项目定义阶段可交付文件的管理

协鑫集团(海外)天然气制甲醇项目Nature Gas to Methanol Project of GCL(Oversea)项目定义阶段可交付文件的管理GNGMP-01-IPMT-DMD-PMD-0008XXXX项目项目定义阶段可交付文件的管理文件编号：编制： 审核：审批：XXXX项目2015年11月18日1 .1 目的为统一、规范提交的可交付文件流程，以及可交付文件的审查和返回流程，特制定此程序。2 适用范围本程序主要适用于XXXX项目定义阶段所有提交的项目可交付文件。3 引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T 28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范GB/T 50328建设工程文件归档整理规范GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 18894电子文件归档与管理规范GB/T 11821照片档案管理规范4 定义下列术语和定义适用于本标准。4.1交付文件合同中规定的应提交的所有文件资料。4.2文件传送单传递文件的目录清单。4.3 文档负责人文档控负责人指技术部文档负责人，负责项目定义阶段文件资料的管理和归档。4.4 单点联系人 单点联系人指技术部文档接收发放人员，为文档传递的单点联系人。5 职责5.1文件形成单位1）按规定要求，按时、按质、按量提交交付文件；2）负责对未达到要求的文件进行修改或更新；3）对所提交的文档负责。5.2技术部1）文档负责人负责检查、接收提交的所有项目文件，不合格文件将被退回并要求重新提交；2）文档单点联系人根据需求分发到相关部门；3）对于需外部审査/批准的文件，文件形成单位负责审查提交文件，并收集汇总相关审査/批准意见及时返回给文档管理人员。4）文档单点联系人负责将已收集汇总的意见及时并以正式方式传回文件形成单位。6 工作要求和程序6.1文件交付流程1）文件形成单位根据要求或项目进展需求，起草或编制文件，文档单点联系人填写文件传送单。2）文件形成单位向技术部文档单点联系人递交硬拷贝文档和文件传送单，若是电子交付的，则通过邮件或光盘、U盘等特殊载体递交。3）技术部文档单点联系人对照文件传送单清点交付文件，检查交付文件的编码、内容、格式、签字、签章、页数以及电子版文件的提交情况，检查无误后在文件传送单上签字接收。4）技术部文档单点联系人按程序进行文件分发、归档。5）需要外部审查/批准的文件，文件形成单位负责审查提交文件，并收集汇总后及时返回给文档单点联系人。6）技术部部文档单点联系人递交传送单和回复文件。7）文件接收单位文档单点联系人对照文件传送单清点、检查回复文件，无误后在传送单上签字确认，并及时将回复文件进行分发。8）需要外部审査/批准的文件回复时间应控制在5个工作日之内，文件量较大，另达成协议的除外。6.2交付文件的标准6.2.1硬拷贝文件1）硬拷贝文件递交给文档单点联系人时必须外观完好，没有缺失。2）硬拷贝的递交份数：若有明确要求的，按合同要求执行；若无明确要求的，以满足项目管理需求的份数为标准。通常包括：管理文件（含信件、传真、会议纪要、各类报告、程序、计划等）、采购文件（含请购书、订单/合同、供货商文件）、技术文件（含各类设计文件及技术标准）等。3）文件的编号、版本、版本状态等信息必须清晰明确。签名栏有关签署级别等遵照规定或按照达成的协议执行，硬拷贝签署必须为手写签名。中文姓名签署汉字。4）所有正式版文件不应有任何手改痕迹。5）对于多页文件，每页的页眉或页脚要写明文件编号、版次、页码及总页码，以免造成不同文件的混淆。6）如文件中还包含其它文件（例如附件），应在主文件的目录中标出每个附件的简要信息：文件名、版本号和页码。6.2.2电子版文件1）每一个硬拷贝文件对应一个电子文件，不允许将多个硬拷贝文件打包成一个电子文件递交。2）可交付文件原则上每个文件都应有文件编号，电子版的文件名应与其文件编号相同，且文件名中不含版本号。如文件确实是XXXX项目定义阶段文件编号规定所涵盖范围以外的文件，可以和文档负责人协商确定其编码方式。3）交付的电子版文件若需特殊软件支持打开的，应将软件程序与交付文件的电子版同时提交。6.3交付文件的检查与验收1）交付的管理性文件，如信函、会议纪要、周报、月报、工作联系单等文件由文档单点联系人按交付要求进行检查后即可进行相应分发和归档。2）交付的专业技术文件、技术成果类文件需先由专业负责人进行专业检查和验收后，文档单点联系人方可签字接收。3）交付的需进行审核和批准的过程文件，由技术部文档单点联系人签收后转交技术部经理、项目技术总负责人、专业负责人在5个工作日内进行审核和签署。4）电子文件的检査验收要求参见电子文件归档与管理规范（GB/T18894）5）文书档案的收集、整理、分类及装订要求执行归档文件整理规则（DA/T22）6）照片档案的收集、整理执行照片档案管理规范（GB/T11821）4.