采购管理制度

采购管理制度1. 目的为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。2. 适用范围凡本公司运营所需之设备、原材料、辅助材料、包装材料、低值易耗品等采购作业及产品委外加工等一切物料采购均适用于本制度。3. 定义3.1. 生产计划的物料需求指采购员依据派工单上外购件信息和产品物料清单进行采购的方式；3.2. 外协件采购需求指完成产品开发、生产过程中成品、半成品的外协加工；3.3. 安全库存物料需求指公司常备一定库存量以满足生产需要的物料，依据安全库存量进行采购的方式，适用于经常性，共用性及购买时间较长的低值易耗物料；3.4. 杂项物料需求指不定时发生的小金额采购，或文具用品等；3.5. 固定资产需求由于生产量的增加或新产品的开发需要增加设备类（含办公设备）的采购；3.6. 样品物料需求新产品开发试样阶段所产生的物料需求；4. 采购计划4.1. 除生产计划的物料需求外，所有采购作业物料需求信息均以【请购单】为依据；4.2. 生产计划物料需求的确定：计划员在接收订单后，在编制派工单时同时编制外购件和产品物料清单，并与库管员确认所需物料是否有库存，采购员依据派工单信息进行采购；4.3. 外协件采购需求的确定：外协件的采购流程参照工序负责人工作流程规范的相关规定执行。4.4. 杂项物料需求的确定：各需求部门根据需要填写【请购单】经部门主管批准后交采购员进行采购；4.5. 安全库存物料需求的确定：库管员根据需求对生产物料自定一小部分安全库存，并每周进行统计，每周对安全库存物料进行统一填写【请购单】请购一次；4.6. 固定资产需求的确定:由于生产量的增加需要新增设备的由生产部厂长在建立生产计划时提出申请，由于新产品的开发需要增加设备的由设计部主管提出申请，办公设备的增加由人事部提出申请。固定资产的申请，填写【请购单】后需呈总经理批准后方可进行采购。4.7. 样品物料需求的确定: 由设计部提出请购，部门主管审核后由总经理批准方可采购。4.8. 材料增补申请单所需物料的确定：产品在加工过程中因品质异常报废，由报废人填写【补料申请单】，经部门主管审核后进行采购。5. 采购流程5.1. 一般采购流程5.2. 请购申请5.2.1. 请购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购； 5.2.2. 采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写【请购单】。 5.2.3. 紧急采购时，由申购人在【请购单】上注明“紧急”，以便各部门加快流转及时处理。 5.2.4. 若填写【请购单】后撤销采购，应立即通知采购员，以免造成浪费。 5.2.5. 请购人填写【请购单】，经相关人员批准后，交采购员签字确认，采购员应检查【请购单】的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过审批。5.2.6. 外协件的请购流程参照工序负责人工作流程规范的相关规定执行。5.2.7. 各部门应及时检查采购需求，请购单应在每天上午9点前完成审批交采购员，采购员在收到请购单后统一进行询价下单，9点后的请购单，在次日进行统一询价。紧急请购项目除外。5.3. 询价 5.3.1. 采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理各类请购需求，对于未采购过且未指定供应商的物资或未指定外协供应商的外协件，应提供三家以上供应商及价格进行比价；5.3.2. 采购员询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。 5.3.3. 对于紧急请购项目应优先处理，不必按此条款第一项规定执行，但必须保证供应商资格符合要求并且相关信息齐全。5.4. 核价5.4.1. 物品若采购过并有固定的合作供应商，价格无调整的情况下，采购员直接下采购订单，无需核价。5.4.2. 物品若未采购过或价格有调整，采购员将报价单及该物品的历史价格整理好提供给总经理进行核价。核价后采购员下采购订单。5.5. 采购实施5.5.1. 采购员必须在承诺的时间里满足请购部门的需求，避免停机停产的浪费。5.5.2. 采购员在不理解耗材的规格或有不能满足现场需求时，可委托需求方自行购置处理。5.5.3. 受委托方的采购行为视为采购员的行为，故采购员应在采购前详细告知受托者有关供应商、价格、采购规定等讯息，采购员需承担受托者采购过失的责任。5.5.4. 采购员按照核准的【请购单】及报价单向供应商下订单，并以电话、传真等方式确定交货日期或到供应商处直接采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转并登记合同信息。 5.5.5. 在采购过程中，采购员应保持与供应商的有效沟通，确保货物按质按量如期到达，采购物资到货后，按工序负责人工作规范要求进行验收及办理入库手续。5.5.6. 当供货可能出现不正常状况时（交期延误），采购员应在第一时间知会需求单位，以便需求单位作出调整，并与请购部门主管协商修改需求日期，同时由请购部门主管修改【请购单】上的需求日期，修改后在修改的内容旁签名+日期以示负责。5.5.7. 在采购过程中，若因采购数量较少，无法买到对应的规格，采购人员可根据市场现有规格与设计员申请替代材料规格，并将替代的材料信息在原材料质检员的派工单上进行变更，由设计员签字+日期，作为进料依据。5.5.8. 采购金额达1000元的，或合作超过三次的供应商，除特殊情况外，采购员应当取得相应支付凭证后，由财务支付货款，采购员不可直接支付现金。5.5.9. 所有采购物资原则上要求货票同行，采购员应将供应商的送货单及收款收据等单据交予财务部，并在货到后15天内凭上述单据办理报销手续，超过报销时间或单据不全的财务部门不受理报销，同时不办理结款或开具支票，责任由采购员承担。 5.6. 特殊采购流程 5.6.1. 零星采购零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于200元的采购（如因公司接待、聚会需要进行的采购，生产过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等），具有临时性、偶发性、金额低的特点。 5.6.1.1. 零星采购由各部门自行实施采购，各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电话的方式征求本部门负责人，征得负责人同意后，方可采购。 5.6.1.2. 采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票，供应商无法开具发票的，必须要求开具收款收据。 5.6.1.3. 零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购后，按费用报销管理制度到财务部进行报销。5.6.1.4. 零星采购采购人应对所采购物资的质量负责，若所采购物资发生质量问题，由采购人与供应商协商退换货事宜。 5.7. 应急采购 应急采购是指公司因应急处置需要，而临时进行的采购。需求部门发现需要紧急购买材料、设备的，应先向仓库管理人员询问，确定没有所需材料、设备后，向总经理汇报，得到总经理同意后方可进行采购。 5.7.1. 应急采购无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，兼顾价格和质量。 5.7.2. 应急采购结束后，需求部门应补填【请购单】，并注明“已购回”按照一般采购流程进行流转。剩余物资要补办入库手续，并录入库存台账。若应急采购无法开具发票或收款收据的，执行应急采购的人员应作书面说明，列明应急采购物资来源、价格等信息，报总经理审批、签字。 5.7.3. 应急采购原则上由应急采购人员垫付。采购完成后，按费用报销管理制度到财务部进行报销。6. 采购纪律 6.1. 采购员职责 6.1.1. 建立供应商资料与价格记录档案； 6.1.2. 做好市场行情的经常性调查；6.1.3. 询价、比价、议价及订购作业； 6.1.4. 所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制； 6.1.5. 做好平时的采购记录及对账工作。 7. 采购员行为规范 7.1. 采购员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全； 7.2. 若因供应商或物流等原因，造成延误采购周期，采购员未提前通知请购部门，导致生产停机、停产、延误生产周期的，追究采购员责任； 7.3. 若采购员违反本制度进行采购作业或没有及时备案导致采购资料丢失或损毁的，第一次提出警告处分，若再发生类似事件，按严重程度给予采购员考核、降职、降薪、转入试用期或予以辞退的处罚； 7.4. 采购员不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反本制度作出不适当行为的，给予辞退；给公司造成损失的，应赔偿公司损失，情节严重涉及违法犯罪的，提交司法机关处理。8. 相关文件：8.1. 【请购单】8.2. 【补料申请单】8.3. 费用报销管理制度9. 本制度自发布之日起生效，修改亦同。第 5 页 共 5 页