键。,2、使用菜单命令的方法（1）选定要移动或复制的工作表。（2）单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”选项。出现“移动或复制工作表”对话框。（3）在对话框中选择要移至的工作簿和插入位置，不选“建立副本”复选框。（复制工作表时选“建立副本”复选框）。（4）单击“确定”按钮。,4.2.4单元格的选定与定位1、选定单个单元格具体操作步骤：（1）用鼠标箭头指向需要选定的单元格，鼠标箭头变成白色“+”字形。（2）单击后该单元格就被选定，变为当前单元格，其边框以黑色粗线标识。,2、选定不连续单元格区域具体操作步骤：（1）单击需要连续选定的不连续单元格区域中的任意一个单元格。（2）按住Ctrl键，单击需选定的单元格。（3）重复上一步，直到选定最后一个单元格。,3、选定局部连续总体不连续的单元格具体操作步骤：（1）先用选定连续单元格的方法选定第一个连续区域。（2）按住Ctrl键，用上面的方法选定另一个连续区域。4、选定列具体操作步骤：选定列区域的操作与选定行区域的操作基本相同，只是将行换为列。,5、选定工作表的所有单元格具体操作步骤：将鼠标箭头指向工作表左上角行号与列号相交处的选定全部按钮或按Ctrl+A组合键。,4.2.5保存和打开工作簿文件在默认情况下，Excel2002将文件保存到MyDocuments文件夹中。按以下步骤可以把工作簿文件保存到某一存在的文件夹中。1、单击“另存为”对话框中的“保存位置”列表框右端的箭头按钮，在下拉列表框中选择要保存工作簿的驱动器。,2、单击所选驱动器，该驱动器的文件夹在下面的列表框中列出。3、如果希望保存文件夹是一个子文件夹，则可先找到其父文件夹，双击该文件夹，进入下一层文件夹，直到找到要保存的文件夹为止。打开工作簿时可单击工具栏上的打开按钮，按提示操作即可。,4.3工作表的编辑,4.3.1编辑单元格4.3.2移动和复制单元格内容4.3.3自动填充单元格区域4.3.4数据的删除与清除4.3.5数据的查找和替换4.3.6插入单元格、行和列4.3.7单元格区域的命名4.3.8单元格批注,4.3.1编辑单元格1、在单元格中输入数据选定工作表后，就可以输入数据了。输入数据时，单击需要输入数据的单元格，键入数据并按【Enter】键或【Tab】键。活动单元格将接收两大类数据：常数、公式。Excel能够识别文本型、数值型和日期时间型等常量数据，并支持简单数据输入、区域数据输入和序列数据自动填充3种输入方法。,（1）输入文本在Excel2002中，文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。输入文本时首先选择单元格，然后输入文本。一个单元格的数据输完后，只要按【Tab】键、【Enter】键或箭头键就确认了在单元格中输入的文本。若要取消输入，可按【Esc】键或单击编辑栏中的取消按钮。在默认情况下，输入的文本在单元格中自动向左对齐。若要改变其对齐方式，则在选中它们之后单击“格式”工具栏上的相应对齐按钮。初始状态时，每个单元格的宽度为8个字符，可以根据需要修改宽度与高度。观察覆盖内容最简便的方式是加宽列宽，通过双击该列分隔线即可。,（2）输入数字在单元格中输入数字之后，它们将自动在单元格中右对齐。若输入数字太长，单元格中会自动以科学计数法显示，编辑栏中则显示输入的全部数字。在单元格中输入的数字字符必须是：09、+、-、（、）、，、/、%、￥、.、E、和e等，否则，将视为文本型数据。,（3）输入日期和时间输入日期或时间的方法如下：单击需要输入日期或时间的单元格。当输入日期时，可以用“/”（斜杠）或“-”（减号）分隔日期的各部分；当输入时间时，可以用“：”（冒号）分隔时间的各部分。输入完成后，按回车键。,2、在单元格中编辑数据编辑单元格数据的方法有两种：通过编辑栏进行编辑和在单元格中进行编辑。方法1：选定单元格后，单元格中的数据显示在编辑框中。单击编辑框使其激活，就可以在编辑框中对单元格数据进行编辑。编辑时可以移动光标到要编辑的地方，使用退格键、删除键进行删除；可以插入新的字符；可以选择一些字符并设置它们的字形、字号；可以将其中的一些字符拷贝到剪贴板中供粘贴等。,方法2：如果要在单元格中编辑，则双击单元格即可进入单元格编辑状态，此时即可直接输入、修改单元格内的数据。进入编辑状态后，状态栏显示“编辑”字样。,4.3.2移动和复制单元格内容移动和复制操作，是用计算机处理信息的基本手段，在Excel2002中同样支持这些操作。主要是利用常用工具栏或编辑菜单上的“剪切”、“复制”、“粘贴”命令，或利用鼠标拖放来实现，也可以使用快捷键【Ctrl】+【X】（剪切）、【Ctrl】+【C】（复制）、【Ctrl】+【V】（粘贴）来完成操作。,1、使用快捷键或工具按钮具体操作如下：（1）选定要移动或复制的单元格。（2）单击工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，也可按快捷键【Ctrl】+【X】（剪切）或【Ctrl】+【C】（复制）。（3）选中要粘贴到的目标单元格，单击“粘贴”按钮或【Ctrl】+【V】（粘贴）。,2、使用鼠标拖放单元格数据的移动或复制可以使用鼠标拖放来完成，具体操作如下：（1）选定要移动或复制的单元格。（2）将光标移动到所选定的单元格或单元格区域的边缘，鼠标指针由空心十字形状变成空心箭头。（3）按住鼠标左键，拖动鼠标指针到目标位置，释放鼠标左键。如果是要移动单元格，则在释放鼠标左键前按住【Shift】键或直接释放；如果是要复制单元格，则在释放鼠标左键前按住【Ctrl】键。,4.3.3自动填充单元格区域在向工作表中输入某些数据时，有时会碰到一些有规律的数据，这时可以利用Excel2002的数据自动填充功能。在工作表选定的单元格或单元格区域的右下角有一个小方块，称为填充柄。利用填充柄可以向单元格填充相同的数据或输入系列数据。,1、在同一行或同一列中填充相同数据按下述操作可以在单元格区域内自动输入相同的数据。（1）选定一个单元格并在其中输入数据，如在A1中输入“填充相同数据”。（2）将鼠标指针指向填充柄，指针变成一个“”字形，此时按住鼠标左键拖动至要填入的单元格区域。（3）释放鼠标左键即可。,2、填充数据系列自动填充的数据序列可以是等差序列、等比序列和日期序列等，具体操作如下：（1）在第一个单元格中输入一个初始值并按【Enter】键。（2）选定包含初始值单元格在内的单行或单列中的区域，作为要填充的区域。（3）在“编辑”菜单中选择“填充”项，打开下一级菜单。（4）单击菜单的“序列”项，打开“序列”对话框，如图4.3-2所示。（5）在“序列”对话框中选定合适的选项，并填入相应的数据后单击“确定”按钮，将向选定的区域填入指定的数据系列。,3、创建自定义序列建立一个自定义序列的具体操作步骤为：（1）选择“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。（2）在“选项”对话框，打开“自定义序列”选项卡。（3）单击“输入序列”文本框，使文本框中出现光标，在其中输入新的序列；序列间各项用半角符号的逗号隔开，或在各项之间加回车键。（4）单击“添加”按钮。（5）单击“确定”按钮即可。,4.3.4数据的删除与清除1、删除删除操作则是指将选定的单元格拿走，即不仅删除单元格或区域中的数据，而且让选定的单元格消失，单元格原来所在的位置被下面的或右面的单元格所覆盖，也可以把选定单元格所在的行或列整体删除。具体操作如下：,（1）选定要删除的一个或多个单元格。要删除整行或整列，只需单击行号或列号。（2）在“编辑”菜单选择“删除”命令，打开“删除”对话框，如图4.3-3所示。（3）根据需要选中其中一个单选项，然后单击“确定”按钮。,图4.3-3“删除”对话框,2、清除单元格数据实际上由数据内容（含公式）、格式（含外观格式、数字格式等）、单元格批注等（对单元格的说明信息）3个方面的信息组成。清除操作是指将单元格或区域中的某一方面的信息清除，而单元格或区域仍保留在原处。具体操作如下：（1）选定要清除的一个或多个单元格。（2）在“编辑”菜单中选择“清除”命令，打开清除方式菜单。（3）在菜单中选择一种清除方式。,4.3.5数据的查找和替换查找和替换是编辑数据的重要手段，它可以找到特定的数据，可以将特定的数据替换成一个另外的数据。在进行查找和替换操作时，应先选定搜索区域。搜索区域可以是整张工作表，也可以是一个选定的区域或多张工作表。,1、查找数据操作步骤如下：（1）选定要查找数据的区域。如果要查找整个工作表，单击任意一个单元格。（2）选择“编辑”菜单的“查找”命令，打开“查找”对话框，如图4.3-5所示，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。（3）单击“查找下一个”按钮，则开始查找。当Excel2002找到相应的内容后，会把该单元格变为活动单元格。如果要查找别的位置，单击“查找下一个”按钮继续进行查找。（若要设置相应的查找选项，则在“查找”对话框中单击“选项”按钮，然后指定搜索范围、区分大小写、区分全/半角等。）,图4.3-5“查找”对话框,2、替换数据操作步骤如下：（1）选择“编辑”菜单的“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框。如图4.3-6所示。（2）在“查找内容”框和“替换值”框中分别输入要查找的数据和要替换的数据。（3）单击“替换”按钮，则替换查找到的单元格数据；单击“全部替换”按钮，则替换整个工作表中所有符合搜索条件的单元格数据。,图4.3-6“替换”对话框,4.3.6插入单元格、行和列选择“插入”菜单中的“单元格”、“行”、“列”命令，可以在工作表中插入空白单元格、行或列。1、插入空白单元格（1）选定单元格，然后选择“插入”菜单的“单元格”命令，打开“插入”对话框。（2）选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”单选项。（3）单击“确定”按钮即可。,2、插入行或列插入行或列的操作如下：（1）单击该行号或列标，即选定行或列，或单击要插入行或列位置的任意单元格。（2）选择“插入”菜单的“行”或“列”命令。将插入一个空行或空列，原来的行或列将下移一行或右移一列。若要一次插入多行或多列，操作与插入单元格类似，只是要插入多少行或列，就选择多少行或列即可。,4.3.7单元格区域的命名1、使用菜单命名的操作如下：（1）选定所要命名的单元格区域。（2）选择“插入”菜单的“名称”命令，在子菜单中选择“定义”，打开“定义名称”对话框。（3）在“当前工作簿的名称”框中输入名字，按“添加”按钮，将名字添加到名字列表中。（4）按“确定”按钮，完成命名操作。如果按“删除”按钮，可删除所定义的名字。（5）如果再次选择上述区域，在“名称框”中会出现所定义的名字。,2、使用名称框命名的操作如下：（1）选定要定义名字的单元格区域。（2）单击“名称框”，在框中输入新定义的名字。（3）按回车键完成命名。,4.3.8单元格批注单元格除了可以输入数据和设置数据格式外还可以附加注释性文字，这些文字称为单元格批注。当单元格有批注时，在单元格右上角出现一个小红色的三角形，称为批注指示。为单元格添加批注的具体操作如下：1、选定要添加批注的单元格。2、在“插入”菜单中选择“批注”命令，打开单元格批注框。3、在“批注”框中键入批注内容。4、内容输入后，单击“批注”框外部的工作表区域。,4.4工作表的排版,4.4.1列宽和行高的调整4.4.2设置字符格式4.4.3设置数字格式4.4.4设置对齐方式4.4.5表格线与边框线4.4.6设置单元格底纹4.4.7使用条件格式4.4.8使用格式刷4.4.9保护工作表和工作簿4.4.10自动套用格式4.4.11使用样式,对工作表中的数据编辑完以后，要对其进行外观格式设置。通过对工作表的格式编排，改善工作表的外观，以便更好地适合报表要求。工作表排版可以选择“格式”菜单的“单元格”、“行”、“列”等命令；还可利用“格式”工具栏；也可以选择“格式”菜单的“自动套用格式”命令快速进行格式编排。,4.4.1列宽和行高的调整鼠标操作：如果要调整某列的列宽，将鼠标指针指向该列的分隔线上，当鼠标指针变为双向箭头时，可用两种方法之一改变列宽：方法1：双击此分隔线，列宽自动调整至列中最宽的数据项宽度。方法2：用鼠标拖动此分隔线至合适的宽度。菜单操作：利用“格式”菜单的“列”子菜单中的“列宽”或“最合适的列宽”命令来改变列宽；利用“列”子菜单中的“隐藏”命令，可以隐藏某些列；利用“取消隐藏”命令，可以恢复显示某些列。,4.4.2设置字符格式Excel2002在默认的情况下，输入的字体为“宋体”，字形为“常规”，字号为“12”。可以通过工具栏的工具按钮很方便地重新设置字体、字形和字号，还可以添加下划线以及改变字体的颜色，对字体进行修饰。也可以通过菜单方法进行设置。如果需要取消字体的格式，可以选择“编辑”菜单的“清除”，子菜单下的“格式”命令。,1、用工具栏按钮的方法设置字符格式（1）选择所要进行格式化的单元格或单元格区域。（2）格式工具栏上的字体按钮在左边，依次为字体钮、字号钮、加粗钮、斜体钮、下划线钮，可以分别单击其中的一个进行设置。2、用菜单的方法设置字符格式（1）选定要格式化的单元格或单元格区域。（2）在选定的区域内按鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，或者选择“格式”菜单的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。单击“字体”选项卡。在其中选择“字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”以及“特殊效果”等，并可以在“预览”区中预览设置的效果。,4.4.3设置数字格式Excel2002提供了多种数字格式，对数字格式化时，可以设置不同小数位数、百分号、货币符号等来表示同一个数，这时屏幕上的单元格显示格式化后的数字，编辑栏中显示系统实际存储的数据。如果要取消数字格式，可以用“编辑”菜单“清除”命令，在打开的子菜单中选择“格式”命令。,1、用工具栏按钮的方法（1）单击包含数字的单元格或单元格区域。（2）单击“格式”工具栏的“货币样式”按钮、“百分比样式”按钮、“千位分隔样式”按钮、“增加小数位数”按钮、“减少小数位数”按钮，来设置数字格式。,2、用菜单的方法（1）单击包含数字的单元格或单元格区域。（2）在选定的范围内单击鼠标右键，弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，或选择“格式”菜单中的“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框。（3）在“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。（4）在对话框右侧的“分类”列表框中选择一种分类格式，在对话框右侧进一步按要求进行设置，并可以从“示例”栏中查看效果。（5）按“确定”按钮即可。,4.4.4设置对齐方式在Excel2002中系统默认的对齐方式是：数值型数据按右对齐，其它类型数据按左对齐。根据需要通过设置对齐方法，来使版面更加美观。1、用工具按钮设置对齐方式（1）选定要格式化的单元格或单元格区域。（2）分别单击“格式”工具栏的左对齐钮、居中对齐钮、右对齐钮、合并及居中钮、减少缩进量、增加缩进量钮。,2、用菜单的方法设置对齐方式（1）选定所要对齐的单元格或单元格区域。（2）选择“格式”菜单中的“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框。（3）在“单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡。在该选项卡中，选择水平对齐和垂直对齐方式。,“水平对齐”的格式有：常规（系统默认的对齐方式）、靠左（缩进）、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。“垂直对齐”的格式有：靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。另外“方向”列表框可以改变单元格内容的显示方向。如果确认“自动换行”复选框，当单元格中的内容宽度大于列宽时，则自动换行。若要在单元格内强行换行，可以直接按【Alt】+【Enter】键。,4.4.5表格线与边框线Excel2002工作表默认的表格线是灰色的，仅仅为屏幕操作提供方便，在打印时不会有表格线。如果希望打印出来的表格有表格线，应该通过边框设置，使每个需要的表格或单元格都有实线边框。这里所说的边框，如只选一个单元格时，就是指单元格四周的线条；如果选择了多个单元格，则指的是区域的四周线条，而各个单元格之间的线条就成为分隔线。,1、用工具栏按钮设置边框（1）选定要添加边框的单元格或单元格区域。（2）单击格式工具栏的边框钮。这时将弹出下拉列表，在其中选择所需的格线。,2、用菜单的方法设置边框（1）选定添加边框的单元格或单元格区域。（2）单击“格式”菜单的“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框。（3）在对话框中，单击“边框”选项卡。,在“预置”框下选取适当的边框形式。“预置”框下分别是“无”按钮、“外边框”按钮和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界。在“线条”框下的样式列表框中选取线形样式，可以为边框的各边设置不同的线形。单击“颜色”下拉列表框，产生调色板，可以给边框加上您喜欢的颜色。（4）按“确定”按钮即可。,4.4.6设置单元格底纹为了使表格中的重要信息更加醒目，可以给单元格添加底纹。具体操作步骤如下：1、用工具栏按钮设置底纹（1）选定添加颜色的单元格或单元格区域（2）单击“格式”工具栏的填充色按钮。（3）在下拉列表中，选择颜色。,2、用菜单的方法设置底纹（1）选定添加颜色的单元格或单元格区域。（2）单击“格式”菜单的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。（3）单击“图案”选项卡。（4）在“颜色”区中可以选择单元格的背景颜色，在“图案”列表中选择单元格的底纹图案，通过预览框可以查看颜色和底纹图案的效果。（5）按“确定”按钮即可。,4.4.7使用条件格式条件格式用以制定底纹、字体或颜色等格式，使数据在满足不同的条件数据时，显示不同的数字格式。,1、选定设置格式的单元格或单元格区域。2、单击“格式”菜单的“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框。3、在对话框中，输入需要格式化的数据条件。4、选择“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框的“字体”项的对话框，设置符合条件时的格式。5、如果需要选择多个条件，按“添加”按钮添加，重复上面的步骤3和4，直到设置完所需条件。6、单击“确定”按钮即可。,4.4.8使用格式刷与Word2002一样，在Excel2002中也可以使用“格式刷”来进行快速格式设置。如果已经为工作表的某些单元格设置了所需的格式，可以使用“格式刷”按钮将格式复制到单元格。其操作为：（1）选定复制格式的单元格或单元格区域。（2）单击“格式”工具栏的格式刷按钮，选定格式。（3）选定要设置新格式的单元格或单元格区域。,4.4.9保护工作表和工作簿所谓保护工作簿、工作表，就是给工作簿、工作表加上密码或设置访问限制，以防止对工作簿、工作表进行查看、插入、删除、移动、隐藏、取消隐藏及重命名工作表等操作，保护窗口不被移动和改变大小。,1、保护工作表具体操作如下：（1）选定要保护的工作表。（2）单击“工具”菜单的“保护”命令，选定“保护工作表”。打开“保护工作表”对话框。（3）在“保护工作表”对话框中，选择需要保护的功能。如果需要设置密码，则在“密码”编辑栏中输入密码，其作用是防止其它用户取消对工作表的保护。密码可为任意字符，但不能超出255个字符，密码输入时需要确认，同时密码区分大小写。（4）单击“确定”按钮即可。,2、保护工作簿具体操作如下：（1）选定已打开的需要保护的工作簿，或打开一个需要设置保护的工作簿。（2）单击“工具”菜单的“保护”命令，选定“保护工作簿”，打开“保护工作簿”对话框。在弹出的“保护工作簿”对话框中，用户可选择对工作簿的保护功能。“结构”选项：保护工作簿结构，避免删除、移动、隐藏、取消隐藏及重命名工作表，或插入新的工作表。“窗口”选项：保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。“密码”编辑栏：功能与“保护工作表”相同，即设置密码，防止未授权用户的非法改动。（3）单击“确定”按钮即可。,4.4.10自动套用格式Excel2002在“自动套用格式”功能中，提供了许多种漂亮且专业的表格形式。使用它可以快速格式化表格，尤其适用于对多项排版一时难以掌握的用户。1、选定格式化的单元格或单元格区域。2、单击“格式”菜单的“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图4.4-6所示。3、在对话框中选择相应的表格式样。4、单击“确定”按钮即可。,图4.4-6“自动套用格式”对话框,4.4.11使用样式所谓样式是指定义并成组保存的格式设置集合，如字体大小、边框、图案、对齐方式和保护等。对于不同的单元格或单元格区域，如果要求具有相同的格式，使用样式可以快速地为它设置同一种格式。,4.5公式和函数,4.5.1创建公式4.5.2函数4.5.3自动求和,4.5.1创建公式公式是对工作表中的数值进行计算的等式，公式要以“=”开头，由常数、单元格名、函数和运算符组成。例如，公式“=6+3*2”，结果就等于12。在Excel2002中公式可以帮助分析工作表中的数据。公式可以包括下列所有内容或其中之一：函数、引用、运算符和常量。,1、公式中的运算符Excel2002的运算符有以下4类。（1）算术运算符：完成基本数学运算的运算符，如加、减、乘、除等，它们连接数字并产生计算结果。如表4.5-1所示。（2）比较运算符：用来比较两个数值大小关系的运算符，它们返回逻辑值TRUE（逻辑真值）或FALSE（逻辑假值）。如表4.5-2所示。（3）文本运算符：使用和号（&）加入或连接一个或更多文本字符串以产生一串文本。如表4.5-3所示。（4）引用运算符：可以将单元格区域合并运算。如表4.5-4所示。在Excel2002中不同的运算符号具有不同的优先级。同时有不同的运算符，按表4.5-5的顺序运算。,表4.5-1算术运算符,表4.5-2比较运算符,表4.5-3文字运算符,表4-5-4引用运算符,表4-5-5运算符的优先级。,2、输入、编辑公式输入公式的操作类似于输入文字型数据，区别在于公式是以“=”开头，其后是公式表达式。3、引用单元格在公式中常用单元格的地址来代替单元格，这称为单元格的引用，它把单元格的数据和公式联系起来，如“=SUM（A3+A5）”。,4.5.2函数1、函数简介函数是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。如函数“=SUM(B1：B3)”可以看作是公式“=B1+B2+B3”。因此函数的语法应该与公式的语法一致，基本语法形式为：函数名称（参数1、参数2、参数3、可选参数1、可选参数2、），其中函数名称说明函数的功能。例如，SUM是求和函数，MIN是求最小值函数，参数是函数运算的对象，在SUM函数中，参数就是要求和的那些数值。,2、函数的输入对于一些简单的函数，可以直接在单元格中输入该函数。输入时，与输入一个公式的方法相同，首先输入一个“=”，然后输入函数本身。按Enter键即可得出函数结果。例如，在单元格中直接输入函数“=SUM(B1：B3)”。也可以使用“插入”菜单的“函数”命令、或者单击编辑栏左侧“插入函数”按钮，打开插入函数对话框。在“插入函数”对话框的“选择类别”下拉列表框中，选择所需要的函数类别，在“选择函数”列表框中列出该类型中的所有函数，选择所需函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，输入所选函数的参数，单击“确定”即可。,3、函数的错误值当某个单元格中的公式不能正确计算时，将显示一个错误值。出错原因不同，其解决方法也不同。常见的错误值和它产生的原因如表4.5-6所示。,表4.5-6常见的错误值及其含义,4.5.3自动求和对行或列中的数据求总计是数据处理中的一种常见计算，Excel2002将它设计为一个“自动求和”按钮，只要单击常用工具栏上的“自动求和”按钮，即可在单元格中输入求和公式，自动选择求和区域，并完成行或列的总计运算，并把计算结果填入选定的结果单元格。,4.6数据分析,4.6.1数据库的建立和编辑4.6.2数据库的排序4.6.3数据筛选4.6.4分类汇总4.6.5数据透视表,4.6.1数据库的建立和编辑1、建立数据库数据库是保存数据的仓库，这些数据是按一定的结构来存储的。例如，想把学生的姓名、性别、各科成绩编制成一个表，这个表就是一个简单的数据库。姓名、性别等项称为字段，每个人的情况称为记录。在Excel2002中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，一列单元格就是一个字段，每行中的字段输入项就是一条记录。,在数据库中输入信息时必须遵守以下规定：字段名称：必须在数据库的第一行输入字段名称，字段名称与第一行记录间不能留空行。记录：每一条记录必须占据一行，记录间绝对不允许有空行，同一列中必须包含同一类型的信息。,2、数据库的编辑（1）数据清单的使用将光标放在数据库所在工作表中的任意单元格。选择“数据”菜单中的“记录单”，并打开数据清单对话框，数据清单首先显示的是数据库中的第一条记录的基本内容。使用“上一条”或“下一条”按钮或按滚动条，可以在每条记录间上下移动。按“关闭”钮，关闭数据清单。,（2）增加新记录向数据库中增加新记录的方法有两种。方法1：直接向工作表中的数据库区域输入新数据。方法2：通过数据清单增加新记录。具体操作步骤如下：选定数据清单中的任意一个单元格。选择“数据”菜单中的“记录单”命令。在数据清单对话框中选择“新建”按钮，屏幕出现一个新记录的数据清单，按【Tab】键或【Shift+Tab】键依次输入各项。选择“关闭”按钮即可。,（3）删除记录与增加记录的方法相似，删除记录同样也有两种方法。方法1：直接在工作表中进行删除行的操作，该方法通常用于删除多条记录。方法2：使用数据清单，每次删除一条记录。相比起来速度稍慢，但安全性、可靠性高。具体操作如下：单击“数据”菜单的“记录单”命令。在对话框中选择所要删除的记录。单击“删除”按钮，进行确认删除操作。单击“确定”按钮即可。,4.6.2数据库的排序新建立的数据清单，它的数据排列顺序是按照记录输入的先后排列的，没有什么规律。Excel2002提供了数据清单的排序功能，对表格中的数据清单进行排序，是为了便于查看数据，直观、快捷地查找、定位需要的记录，它可以根据一列或多列的内容按升序或降序对数据清单排序,1、单列内容的排序如果数据清单的排序要求是按某一字段进行的，其操作步骤如下：（1）单击要排序的数据列。（2）如果按“升序”排序，单击常用工具栏的“升序”按钮；按“降序”排序，单击常用工具栏的“降序”按钮。这时数据清单中的记录就会按要求重新排列。,2、多列内容的组合排序当所排序的字段出现相同值时，可以使用下述方法进行排序：（1）单击数据清单的任意一个单元格。（2）单击“数据”菜单的“排序”命令，弹出“排序”对话框。（3）选择3级排序关键字，并设置“递增”或“递减”。（4）按“确定”按钮即可。,4.6.3数据筛选所谓筛选，是在所有数据行中查找并显示满足指定条件的数据行，其它数据行则隐藏起来。Excel2002提供了两种筛选数据的方法：“自动筛选”和“高级筛选”。,1、自动筛选如果使用“自动筛选”功能来查找数据，可以按如下步骤进行：（1）单击数据清单的任意一个单元格。（2）单击“数据”菜单的“筛选”命令，选择“自动筛选”。这时在每个字段旁显示出下拉箭头，即为筛选器箭头。（3）单击与筛选条件有关的字段下拉箭头，直接选择符合筛选条件的项或选择“自定义”。如果选择了“自定义”，则将打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图4.6-3所示，在其中输入条件，这时就可以使用“与”、“或”操作了。（4）按“确定”按钮即可。,图4.6-3“自定义自动筛选方式”对话框,2、高级筛选高级筛选是使用“自动筛选”功能，筛选条件可以是一个；也可以用自定义指定两个条件。使用高级筛选时，可以在条件区域的同一行中输入多重条件，条件之间是“与”关系。为了使一条记录能够匹配该多重条件，全部的条件都必须被满足。,4.6.4分类汇总在实际应用中经常会遇到数据的分类汇总。所谓分类汇总就是将类别相同的数据放在一起，然后对同类别的数据进行求和、求平均值、计算最大值等汇总运算。,4.6.5数据透视表数据透视表是根据用户的需要，在列表中提取数据，重新拆装组成的表。数据透视表用于分析数据众多而且关系复杂的数据表。Excel2002提供了创建数据透视表向导，只要在向导的提示中进行相应的选择和设置即可完成透视表的建立。,4.7图表,4.7.1创建图表4.7.2编辑图表4.7.3图表的格式化,在Excel2002中图表就是工作表中数据的图形表示。图表使得数据的差异、预算趋势等很容易查看，是展现、分析数据的一种常用手段。枯燥无味的数据有时很难看出相互之间的关系，如果用图形来展现，就比较容易找出个体数据之间、个体数据与整体数据之间的关系，能直观地比较个体数据间的差异，使数据更加生动、有趣、易于理解和掌握。,4.7.1创建图表Excel2002中提供14种标准图表类型，20种系统内部图表类型，用户可以自定义一种图表类型作为默认类型。每种类型都有几种基本的变化样式，包括网格线、标号或标记的变化等等。选用不同的图表类型可以从不同的角度观察数据，如面积图强调的是变化量，折线图强调的是数据在相等时间间隔内变化的趋势等等。,创建图表时，可以单独建一张工作表来放置图表，称为独立图表；也可以将图表放置在当前工作表上，这类图表称为嵌入式图表。两种图表分别为了不同的目的。前者多是用于说明工作表中的数据，以增加数据的说服力和感染力；后者主要用于只需要图表的场合。用户可选择这两种方式之一来创建图表，这主要取决于用户创建图表的最终目的是什么。,1、使用“图表”工具栏创建简单的图表选择“视图”菜单中的“工具栏/图表”命令。2、利用“图表向导”创建图表。,4.7.2编辑图表已经创建好的图表可以修改，例如可以把二维图变成三维图、把饼图变成直方图或折线图等。另外还可以编辑图表的数据，增加线条、颜色和文本，对图表进行缩放、移动、复制等。,1、更改图表类型虽然在建立图表时已经选择了图表类型，但如果用户觉得创建后的图表不能直观地表达工作表中的数据时，可以更改图表类型。具体操作如下：（1）选定需要更改类型的图表。（2）选择“图表”菜单的“图表类型”命令，弹出“图表类型”对话框。（3）选择“图表类型”列表框中的修改图表类型，在“子图表类型”列表框中选择子类型。（4）单击“确定”即可。,2、更改数据系列产生方式图表中的数据系列既可以在列产生，也可以在行产生。有时更改系列产生方式可以使图表更加直观。建立数据系列在行产生的图表。（1）选定要更改的图表。（2）选择“视图”菜单的“工具栏/图表”命令。（3）单击“图表”工具栏的“按行”按钮。即可完成数据系列在行产生的操作。,3、向图表中添加数据系列用户向已经建立了图表的工作表中添加数据系列后，当然希望图表能把添加的数据系列显示出来。,（1）修改数据源具体操作如下：单击选中嵌入式图表，或单击图表工作表标签，选定图表工作表。选择“图表”菜单的“数据源”命令，出现数据源对话框。在“数据区域”框中输入图表的数据区域，或者在压缩对话框中，从工作表中选择新的数据区域所在的单元格。单击“确定”按钮即可。,（2）鼠标拖放选择添加数据鼠标拖放选择添加数据，适用于嵌入式图表，具体操作步骤为：选定待添加的数据所在的单元格。将鼠标指针移动到该区域的边界，按住鼠标左键将选定区域拖到嵌入式图表中。松开鼠标左键。,（3）添加数据对话框通过“添加数据”对话框添加数据，具体操作如下：选定图表。选择“图表”菜单的“添加数据”命令。显示“添加数据”对话框。单击包含添加数据的工作表标签，并选定预添加的数据区域。,4、删除数据系列删除数据系列的操作很简单，如果仅删除图表中的数据系列，单击图表中要删除的数据系列，然后按Delete键；如果要把工作表中的某个数据系列与图表中的数据系列一起删除，选定工作表中的数据系列所在的单元格区域，然后按Delete键。,5、编辑图表中的文字图表中经常包含一些说明性的文字。通过这些说明文字，我们能够更好地理解图表中各项的具体含义。可以根据需要对图表中的文字进行编辑修改或者删除文字。我们可以添加图表标题、坐标轴标题、数据标志等标识，也可以添加图例、网格线、数据表等。具体操作如下：选择“图表”菜单中的“图表选项”命令，打开“图表选项”对话框，,如果要对添加的文字进行修改，那么首先单击要修改的文字，然后进行相应的修改。如果要删除文字，那么，待选定文字后，单击“编辑”菜单的“删除”命令或者直接按Delete键就可删除文字。,6、调整图表的位置和大小（1）调整位置可以使用鼠标来调整图表在工作表中的位置，具体操作如下：选定要移动的图表。在图表中按鼠标左键并拖动。在满意的位置释放鼠标左键即可。,（2）调整大小改变图表大小的具体操作步骤如下：选定要改变大小的图表。在图表8个控点中的任意一个点上待光标变形状时，就可以拖动鼠标改变图表的大小。,4.7.3图表的格式化图表的格式化是对图表的外观、布局进行全面的修饰。使得我们所建立的图表更加具有专业性，表达更有效。,1、图表区域的格式化图表区域格式化包括设置图表的边框、字体和背景等格式。具体操作如下：（1）单击图表，以使其处于活动状态，然后选择“格式”菜单的“图表区”命令，打开的“图表区格式”对话框。“图案”标签：在“边框”部分，可以指定图表边框的类型及样式，或者使边框具有阴影效果。在“区域”部分，可以选择一种颜色为图表区的背景色。单击“填充效果”按钮，可以指定背景效果。“字体”标签：用来设置图表区域中的字体。单击“字体”标签，分别设置字体、字形、字号和文字颜色等。（2）单击“确定”按钮，关闭对话框。在图表工作表可以看到设置的效果。,2、坐标轴的格式化Excel2002允许用户美化图表中各个坐标轴的外观，可以修改坐标轴的字体、刻度、对齐方式等。使用方法与工作表中的字体设置方法相似。,4.8打印工作表,4.8.1页面设置4.8.2打印预览4.8.3打印,如果安装了打印机，可以将工作表打印到纸上，以便于存档、分析和研究。打印之前，应先设置要打印的工作表范围和各项控制打印的参数，如页边距、打印区域等。,4.8.1页面设置打印前往往需要根据自己的打印机情况、纸张情况，对工作表页面进行设置。进行页面设置的基本操作过程是：选择“文件”菜单的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图4.8-所示，再按下面的步骤分别设置各项参数。,图4.8-1“页面设置”对话框,1、“页面”选项卡在页面选项卡上可以进行下列参数的设置：方向：用于制定打印页的方向为“纵向”或“横向”。缩放比例：一般采用100%比例打印。有时，可能最后一页只有一行内容，可以采用缩小比例打印，使最后一页的内容能够合并到上一页中。另外，也可以在“调整为”框中输入页宽和页高，以便将内容缩小打印在指定的页中。,纸张大小：选择打印纸长的规格。默认的打印纸张为“A4210*297毫米”。打印质量：单击所需的分辨率可以制定活动工作表的打印质量。分辨率是指在打印页上每英寸的点数（dpi）。起始页码：默认值为自动，如果希望打印的页码从某值开始，可在此指定。,2、“页边距”选项卡页边距选项卡可设置的参数有：上、下、左、右四个文字框：设置打印内容距纸张四边的大小，单位是厘米。页眉、页脚文字框：设置页眉和页脚距离上、下底边的大小。居中方式：可以选择水平居中或垂直居中，这是指表格左右或上下的空白是否对称。,3、“页眉/页脚”选项卡在如图4.8-2“页眉/页脚”选项卡上可以进行下列参数的设置：页眉：在“页眉”下拉列表框中选择预定义的页眉。页脚：在“页脚”下拉列表框中选择预定义的页脚。自定义页眉：单击该按钮，可以自定义页眉。在Excel2002中，还可以插入一幅图片作为页眉。自定义页脚：单击该按钮，可以自定义页脚。,图4.8-2“设置页眉/页脚”对话框,4、“工作表”选项卡如图4.8-3所示，单击“工作表”选项卡，在该选项卡中，可以对打印区域、打印标题、打印、打印顺序等内容进行设置：打印区域：输入或者选择要打印的单元格区域，以便打印工作表中的部分区域。,图4.8-3“工作表”对话框,打印标题：输入在每页需要重复打印的表头（顶端标题或左侧标题）。打印：决定是否打印网格线、行号列标、单色打印、按草稿方式或批注等。打印顺序：可以指定工作表中的数据是按从上到下还是按从左到右的顺序分段打印。右边的图表给出了选择“先列后行”或“先行后列”时的打印效果。,4.8.2打印预览为了在打印之前预览将要得到的打印效果，可以使用Excel2002提供的“打印预览”功能，当发现工作表的布局安排不当时，能够及时进行调整，既省时又节约纸张。具体操作如下：单击“文件”菜单的“打印预览”命令，或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，进入如图4.8-4所示的打印预览状态。,图4.8-4“打印预览”对话框,在“打印预览”窗口的上方有一排按钮，它们的功能如下：单击“下一页”按钮，可以显示下一页。若无下一页，该按钮变灰。单击“上一页”按钮，可以显示上一页。若无上一页，该按钮变灰。单击“缩放”按钮，使鼠标呈放大镜状，将鼠标指针移到预览页面上单击，预览页被放大。再次单击，又恢复原来的大小。单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框，可以打印工作表。,单击“设置”按钮，弹出“页面设置”对话框，可以改变页边距、添加页眉和页脚等。单击“页边距”按钮，在预览页面上显示了一些用于调整页边距位置、页眉和页脚位置的句柄。拖动这些句柄，可以调整页边距。单击“分页预览”按钮，进入分页预览方式，让用户查看分页符的位置。单击“关闭”按钮，退出打印预览方式。,4.8.3打印设置好页面后，就可以打印了。具体操作步骤如下：1、单击“文件”菜单的“打印”命令，打开“打印”对话框，如图4.8-5所示。2、在“打印机”区中，可以选择连接在用户计算机上的打印机，或者选择网络上的共享打印机。如果“打印到文件”复选框被选中，则将要打印的内容保存为一个文件。,图4.8-5“打印”对话框,