office学习手册_装配图网

资源描述

OFFICE 办公软件基础知识第 1页共 73 页 Word篇第一章 Word2010 基本页面介绍第一节基本页面介绍 Microsoft Word 2010 提供了世界上最出色的功能旨在提供最上乘的文档格式设置工具利用它可以更轻松高效地组织和编写文档并使这些文档唾手可得无论何时何地灵感迸发都可捕获这些灵感当 Word启动后首先看到的是 Word的标题屏幕然后出现 Word窗口并自动创建一个名为文档 1 的新文档 Word 窗口由标题栏菜单栏工具栏工作区和状态栏等部分组成 1 标题栏显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名 2 文件选项卡基本命令如新建打开关闭另存为和打印位于此处 OFFICE 办公软件基础知识第 2页共 73 页 3 快速访问工具栏常用命令位于此处例如保存和撤消用户也可以添加个人常用命令点击菜单最上方快速访问工具栏旁边的三角形按钮选择其它命令在弹出的窗口界面选择所需的功能点击添加确定即可 4 功能区工作时需要用到的命令位于此处它与其他软件中的菜单或工具栏相同 5 编辑窗口显示正在编辑的文档 6 显示按钮可用于更改正在编辑的文档的显示模式以符合您的要求 7 滚动条可用于更改正在编辑的文档的显示位置 8 缩放滑块可用于更改正在编辑的文档的显示比例设置 9 状态栏显示正在编辑的文档的相关信息 OFFICE 办公软件基础知识第 3页共 73 页第二章字体段落设置第一节字体设置一字形字号颜色设置文字格式的方法在功能区选择开始选项卡切换到字体功能区即可设置字体字号加粗倾斜下划线颜色等如下图所示二字体格式的复制和清除对一部分文字设置的格式可以复制到另一部分的文字上使其具有相同的格式设置好的格式如果觉得不满意那么也可以清除它使用剪贴板工具栏上的格式刷按钮 1 字体格式的复制 1 选定已设置格式的文本 2 点击剪贴板上的格式刷 3 将鼠标移到要复制格式的文本处拖动鼠标即可 2 格式的清除 1 选中要清除格式的文本 2 按组合键 Ctrl Shft Z即可第二节段落设置一段落间距设置在使用 Word2010编辑文档的过程中需要设置段落与段落之间的距离设置段落间距的方法如下 1 选中特定段落或全部文档 2 在段落功能区单击按钮或者右击选中文档选择段落弹出段落对话框 OFFICE 办公软件基础知识第 4页共 73 页 3 在段落对话框的缩进和间距选项卡中设置段前和段后编辑框的数值并单击确定按钮即可二段落对齐方式设置在使用 Word2010编辑文档的过程中经常需要为一个或多个段落设置该段文字在页面中的对齐方式 1 选中一个或多个段落 2 在段落中单击按钮或者右击选中段落选择段落按钮 3 在弹出的段落对话框中单击对齐方式下三角按钮在列表中选择符合我们实际需求的段落对齐方式单击确定即可三段落缩进设置在 Word 2010中可以设置整个段落向左或者向右缩进一定的字符这一技巧在排版时经常会使用到 1 选中要设置缩进的段落右击选择段落打开段落选项卡 2 在缩进和间距选项卡设置段落缩进就可以了包括首行缩进和悬挂缩进 OFFICE 办公软件基础知识第 5页共 73 页 OFFICE 办公软件基础知识第 6页共 73 页第三章页面设置第一节页码设置在处理各种 word文档时我们经常需要对文档添加页码为大家介绍一下 Word2010如何从指定页设置页码 1 光标定位将光标定位于需要开始编页码的页首位置 2 插入分隔符的下一页选择页面布局分隔符下一页插入 3 插入页码选择插入页码页面底端选择普通文字 2 等合适的页码即可 4 断开链接选中单击链接到前一条页眉按钮断开同前一 OFFICE 办公软件基础知识第 7页共 73 页节的链接 5 设置页码格式选中页码右键单击选择设置页码格式在弹出的对话框中在起始页码后的框中键入相应起始数字 1 第二节页眉页脚设置一插入页眉或页脚 1 切换到插入选项卡在页眉和页脚功能区选择页眉或页脚 2 单击页眉选择合适的页眉进行编辑页眉页眉中可以输入文字或插入图片 OFFICE 办公软件基础知识第 8页共 73 页提示在设计选项卡的插入分组中单击图片按钮可以在页眉中插入图片同时用户可以在打开的格式功能区设置图片环绕图片边框对齐方式等格式使其在页眉中的位置更合适二页眉奇偶页不同首页不同奇偶页不同一般是指在奇数页和偶数页使用不同的页眉或页脚以体现不同页面的页眉或页脚特色方法如下 1 切换到插入选项卡在页眉和页脚功能区选择页眉 2 在设计选项卡的选项分组中选中首页不同和奇偶页不同然后进行页眉编辑即可第三节页边距设置 1 打开页面布局功能区 2 在页面设置中单击页边距按钮并在打开的常用页边距列表中选择合适的页边距 3 若没有合适的页边距可切换到页面布局页面设置页边距自定义边距 OFFICE 办公软件基础知识第 9页共 73 页 4 在打开的页面设置对话框中切换到页边距选项卡在页边距区域分别设置上下左右的数值并单击确定按钮即可 OFFICE 办公软件基础知识第 10页共 73 页第四章插入技巧第一节插入图片 1 切换到插入功能区在插图分组中单击图片按钮 2 弹出插入图片窗口在插入图片对话框中查找到我们需要的图片选中该图片并单击插入按钮就能将其插入当前文档中第二节插入形状在 Word2010文档中利用自选图形库提供的丰富的流程图形状和连接符可以制作各种用途的流程图插入步骤如下 1 打开 Word2010文档窗口切换到插入功能区在插图分组中单击形状按钮并在打开的菜单中选择需要的形状 OFFICE 办公软件基础知识第 11页共 73 页 2 在需要添加形状的区域拖拽鼠标即可第三节插入 SmartArt 图形借助 Word2010提供的 SmartArt功能用户可以在 Word2010文档中插入丰富多彩表现力丰富的 SmartArt示意图操作步骤如下所述 1 切换到插入功能区在插图分组中单击 SmartArt按钮 2 在打开的选择 SmartArt图形对话框中单击左侧的类别名称选择合适的类别然后在对话框右侧单击选择需要的 SmartArt图形并单击确定按钮 OFFICE 办公软件基础知识第 12页共 73 页 3 返回 Word2010文档窗口在插入的 SmartArt图形中单击文本占位符输入合适的文字即可第四节插入批注批注是为了帮助阅读者更好的理解文档内容以及跟踪文档的修改状况插入方法如下 1 首先选择一种批注显示方式然后将光标移动到需要插入批注的位置 2 点击审阅功能区的批注组中的新建批注按钮 3 在编辑区域右侧的批注框中编辑批注信息 Word2010 的批注信息前面会自动加上批注二字以及作者和批注的编号后续会介绍如何修改批注前面的作者信息提示删除批注也比较简单用鼠标右键点击批注框或者批注原始文字方框位置在弹出的下拉菜单中点击删除批注即可第五节插入分页分页符主要用于在 Word2010文档的任意位置强制分页使分页符后边的内容转到新的一页使用分页符分页不同于自动分页分页符前后文档始终处于两个不同的页面中不会随着字体版式的改变合并为一页方法如下 1 打开 Word2010文档窗口将插入点定位到需要分页的位置 OFFICE 办公软件基础知识第 13页共 73 页 2 切换到页面布局功能区在页面设置分组中单击分隔符按钮并在打开的分隔符下拉列表中选择分页符选项第六节插入表格一插入 Excel电子表格在 Word2010文档中用户可以插入一张拥有全部数据处理功能的 Excel 电子表格从而间接增强 Word2010的数据处理能力操作步骤如下所述 1 打开 Word2010文档窗口在插入功能区的表格分组中单击表格按钮并在打开的菜单中选择 Excel 电子表格命令 2 在 Word2010文档中插入空白 Excel电子表格以后即可在 Excel电子表格中进入数据录入数据计算等数据处理工作其功能与操作方法跟在 Excel中操作完全相同二插入普通表格在 Word2010文档中用户可以使用插入表格对话框插入指定行列的表格并可以设置所插入表格的列宽操作步骤如下所述 1 打开 Word2010文档窗口切换到插入功能区在表格分组中单击表格按钮并在打开表格菜单中选择插入表格命令 OFFICE 办公软件基础知识第 14页共 73 页 2 打开插入表格对话框在表格尺寸区域分别设置表格的行数和列数三表格调整 1 右击表格在自动调整操作区域 a 如果选中固定列宽单选框则可以设置表格的固定列宽尺寸 b 如果选中根据内容调整表格单选框则单元格宽度会根据输入的内容自动调整 c 如果选中根据窗口调整表格单选框则所插入的表格将充满当前页面的宽度 d 选中为新表格记忆此尺寸复选框则再次创建表格时将使用当前尺寸设置完毕单击确定按钮即可 2 右击表格如果选中平均分布各行单选框表格会根据表格的宽度来自行平均分布各行的宽度如果选中平均分布各列单选框表格会根据表格的高度来自行平均分布各行的高度四表格行高和列宽设置在 Word2010文档表格中如果用户需要精确设置行的高度和列的高度可以在表格工具功能区设置精确数值操作步骤如下所述 1 打开 Word2010文档窗口在表格中选中需要设置高度的行或需要设置宽度的列 OFFICE 办公软件基础知识第 15页共 73 页 2 在表格工具功能区中切换到布局选项卡在单元格大小分组中调整表格行高数值或表格列宽数值以设置表格行的高度或列的宽度五绘制表格 1 打开 Word2010文档页面单击插入选项卡 2 鼠标指针变成铅笔形状拖动鼠标左键绘制表格边框行和列 OFFICE 办公软件基础知识第 16页共 73 页 3 绘制完成表格后按 ESC键或者在设计选项卡中单击绘制表格按钮取消绘制表格状态提示常用的斜线单元格可在此进行绘制第七节插入分隔符分隔符包括分页符分栏符以及分节符等通过在文字中插入分隔符可以把将 Word文档分成多个部分我们可以对这些部分做不同的页面设置和灵活排版满足比较复杂的文档页面要求在 Word2010中插入分隔符很简单 1 将光标定位到文档中需要插入分隔符的地方 2 点击菜单栏的页面布局分隔符右边的三角小按钮即可看见各种分隔符选项点击即可插入提示删除分隔符通过文件选项显示勾选显示所有格式标记复选框单击确定按钮即可查看所有分隔符将光标定位到分隔符前面按 Delete键即可将其删除 OFFICE 办公软件基础知识第 17页共 73 页第五章高级格式设置第一节分栏一分栏我们在报纸上看到最多的就是分栏样式这种样式是最常见也是最普遍的排版方式 Word2010 中分栏的技巧操作如下 1 如果你需要给整篇文档分栏那么先选中所有文字若只需要给某段落进行分栏那么就单独的选择那个段落 2 单击进入页面布局选项卡然后在页面设置选项组中单击分栏按钮在分栏列表中我们可以看到有一栏二栏三栏偏左偏右和更多分栏这里可以根据自己想要的栏数来选择合适的二任意设置多栏如果想要分栏中的数目还不是自己想要的可以单击进入更多分栏在弹出的分栏窗口里面的栏数后面设定数目最高上限为 11 看需求设置提示如果想要在分栏的效果中加上分隔线可以在分栏窗口中勾选分隔线确定即可第二节首字下沉 OFFICE 办公软件基础知识第 18页共 73 页首字下沉是指将 Word2010文档中段首的一个文字放大并进行下沉或悬挂设置以凸显段落或整篇文档的开始位置在 Word2010中设置首字下沉或悬挂的步骤如下所述 1 将插入点光标定位到需要设置首字下沉的段落中然后切换到插入功能区在文本分组中单击首字下沉按钮 2 在打开的首字下沉菜单中单击下沉或悬挂选项设置首字下沉或首字悬挂效果 3 若需设置下沉文字的字体或下沉行数可在下沉菜单中单击首字下沉选项打开首字下沉对话框选中下沉或悬挂选项并选择字体或设置下沉行数完成设置后单击确定按钮即可 OFFICE 办公软件基础知识第 19页共 73 页第六章目录设置一目录生成简单来说先为标题设置样式对应到文章的标题最后点引用目录就可以自动生成目录了具体步骤如下 1 利用样式设置文章标题格式样式里设置标题格式时段落设置选择大纲级别按标题级别来选一级标题就选大纲一级以此类推利用设置好的样式调整文章中对应的标题 2 选择标题例如标题 1 选择修改样式 3 把光标移到你要目录的位置 4 选引用目录插入目录 OFFICE 办公软件基础知识第 20页共 73 页 5 格式先选择目录要用的模板 6 选项启用大于三级以上标题 7 修改设置你要生成目录的中文字的格式 8 完成第四步骤后点确定确定目录自动生成 OFFICE 办公软件基础知识第 21页共 73 页第七章打印设置第一节打印设置页面介绍在 Word2010中用户可以通过设置打印选项使打印设置更适合实际应用且所做的设置适用于所有 Word文档在 Word2010中设置 Word文档打印选项的步骤如下所述 1 打开 Word2010文档窗口依次单击文件打印按钮进入打印设置界面 2 在打印界面中有几下几个功能 a 在打印所有页选项可以设置打印界面选择打印所有页或打印当前页等 b 在单面打印选项可以选择单面打印或双面打印 c 在纵向选项卡可以选择打印纸张的方向横向或纵向 d 在纸张大小选项卡可以调整打印纸张的大小 OFFICE 办公软件基础知识第 22页共 73 页 e 在页边距选项卡可以调整打印纸张的页边距以适应纸张的大小和排版第二节 Word2010如何设置双面打印在办公中打印耗材是非常昂贵的所以为了尽量节省纸张我们往往会将一张纸正面和反面都用上双面打印一打印机支持双面打印时设置方法 1 单击文件选项卡 2 单击打印 3 在设置下单击双面打印二若打印机不支持双面打印手动设置双面打印方法如果打印机不支持自动双面打印您有两种选择使用手动双面打印 1 单击文件选项卡 2 单击打印 3 在设置下单击单面打印然后单击手动双面打印三打印奇数页和偶数页通过执行以下步骤也可在纸张两面上打印 1 单击文件选项卡 2 单击打印 3 在设置下单击打印所有页单击仅打印奇数页 4 打印完奇数页后将纸叠翻转过来然后单击仅打印偶数页 5 单击库顶部的打印按钮 OFFICE 办公软件基础知识第 23页共 73 页 Excel篇第一章 Excel2010 基本页面介绍第一节页面介绍 MicrosoftExcel2010 可以通过比以往更多的方法分析管理和共享信息从而帮助您做出更好更明智的决策全新的分析和可视化工具可帮助您跟踪和突出显示重要的数据趋势可以在移动办公时从几乎所有 Web 浏览器或 Smartphone 访问您的重要数据您甚至可以将文件上载到网站并与其他人同时在线协作无论您是要生成财务报表还是管理个人支出使用 Excel 2010 都能够更高效更灵活地实现您的目标 MicrosoftExcel2010 可以通过比以往更多的方法分析管理和共享信息从而帮助您做出更好更明智的决策 1 标题栏显示正在编辑的工作表的文件名以及所使用的软件名 2 文件选项卡使用基本命令如新建打开另存为打印和关闭时单击此按钮 3 快速访问工具栏常用命令如保存和撤消位于此处您也 OFFICE 办公软件基础知识第 24页共 73 页可以添加自己的常用命令点击菜单最上方快速访问工具栏旁边的三角形按钮选择其它命令在弹出的窗口界面选择所需的功能点击添加确定即可 4 功能区工作时需要用到的命令位于此处它与其他软件中的菜单或工具栏相同 5 编辑窗口显示正在编辑的工作表工作表由行和列组成您可以输入或编辑数据工作表中的方形称为单元格 6 显示按钮可以根据自己的要求更改正在编辑的工作表的显示模式 7 滚动条使您可以更改正在编辑的工作表的显示位置 8 缩放滑块使您可以更改正在编辑的工作表的缩放设置 9 状态栏显示正在编辑的工作表的相关信息 OFFICE 办公软件基础知识第 25页共 73 页第二章单元格设置技巧用户可以对 Excel2010单元格批注进行格式设置例如批注编辑框背景颜色边框线条对齐方式字体字号字体颜色等第一节插入删除单元格一插入单元格 1 首先选中单元格右击菜单选中插入按钮 2 打开单元格插入对话框这时可以看到下图中的四个选项 a 活动单元格右移表示在选中单元格的左侧插入一个单元格 b 活动单元格下移表示在选中单元格上方插入一个单元格 c 整行表示在选中单元格的上方插入一行 d 整列表示在选中单元格的左侧插入一行二删除单元格 1 首先选中单元格右击菜单中选中删除按钮 OFFICE 办公软件基础知识第 26页共 73 页 2 在删除对话框中我们可以看到四种选项 a 右侧单元格左移表示删除选中单元格后该单元格右侧的整行向左移动一格 b 下方单元格上移表示删除选中单元格后该单元格下方的整列向上移动一格 c 整行表示删除该单元格所在的一整行 d 整列表示删除该单元格所在的一整列第二节设置单元格颜色用户可以在开始功能区字体分组的填充颜色列表中选择多种单元格填充颜色操作步骤如下所述 1 打开 Excel2010工作簿窗口选中需要设置颜色的单元格区域 2 在开始功能区的字体分组中单击填充颜色下拉三角按钮在打开的颜色面板中选择需要的颜色包括主题颜色标准色和其他颜色即可第三节设置单元格边框 Excel 表格用户可以对单元格边框进行设置选择自己需要的那一种类型 Excel2010提供了 2种方法可以设置 1 选定单元格右击选择设置单元格格式 OFFICE 办公软件基础知识第 27页共 73 页 2 切换到边框标签线条样式都可以自己选择确定之后单元格边框同样修改成功第四节设置单元格对齐方式在 Excel2010中单元格的对齐方式包括左对齐居中右对齐顶端对齐垂直居中底端对齐等多种方式具体方法如下 1 选中需要设置对齐方式的单元格 2 右键单击被选中的单元格在打开的快捷菜单中选择设置单元格格式命令 3 在打开的设置单元格格式对话框中切换到对齐选项卡在文本对齐方式区域可以分别设置水平对齐和垂直对齐方式 OFFICE 办公软件基础知识第 28页共 73 页选择合适的对齐方式并单击确定按钮即可第五节数字格式设置通过应用不同的数字格式可将数字显示为百分比日期货币等例如如果您在进行季度预算则可以使用货币数字格式来显示货币值操作如下 1 选中单元格在开始选项卡上的数字组中单击对话框启动器将弹出设置单元格格式对话框 2 在设置单元格格式对话框中的类别列表中单击要使用的格式在必要时调整设置例如如果使用的是货币格式则可以选择一种不同的货币符号显示更多或更少的小数位或者更改负数的显示方式 OFFICE 办公软件基础知识第 29页共 73 页第六节字体格式设置 1 选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本 2 单击格式单元格命令在字体框中单击所需字体在字号框中单击所需的字体大小即可第七节图案设置用户不仅能够改变文字的色彩还可以转变单元格的颜色给单元格增加底纹后果以凸起显示或丑化局部单元格 1 选取要用图案填充的单元格或单元格区域点击功效区的开始选项卡在字体组中点击右下角的对话框启动器翻开设置单元格格局对话框 2 点击切换到填充选项卡在背景色下面单击想要使用的背景色执行下列操作之一 a 若要使用包括两种颜色的图案请在图案颜色框中单击另一种颜色然后在图案款式框中挑选图案样式 OFFICE 办公软件基础知识第 30页共 73 页 b 若要使用存在特特效果的图案请单击填充效果然后在渐变选项卡上单击所需的选项 OFFICE 办公软件基础知识第 31页共 73 页第三章编辑技巧第一节数据排序一快速对单列进行排序在数据选项卡下排序和筛选组中的升序或降序按钮可以快速地对单列数据按升序或降序进行排序其具体操作方法如下 1 打开公司员工的工资表选中单元格 D2 单击数据选项卡下排序和筛选组中的降序按钮如下图所示 2 该工作表将按基本工资列中数据从大到小重新排列 OFFICE 办公软件基础知识第 32页共 73 页二按自定义序列排序在 Excel中可以按照自定义的序列对数据表进行排序其具体操作方法如下 1 打开公司员工的工资表选中表格中任意单元格单击数据选项卡下排序和筛选组中的排序按钮如下图所示 2 弹出排序对话框在主要关键字下拉列表框中选择所在部门选项在次序下拉列表框中选择自定义序列选项如下图所示 3 弹出自定义序列对话框在输入序列列表框中输入自定义序列并单击添加按钮如下图所示 OFFICE 办公软件基础知识第 33页共 73 页 4 单击确定按钮返回排序对话框如下图所示 5 单击确定按钮完成排序排序后的效果如下图所示第二节查找和替换 1 选定数据所在的单元格区域按 Ctrl H 打开查找和抉择对话框单击选项 OFFICE 办公软件基础知识第 34页共 73 页 2 在查找内容框输入要查找的内容 3 在替换为框中输入要替换的文字单击确定按钮 4 单击全部替换按钮即可完成替换操作第三节选择性粘贴 Excel2010工作表中可以使用选择性粘贴命令有选择地粘贴剪贴板中的数值格式公式批注等内容使复制和粘贴操作更灵活步骤如下 1 打开 Excel2010 工作表窗口选中需要复制的单元格区域 2 右键单击被选中的区域在打开的快捷菜单中选择复制命令 2 如果目标粘贴位置为一个单元格则右键单击该单元格如果目标粘贴位置为一个单元格区域则右键单击该区域左上角的单元格然后在打开的快捷菜单中选择选择性粘贴命令 OFFICE 办公软件基础知识第 35页共 73 页 3 打开选择性粘贴对话框在粘贴区域选中需要粘贴选项的单选框例如数值单选框并单击确定按钮第四节分类汇总分类汇总就是利用汇总函数对同一类别中的数据进行计算得到统计结果经过分类汇总可分级显示汇总结果下面通过实例来介绍对数据表进行分类汇总的方法 1 打开公司员工工资表工作表选择单元格 C3 单击数据选项卡下排序和筛选组中的升序按钮对该列进行排序然后选择单元格区域 B3 G15 如下图所示 2 单击数据选项卡下分级显示组中的分类汇总按钮弹出分类汇总对话框在分类字段下拉列表框中选择所在部门选项在汇总方式下拉列表框中选择求和选项在选定汇总项列表框中选中基本工资补助和保险复选框如下图所示 3 单击确定按钮创建分类汇总如下图所示 OFFICE 办公软件基础知识第 36页共 73 页 4 单击窗口编辑区域左侧的按钮显示二级汇总数据如下图所示 5 单击窗口编辑区域左侧的按钮显示一级汇总数据如图所示 OFFICE 办公软件基础知识第 37页共 73 页第四章插入技巧第一节插入图片平时工作中制作表格时我们常常会插入一些图片保证文档更具特色今天小编为大家介绍一下如何在 excel表格中插入图片 1 在 Excel菜单插入项中找到图片图标按钮点击该图标 2 在插入图片对话框中找到你本地的图片文件双击需要插入的图片 3 图片插入完成后就获得下图中的结果这时你可以对图片进行移动裁剪等操作第二节插入批注单元格批注就是用于说明单元格内容的说明性文字可以帮助 Excel工作表使用者了解该单元格的意义在 Excel2010工作表中可以添加单元格批注操作步骤如下所述 1 选中需要添加批注的单元格 OFFICE 办公软件基础知识第 38页共 73 页 2 切换至审阅功能区在批注分组中单击新建批注按钮提示右键单击单元格在快捷菜单中也可以选择插入批注 3 打开 Excel2010批注编辑框默认情况下第一行将显示当前系统用户的姓名用户可以根据实际需要保留或删除姓名然后输入批注内容即可第三节插入图表 Excel 具有许多高级的制图功能同时使用起来也非常简便接下来将介绍如何建立一张简单的图表再进行修饰使图表更加精致在 EXCEl 中插入图表的方法 OFFICE 办公软件基础知识第 39页共 73 页 1 打开 excel 在已经输入好数据之后点击菜单栏中的插入选项如图可以进行图标类型的选择比如柱形图折线图或者其他 2 选择好图表类型之后如果你已经输入好数据图表将自动生成双击此时的图表如图可以再次修饰这个图表比如可以更改标签的颜色横轴纵轴的单位等在上面的这个菜单中可以找到方法 3 如果在图表生成前没有输入数据或者想要改变图表中的数据点击设计图标菜单栏中将会出现选择数据图标如图 4 点击选择数据选取数据的范围和来源进行图表数据修订 OFFICE 办公软件基础知识第 40页共 73 页第五章工作表的设置第一节工作表的插入与删除一工作表的插入 Excel2010工作簿中新增了一个插入工作表图标用户可以借助插入工作表图标很方便地在工作簿末尾插入一张新的工作表操作方法如下所述 1 打开 Excel工作簿窗口在工作簿窗口底部工作表标签位置单击插入工作表图标即可新建一张工作表如图所示 2 也可以用快捷键来新建一个工作表快捷键为 Shift F11 二工作表的删除右击你所要删除的工作表 sheet 选择删除工作表选项即可第二节移动与复制 1 要将工作表移动或复制到另一个工作簿中请确保在 Microsoft Office Excel 中打开该工作簿 2 在要移动或复制的工作表所在的工作簿中选择所需的工作表 3 如何选择工作表 OFFICE 办公软件基础知识第 41页共 73 页 4 在开始选项卡上的单元格组中单击格式然后在组织工作表下单击移动或复制工作表 5 在工作簿列表中单击要选定的工作表移动或复制到的工作簿 6 在下列选定工作表之前列表中单击要在其之前插入移动或复制的工作表的工作表 7 要复制工作表而不移动它们请选中建立副本复选框第三节切换工作表 1 直接使用鼠标对工作表标签 sheet进行点击切换 2 使用快捷键 ctrl pageup 和 ctrl pagedown键快速切换第四节重命名工作表 1 右击工作表 sheet 选择重命名选项这时工作表 sheet的字样可以进行编辑如下图所示 2 直接双击工作表的 sheet标签同样可以得到上述结果第五节设置工作表颜色右击工作表 sheet 选择标签颜色选项这时工作表 sheet的颜色可以进行编辑 OFFICE 办公软件基础知识第 42页共 73 页第六章冻结窗口一冻结窗口利用 Excel工作表的冻结功能达到固定窗口的效果下面我们来看这种方法的具体操作步骤 1 打开 Excel工作表如要冻结 A1 行那么我们就要选中 A2 单元格 2 在菜单栏单击视图选项卡在窗口选项组中单击冻结窗口的箭头按钮 3 打开的菜单点击冻结拆分窗格命令 4 可以看到单元格下面多了一条横线即被冻结 OFFICE 办公软件基础知识第 43页共 73 页第七章数据筛选第一节快速进行自动筛选自动筛选是最简单的筛选在一般情况下使用自动筛选能够满足最基本的筛选要求自动筛选的具体操作方法如下 1 打开公司员工的工资数据表任意选择数据单元格然后单击数据选项卡下排序和筛选组中的筛选按钮如下图所示 2 自动筛选数据表后将在数据表的列标题上出现筛选下拉按钮如下图所示 OFFICE 办公软件基础知识第 44页共 73 页 3 单击标题名称所属部门右侧的下拉按钮在弹出的下拉面板的列表框中选中办公室复选框如下图所示 4 单击确定按钮筛选出办公室员工的工资情况数据表第二节快速使用自定义筛选在自动筛选后用户还可以自定义筛选的条件从而筛选出满足要求的数据其具体操作方法如下 1 打开员工的工资表选择任意数据单元格单击数据选项卡下排序和筛选组中的筛选按钮自动筛选如下图所示 2 单击基本工资列右侧的下拉按钮在弹出的下拉面板中选择数字筛选大于选项如下图所示 OFFICE 办公软件基础知识第 45页共 73 页 3 弹出自定义自动筛选方式对话框从中输入数值 3000 如下图所示 4 单击确定按钮筛选的结果如下图所示第二节颜色筛选平时在使用 Excel时我们常常会用不同的颜色标识不同数据这时我们可通过筛选功能按颜色筛选出标注了颜色的单元格 1 原始数据表如图所示其中分别在一些单元格中标注了黄色和红色 OFFICE 办公软件基础知识第 46页共 73 页 2 单击产品名称列上的筛选按钮选择按颜色筛选并挑选颜色例如黄色 3 最终结果如图所示 OFFICE 办公软件基础知识第 47页共 73 页第八章常用函数的运用第一节求和有时候我们希望在 Excel 中将一些数据相加或者相乘得出它的和或积在 Excel 中无论是求和还是求差都是非常方便的而且准确无误如下图所示从 A1 到 A11 与 B1 到 B11 相加求和然后结果依次显示在 C1 到 C11 单元格内 1 首先我们得先单个的求出一个和将得出的结果放到 C1 中在 C1 输入 A1 B1 回车之后即可 OFFICE 办公软件基础知识第 48页共 73 页 2 将光标移动到 C1 单元格右下角处直到鼠标变成了一个黑色十字架形状的时候按住鼠标左键不放一直拖到 C11 单元格后在松开鼠标即可第二节平均数本教程为大家介绍一下 Execl2010的 AVERAGEIF函数运用下面看看具体操作吧例如计算一周内员工每天工作的平均时间 1 单击要在其中计算平均值的单元格在本例中单击单元格 G11 2 单击公式选项卡上函数库中的插入函数 OFFICE 办公软件基础知识第 49页共 73 页 3 搜索函数中输入 average 单击转到选择函数中将出现关键字候选项 average 4 单击确定将出现函数参数对话框 5 选择用于计算总工作时间包括加班时间的区域总计列回车或确定即可 OFFICE 办公软件基础知识第 50页共 73 页第三节 Vlookup 快速匹配 VLOOKUP是一个查找函数给定一个查找的目标它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值它的基本语法为 VLOOKUP 查找目标查找范围返回值的列数精确 OR模糊查找下面以一个实例来介绍一下这四个参数的使用例如下图所示要求根据表二中的姓名查找姓名所对应的年龄公式 B13 VLOOKUP A13 B 2 D 8 3 0 参数说明 OFFICE 办公软件基础知识第 51页共 73 页 1 查找目标就是你指定的查找的内容或单元格引用本例中表二 A列的姓名就是查找目标我们要根据表二的姓名在表一中 A列进行查找公式 B13 VLOOKUP A13 B 2 D 8 3 0 2 查找范围 VLOOKUP A13 B 2 D 8 3 0 指定了查找目标如果没有说从哪里查找 EXCEL 肯定会很为难所以下一步我们就要指定从哪个范围中进行查找 VLOOKUP 的这第二个参数可以从一个单元格区域中查找也可以从一个常量数组或内存数组中查找本例中要从表一中进行查找那么范围我们要怎么指定呢这里也是极易出错的地方大家一定要注意给定的第二个参数查找范围要符合以下条件才不会出错 a 查找目标一定要在该区域的第一列本例中查找表二的姓名那么姓名所对应的表一的姓名列那么表一的姓名列列一定要是查找区域的第一列象本例中给定的区域要从第二列开始即 B 2 D 8 而不能是 A 2 D 8 因为查找的姓名不在 A 2 D 8 区域的第一列 b 该区域中一定要包含要返回值所在的列本例中要返回的值是年龄年龄列表一的 D列一定要包括在这个范围内即 B 2 D 8 如果写成 B 2 C 8就是错的 c 返回值的列数 B13 VLOOKUP A13 B 2 D 8 3 0 这是 VLOOKUP第 3个参数它是一个整数值它怎么得来的呢它是返回值在第二个参数给定的区域中的列数本例中我们要返回的是年龄它是第二个参数查找范围 B 2 D 8 的第 3列这里一定要注意列数不是在工作表中的列数不是第 4列而是在查找范围区域的第几列如果本例中要是查找姓名所对应的性别第 3个参数的值应该设置为多少呢答案是 2 因为性别在 B 2 D 8 的第 2列中 4 精确 OR模糊查找最后一个参数是决定函数精确和模糊查找的关键精确即完全一样模糊即包含的意思第 4个参数如果指定值是 0或 FALSE 就表示精确查找而值为 1 或 TRUE时则表示模糊这里提醒大家切记切记在使用 VLOOKUP时千万不要把这个参数给漏掉了如果缺少这个参数默为值为模糊查找我们就无法精确查找到结果了 OFFICE 办公软件基础知识第 52页共 73 页第九章数据透视表第一节数据透视表数据透视表功能能够将筛选排序和分类汇总等操作依次完成并生成汇总表格以下通过一份发货清单数据做实际应用发货清单数据信息包含印件编号印件名称数量单位征订机构机构代码数据格式如下图所示根据以上数据通过使用 EXCEL数据透视表对数据进行数据统计分析 1 单击插入按钮下面显示一排功能按钮视图在功能按钮视图中单击数据透视表弹出创建数据透视表对话框默认情况选择 EXCEL 工作表中的所有数据创建数据透视表点击确定按钮即可 OFFICE 办公软件基础知识第 53页共 73 页 2 点击确定按钮后 EXCEL 将自动创建新的空白数据透视表 3 a 把报表字段中的印件编号字段拖动到列标签征订机构字段拖动到行标签数量字段拖动到数值即可统计显示每个印件 OFFICE 办公软件基础知识第 54页共 73 页发往各机构的数量 b 把报表字段中的印件编号字段拖动到行标签征订机构字段拖动到列标签数量字段拖动到数值数据分类显示格式 c 把报表字段中的印件编号字段拖动到列标签征订机构字 OFFICE 办公软件基础知识第 55页共 73 页段拖动到列标签数量字段拖动到数值数据分类并且汇总显示如下图所示当然还有很多数据统计显示格式只要按自己的需求进行字段的拖放即可得到不同数据统计报表 4 数据透视表中数据过滤设置在第三步中 b可以看到数据行显示征订机构数据列显示印件编号在 b中把机构代码字段拖入报表筛选区然后选择要过滤的出来数据的机构代码比如选择过滤出发往深圳地区各印件数量的数据只需要在过滤条件中选择 05 即可 05 代表深圳过滤前数据显示如下图所示 OFFICE 办公软件基础知识第 56页共 73 页数据过滤后的数据显示如下图所示当然可以把多个字段拖入报表筛选区进行多条件过滤总结数据透视表功能强大可以把数据进行分类汇总过滤等等制作出所需要的数据统计报表在实际工作中举一反三多加应用可以提高工作效率 OFFICE 办公软件基础知识第 57页共 73 页第十章打印设置第一节打印区域设置默认情况下如果用户在 Excel2010工作表中执行打印操作的话会打印当前工作表中所有非空单元格中的内容而很多情况下用户可能仅仅需要打印当前 Excel2010工作表中的一部分内容而非所有内容此时用户可以为当前 Excel2010工作表设置打印区域操作步骤如下所述 1 打开 Excel2010工作表窗口选中需要打印的工作表内容 2 切换到页面布局功能区在页面设置分组中单击打印区域按钮并在打开的列表中单击设置打印区域命令即可小提示如果为当前 Excel2010工作表设置打印区域后又希望能临时打印全部内容则可以使用忽略打印区域功能操作方法为依次单击文件打印命令在打开的打印窗口中单击设置区域的打印范围下拉三角按钮并在打开的列表中选中忽略打印区域选项如图 2所示 OFFICE 办公软件基础知识第 58页共 73 页第二节打印预览设置 1 在 Excel 2010 中依次单击文件和打印即会显示打印预览 2 在打印界面中有几下几个功能 OFFICE 办公软件基础知识第 59页共 73 页 a 在打印活动工作表选项可以设置打印界面选择打印整个工作簿或打印选定区域等 b 在纵向选项卡可以选择打印纸张的方向横向或纵向 c 在纸张大小选项卡可以调整打印纸张的大小 d 在页边距选项卡可调整打印纸张的页边距以适应纸张的大小和排版 e 在缩放选项卡可以选择工作表打印的大小三页边距设置 1 点击下图红框中的页面布局选项 2 点击页面设置按钮 3 点击页边距面板按钮可以在两个红框中改变数值大小来调整页面的左右边距同样也可以调整页面的上下边距 OFFICE 办公软件基础知识第 60页共 73 页 OFFICE 办公软件基础知识第 61页共 73 页 PPT篇第一章 PPT2010 基本页面介绍一基本页面介绍 PowerPoint 2010的工作界面主要由标题栏快速访问工具栏菜单栏面板大纲幻灯片窗格编辑窗口备注栏和状态栏等部分组成 1 标题栏显示正在编辑的演示文稿的文件名以及所使用的软件名 2 文件选项卡基本命令位于此处如新建打开关闭另存为和打印 3 快速访问工具栏常用命令位于此处如保存和撤消您也可以添加自己的常用命令 4 功能区工作时需要用到的命令位于此处它与其他软件中的菜单或工具栏相同 5 编辑窗口显示正在编辑的演示文稿 6 显示按钮使您可以根据自己的要求更改正在编辑的演示文稿的显示模式 7 滚动条使您可以更改正在编辑的演示文稿的显示位置 8 缩放滑块使您可以更改正在编辑的文档的缩放设置 9 状态栏显示正在编辑的演示文稿的相关信息 OFFICE 办公软件基础知识第 62页共 73 页第二章文本框的使用第一节插入文本框在 PowerPoint 中必须在文本框中输入文本文本框上带有单击此处添加标题顾名思义它仅用于输入文本插入文本框的方法 1 点击插入文本框选择横排或垂直文本框在编辑区域拖拽即可 2 插入文本框并输入文字在文本框内的闪烁的插入点后直接可以输入文字并设置文字的格式 3 调整文本的位置选中文本框周围的边线待指针变成双向十字箭头的时候按下鼠标左键就可以拖动文本框了第二节设置文本框的边框和填充色 1 右击文本框周围的边线打开设置形状格式窗口 2 在线条颜色选项卡内更改填充颜色和线条颜色 OFFICE 办公软件基础知识第 63页共 73 页 3 在填充选项卡内更改填充颜色 4 在阴影选项卡内可设置阴影 OFFICE 办公软件基础知识第 64页共 73 页 5 在三维格式选项卡内可设置文本框的三维效果包括深度轮廓线和表面效果等第三节插入艺术字 1 点击插入图片艺术字在编辑区就可以插入 2 利用艺术字工具栏的按钮改变艺术字的样式例如艺术字竖排文字按钮将横向的艺术字改为竖向的 3 利用绘图工具栏上的填充颜色按钮改变艺术字的颜色 OFFICE 办公软件基础知识第 65页共 73 页第三章页面设置第一节更改幻灯片大小一般来说 PowerPoint 幻灯片页面大小都是固定的那如何设置幻灯片页面的大小呢 1 启动 PowerPoint2010 切换到设计选项卡单击页面设置按钮 2 弹出页面设置界面我们可以调整宽度和高度 3 除此之外还可在幻灯片大小里面选择纸张版式 4 点击确定之后之前的幻灯片页面大小随即发生变化这样就更改了页面大小第二节更改幻灯片方向默认情况下 PowerPoint2010 幻灯片版式以横向页面方向进行演示也可以将幻灯片版式更改为纵向页面方向若要将演示文稿中的所有幻灯片都更改为纵向请执行以下操作 OFFICE 办公软件基础知识第 66页共 73 页在设计选项卡上的页面设置组中单击幻灯片方向然后单击纵向第三节幻灯片编号起始值幻灯片编号选项在每张幻灯片的幻灯片编号占位符中显示幻灯片编号在幻灯片母版中可以使用希望采用的字体字号和其他文本属性设置幻灯片编号占位符的格式默认情况下幻灯片编号从 1开始如果希望从其他数字开始可以执行以下步骤 1 如果打开了幻灯片母版视图则关闭该视图为此可单击幻灯片母版选项卡的关闭组的单击关闭母版视图按钮 2 在设计选项卡中单击页面设置组中的页面设置此时将会打开页面设置对话框 3 在幻灯片编号起始值框中将起始值增加到希望采用的值然后点击确定按钮 OFFICE 办公软件基础知识第 67页共 73 页第四章插入技巧第一节页码 1 单击插入面板按钮 2 选择下图中的幻灯片编号选项然后单击全部应用按钮第二节插入图片一作为背景图片插入 PowerPoint2010 新建一张幻灯片之后背景就是白色的明显太单调了要知道精美的幻灯片往往能够吸引人是因为它的图片美观版式设计奇妙所致 1 首先输入文字右击白色背景选择设置背景格式 2 在填充选项卡中勾选图片或纹理填充单击文件按钮 OFFICE 办公软件基础知识第 68页共 73 页 3 弹出本地对话框选取一张图打开它 4 如要将图片设置为所有幻灯片的背景图那就点击全部应用按钮要是只要作为本张幻灯片的话直接关闭即可二作为素材图片插入 1 点击插入选项卡然后点击图片 2 弹出本地对话框选取一张图打开它 3 调整图片大小位置 OFFICE 办公软件基础知识第 69页共 73 页第五章项目符号和编号行距以及背景的设置第一节项目符号和编号在 PowerPoint 2010中项目符号用于强调一些特别重要的观点或条目它可以使主题更加美观突出有条理 1 打开一个演示文稿 2 在幻灯片中选择需要添加项目符号的文本内容 3 在开始面板的段落选项板中单击项目符号按钮右侧的下三角按钮在弹出的列表框中选择需要的选项如下图所示 4 执行操作后即可添加项目符号效果如下图所示第二节调整段落行距在 PowerPoint 2010中用户可以设置行距及段落之间的间距大小设置行距可以改变 PowerPoint默认的行距使演示文稿中的内容条理更为清晰 1 在幻灯片中选择需要设置行间距的段落文本 2 在开始面板段落选项单击行距按钮选择行距即可 OFFICE 办公软件基础知识第 70页共 73 页第六章母板设置第一节幻灯片母板设置对于刚接触 PPT的新手来说想在 PPT中插入背景图片往往是直接复制到普通视图里但有时候采用别人的模板时却发现改不了模板中的背景那怎样才能修改 PPT2010中的背景图片呢下面将分享 PPT中母版的背景图片如何修改和设置的详细步骤 1 新建一个 PPT文件双击打开我们直接进入的是普通视图模式如果背景图片是直接复制粘贴在 PPT普通视图里中我们可以很轻易的修改但如果背景图片放在母版里在普通视图就无法修改了 2 在 PPT2010中单击视图幻灯片母版即可进入幻灯片母版的编辑模式 3 在此模式下可以按 Delete键删除你不想要的信息比如 logo 联系信息等 OFFICE 办公软件基础知识第 71页共 73 页 4 在母版视图状态下从左侧的预览中可以看出 PPT2010 提供了 12 张默认幻灯片母版页面其中第一张为基础页对它进行的设置自动会在其余的页面上显示第二节幻灯片模板设计一设置母板背景单击插入图片命令为第一张 PPT页面插入一张制作好的背景图片这里也可以使用快捷键组合 ctrl c 与 ctrl v 插入图片可以节省时间可以看出不仅第一张的背景图片换掉了所有 12张默认的 PPT页面都被换掉了而且下面 11张 PPT页面的背景图片都没有办法选择和修改要想改变的话只有在上面覆盖别的图片了在 PPT母版中第二张一般用于封面所以我们想要使封面不同于其他页面只有再第二张母版页单独插入一张图片覆盖原来的我们可以看到只有第二张发生了变化其余的还是保持原来的状态还可以为内页更换版式操作的前提是必须在母版中制作好各种需要用到的版式更换版式时在左侧缩略图中选择页面右键单击在弹出菜单中选择版式命令就可以在预设的各个版式里选择了 OFFICE 办公软件基础知识第 72页共 73 页第七章自选图形的应用一自选图形的应用通过使用自选图

展开阅读全文

office学习手册

最新文档