设备采购合同执行与管理的规定

设备采购合同执行与管理的规定1. 目的和适用范围1.1 目的 为了规范和加强设备采购合同的监督执行与管理，确保工程建设设备的质量、防止和避免股份公司的利益受到损害，特制定本规定。1.2 适用范围 本规定适用于冶金设备科、通用动力科、电气设备科（以上三科简称专业科，下同）、综合计划科对设备采购合同的监督执行与管理工作。2. 专业术语2.1 设备采购合同的执行 对工程建设所需的设备而签订的书面设备采购合同生效后，严格按合同条款规定，认真履行直至全部义务履行完毕的全过程。2.2 合同纠纷处理 指签订的设备采购合同在执行中，当事人之间就合同约定的权利与义务所发生的争执，实质是合同当事人切身利益发生冲突的一种反映。为妥善处理纠纷通常采用：协商、调解、仲裁和诉讼四种解决办法。3. 管理职责 股份公司授权设备供应公司代表股份公司对外签订基本建设、技术改造和重点改扩建工程的设备采购合同，并归口统一管理。 股份公司总经理授权设备供应公司主要行政负责人及有关业务人员作为委托代理人，具体对外签订股份公司建设工程国内设备、委托加工合同；进口设备的国内招标，办理设备分交手续；库存积压设备的对外销售；仓储、运输等方面的合同。 委托代理人在签订经济合同时，不得超越“法人委托书”载明的授权范围、授权权限及委托期限，并使用股份公司统一刻制的设备合同专用章。3.1 综合计划科职责 综合计划科是设备供应公司各类经济合同的管理部门，并配备兼职综合合同管理员。负责向法律事务室申请办理或变更“法人委托书”，负责合同的汇编、检查，考核合同的履行情况，并向法律事务室报送合同统计报表。3. 2 专业科管理职责3.2.1专业科配备专职合同管理员。负责集中管理和传递设备采购合同，按类或按工程建立合同台帐；负责办理并严格审查设备采购合同货款的承付及申请借款事项；负责每周一次收取设备验收入库单、随箱资料，并审核是否与设备采购合同相符，随箱资料转交综合计划科档案室统一保管；负责将修改变更后的设备采购合同反映到合同台帐上；负责检查合同执行情况，掌握动态，对愈期交货、在途、待验设备提出分析改进意见，填写合同统计报表；每年年底负责对分承包方的合同金额做一次累计，作为下次评审合格分承包方的依据；参与经济合同纠纷的解决，负责设备采购合同的正式文本、附件、往来电报、书信等有关材料的收集保管，合同履行完毕存档备查。3. 2.2委托代理人（或设备供应员）的职责 委托代理人必须熟悉项目可行性研究报告和初步设计，了解工程项目的规模、能力，掌握工艺流程，设备选型，施工进度和股份公司的计划按排情况，使所采购的设备满足质量、数量、价格、时间要求。 遵守法律、法规，坚持平等互利，协商一致的原则，维护股份公司的利益。 审查对方当事人的主体资格，资信情况，履约能力，签约人的资格等，实行生产许可证的产品如锅炉、压力容器和电动双梁吊等，还应审查分承包方的生产资格，以保证安全使用。 合同条款完备，责任明确，格式规范，内容合法，用语准确。 不得超越“法人委托书”载明授权范围和权限。 负责设备合同的执行变更及纠纷的处理工作。 按照合同条款规定，负责赴厂监制及联合检验。 负责设备验收入库单中“三缺”问题的处理，负责设备安装调试中出现的质量异议的处理，填制工程设备质量报告单、设备修配改委托签证单等。 负责分承包方送货到库设备抵站报告单的填制。 负责将工地上的退库设备装车运回设备仓库，并填制退库单。 财务科的职责3.2.1 设备核算员负责分类建立设备合同付款台帐。3.2.2 设备核算员负责审查设备采购合同的付款条件，按照付款条件的有关规定认真执行。设备核算员负责设备入库的划价工作，每周一次到设备仓库收取设备出库单并办理设备出库的财务核销工作。 管理程序及要求1 设备采购合同的一般条款包括：设备的名称、型号规格、性能、数量、供货范围及交接点；设备的质量及技术标准；设备的防腐及包装标准；设备的交货方式、运输方式、到货地点、收货单位；设备的交货期限；设备验收方法、检验标准及资料交付；设备的价格及结算方式；违约责任及其他。设备采购合同的审查及批准2.1合同的审批权限。合同价款在20万元（含20万元）以下、2050万元（含50万元）、50万元以上，委托代理人在签订合同时应分别报科长，分管副经理、经理审批签字。内容复杂、重大的设备采购合同，必要时报法律事务室审查，并报股份公司主管副总经理备案。4.2.2合同的审查。包括价审、量审、合法审。专业科科长负责本科内部审查，主要审查设备采购合同的可行性、合理性及规范性，严把合同的价格关。内审后签字确认，并按照分级审批的程序执行。对变更和修改的设备采购合同也应再次进行内审。综合计划科工程计划员负责合同的最终审查工作。一是进行设备采购合同的必要性审查。使合同与设备供应计划单内容相符，贯彻先利库后订货的原则，杜绝盲目订货和无计划采购。二是进行设备采购合同的可行性审查。即审查选择的分承包方的合理性，在同等条件下，按照“先近后远，比优选厂”的原则，在合格（或试用）分承包方名册中比价采购。三是进行设备采购合同的合法性审查。审查分承包方的主体资格、资信情况、履约能力、签约人的资格等，使合同符合国家的法律、法规。四是进行设备采购合同的规范性审查。必须使用国家工商行政管理部门统一印制的规范性合同文本，审查合同条款是否完备，用词是否严密，责任是否明确，手续是否完备，签章是否齐全。五是进行设备采购合同的价格审查。审查的依据是设备概算，审查的重点是分承包方的原始报价或分项报价资料，货比三家的对比资料，经复核后选定合理的价格，以降低采购成本。经审查后，对符合要求的合同加盖设备合同审查专用章，退委托代理人加盖设备合同专用章，合同生效，财务科才能办理付款手续。4.3 设备采购合同台帐的管理4.3.1设备采购合同生效后，专业科设备供应员应在三天之内把四份（大型工艺设备合同一式五份）的完整的合同文本交给专业科合同管理员，合同管理员在一个工作日内按规定分发完毕。4.3.2专业科合同管理员应在一周内按照分承包方或设备类别，分单项工程建立合同台帐。4.3.3 专业科合同管理员应在设备采购合同台帐上及时详细记载合同执行情况（包括：付款、修改、变更情况等）。4.3.4专业科合同管理员对当年未执行完毕的设备采购合同，于次年二月底前完成重新建立合同台帐工作，并注明“结转”字样。4.3.5专业科合同管理员应认真审核和办理设备货款付款手续，并把办理情况及时记载到设备采购合同台帐上。4.4 设备采购合同简要抄件 推行电子计算机辅助管理，按照计算机管理流程，由综合计划科工程计划员负责把设备采购合同转化为合同入机凭证，一月四次输入计算机，每月底按单项工程打印合同抄件一式八份，报经理一份，送设备仓库六份，留存一份。4.5 设备采购合同执行4.5.1 设备采购合同的清理 设备采购合同生效后，专业科设备供应员根据合同条款规定，要定期清理合同的执行情况，设备加工制造周期在六个月以内，要一个月清理一次，加工制造周期在六个月以上的，每两个月清理一次，清理内容包括：预付款支付后分承包方进行生产准备情况，支付进度款后，设备加工制造完成情况，出厂前的检验、到货、验收付款情况等。4.5.2 设备加工制造过程中赴厂监制，严格按照采购设备监制的管理规定执行。4.5.3 设备采购合同的变动 设备采购合同的变更、修改、撤销由设备供应员负责办理，并把处理结果报合同的原审查批准人签字，加盖设备合同审查专用章，合同变更单、修改单、协议书、撤销原合同的有效文件等，整理好后交给专业科合同管理员。4.5.4 专业科合同管理员对合同变更的管理，合同管理员收到合同执行过程中的有效变更文件在一天内与原订合同装订在一起，并清楚、详细地在合同台帐上反映出来。4.5.5 财务科设备核算销员收到有效的设备采购合同变更文件后，查找出原合同，在合同付款台帐上登记。4.5.6 专业科设备供应员接到设备验收入库单一周内，根据设备采购合同核对设备验收入库单及所来设备的整体正确性，发现错误及“三缺”的情况，在一周内与分承包方联系并达成处理方案，一个月内解决“三缺”问题，并在设备验收入库单上记载、签名。4.5.7 专业科合同管理员对合同付款后的管理。 依据合同交货期专业科合同管理员对设备付款一个月后未见设备验收入为单或抵站报告单的，应在三天内查清原因，减少在途设备量及防止造成不应有的经济损失。4.5.8 专业科合同管理员对设备验收入库单的管理。 专业科合同管理员对设备验收入库单上的“三缺”应督促专业科设备供应员在一个月内处理完毕，并在设备验收入库单上签注处理情况及日期。4.6 设备采购合同纠纷处理4.6.1 不可抗拒因素的处理 设备采购合同的双方，由于一方发生不可抗拒力的因素，不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或需延期履行的理由，专业科设备供应员得知后当天向原合同审批计人汇报，在取得有效证明后，双方协商，按实际情况决定延期履行，部分履行或者不履行。4.6.2 设备质量纠纷的处理 由于分承包方把设备的品种、规格、数量、质量、包装质量而发生争执，由设备供应员负责与分承包方协商处理，如经协商不能解决，则报上级主管部门协调或向仲裁机关申请仲裁，或向法院提请诉讼。4.6.3 因专业科设备供应员的原因引起的合同纠纷。 由于专业科设备供应员在在签订设备采购合同时，填写错设备的规格、技术要求或数量，及合同需要变更时，没有及时办理或没办理变更手续的；或因失职、渎职中其它违法行为至使合同发生纠纷时，设备供应员应立即向合同原审批人汇报清楚，拿出解决纠纷的建议及措施，在三至十五天内处理完毕，使公司少受损失。4.6.4 因运输原因发生设备受损的处理 由于运输过程中，设备受损和短缺，由设备仓库驻站员，经检查后整理好原始资料及各种证据，专业科设备供应员应配合提供相关资料，向保险公司提出申请，由其向运输部门进行索赔。6.5 在设备安装调试、试生产中发生设备质量问题的处理，严格按采购设备安装调试现场服务的管理规定执行。4.6.6使用单位提出的设备质量异议的处理 对产品使用单位提出的设备质量异议的，由专业科设备供应员负责联系分承包方处理，经办人向分承包方发出整改通知，分承包方在限期内整改合格，并把整改结果通报有关部门，资料存档备案。7 设备采购合同的档案管理4.7.1 设备采购合同资料的管理 专业科设备供应员把合同的正本、附件、双方在合同签订时和履行中的协议书、来往信函、电报、传真、变更修改单等有关有效资料，应妥善保管。合同履行完毕后，在一个月内归档备查。4.7.2 设备采购合同纠纷处理资料的管理 专业科设备供应员把合同纠纷处理结果的有效资料交专业科合同管理员，由合同管理员把合同纠纷处理结果资料与原合同文件装订在一起。4.7.3 非标准设备资料的管理 非标准设备资料（供图制造或委托设计），设备交货后二个月内，由专业科设备供应员负责催交设备制造竣工图两套，转交给生产厂和档案处各一套。4.7.4 设备安装资料的管理 凡由专业科设备供应员签订的设备安装合同，由经办人负责责成设备制造安装单位按时整理好“设备安装调试资料”（按档案处规定的格式）交建设指挥部。4.7.5 设备采购合同文本的管理 专业科合同管理员在合同履行完毕后，按工程或类别及年度装订成册，存档备查。 预防和纠正措施 为规范管理，保证工程设备加工制作质量，维护公司利益，必须各级采取预防和纠正措施。5.1 设备采购合同的生效 按照设备采购合同签订管理规定的程序，经按合同金额管理权限的划分并由权限人签字，经综合计划科工程计划员审查，加盖设备合同审查专用章和加盖设备合同专用章后，设备采购合同方可生效。2 设备采购合同生效后进一步核实 专业科设备供应员在设备采购合同签订生效后，进一步认真审查施工蓝图及设备制造图，熟悉并掌握所订设备在工程配套上所起的作用及各种生产工艺参数对设备的要求，吃准吃透后再与设备采购条款逐条反复对照核查，一旦发现有误之处立即与设计及生产厂的有关人员联系，议定处理方案措施，并把处理方案与措施按修改合同的有关规定，以修改合同正式书面形式，与分承包方联系，迅速进行处理。3 设备采购合同生效后的及时变更 专业科设备供应员经常与设计、施工及生产单位的有关人员保持密切联系，一旦了解到有设备采购合同的变更信息，及时通知分承包方暂缓或停止合同上的设备加工制作，尽量减少设备加工制作完成后，再进行修改而造成的经济损失。4 设备采购合同生效后各级检查 根据设备采购合同的管理权限，上一级主管领导经常定期对下一级的经办人进行检查所签订的设备采购合同的执行情况。5 设备采购合同生效后专业科合同管理员的自查 专业科合同管理员定期检查自己合同台帐上设备采购合同的执行情况。6 财务科设备核算员付款台帐自查 财务科设备核算员根据设备采购合同上的条款规定，定期检查自己的合同付款台帐上的设备采购合同的付款情况。5.7 设备采购合同生效后发现问题的修正 各级管理人员在设备采购合同执行的过程中，一旦发现问题，根据合同管理权限，由经办人向审批人，直至公司法律事务室，提出问题的处理方案及措施，共同参与对设备采购合同及时进行修正，尽量避免合同纠纷及减少不必要的经济损失。6. 检查与考核1 对合同执行和管理的检查6.1.1 专业科及财务科科长权限内的合同检查 专业科及财务科科长每半个月检查一次本科签订设备采购合同的执行和管理情况，分析设备采购合同在执行和管理中出现问题的原因，制定解决问题办法，及时处理问题。6.1.2 设备供应公司经理权限内的合同检查 设备供应公司经理每两周检查一次设备采购合同的执行情况，发现问题及时纠正。6.1.3 股份公司副总经理权限内的合同检查 股份公司副总经理每三个月检查一次权限内审批设备采购合同的执行情况，并把检查出问题授权专人在规定的时间内解决。6.2 考核6.2.1 对检查中发现的设备采购合同台帐建立和登记管理不符合本规定要求的，应责令责任者限期加以整改，同时给予扣除本人当月工资5%的处罚。6.2.2 对发现由于失职、渎职或其它违法行为造成重大事故或严重损失的直接责任者个人，按公司“三反”规定条款，给予经济处罚、行政处理，直至追究刑事责任。7. 其它1 本规定由设备供应公司提出并负责解释。7.2 本规定自发布之日起施行。 10