供应商及采购管理.doc

.制度名称供应商管理规定受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的本着以下3个目的，特制定本规定。1使对供应商的管理有章可循。2及时对供应商进行考核和评价，激励供应商提高供应质量。3定期与供应商进行互访，保持良好的供应关系，保证本公司采购的顺利进行。第2条适用范围凡本公司有关供应商管理的相关事项，除另有规定外，均依照本规定进行处理。第3条管理职责本公司供应商管理由采购部负责，生产部、资材部和财务部等相关部门应当予以配合。第2章供应商管理原则和相关制度第4条供应商开发原则1供应商开发程序（附图1）包括供应商资讯收集、供应商基本资料表（附表1）填写、供应商接洽、供应商问卷调查（附表2）、样品鉴定、提出供应商调查申请。2供应商开发的基本准则是“QCDS”原则，也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。第5条供应商调查原则和管理制度1由采购部牵头组成供应商调查小组，分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理等作出审核（审核标准参照第9条考核项目），选出合格的供应商。2供应商调查必须秉承公平、公正的原则，以免本公司的利益受到侵害。第6条供应商考核与监督原则1与供应商签订合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行跟踪监督管理。2供应商复核结果将用于对供应商的评级，根据等级实施不同的管理，以帮助落后供应商进行改进，激励供应商提供更好的产品和服务（参考第11条及第12条）。第7条供应商关系管理原则采购部必须与供应商保持一定频率的互访，我司有义务帮助供应商提高改善，以促进与供应商建立起战略关系，保证其对本公司的战略供应。第3章供应商考核与监督管理第8条考核对象凡列入我公司“合格供应商名单”的所有供应商均为本公司供应商监督与考核的对象。第9条考核项目（主要针对前期供应商考核）采购部应供应商就价格、技术、品质、生产管理等项目作出评价（附表3）。1价格评核，对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：1）原料价格。2）加工费用。3）估价方法。4）付款方式。2技术评核，对供应商之生产技术，由生产部依下列因素作评核：1）技术水准。2）技术资料管理。3）设备状况。4）工艺流程与作业标准。3品质评核，对供应商之品质，由资材办依下列因素作评核：1）品管组织与体系。2）品质规范与标准。3）检验之方法与记录。4）纠正与预防措施。4生管评核，对供应商之生产管理，由生管部依下列因素作主核：1）生产计划体系。2）最短及最长之交货期限。3）进度控制方法。4）异常排除能力。第10条考核频率1采购专员应负责对关键、重要材料、加工件的供应商每季度进行一次考核，对普通材料的供应商每半年进行一次考核。2采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查，复查流程和供应商调查相同。3如果供应商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时，可以随时对其进行复查。第11条监督管理评分制度1，评鉴项目：品质评鉴（40分），交期评鉴（25分），价格评鉴（15分），服务评鉴（15分），其他评鉴（5分）2，评分办法21品质评鉴：由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。计算：进料批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）100%评分： 得分= 40进料批次合格率22交期评鉴：由采购部依订单规定的交货日期进行评分。如期交货得分25分；延迟12日每批次扣2分；延迟34日每批次扣5分；延迟56日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。23价格评鉴：由采购部依据供应商价格水准评分。价格公平合理，报价迅速：10分；价格尚属公平，报价缓慢：8分；价格稍微偏高，报价迅速：6分；价格稍微偏高，报价缓慢：3分；价格甚不合理或报价十分低效：0分。24服务评鉴241抱怨处理评分由品管部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：诚意改善：8分。尚能诚意改善：5分。改善诚意不足：2分。置之不理：0分。242退货交换行动评分由采购部对不良退货交换行动评分：按期更换：7分。偶尔拖延：5分。经常拖延：2分。置之不理：0分。25其他评鉴由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，予以评分，满分5分。第12条考核结果处理1.供应商评分每月考核一次，各项得分汇入供应商评分表（附表4），依照第10条考核频率对得分进行平均。2考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商，考核评分以及相应级别处理如下表所示。供应商考核结果处理表级别分值奖惩情况表A级90分及以上酌情增加采购，优先采购，特殊情况下可办理免检，货款优先支付B级8089分要求其对不足的部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，对其采购策略维持不变C级7079分减少对其的采购量，并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式提交，采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购D级6069分从“合格供应商名单”中删除，终止与其的采购供应关系3对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导，D级供应商如果想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。第13条交期监督采购专员应对合格的供应商进行交货期监督，跟踪供应商实际进展状况，要求其准时交货，必要时可去供应商工厂了解实际情况，同时记录由供应商原因引起的各种超额费用（人工，交通等）。第14条质量监督1采购部应对合格的供应商进行质量监督，由质量部和采购部对合格供应商的供货质量作记录，出现不合格产品时应对供应商提出警告，连续两批产品均不合格时，应暂停向其采购。2责令不合格供应商查明原因并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定是否继续采购。如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部经理报总经办批准之后，终止与其合作。3.由于供应商产品存在隐性质量问题，造成客户投诉及索赔，由供应商进行赔付（例如，外购整机质量不过关或者稳定性不好等）。第4章供应商互访与维护第15条互访制度采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常与供应商进行互访和检查，以便增强彼此间的交流合作、掌握最新的市场信息和产品发展趋势。第16条互访频率采购专员对销售规模较大的A、B级供应商必须保证1次/季度的互访，对C级供应商保证1次/半年的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划，特别对于长期合作的整机供应商要多沟通，多反馈，协助供应商提高产品质量。第17条互访形式以及要求1电话互访，限于日常性事务沟通。2上门拜访，限于专项任务及重点问题。3大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。第18条互访标准采购专员与供应商进行互访时应遵循以下7条标准。1采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理以上人员同意。2采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈。3确保与供应商间的信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等。4遵守公司的各项规定，坚持原则，做好保密工作。5注意外出拜访时的个人着装。6高级客人来访时，采购部门人员应做好接待工作，注意维护公司形象，做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位。7采购人员与供应商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。第19条其他形式的供应商维护公司采购、质保、，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。第5章供应商档案管理第20条建立供应商档案为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人管理供应商的档案资料。供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。1供应商调查表2供应商产品价格登记表3供应商企业资料4供应商采购合同5供应商洽谈登记表6供应商顾客投诉登记表7供应商顾客服务登记表8供应商销售业绩分析表9优秀供应商综合评估表供应商档案资料应包含的内容第21条收集供应商资料1公司签订采购合同后，一般应在3个月内，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。2因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。3整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。4公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。第22条变更供应商档案若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。第23条查阅供应商档案相关人员在调阅供应商档案时，应先向总经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。第6章附则第24条本规定的制、修、止本规定由采购部制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经理批准后生效，修订和废止亦同。第25条生效日期本规定自 年月日起生效。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期供应商选择流程(附图1) 部门步骤总经理采购部供应商开发其他部门供应商竞争市场分析收集供应商信息初步筛选汇总分析结果组织现场评审协助供应商调查询价和报价分析确定供应商名单开始发放供应商调查表提供信息资料汇总和分析协助是发出询价文件提供报价否报价分析综合评价审批签订合同谈判协助结束是否现场评审协助确定供应商名单【附表1】供应商基本资料表（范例）厂商编号： 年 月 日名 称地 址法人联系人电话传真E-mail网址公司概况资本额 万元机器设备名称台数厂牌规格购入时间购入成本性能建厂登记日期年月日营业执照往来银行开始往来时间停止往来时间所属协会团体协力工厂数协力工厂利用率平均月营业额材料来源材料名称供应厂商备注员工职能人数干部数员工数大学高中以上平均月薪主要产品名称比例名称比例主要客户名称比例名称比例确认： 审核： 填表：【附表2】供应商问卷调查表（范例）供应商名称： 年月日项目调查项目内容了解程度状况材料零件确认1您对开发部门样品确认流程是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解2您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解3您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？有保留 未保留 请求当面沟通了解品质验收管制1您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解23采购合同1贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？可以 不可以 需设法弥补23请款流程1您对本公司的付款条件、手续是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解23售后服务1您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？品管 生产 采购 总经理23建议事项您对本公司的建议事项【注】本表由供应商填写。【附表3】供应商审核表（范例）年月日供应商编号供应商名称调查时间第几次调查调查评核项目（每项5分，共计80分，50分为要求最低得分）得分评分说明调查评核者备 注价格评核1原料价格2加工费用3估价方法4付款方式技术评核1技术水准2资料管理3设备状况4工艺流程与作业标准品质评核1品管组织体系2品质规范标准3检验方法记录4纠正预防措施生管主核1生产计划体系2交期控制能力3进度控制能力4异常排除能力合 计【附表4】供应商评分表 _年上下半年第_季度厂商名称厂商编号地址采购材料评鉴项目品质评鉴交期评鉴价格评鉴服务评鉴其他合计得分时间月月月月月月得分总和平均得分评鉴等级处理意见：采购主管：_总经理：_制度名称采购计划管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购需求按时按质完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。第3条职责在总经理的指导下，采购经理负责组织编制年度、季度、月度和临时采购计划和预算，而计划和预算的具体工作内容由各采购专员负责。第4条采购计划的分类采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划4种，具体如下图所示。季度采购计划情况、生产情况、库存情况以及市场行情制订的当季或者下一季度的采购计划月采购计划临时采购计划在对季度采购计划进行分解的基础上，依据各个部门每月经营所需物资的汇总情况审核制订的采购计划在特殊情况下，为了满足各个部门的紧急采购需求而制订的短期采购计划采购计划采购计划分类说明第2章采购计划编制与变更管理第5条采购计划的编制依据制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、库存状况、公司现金流状况等相关因素。第6条采购计划的编制步骤1明确公司的经营计划（1）根据公司客户订单意向，明确材料采购目标。（2）掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所作的市场销售预测情况。2明确公司生产计划和库存状况（1）采购部应及时掌握生产部根据业务部订单制订的生产计划。（2）采购部应及时掌握技术部工程单的物料需求和库存物料需求状况。（3）采购部应及时掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预估的各种消耗物资的需求量。3制订采购计划采购部汇总工程单上的物料清单对各种物料、物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。第7条编制采购计划应注意的事项1采购计划应避免过于乐观或者保守。2生产计划的可行性和预见性。3物料需求计划与工程单上的物料清单、库存状况的确定性。4物料标准成本的影响。5保障生产与降低库存的平衡。6物料采购价格和市场供需的可能变化。第8条采购计划的编制原则1采购专员应审查各部门的申购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。2如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门或分公司生产的物资，在性能、质量、交期、价格等满足的情况下，必须采用内购。第9条采购计划的审核审批1采购计划由采购部根据审批后的采购单制定，采购计划由总裁/总经理批准执行。2采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司各项资金计划工作的完成。第10条采购计划变更管理对于已经申请的采购物资，请购部门如果需要变更规格、数量或撤销请购申请，必须立即在系统中提交工程变更流程并邮件及时通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。第3章采购预算管理第11条采购预算的分类按照编制期间，采购预算可以分为以下3类。1季度预算；2月度预算；3短期紧急预算。第12条采购预算编制目标1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。2财务部门根据预算筹措、安排采购所需资金，保证资金支付的准确性与及时性。第13条采购预算编制依据1生产经营所需的物资数量。2预计的物资期末库存量。3本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4物资计划价格。物资计划价格由采购部根据当前物资价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第14条影响采购预算的因素。1采购环境；2公司销售计划；3物资使用清单；4物资标准成本。第15条选择采购预算方法采购部需根据采购的具体内容选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。第16条确定预算数，编制预算草案采购部采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。第17条综合平衡预算草案财务部应与采购部、总经理进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和整体预算的基础上，综合平衡采购预算草案。第18条编制正式的采购预算1采购部应根据平衡过的采购预算草案编制正式的采购预算，经财务部审核无误后，报总经理审批。2在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购状况。第19条采购预算执行管理1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得进行保留；如确有需要，下期补办相关手续后方可重新使用。2对于未列入预算的紧急采购，由采购部执行采购后，再补办相关的手续。3采购部门需严格执行采购预算，财务部对其进行监督和检查。第20条采购预算的调整采购预算的变更由采购部或者财务部发起，经总裁批准后方可实行变更。遇到以下5种情况时，可申请采购预算的变更。1公司经营方向和策略发生重大变更。2受重大自然灾害的影响。3公司内部重大政策调整。4宏观调控政策、税制、中小企业优惠政策等公司经营环境发生变化。5市场经济形势发生重大变化。第4章总则第21条本制度的制、修、止本制度由采购部制定，经公司总经理会议决议后通过，修订、废止时亦同。第22条生效日期本制度自颁布之日起生效。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期采购管理流程部门步骤总经理采购部采购计划与预算控制供应商其他部门分析汇总采购单提交采购需求制订采购计划协助选择审核编制采购预算开发供应商调查供应商选择供应商供应商供货采购档案管理开始评估、选择供应商协助选择采购谈判签订合同签订合同供应物资验收物资审核物资入库结算、支付监督协助工作总结与供应商评价资料分类管理结束提供报价等资料制度名称采购方式受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条制定目的规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。第2条适用范围凡本公司之物料采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。第3条权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。第2章采购方式规定第4条采购方式确定依据采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：物料使用状况；物料需求数量；物料需求频率；市场供需状况；经验；价格。第5条采购方式本公司物料采购方式一般有下列几种：1集中计划采购：本公司通用性标准件、原材料或市场价格波动较大的通用件，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。2合约采购：经常使用之物料，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。3一般采购：除（1）（2）之外的物料，采购部依请购单逐单位办理询价，议价之作业。第3章询价、议价第6条询价1凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。2确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限。3凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。4如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。5凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。6选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。7询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。第7条议价1询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。2议价时应注意品质、交期、服务兼顾。第7条询价、议价注意事项1议价优势掌握以下状况、采购部应加强与供应商议价：1）市场价格下跌或有下跌趋势时。2）采购频率明显增加时。3）本次采购数量大于前次时。4）本次报价偏高时。5）有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。6）公司策略需要降低采购成本时。7）其他有利条件时。2其他注意事项1）专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。2）供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购部应送请购部门确认后方可议价。3）询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称采购价格管理受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条制定目的为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。第2条适用范围各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。第3条权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。第2章价格审核规定第4条报价依据1开发部提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。2非通用物料之规格书，一般由供应商先提供样品，供开发部确认可用后，方予报价。第5条价格审核1供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。2采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。3采购人员以单价审核单一式三份呈部门主管（经理）审核。4采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。5采购部主管审核之价格，呈运营委员会审核，并呈总裁确认批准。6运营委员会、总裁均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。第6条价格调查1已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。2本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考。3已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应在系统重新报批，且附上书面之原因说明。4单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。5在同等价格、品质条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。6为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合。7采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。第3章采购成本分析第7条成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：1直接及间接材料成本；2工艺方法；3所需设备、工具；4直接及间接人工成本；5制造费用或外包费用；6营销费用；7税金；8供应商行业利润。第8条成本分析之运用以下情形时，应进行成本分析：1新材料无采购经验时。2底价难以确认时。3无法确认供应商报价之合理性的。4供应商单一时。5采购金额巨大时。6为提高议价效率时。第9条成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有两种：1由供应商提供。2由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。第10条成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：1确认设计是否超过规格要求。2检讨使用材料之特性与必要性。3计算各方案之使用材料成本。4提出改善建议并检讨。5检讨加工方法、加工工程。6选定最合适之设备、工具。7作业条件的检讨。8加工工时的评估。9就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。第11条成本分析注意事项1利用自己或他人之经验。2应用会计查核手段。3利用技术分析方法。4向同类供应商学习。5建立成本计算经验公式。6提高议价技巧。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称采购品质管理受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条制定目的规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。第2条适用范围本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。第3条权责单位1资材部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。2总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。第2章采购品质管理规定第4条文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：1订购物料之规格、图纸、技术要求等。2产品技术精度、等级要求。3各种检验规范、标准或适用规格。4所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第5条合格供应商之选择1物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：2经本公司供应商调查，列入合格供应商名列。3经本公司供应商评鉴，资讯等级在C级以上。4提供的样品经本公司确认合格。5类似物料以往采购之良好记录。6同业中之佼佼者。第6条品质保证之协定物料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：1供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统或客户指定行业标准。2所提供之产品，通过所需之产品认证。3供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。4供应商产品出厂前应有逐批（大批量）或逐件（小批量或单个）作抽样检验。5供应商应随货送交其出货品质检验合格记录。6接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。7保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。第7条进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、资材、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：1确认订购单2核对供应商之交货单与本公司之订购单。3确认供应商，对有两家以上供应商之物料，应确认物料来源有无错误或混乱。4确认送到日期，用以确定厂商是否如期交货，以作为评鉴、奖惩之根据。5确认物料的名称与规格，避免交货错误之发生。6清点数量，确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出订购单规定之数量。7品质检验：品管部门依进料检验规定进行抽样或全部检验，以确定交货品质是否符合品质要求。8处理短损：根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。9退还不合格品：对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔。10物料标识：对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等标注，以便追溯、区分、使用方便）。第8条品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：1处置依据以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。2采购物料退货与索赔1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。3）现货供应退货，要求供应商更换合格物料。4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。5）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。6）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司损失向供应商索赔。3采购其他索赔规定1）由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司损失向供应商索赔。2）破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司损失，依实际发生状况索赔。3）因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司损失，依实际发生状况索赔。4）其他原因导致本公司损失，依实际损失向供应商索赔。4上述索赔依合同规定处理。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称采购交期管理受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条制定目的为了确保购用物为之交货期限，使交期管理更为顺畅，特制定本规章。第2条适用范围本公司采购之物料的交期管理，除另有规定外，悉依本规章执行。第3条权责单位1采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。2总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。第2章交期管理规定第4条确保交期的重要性交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。1交期延迟的影响交期延迟造成的不良影响有以下方面：1）导致制造部门断料，从而影响效率。2）由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。3）由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加。4）由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。5）交期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物料之囤积和其他损失。6）交期延误，导致采购、运输、检验之成本增加。7）断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。2交期延迟的原因1）供应商责任因供应商责任导致交期延误的状况：1.1接单量超过供应商的产能。1.2供应商技术、工艺能力不足。1.3供应商对时间估计错误。1.4供应商生产管理不当。1.5供应商之生产材料出现货源危机。1.6供应商品质管理不当。1.7供应商经营者的顾客服务理念不佳。1.8供应商欠缺交期管理能力。1.9不可抗力原因。1.10其他因供应商责任所致之情形。2）采购部责任因采购部责任导致交期延误的状况：2.1供应商选定错误。2.2业务手续不完整或耽误。2.3价格决定不合理或勉强。2.4进度掌握与督促不力。2.5经验不足。2.6下单量超过供应商之产能。2.7更换供应商所致。2.8付款条件过于严苛或未能及时付款。2.9缺乏交期管理意识。2.10其他因采购原因所致的情形。3）其他部门责任因采购以外部门导致交期延误的状况：3.1请购前置时间不足。3.2技术资料不齐备。3.3紧急订货。3.4生产计划变更。3.5设计变更或标准调整。3.6订货数量太少。3.7供应商品质辅导不足。3.8点收、检验等工作延误。3.9请购错误。3.10其他因本公司人员原因所致的情形。4）沟通不良所致之原因因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况：4.1未能掌握一方或双方的产能变化。4.2指示、联络不确实。4.3技术资料交接不充分。4.4品质标准沟通不一致。4.5单方面确定交期，缺少沟通。4.6首次合作出现偏差。4.7缺乏合理的沟通窗口。4.8未达成交期、单价、付款等问题的共识。4.9交期理解偏差。4.10其他因双方沟通不良所致的情形。3确保交期要点1）事前规划1.1制订合理的购运时间，采购部将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。1.2确定交货日期及数量，预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。1.3了解供应商生产设备利用率，可以合理分配订单，保证数量、交期、品质的一致性。1.4请供应商提供生产进度计划及交货计划，尽早了解供应商之瓶颈与供应能力，便于采取对策。1.5准备替代来源，采购人员应尽量多联系其他物料提供来源，以确保应急。2）事中执行2.1提供必要的材料、模具、技术支援给供应商，适时了解供应商之瓶颈，协助处理。2.2了解供应商生产效率及进度状况，必要时，向供应商施加压力，以获取更多之关照，适时考虑向替代供应商下单之必要性。2.3交期及数量变更的及时联络与通知，以确保维护供应商的利益，配合本公司之需求。2.4尽量避免规格变更，如果出现技术变更，应立即联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题。2.5加强交货前的稽催工作，提醒供应商及时交货，必要的厂商辅导，及时安排技术、品管人员对供应商进行指导，必要时可以考虑到供应商处进行验货，以降低因进料检验不合格导致断料发生之情形。3）事后考核3.1对供应商进行考核评鉴，依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。3.2对交期延迟的原因进行分析并研拟对策，确保重复问题不再发生。3.3检讨是否更换供应商，依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳之供应商，或减少其订单。3.4执行供应商的奖惩办法，必要时加重违约的惩罚力度，并对优良厂商予以适当之回馈。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期35可编辑修改