办公室文员职责及岗位细则

文 员 岗 位 职 责 1 负 责 接 听 转 接 外 部 电 话 2 负 责 接 待 来 访 人 员 3 负 责 办 公 室 的 各 项 资 料 的 打 印 复 印 扫 描 装 订 销 毁 等 文 秘 工 作 4 负 责 做 好 各 项 会 议 安 排 记 录 纪 要 决 议 跟 进 5 负 责 公 司 传 真 件 公 文 信 件 邮 件 报 刊 杂 志 广 告 页 等 资 料 的 签 收 整 理 分 送 并 做 好 相 关 记 录 6 做 好 公 司 宣 传 专 栏 网 络 资 料 的 组 稿 更 新 7 负 责 办 公 室 各 项 档 案 资 料 包 括 电 子 档 的 收 集 整 理 工 作 负 责 与 工 作 内 容 相 关 的 各 类 文 件 的 归 档 管 理 8 做好业务内勤工作 负 责 客 户 资 料 的 入 档 空 白 表 单 合 同 的 管 理 参 与 市 场 宣 传 推 广 公 关 能 够 进 行 初 级 的 客 户 咨 询 9 协 助 招 聘 管 理 员 工 档 案 参 与 人事 业务等相关考核统计 10 统 计 每 月 考 勤 上 报 主 管 领 导 并 送 交 财 务 做 帐 留 底 11 负 责 办 公 室 物 品 的 保 管 整 理 出 库 入 库 发 放 使 用 登 记 和 离 职 时 的 收 缴 12 负 责 公 司 办 公 设 备 的 管 理 计 算 机 传 真 机 复 印 机 的 具 体 使 用 和 登 记 管 理 办 公 室 各 种 财 产 合 理 使 用 并 提 高 财 产 的 使 用 效 率 提 倡 节 俭 13 负 责 办 公 室 公 共 区 域 总 经 理 室 的 清 洁 卫 生 14 负 责 公 司 办 公 场 所 的 室 内 外 绿 化 盆 景 状 况 的 检 查 监 督 保 证 舒 适 良 好 的 工 作 氛 围 15 负 责 下 班 时 对 整 个 办 公 区 的 巡 视 查 看 门 窗 饮 水 机 电 源 电 脑 电 源 等 关 闭 情 况 并 做 记 录 16 负 责 公 司 全 体 员 工 的 后 勤 保 障 工 作 包 括 发 放 办 公 用 品 印 制 名 片 办 理 工 卡 定 水 定 票 办 证 邮 寄 17 负 责 按 时 缴 纳 水 电 电 话 网 络 等 常 规 性 费 用 确 保 畅 通 使 用 18 完 成 上 级 安 排 的 其 他 临 时 工 作 任 务 文 员 工 作 细 则 一 前 台 接 听 来 访 电 话 1 三大注意 三声之内接起 即 使 是 你 正 在 接 听 一 个 电 话 在电话中微 笑 号码四号一组 三大细节 在电话傍准备纸和笔 把握通话节奏 给对方 留说话的时间 声音适中 即让对方听清 又不影响他人 2 做 好 前 台 电 话 的 转 接 工 作 有 人 需 要 转 接 到 总 经 理 办 公 室 财 务 室 时 需 要 与 总 经 理 财 务 相 关 人 员 沟 通 好 后 方 可 接 入 3 出 现 电 话 没 有 办 法 转 接 或 是 需 要 听 电 话 的 员 工 不 在 办 公 室 时 及 时 留 下 顾 客 的 电 话 与 姓 名 方 便 公 司 员 工 与 他 取 得 联 系 每 日 要 形 成 电 话 来 访 登 记 梳 理 汇 总 相 关 信 息 4 对 来 往 电 话 接 听 准 确 及 时 声 音 清 晰 态 度 和 蔼 恰 当 使 用 礼 貌 用 语 对 紧 急 电 话 设 法 接 通 未 通 者 速 报 主 管 领 导 处 理 二 前 台 接 待 来 访 客 人 1 客 人 来 访 要 主 动 微 笑 问 候 您 好 请 问 麻 烦 您 稍 等 一 下 请 客 人 到 茶 座 就 座 询 问 来 访 事 由 确 定 被 访 部 门 被 访 人 同 时 按 照 客 人 的 需 求 送 上 饮 品 给 定 咖 啡 果 汁 茶 水 让 客 人 选 择 通 知 被 访 人 接 待 在 客 人 与 被 访 人 交 流 时 及 时 给 与 饮 品 添 加 资 料 准 备 等 方 面 的 支 持 客 人 离 开 时 要 从 吧 台 起 身 尽 量 参 与 礼 送 要 有 礼 貌 语 再 见 慢 走 客 人 离 开 后 要 及 时 收 走 纸 杯 整 理 茶 座 2 一 次 性 接 待 顾 客 三 个 以 上 时 可 以 叫 其 他 人 员 帮 忙 接 待 3 客 人 来 访 被 访 人 不 在 并 且 不 能 很 快 返 回 时 要 准 确 记 录 来 访 人 的 相 关 信 息 及 时 通 知 被 访 人 客 人 等 候 期 间 要 主 动 呈 递 公 司 资 料 及 相 关 报 刊 杂 志 4 认 真 接 待 每 一 位 客 人 要 做 到 语 言 礼 貌 举 止 文 雅 体 现 节 奏 效 率 传 递 公 司 文 化 做 好 公 司 的 形 象 窗 口 5 前 台 每 日 要 形 成 客 人 来 访 登 记 梳 理 汇 总 相 关 信 息 三 文 书 文 秘 工 作 1 文 件 打 印 要 实 行 标 准 化 操 作 初 稿 统 一 用 环 保 纸 打 印 重 要 文 稿 的 领 导 修 改 稿 要 妥 善 保 存 打 印 文 档 要 分 类 执 行 统 一 版 式 统 一 字 号 统 一 台 头 用 印 文 件 要 有 备 份 存 档 附 用 印 审 批 形 成 登 记 表 及 时 整 理 电 脑 中 的 电 子 文 档 资 料 合 理 归 档 2 打 印 复 印 扫 描 传 真 要 执 行 登 记 制 度 对 文 档 的 内 容 用 途 页 张 形 成 统 计 要 准 备 掌 握 各 种 文 件 证 照 资 质 的 复 印 扫 描 传 真 要 求 及 技 巧 体 现 专 业 精 神 3 文 件 的 装 订 常规文件采用左侧二钉的方法装订 要求边距适中 孔 洞材料要求折页整齐 美 观 大 方 对大于 A4 纸型规格的报表 图样等文字材 料 应按照 A4 纸型的尺寸加以折叠 尽量减少折叠层次 折痕处应尽量位于字迹 之外 文档装订时 正文在前 底稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制 件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在 后 结论性材料在前 依据性材料在后 有文件处理单的 应放在最前面 不同 文字的文本 无特殊规定的中文文本在前 外文文本在后 装订前将 件 内 的各页以左上侧对齐 有材料附件的用化学胶棒粘贴左上角 4 文 件 的 销 毁 废旧文件 资料不得随便弃置 不得变卖 各部门必须 严格遵守相关保密制度 本部门日常办公作废的文件 草稿 清样 腊纸 复 印废页及其文字废纸 要集中捆扎或装在 废旧文件袋 内 送到前台 统一登 记销毁 5 负责制作 上报公司要求的各类统计报表等相关资料 按 照 合 理 的 格 式 通 过 打 印 机 打 印 出 来 交 给 相 关 人 员 四 各 项 会 议 安 排 记 录 纪 要 决 议 跟 进 1 会 议 安 排 要 根 据 公 司 行 事 历 领 导 安 排 准 确 通 知 与 会 人 员 按 时 参 加 各 项 会 议 做 好 会 议 前 的 场 地 音 响 卫 生 茶 水 议 程 资 料 等 会 务 安 排 提 前 进 入 会 议 场 所 接 待 会 议 人 员 发 放 会 议 资 料 2 会 议 记 录 出 席 大 小 会 议 指 定 文 书 人 员 要 按 照 制 式 表 格 做 好 会 议 主 题 时 间 地 点 参 加 人 员 会 议 内 容 等 相 关 记 录 记 录 要 用 语 准 确 简 洁 凝 练 文 字 书 写 要 公 正 必 要 时 要 进 行 电 脑 录 入 并 打 印 3 会 议 纪 要 重 要 会 议 要 出 具 会 议 纪 要 用 以 督 促 会 议 要 求 任 务 的 落 实 一 般 需 会 议 主 持 人 签 发 方 可 递 送 与 会 人 员 及 相 关 部 门 会 议 纪 要 内 容 格 式 参 见 会 议 记 录 4 决 议 跟 进 重 要 会 议 的 相 关 决 议 一 般 分 配 行 政 部 人 员 负 责 某 一 项 或 几 项 内 容 的 跟 进 被 指 定 人 有 责 任 对 决 议 的 执 行 情 况 做 出 检 查 并 形 成 材 料 适 时 汇 报 五 宣 传 专 栏 网 络 资 料 的 组 稿 更 新 1 宣 传 栏 以 周 为 周 期 将 行 业 信 息 公 司 通 知 通 报 重 大 事 项 等 随 时 更 新 公 布 更 新 内 容 须 经 主 管 领 导 审 批 相 关 责 任 人 有 义 务 学 习 查 找 剪 辑 和 掌 握 行 业 最 新 动 态 并 分 享 交 流 2 负 责 公 司 网 站 博 客 相 关 信 息 文 章 的 组 稿 更 新 3 要 掌 握 公 司 各 项 网 络 宣 传 招 聘 账 户 密 码 做 到 日 更 新 网 络 渠 道 采 集 到 的 信 息 要 做 到 日 记 录 汇 总 及 时 反 馈 相 关 部 门 六 业务内勤工作 1 空 白 表 单 合 同 要 按 照 规 定 存 放 要 执 行 统 一 编 码 跟 踪 使 用 情 况 及 时 记 录 补 充 作 废 的 预 制 件 合 同 要 登 记 编 号 收 回 销 毁 2 内 勤 人 员 要 根 据 公 司 的 安 排 积 极 参 与 市 场 宣 传 推 广 公 关 活 动 积 极 为 公 司 业 务 发 展 献 言 献 策 3 内 勤 人 员 要 掌 握 公 司 业 务 内 容 流 程 及 相 关 规 则 能 够 进 行 初 级 的 客 户 咨 询 要 不 断 提 要 业 务 素 养 挑 战 高 职 位 发 展 4 及 时 处 理 好 客 户 的 投 诉 问 题 七 人 事 相 关 工 作 1 协 助 招 聘 负 责 面 试 人 员 的 信 息 采 集 面 试 通 知 接 待 简 历 填 写 证 件 复 印 秩 序 安 排 等 相 关 环 节 简 历 填 写 要 求 不 留 空 白 2 负 责 新 进 人 员 的 入 职 手 续 办 理 提 供 相 关 表 格 指 导 填 写 明 确 办 理 流 程 收 集 证 件 复 印 件 照 片 发 放 工 牌 工 服 员 工 手 册 办 公 用 品 劳 保 福 利 用 品 并 逐 人 登 记 造 册 采 集 员 工 档 案 信 息 负 责 员 工 花 名 册 通 讯 录 信 息 的 更 新 3 协 助 主 管 对 新 进 人 员 的 培 训 资 料 准 备 场 次 安 排 培 训 会 务 效 果 跟 踪 等 基 础 工 作 参 与 人事 业务的相关考核统计 4 负 责 离 职 人 员 的 离 职 手 续 办 理 提 供 相 关 表 格 指 导 填 写 明 确 办 理 流 程 根 据 物 品 领 用 登 记 收 缴 配 发 的 工 牌 工 服 或 折 价 计 算 大 件 办 公 用 品 通 讯 工 具 等 5 负 责 建 立 完 善 管 理 员 工 人 事 档 案 材 料 公 司 有 员 工 调 动 的 及 时 公 示 调 动 通 知 及 时 更 改 公 司 的 通 讯 录 严 格 借 档 手 续 八 考 勤 的 统 计 1 文 员 要 严 把 考 勤 关 在 每 日 上 下 班 时 段 做 好 做 好 监 卡 工 作 详 细 登 记 迟 到 早 退 请 假 公 出 等 情 况 并 及 时 汇 报 主 管 领 导 2 每 月 月 初 将 上 个 月 的 考 勤 用 电 子 表 格 制 作 出 来 在 制 作 过 程 中 注 意 请 假 公 休 加 班 等 出 勤 异 动 情 况 及 转 正 人 员 新 入 职 人 员 离 职 人 员 的 详 细 标 注 各 项 请 假 加 班 手 续 须 完 整 主 管 领 导 签 批 后 交 财 务 做 帐 并 留 底 备 查 3 负 责 记 录 员 工 的 出 勤 异 动 情 况 负 责 每 日 外 勤 业 务 人 员 公 出 统 计 客 观 填 写 相 关 统 计 表 格 九 办 公 室 物 品 管 理 1 入库 物资入库 保管员要亲自同交货人交接手续 核对清点物资名称 数量是否一致 仓库管理员收货无误后签收 登记造册 2 贮存 根据所贮存物资物品的属性 特点和用途分区域分类存放 合理 有序 变质 失效或报废的物品可提出申请 经批准后办理清帐及报废等 每 月进行一次盘点 盘点应认真作好记录 发现数量 质量问题应及时报告 查 找原因 采取对策 追究责任 仓库管理人员须妥善保管贮存记录并保证其完 整准确 信息及时可靠 做到账物一致 3 出库 物资领用要由领取人提出申请经主管领导同意可到仓库签领 常 规性办公用品按标准配置发放签领 填写 领取登记表 注明物资名称 数 量 领取部门 领取人 仓库管理人员及时登记 物资保管登记台帐 包括 实物数的核对 员工离职时 要按照公司规定回收相应配备物品 4 借领 借领时应填写 物品借用登记表 填明物品名称 数量 归还 日期 由仓库管理人员进行登记 核对 开具借条 并落实物品回收情况 物 品借用时出现损坏或丢失 应向仓库管理人员说明情况 按照公司规定处理 5 调动 仓库管理人员工作调动 变更 一定要办理交接手续 移交未了 事宜及有关凭证 要列出清单 写明情况 双方各执一份 存档一份 十 后 勤 服 务 保 障 1 负 责 公 司 传 真 件 公 文 信 件 邮 件 报 刊 杂 志 广 告 页 等 资 料 的 签 收 整 理 分 送 并 做 好 相 关 记 录 2 负 责 办 公 室 各 项 档 案 资 料 包 括 电 子 档 的 收 集 整 理 工 作 负 责 与 工 作 内 容 相 关 的 各 类 文 件 的 归 档 管 理 3 负 责 公 司 办 公 设 备 的 管 理 计 算 机 传 真 机 复 印 机 的 具 体 使 用 和 登 记 管 理 办 公 各 种 财 产 负 责 说 明 书 保 修 卡 等 件 的 保 管 负 责 售 后 保 养 维 修 联 系 合 理 分 配 并 提 高 财 产 的 使 用 效 率 提 倡 节 俭 4 负 责 按 时 对 办 公 室 公 共 区 域 总 经 理 室 的 卫 生 进 行 清 洁 负 责 公 司 办 公 场 所 的 室 内 外 绿 化 盆 景 状 况 的 检 查 监 督 保 证 舒 适 良 好 的 工 作 氛 围 5 负 责 下 班 时 对 整 个 办 公 区 的 巡 视 查 看 门 窗 饮 水 机 电 源 电 脑 电 源 等 关 闭 情 况 并 做 记 录 6 负 责 公 司 全 体 员 工 的 后 勤 保 障 工 作 包 括 发 放 办 公 用 品 印 制 名 片 办 理 工 卡 定 水 定 票 办 证 邮 寄 7 负 责 按 时 缴 纳 水 电 电 话 网 络 等 常 规 性 费 用 确 保 畅 通 使 用 8 完 成 上 级 安 排 的 其 他 临 时 工 作 任 务