公文格式字体规范

公文排版字体要求以及印制要求 标题 小标宋体 二号字 正文 仿宋 三号字 行间距 一般设置 固定值 28 磅 字间距 一般不作要求 政府公文格式及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的 16 开型 推荐采用国际标 准 A4 型 供张贴的公文用纸幅度面尺寸 可根据实际需要 确定 一般惯例 政府文件用 A4 纸 党委文件用 16K 保密等级字体 一般用 3 号或 4 号黑体 紧急程度字体 字体和字号与保密等级相同 3 号或 4 号黑体 文头的字体 大号黑体字 黑变体字或标准体 宋体 字套色 一般为红 发文字号的字体 一般采用 3 号或 4 号仿宋体 签发人的字体 字体字号与发文字号相同 3 号或 4 号 仿宋体 标题的字体 字体一般宋体 黑体 字号要大于正文 的字号 主送机关的字体 一般采用 3 号或 4 号仿宋体 正文的字体 常用 3 号或 4 号仿宋体 附件的字体 常用 3 号或 4 号仿宋体 作者的字体 字体字号与正文相同 3 号或 4 号仿宋体 日期的字体 字体字号与正文相同 3 号或 4 号仿宋体 注释的字体 小于正文的的 4 号或小 4 号仿宋体 主题词的字体 常用 3 号或 4 号黑体 公文写作 公文 格式排版中的字体要求 公文写作 抄送机关的字体 与正文的字体字号相同 常用 3 号 或 4 号仿宋体 或小一号的文字 印发说明的字体 与抄送机关的字体字号相同 常用 3 号或 4 号仿宋体 或小一号的文 主标题 又称一级标题 为二号宋体 加粗 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗 正文均为三号仿宋 以上为政府公文规定 且主标题以外的部份的标题和 正文可采用小三号字体 但以三号为最正规 1 密级用三号黑体字 2 紧急程度 特急 加急 用三号黑体字 3 文号用四号仿宋体字加黑 4 签发人用三号楷体字 5 标题用二号宋体字加黑 6 大小标题号 一 二 三 用三号黑体 一 二 三 用三号仿宋体字 7 正文用三号仿宋体字 每页 22 行 每行 28 个字 8 批转 转发 印发 通知 通知正文用三号楷 体字 被批转 转发 印发 文件用三号仿宋体字 9 附件标题用二号宋体字 正文用三号仿宋体字 10 印发传达范围用三号仿宋体字 11 主题词 三个字用三号黑体字 词组用三号宋体 字 12 抄送机关名称用四号仿宋体字 13 印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字 印发 份数用五号仿宋体字 公文各要素和标识简单介绍 一 眉首部分 主要标识公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急 程度 发文机关标识 发文字号 签发人等要素 1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的 顺序编号 标识时 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角 第 1 行 2 秘密等级和保密期限 秘密等级是指涉密公文的保密程度 分 秘密 机 密 绝密 三级 新 办法 规定 涉及国家秘密的公 文应当标明密级和保密期限 绝密 机密 级公文还应 当标明份数序号 秘密 机密 绝密 公文均应标注 保密期限 标识秘密等级时 用 3 号黑体字 顶格标识在 版心右上角第 1 行 两字之间空 1 字 如需同时标识秘密 等级和保密期限 用 3 号黑体字 顶格标识在版心右上角 第 1 行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 3 紧急程度 急件公文分为 特急 急件 两种 其中 电报应 当分别标识 特提 特急 加急 平急 标识时 用 3 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 1 行 两字之间 空 1 字 如需同时标识秘密等级与紧密程度 秘密等级顶 格标识在版心右上角第 1 行 紧急程度顶格标识在版心右 上角第 2 行 4 发文机关标识 发文机关标识由发文机关名称和 文件 二字组成 如 省人民政府文件 等 对一些特定公文可只标识 发文机关名称 函件 发文机关标识应当使用发文机关全 称或规范化简称 标识位置是上边缘到版心上边缘 25mm 处 上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm 处 国家质量技术监督局发布的 国家行政机关公文格式 还 规定 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号一般应小于 22mmX 15mm 联合行文时 主办机关名称 排列在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中 排布 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 5 发文字号 由发文机关代字 年份 序号组成 如 政发 1999 82 号 政发 指发文机关代字 1999 指年份 82 号 指发文序号 整个意思就是 省人 民政府在 1999 年所发的第 82 号文件 标识位置在发文机 关标识下空 2 行处 用 3 号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年代应用全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即不编为 001 不加 第 字 6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号 右侧 发文字号居左空 1 字 签发人姓名居右空 l 字 签 发人用 3 号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 主办单位签 发人姓名置于第 1 行 其他签发人从第 2 行起在与主办单 位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排 同时 使 发文字号与最后一个签发人姓名同处一行 并下移红色反 线 使红色反线与发文字号继续保持为 4mm 二 主体部分 主要标识公文标题 主送机关 正文 附件 成文时 间 发文机关印章 附注等要素 1 公文标题 一般由发文机关名称 概括而成的公文主要内容和公 文种类组成 如 省人民政府关于大力发展民营科技 企业的决定 省人民政府办公厅关于进一步做好春 季农业生产和当前农村经济工作的通知 等 公文标题是 文件内容的高度概括 文字要求准确 简要 概括 书写 时要居中书写 用 2 号小标宋体字 回行时要注意做到词 意完整 排列居中对称 间距恰当 做到既有美感 又要 避免产生异义 除法规 规章名称加书名号外 公文标题 一般不用标点符号 2 主送机关 指公文的主要受理机关 书写时应当使用全称或规范 化简称 统称 上行文一般只写一个主送机关 必须同时 报送几个主送机关的 可以用抄送形式 下行文可以有两 个以上的主送机关 但是 如果主送机关过多 则一般用 规范的统称 如 各地行政公署 各市 自治州人民政府 省政府各部门 等 标识位置在标题下空 1 行处 左侧 顶格用 3 号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送 机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首 页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题 词之下 抄送之上 标识方法同抄送 3 公文正文 标识在主送机关名称下一行 每自然段左空 2 字 回 行顶格 数字 年份不能回行 4 附件 公文如有附件 在正文下空一行左空 2 字处 用 3 号 仿宋体字标识 后标全角冒号和名称 附件如有序号 使 用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后 不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左 上角第 l 行顶格标识 附件 有序号时标识序号 如附件 与公文正文不能一起装订 应当在附件左上角第 1 行顶格 标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 5 成文日期 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关 负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 成文日期 需要完整写出年 月 日 而且必须用汉字书写 零 写为 O 成文时间标识时 右边要空 4 字 一般惯例 政府文件日期为大写数字 如 一九九九年十月一日 党 委文件日期为小写数字 如 1999 年 10 月 1 日 6 发文机关印章 按照 省实施 国家行政机关公文处理办法 细 则 试行 公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外 其他公文一律加盖印章 单一机关制发的公文盖印的位置 一般应上距正文 2mm 4mm 以端正 居中 下压成文时间 为标准 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下 弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 联合行文的印章 当联合 行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空 7 字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 两印章 间互不相交或相切 相距不超过 3mm 当联合行文需加盖 3 个以上印章时 应将各发文机关名称排在发文时间和正文 之间 主办机关印章在前 每排最多排 3 个印章 两端不 得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间 这里需要注意 的是 新 办法 规定 联合上报的公文 由主办机关加 盖印章 而旧 办法 只是规定 联合上报的非法规性文 件由主办机关加盖印章 7 附注 指需要说明的其他事项 公文如有附注 用 3 号仿宋 体字 居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行 上行 文的 请示 文种中 应当在附注处注明联系人的姓名和 电话 三 版记部分 主要标识主题词 抄送机关 印发机关和印发时间等 要素 1 主题词 是进行文献标引 存储 检索等工作的工具 位于附 注之下 抄送机关之上 它是实现机关办公自动化 提高 办公效率和质量的一个重要环节 一般的排列次序为 反 映公文内容的主题词在前 反映公文形式的主题词在后 在单主题公文中 反映公文中心内容的主题词在前 反映 公文分述内容的主题词在后 在多主题词公文中 反映公 文内容的各主题词按其出现的先后次序排列 主题词用 3 号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用 3 号小 标宋体字 词目之间空 1 字 2 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 公 文如有抄送 在主题词下一行 左空 1 字用 3 号仿宋体字 标识 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与 冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 3 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占 1 行位置 用 3 号仿宋体字 印发机关左空 1 字 印发时间 右空 1 字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数 码标识 四 其他 1 格式中的几个用线 1 在眉首与主体之间 一般用一条红色的间隔线 使 用这条线的区别是 党的领导机关如中央 省委 地委 县委文件的间隔线中间有一颗红角星 行政机关如国务院 省政府 市政府 县政府的文件一般采用一条连续的横线 中间没有红角星 这条线一般在发文字号下 4mm 处与版心 等宽 采用红色反线 2 版记中各要素之下均加一条黑色反线 宽度同版 心 2 用纸 公文用纸一般采用 GBA 4 型 成品幅面尺寸为 210mm 297mm 纸张定量为 60g m2 80g m2 的胶版印刷纸或 复印纸 纸张白度为 85 90 横向耐折度大于或等于 15 次 不透明度大于或等于 85 PH 值为 7 5 9 5 3 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应 采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同 处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 4 排版规格与印制装订要求 1 排版规格 正文用 3 号仿宋体字 一般每面排 22 行 每行排 28 个字 2 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得 超过 2mm 黑色油墨应达到色谱所标 BI100 红色油墨应 达到色谱所标 Y80 M80 印品着墨实 均匀 字面不 花 不白 无断划 3 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 包本公文 的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误 差不超过 4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书 芯上下各 1 4 处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的 距离为 3mm 5mm 5 页码 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之 下一行处 数码左右各放一条 4 号一字线 一字线距版心 下边缘 7mm 单页码居右空 1 字 双页码居左空 1 字 空白 页与空白页以后的页不标识页码