《某公司采购管理制度及操作流程》(doc)

收文部门 人 RECIPIENT 采购部门 发文方式 VIA 印发份数 QUANTITY 抄 送 COPY 附 件 ATTACHMENT 批 准 APPROVED 审 核 VERIFIED 拟文人 DRAFTED BY 财务会计 会签 JOINT SIGNATURE 文件编号 REF 文件类别 DOCUMENT TYPE 发文日期 DATE 保密等级 LEVEL OF CONFIDENTIALITY 保密期限 TIME OF VALIDITY 页 数 NO OF PAGE S 2 页 采购管理制度及操作流程 一 目的 为了进一步加强公司制度管理 健全企业采购管理制度 监督 和控制不必要的开支 保证采购工作的正常化 规范化 特制 定此制度 二 工作程序 一 采购原则 1 采购是一项重要 严肃的工作 各级管理人员和采购经办人 必须高度重视 2 采购必须坚持 秉公办事 维护公司利益 的原则 并综合考 虑 质量 价格 的竞争 择优选取 3 一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购 4 物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈 二 采购申请 1 采购之前 采购经办人依照所购物件的品名 规格 数量 需求日期及注意事项填写 物品申请单或采购定单 2 紧急采购时 由采购部门在 物品申请单 上注明 紧急采购 字样 以便及时处理 3 若撤销采购 应立即通知总务后勤人员或采购部人员 以免 造成不必要的损失 三 采购流程 1 采购经办人在 物品申请单或采购定单 内需填写所购物品的 估算价格 数量和总金额 2 各采购经办人在采购之前必须把 物品申请单或采购定单 交到财务部进行审核 报总经理审批后 方能进行采购 3 采购物料定单必须写上公司统一规定 PO 单号报总经理审批 后复印一份交与财务 四 采购经办人职责 1 建立供应商资料与价格记录 2 做好采内参市场行情的经常性调查 3 询价 比价 议价及定购作业 4 所购物品的品质 数量异常的处理及交期进度的控制 5 做好平时的采购记录及对帐工作 五 采购方式 1 集中计划采购 凡属日常办公用品必须集中计划购买 2 长期报价采购 凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价 格 3 每年第一个月重新审定上年度供应商 与供应商洽谈需两人 以上进行 并对供应商评审 且作出相关评审记录 六 采购实施 1 物品申请表 批准签字且到财务部备案后 办理借支采购金 额或通知财务办进汇款手续 2 采购人员按核准的 采购定单或物料申请表 向供应商下单并 以电话或传真确定交货日期或到市场采购 3 所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后 才能 办理入仓手续 七 采购付款方式 1 物品采购无论金额多少 一律由经办人签字 财务经理审核 总经理核准签字后方可报销 2 物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单 采购定单 收款收据等单据方可结款或开支票 八 采购经办人行为规范 1 采购人员应本着质优价廉的基本原则 经过多方询价 议价 比价后填写定 采购定单或物品采购申请单 2 采购经办人应尽职尽责 不能接受供应商任何形式的馈赠 回扣或贿赂 若因严重失职或违反原则作出不适当行为者 给 予辞退 情节严重者提交公安机关处理 三 附则 1 各部门需要采购时 凡是没有按上述审批手续审批和流程采 购的 财务部将拒绝付款 四 本制度经总经理核准后实施 五 附生产物料采购流程图 公司生产物料采购流程 采购定单审批流程 采购部人员填写公司采购定 单并编号 采购部門主管批准 财务部批准 总经理 总监批准采购人员分发 采购定单 给相关部门并自己保留一份 采购人员根据已批准 采购定单 实施采购 并通知仓库验货事宜 仓库验收入库 一 份 入库单传送流程图 第三联 仓库验收物料并根据送货 单开具入库单 入库单必 须注明 PO 单号并留存一联 财务审核入库单及付款 第二联 采 购 对 帐 供 应 商 第三联凭入库单 送货单 PO 单结款 请 款