办公邮件使用礼仪规范

办公邮件使用礼仪规范 电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式 如何规范地使用邮件 了 解邮件使用的礼仪 对有效沟通 提高工作效率 营造文明的办公环境 有着 重要的作用 1 决定邮件的目的和内容 发邮件前 需要考虑内容是否适宜用邮件发送 1 1 邮件适用范围 1 正式工作报告 2 部门之间事务往来 3 通知 4 知识推荐和信息传递 5 没有见面交流条件的其他交流内容 6 难以简单用口头表达说明清楚的其他事项 1 2 不适用内容 1 要求立即回应的紧急事务 2 有不同观点的人需要参与讨论的内容 3 不方便使用邮件呈现的其他内容 如 动画 音频 视频等 2 邮件写作 2 1 收件对象 1 收件人 TO 要受理这封邮件所涉及的主要问题 理应对邮件予以回 复响应 2 抄送人 CC 只是需要知道邮件所说明事情 没有义务予以响应 有 建议时可回复 3 密送人 BCC 收信人不知道的收件对象 2 1 1 收件对象排列顺序 收信人的排列需遵循一定的顺序规则 1 按部门排列 2 按职等职级从高到低排列 2 1 2 注意事项 只给需要信息的人发送邮件 不要占用他人资源 2 2 标题 主题 1 引起收件人的注意 2 告知邮件的主要内容 3 让收件对象知其所以然 2 2 1 注意事项 1 空白标题是最失礼的 如果在未写明标题的情况下误发邮件 请追加 一封邮件表示歉意 2 标题宜短不宜长 3 对外邮件标题应写明出处 例如 来自丰诚公司 XXX 的邮件 4 标题要能真实反映邮件的内容和重要性 5 一封邮件尽可能只针对一个主题 6 可适当使用大写字母 字符 如 来突出标题 引起收件对象 的注意 7 不可出现错别字和语句不通顺的地方 2 3 称呼和问候 邮件开头要称呼收件人 开头结尾最好有问候语 2 3 1 称呼 1 称呼是顶格第一行书写 2 同级 下级用亲切的称呼 昵称等均可 3 多人 群体用统称 如各位 大家 Dear All 等均可 4 上级用尊称 头衔 性别 如 X 总 Y 经理 Z 女士等均可 2 3 2 问候语 1 开头问候语 换行空两格书写 2 非常正式的邮件 可用问候语 您好 大家好 等 2 4 正文 1 一般使用默认字体 2 若收件对象不认识您 应先表明身份 可以是代表的企业名或您的姓 名 具体身份根据邮件的目的而采用 3 正文应简明扼要 多用简单词汇和短句 4 清晰列出观点或事项 1 2 3 5 合理提示重要信息 可以是加粗或者标红色 但尽量保证页面简洁 不影响查阅 6 如有附件 应在正文中提示 如附件是特殊格式 应说明打开方式 2 5 结尾 1 明确表明发件人的身份 2 有些正式邮件 如信件 感谢函 邀请函 需落款 包括企业名 以 个人名义发送时可省略 发件人职位姓名 代表企业身份时可省略 时间 3 如无需落款 我司统一采用个人签名档 2 6 签名档 1 请使用市场部提供的统一版本 2 对内邮件需添加签名档 3 对外邮件已有落款时 无需添加签名档 否则一律使用统一的签名档 2 7 附件 1 附件命名应能概括附件内容 2 附件数目不宜超过 4 个 超过 4 个应打包压缩 3 如附件过大 可压缩或转成 PDF 格式 或发送稍小的图表或图片 3 邮件的发送 3 1 发送前的检查 1 检查主题栏是否书写 有无错别字 标题能否概括邮件内容 2 收件人邮箱是否正确 收件人有无遗漏 收件人的顺序是否正确 3 检查正文 是否有错别字或语句不通顺 4 检查是否附上正确的附件 3 2 发送时间 较紧急的邮件请勿在临下班前或者休息时间发送 若必须发送 可致电提 醒收件人查收 4 邮件的回复 1 回复邮件时 可根据回复内容适当修改标题 请勿 RE RE RE 一大串 2 回复邮件时 应删除附件 避免占用太多资源 3 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人 抄送人 用 见面直接交流代替 4 对发件人提出的问题不清楚 或有不同意见 建议与发件人单独沟通 不要当着所有人的面 不停交互邮件与发件人讨论