excel与财务与会计应用教案

1 授课专业班级 08 连锁班 08 国贸班 08 物流班 班 授课时间 2010 年 月 日 2010 年 月 日 2010 年 月 日 年 月 日 课题 第一章 Excel 的基本操作 第一 二 三节 教学 内容标准 介绍了 Excel 的基本操作 通过本章的练习 您可以了解 Excel 的界面 功能特点 掌握 Excel 窗口元素 菜单栏 工具栏的操作 教学 重点与难点 掌握 Excel 窗口元素 菜单栏 工具栏的操作 教学内容与步骤 第一节 Excel 的特点与窗口元素 一 Excel 的功能特点 中文版 Excel 2003 的功能特点如下 1 强大的数据运行和处理能力 2 丰富的绘图制表功能 3 先进的表格功能 4 强大的文件管理功能 5 强大的网络功能 二 Excel 的启动 方法 1 单击计算机界面最左下角的 开始 菜单 指向 程序 然后单击 MicrosoftExcel 命令项开启 方法 2 双击桌面上的 Excel 2003 中文的快捷方式图标启动 方法 3 通过 Windows 资源管理器找到安装有 Microsoft Excel 2003 的文件 夹 通过双击程序图标启动 Excel 方法 4 在 Excel 建立并保存了工作簿后 还可以找到保存该工作簿的路径 双击该工作簿文件图标 既可启动 Excel 又同时打开该工作簿文件 三 Excel 的窗口元素 Excel 2003 的窗口构成主要由标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作表区域 滚动条 状态栏和任务窗格等组成 如图 1 1 所示 Excel 提供的菜单主要有两种形式 一种是常见的下拉菜单 另一种是快捷菜单 Excel 将最常用的命令做成一个个工具按钮并且分类形象地安放在不同的工具栏 上 还可以根据需要在 Excel 的窗口界面上设置需要显示的工具栏 图 1 1 Excel 2003 的窗口构成元素 名称框及编辑栏 名称框是显示所选活动单元格或区域的地址 例如图 1 1 名称框中显示的是 A1 表示在该工作表中当前所选活动单元格的地址为 A1 编辑栏又称公式栏 用于显示或编辑活动单元格中的内容 工作表区域 工作表区域是 Excel 的主要工作区 它是占据屏幕最大且用 以记录数据的区域 所有信息都将存放在工作表区域中 工作表标签 工作表标签位于工作表区域的左下部 如图 1 2 所示 教学附言 包括方法 教具 教学方法 讲授 演 示 练习 教具 机 房 2 工作表标签用于显示工作表的名称 如图 1 2 所示 Sheet1 Sheet2 Sheet3 表示该工作簿共有 3 张工作表 其中 Sheet1 为 当前工作表 当前工作表为白底 名称有下划线 Sheet2 Sheet3 为非当 前工作表 底色灰底可修改为其他颜色 四 Excel 的退出 1 在 Excel 使用完毕后 退出的方法主要有以下几种可供选择 1 用菜单命令退出 单击 Excel 文件 F 菜单 选择 退出 X 命令 2 单击 Excel 应用程序窗口右上角的 关闭 按钮 3 双击 Excel 窗口的标题栏上左侧的控制图标直接退出 4 单击控制图标后在下拉菜单中选择 退出 命令 如图 1 4 所示 5 用快捷方式退出 按 Alt F4 组合键退出 2 退出 Excel 时 一般都会弹出 是否保存对 的更改 对话框 如 图 1 5 所示 其中 为工作簿文件名 选择 是 Y 则 Excel 将 存盘退出 选择 否 N 则 Excel 将不存盘退出 上次保存后的所有编辑内 容将不被保存 选择 取消 则 Excel 既不保存 也不退出 回到原工作状 态可以继续编辑 控制图标 Excel 2003 启动后 窗口构成元素自上而下 主要由以下几个方面组成 1 标题栏 标题栏位于 Excel 窗口的顶部 它显示程序和当前使用的工作簿的 名字 双击标题栏 可使 Excel 窗口最大化显示 2 菜单栏 3 工具栏 4 名称框及编辑栏 5 工作表区域 6 工作表标签 如图 1 2 所示 7 状态栏 如图 1 3 所示 8 水平 垂直滚条 9 任务窗格 四 Excel 的退出 1 用菜单命令退出 单击 Excel 文件 F 菜单 选择 退出 X 命令 2 单击 Excel 应用程序窗口右上角的 关闭 按钮 3 双击 Excel 窗口的标题栏上左侧的控制图标直接退出 4 单击控制图标后在下拉菜单中选择 退出 命令 如图 1 4 所示 5 用快捷方式退出 按 Alt F4 组合键退出 第二节 Excel 菜单及工具栏 一 Excel 的下拉菜单 Excel 2003 菜单中有 9 个下拉菜单 如图 1 6 所示 使用菜单主要有以下两 3 种方法可供选择 1 用鼠标选择菜单和命令 操作方法是 单击一个要选择用的菜单 在下拉菜 单中单击 2 用键盘选择菜单和命令 操作方法是 按 Alt 键和菜单名旁的带下划线的字 母选择菜单 按下键盘上的向左 向右方向键 将依次显示各菜单中的下拉菜 单 按下键盘上的向下 向上方向键选定某项命令 再按下回车键 Enter 也 可输入所要选择的命令旁带下划线的字母 即可选择该菜单命令 当一个菜单 命令呈灰色显示时 表明该命令当前条件下不能选择使用 二 快捷菜单 快捷菜单 也叫快显菜单 是指将鼠标光标指向 Excel 窗口的不同位置 单 击鼠标右键而显示出来的菜单 1 标题栏快捷菜单 2 工具栏快捷菜单 3 单元格快捷菜单 4 列头快捷菜 单 5 行头快捷菜单 三 工具栏 初次打开 Excel 2003 时 只有二个工具栏显示在 Excel 窗口中 即常用工具 栏和格式工具栏 1 常用工具栏 常用工具栏的各个功能按钮如图 1 7 所示 常用工具栏提供 的是用于日常操作的工具按钮 2 格式工具栏 格式工具栏提供的是对录入编辑后的数据进行格式化 能进行 诸如选择字体 字号 文本的对齐方式 色彩设置等操作 格式工具栏上的各 个功能按钮如图 1 8 所示 3 加入或取消工具栏 例如 加入 边框 工具栏的方法 单击 视图 菜单 选择 工具栏 命令 如图 1 9 所示 在 Excel 窗口中已经显示的工具栏 其工具栏名称前 都标有符号 未显示的工具栏则没有此标记 单击需要加入的工具栏名称 边 框 即可 取消 Excel 窗口中已经显示的工具栏的方法是 在 视图 工具栏 菜单命令中 单击有 标记的工具栏名称即可 如图 1 10 所示 另外 还可以通过右击工具栏 在弹出的快捷菜单中选择要增加显示的工 具栏 或取消已显示的工具栏 第三节 工作簿与窗口操作 4 工作簿类似我们在日常工作中使用的文件夹 工作表类似文件夹中的一页 页表格 对工作簿的管理 主要是对其中的工作表操作 如对工作表的插入 删除 改名 移动 复制等 一 Excel 的操作对象 1 单元格 单元格是 Excel 工作表和工作簿的最小单位 用以记录字符或者数 据 如图 1 11 所示 图中的白色长方格就是单元格 单元格可以通过位置进 行标识 每一个单元格均有对应的列号 列标 和行号 行标 如图 1 11 中字符 星期六 所在的位置对应的是字母 B 列 数字 6 行 所以 其所在的位置就用 B6 来标识 并将其称为 B6 单元格 用鼠标单击某 一单元格 该单元格边框将变为粗黑线 表示该单元格被选中 成为活动单元 格 Excel 中活动单元格只能有一个 2 工作表 一张工作表就类似在实际工作中使用的一页表格 工作表由列或行 来组成 纵向为列 以字母命名 A C D 横向为行 以数字命名 1 2 3 4 Excel 2003 的一张工作表有 256 列 65 536 行 即一张工 作表包含有 256 65 536 个单元格 3 工作簿 Excel 工作簿是计算和储存数据的文件 它由多张工作表组成 新 建一个工作簿 图 1 11 单元格示例默认初始包含 3 张工作表 其表名为 Sheet1 Sheet2 Sheet3 他们显示在工作簿窗口的底部标签上 单击标签中某 一工作表名 即可选定该工作表使之变为活动工作表 图 1 11 中活动工作表 是 Sheet2 二 工作簿的操作 工作簿中默认的工作表是 3 张 Excel 2003 中的一个工作簿最多可以有 255 张工作表 对工作表可根据需要进行增加 删除 更名等操作 1 增加工作表 在工作簿中选定一个或多个工作表 然后按右键 弹出快捷菜 单 在快捷菜单中选择 插入 命令 在 插入 命令的 常用 选卡中选择 工作表 图标 新的工作表将被插入到所选定工作表标签的左边 新插入的 工作表的数量与以上选定的工作表的数量相同 此外 还有一种方法是通过选 择 插入 工作表 的菜单命令 增加工作表 2 增加默认工作表数量 Excel 工作簿中默认的工作表是 3 张 根据需要 可 以修改设定新建 Excel 工作簿时的默认工作表张数 对已新建或保存的工作簿 不起作用 调整默认工作表数量的方法是 选择 工具 选项 菜单命令 在弹出的 选项 界面中选择 常规 选项卡 如图 1 12 所示 修改 新工作簿内 的工作表数 后面的数字 然后单击 确定 按钮即可 3 删除工作表 对于多余不用的工作表可以从工作簿中删除 工作表的删除是 永久性删除 一旦删除后是无法恢复的 所以在删除工作表时一定要谨慎 以 免造成不必要的损失 选定要删除的一张或多张工作表 选择 编辑 删除工作表 命令 弹出 警告对话框 如图 1 13 所示 后 单击 删除 按钮 此工作表即被删除 5 4 工作表更名 工作表名包括空格最长 31 个字符 1 个汉字为 2 个字符 工作表名不得用方括号括起来 也不能包含逗号 斜线分隔号 反斜线分隔号 问号和星号 工作表更名方法如下 1 在工作簿中选定需要更名的工作表 2 选择 格式 工作表 重命名 命令 如图 1 14 所示 工作表标签上 的原工作表名称处进入编辑状态 以反白字符显示 如图 1 15 所示 3 输入一个新的工作表名字 按下回车键 如图 1 16 所示 5 工作表的移动 1 移动工作表到另一个工作簿 操作方法如下 a 打开要移出工作表的和要移入工作表的工作簿 b 选定要移动的一个或多个工作表 c 选择 编辑 移动或复制工作表 命令 或单击右键打开工作表标签的快捷 菜单 选择 移动或复制工作表 命令 打开如图 1 17 所示的 移动或复制 工作表 对话框 d 单击 工作簿 列表框的向下箭头 选取目标工作簿 e 在对话框的 下列选定工作表之前 中 选择位置 f 单击 确定 按钮 则所选定的源工作表移动到目标工作簿 源工作簿中 相应的工作表将被删除 2 移动工作表到一个新工作簿的方法与上述方法类似 只是在 工作簿 选 项栏选择 新工作簿 命令 如图 1 18 所示 这时将建立一个包含移动来的 工作表的一个新工作簿 3 在同一工作簿内移动工作表 一般使用鼠标拖曳工作簿下部的工作表标签 的方法 在工作簿内移动工作表 也可使用 移动或复制工作表 命令在同一 工作簿内移动工作表 6 工作表复制 工作表复制与移动的方法类似 不同的是在 移动或复制工作 表 对话框中 按 确定 按钮前 先选取 建立副本 复选项 7 工作簿的保存 1 另存为命令法 2 保存命令法 三 窗口操作 1 程序窗口与工作簿窗口 2 工作簿多窗口显示 3 新建窗口 4 窗口拆分 方法 1 用鼠标拖动水平拆分框 或垂直拆分框 可以把窗口按水平或垂直方 式分割 方法 2 双击水平拆分框 或垂直拆分框 方法 3 选择 窗口 拆分 命令 5 冻结窗口 在工作表中 数据分类的标志往往是行标题或列标题 当行标题 或列标题被滚动到显示区域以外时 给阅读造成不便 在分割窗口后 可以通 6 过 窗口 菜单中的 冻结窗口 命令来锁定指定的行或列 从而保持窗口中 的行标题或列标题在滚动屏幕时仍然可见 1 选择需要锁定的起始行或列的下一行或下一列 2 选择 窗口 冻结窗口 命令 3 此时分割条上方的行标题或列标题将被冻结 被冻结部分始终在屏幕上 图 1 22 中 移动滚动条后 没有显示第 2 213 行和 C D 列 但始终显 示 A B 列及第 1 行 课终归纳小结 通过本章的练习 了解 Excel 的界面 功能特点 掌握 Excel 窗口元素 菜单栏 工具栏的操作 作业布置 了解 Excel 的界面 掌握 Excel 窗口元素 菜单栏 工具栏的操作 7 教学随记 8 授课专业班级 08 连锁班 08 国贸班 08 物流班 班 授课时间 2010 年 月 日 2010 年 月 日 2010 年 月 日 年 月 日 课题 第一章 Excel 的基本操作第四节 工作表数据的编辑 第五节 工作表的设置与打印 教学 内容标准 主要掌握工作簿与工作表的管理 数据的录入和编辑以及工作表的设置与打 印等 教学 重点与难点 工作簿与工作表的管理 数据的录入和编辑 教学内容与步骤 第四节 工作表数据的编辑 一 选取单元格 用鼠标或用键盘方向键选取一个新单元格 就可以将其改变为活动单元格 1 选取单元格 基本操作方法 1 用鼠标选取单元格的操作 移动鼠标到要选择的单元格位置 单击鼠标 左键 2 选取相邻单元格 相邻单元格的选取就是选取相连的几个单元格 即选取单 元格区域 方法 1 单击选取第一个单元格 然后按住鼠标左键拖曳至最后一个单元格 方法 2 单击所选的第一个单元格 再按住 Shift 键并单击最后一个单元格 方法 3 要选择整行或整列 只需单击行头或列头 若要选择几个相邻行 列 只需在行头 列标 上拖曳鼠标 3 选取非相邻单元格 基本操作方法如下 1 用鼠标选取非相邻单元格的操作 单击第一个单元格 按住 Ctrl 键 再 单击所需的下一个单元格 直至选取所需的全部单元格 2 用 Ctrl 和鼠标还能选取几个区域 二 单元格中数据的输入 在新建或打开一个工作簿文件后 即可在该工作表上进行数据的输入 1 选择单元格后才可在其中输入数据 有三种输入方法 一是在激活的目标单 元格中直接输入 二是双击目标单元格会出现插入光标 即可输入数据 三是 单击目标单元格 再单击编辑栏 然后在编辑栏中编辑或修改数据 2 输入文本 在 Excel 2003 中 一个单元格内最多能容纳 32767 个字符 但 单元格中最多只能显示 1024 个字符 编辑栏中则可显示全部字符 1 输入普通文本字符 2 输入数字文本 对于某些由纯数字组成但不是数值而是文本的输入项 如电话号码 身份证号 邮政编码等 为与数字区别 输入时有以下两种方法 a 在该数字字符前面加上等号 数字两边加上英文状态的双引号 正确的方法 是 102325198212232444 如图 1 26 所示 教学附言 包括方法 教具 教学方法 讲授 演示 练习 教具 机房 9 b 在该数字前面加英文状态的单引号 如 102325198212232444 在 Excel 中所有的文本在默认情况下的对齐方式为左对齐 3 设置字体格式 3 输入数值 可以向单元格中输入的数值有 整数 小数和分数 数值的输入 与字符的输入基本相同 但锁定后默认的是右对齐方式 数值的输入可以是十进制计数表示的数 也可以是科学计数法表示的数 在输入分数时 正确的方法是 先输入 0 和空格 后输入分子数值 又 输入 再输入分母数值 带分数的输入方法 先输入分数的整数部分和空 格 再输入分子数值 再输入 再输入分母数值 要特别注意在单元格中分数 的显示形式 如图 1 28 所示 在输入负数时 可以在负数前输入负号 作为标识 也可以将数字置于 中 4 输入日期和时间 1 设置日期或时间格式 选定要输入日期或时间的单元格 单元格区域 选择 格式 单元格 进入 单元格格式 界面 如图 1 29 所示 在 数字 卡的 分类 中选择 日期 在 类型 中选择一种适当的格式 单击 确 定 按钮即可 2 输入日期 可以用斜杠 或 来分隔日期的年 月 日 为了避免出 错 在输入日期时最好不要输入两位数字的年份数 而要输入四位数的年份数 3 输入时间 方式有两种 即按 12 小时制和按 24 小时制输入 按 12 小时制输入时间 要在时间数字后加一空格 然后输入 a AM 或 p PM 字 母 a 表示上午 p 表示下午 如果用户只输入时间数字 而不输入 a 或 p 则 Excel 将默认是上午时间 4 在同一单元格中输入日期和时间时 须用空格隔开 在默认状态下 日 期和时间在单元格中右对齐 要快速输入计算机当前日期 可使用 Ctrl 快捷键 而要输入计算机当前时间 则使用 Ctrl Shift 快捷键 5 自动填充有序数列 为减少录入工作量 对有规律的数据可进行自动填充 如输入等差数列 1 3 5 81 或等比数列 星期 月份 季度等 要 实现自动填充有序数据 只需输入序列数据中前两个数字或第一个文字项 然 后使用自动填充柄输入有序数列的其余部分 案例 1 1 在区域 A1 A10 中用自动填充的方法输入系列数据 1 2 3 10 操作提示 见上机演示 三 单元格数据的编辑 1 单元格数据的插入和修改 在单元格中已存在数据的情况下 插入或修改数 据的方法是 选定该单元格 在 编辑栏 中 单击鼠标选定插入或修改点 进行插入或修改 也可双击该单元格 在单元格内插入或修改内容 2 单元格数据的删除 10 方法 1 在所选单元格上 直接输入新数据 原数据被覆盖 方法 2 选取单元格后 按 Del 键 方法 3 选取单元格后 使用 编辑 清除 命令 在删除数据的操作中 如果误删除了内容时 可以用 编辑 菜单中的 撤销清除 命令 或常用工具栏上的 撤销 按钮来恢复原有数据 如果最 终还是决定要删除选取单元格中的内容 就用 编辑 菜单中的 恢复清除 命令或常用工具栏上的 恢复 按钮恢复 3 复制单元格数据 1 用常用工具栏复制的方法是 选定要复制的单元格或单元格区域 单击 常用工具栏的复制按钮 再选定目标位置 单击常用工具栏的粘贴按钮即可 闪烁的外框没消失前 可多次复制 按下 ESC 键则可取消闪烁的外框 2 在用菜单命令进行复制时 是选定需复制的内容 从 编辑 菜单或单 击鼠标右键调出单元格的 快捷菜单 从中选择 复制 命令 然后选中目 标地进行 粘贴 若需将复制的内容插入到现有单元格之间 则选择 插入 复制单元格 菜单命令 3 用鼠标拖曳复制时 应将鼠标置于选定区域的边框线上 按住 Ctrl 键变 成小加号后拖曳至要粘贴的目标位置 若粘贴区域在工作表的可见部分之外 则应拖曳选定区域至窗口的边界 以便在工作表上滚动 若目标单元格区域有 数据 则释放鼠标后 将会给出警告 若要将复制的数据插入到目标区域单元格之间 则在拖曳过程中 需同时按住 Ctrl Shift 键 使鼠标指针成为一个小的加号时 将指针移动到目标地 放开 鼠标左键即可 原有的单元格会移动 以便给复制的单元格让出位置 4 复制可见单元格 为避免复制选定隐藏的行和列中的单元格 可采用如 下方法 a 选定要复制格式的单元格或区域 选择 编辑 定位 命令 如图 1 31 所 示 b 单击 定位条件 按钮 在 定位条件 对话框中 选取 可见单元格 选 项 单击 确定 按钮 c 从 编辑 菜单或单元格的 快捷菜单 中 选取 复制 命令 d 选定粘贴区域 在 编辑 菜单或单元格的 快捷菜单 中 选取 粘贴 命令 那么在复制中 被隐藏的数据将不会被复制 4 选择性粘贴 1 复制单元格格式 公式 数值的方法如下 a 选定包含要复制格式的单元格或区域 从 编辑 菜单或单元格的 快捷菜 单 中选取 复制 命令 b 选定粘贴区域左上角的单元格或整个粘贴区域 从 编辑 菜单或单元格的 快捷菜单 中选取 选择性粘贴 命令 打开如图 1 32 所示的 选择性粘 贴 对话框 c 选取 格式 公式 数值 之一选项 单击 确定 按钮 2 复制非空白单元格及行列转置 指行和列产生互换 的方法如下 11 a 选定要复制的单元格或区域 从 编辑 菜单或单元格 快捷菜单 中选取 复制 命令 b 选定粘贴的区域 通过粘贴按钮下拉框进入 选择性粘贴 对话框中 c 选取 跳过空单元 或 转置 按钮 单击 确定 按钮 5 移动单元格 1 用菜单命令移动单元格的方法如下 a 选取需要移动的单元格或区域 从 编辑 菜单或单击鼠标右键调出单元格 的 快捷菜单 选择 剪切 命令 b 选定目标粘贴区域左上角的单元格或整个目标粘贴区域 c 若要将数据移动到目标区域 则从 编辑 菜单或单元格的 快捷菜单 中 选择 粘贴 命令 粘贴区域内现有数据将会被覆盖掉 若要将包含移动数据 的单元格插入到目标区域之间 选择 快捷菜单 中的 插入已剪切的单元格 命令 现有的单元格将发生移动 给被移动来的单元格让出位置 2 若在同一工作表内短距离移动 可用鼠标拖曳操作 a 将鼠标指针指向选定区域的边框线上 b 按下鼠标拖曳至目标区域 若目标区域位于工作表的可见区域之外 则拖曳 选定区域至窗口边界 以便在工作表上滚动 c 拖曳至目标单元区域后 释放鼠标 确认警告提示后 目标区域将被拖曳的 内容所覆盖 在拖曳的同时按下 Shift 键 释放鼠标时 现有单元格的数据都 会发生位移 给拖曳的内容让出位置 完成拖曳内容的插入操作 3 单元格移动还可使用常用工具栏的剪切 6 清除单元格数据 清除单元格 是将单元格中的内容 公式和数据 格式 附注或者三者都清除 而继续保留原有单元格的地址 原内容变为空白 若一 个单元格被清除 则用菜单命令清除的方法是 选定要清除的单元格或区域 选择 编辑 清除 命令 再选 全部 内容 格式 附注 四个子命 令中的一个子命令 清除选定部分的数据 也可直接按 Del 键清除数据 四 单元格的组织 1 删除单元格 删除单元格 是将单元格从工作表中完全移去 并且移动相 邻的单元格来填充空下的位置 删除单元格的方法如下 1 选定要删除的单元格或单元格区域 2 从 编辑 菜单或单击鼠标右键调出单元格的 快捷菜单 并从中选择 删除 命令 打开如图 1 33 所示的 删除 对话框 3 在对话框中选择 右侧单元格左移 或 下方单元格上移 选项按钮 单击 确定 按钮 2 插入空白单元格 工作表中插入单元格时 原有的单元格将发生移动 给新 的单元格让出位置 插入单元格的方法如下 1 选定单元格或区域 选定单元格区域的大小应该与要插入的空白单元格 区域大小相同 2 选择 插入 单元格 命令 或在单元格的 快捷菜单 中选择 插入 命令 在弹出的 插入 对话框中 如图 1 34 所示 选择活动单元格的移动 12 方式 再单击 确定 按钮 3 单元格的合并与拆分 方法有以下几种 1 菜单命令法 选定需要合并的单元格区域 选择 格式 单元格 或右击 所选区域选 设置单元格格式 命令 进入单元格格式界面 在 对齐 卡中 勾选 合并单元格 复选框即可 如图 1 35 所示 2 格式工具按钮合并法 选定需要合并的单元格区域 至少两个以上的相 邻单元格 单击格式工具栏的合并居中按钮 则所选择区域合并为一个单元 格 并居中显示其内容 若选定区域有多重数据 将只保留所选区域最左上角 的数据 合并前后情况如图 1 36 所示 单元格的拆分是指对原已合并的单元格进行拆分 原始的单元格本身是不能被 拆分的 其方法与合并的方法相似 即选定已合并的单元格 单击格式工具栏的合并居 中按钮 或在 单元格格式 界面中去掉 合并单元格 复选框前的 即 可 第五节 工作表的设置与打印 电子表格不仅要有丰富翔实的内容 分析 统计功能等 而且还应配有庄 重 漂亮的外观 工作表的设置主要就是通过对表格外观参数的设置来美化工作表 从而更 有效地显示数据 一 单元格格式的设置 1 单元格格式的设置 有时工作表中某些单元格有特殊要求 可用格式菜单命 令或格式工具栏上的按钮进行格式化 选中单元格或区域后 单击 格式 菜 单 选取 单元格 命令 或单击鼠标右键 在 快捷菜单 中选择 设置单 元格格式 命令 出现 单元格格式 对话框 如图 1 37 图 1 38 所示 在对话框中进行单元格式设置 1 数字格式 当需要对数据表示形式进行改变时 用 格式 单元格 命 令在显示的单元格格式对话框的 数字 选项卡进行设置 数字 标签包括 常规 数值 货币 会计专用 日期 时间 分数 文本 自定义等 12 类格 式 2 对齐 在默认状态下 单元格中的文字是左对齐 数字是右对齐 如果 想要改变数据的对齐方式 在 单元格格式 对话框中打开 对齐 选项卡设 置 3 设置单元格字体 要设置单元格字体 在 单元格格式 对话框中选择 字体 选项卡进行设定 还可通过格式工具栏的按钮进行设置 4 设置单元格边框 可在如图 1 38 的 边框 选项卡进行选项设置 也 可用格式工具栏的按钮进行设置 5 设置单元格图案 在 单元格格式 对话框中选择 图案 选项卡进行 设置 6 单元格保护 在 单元格格式 对话框中选择 保护 选项卡进行设置 13 2 单元格格式的复制 当定义了一个单元格格式后 选中已经定义了格式的单 元格或区域 单击工具栏上的格式刷按钮 此时选定的区域有闪烁的虚框 然 后单击要复制格式的单元格或鼠标拖曳过区域 可实现对单元格格式的一次复 制功能 如果双击格式刷按钮 则可实现多次复制功能 复制完成后需再次单 击格式刷按钮 以取消闪烁的虚框 二 工作表格式的设置 1 调整行高与列宽 1 鼠标拖曳法 将鼠标置于行号区数字的上下边框或列号区字母的左右边 框上 鼠标指针变为双箭头形状 按住鼠标左键调至所需的高度或宽度即可 2 菜单法 选中需要调整行高的行号或列的列号 打开 格式 菜单 或 快捷菜单 选择 行高 或 列宽 命令 在 行高 或 列宽 的对话 框 如图 1 39 图 1 40 所示 中输入值进行调整 3 在 格式 菜单中有 最适合的行高 最适合的列宽 命令 选中命 令后会以该行中最高一个单元格的高度作为该行的行高 和以该列中最宽的一 个单元格的宽度作为该列的列宽 2 插入 删除行或列 插入整行和整列时 现有的行 列将发生移动 给新的 行 列让出位置 删除行 列时 后部的行 列将自动填补其位置 操作方法 与插入单元格 删除单元格的方法相同 只是在对话框中选择 整行 或 整 列 方式 再单击 确定 按钮即可 3 隐藏行 列 其方法有以下几种 1 将鼠标指向行头或列头 此时鼠标变为粗黑色的单向箭头 拖动选择要 隐藏的行或列 右击选择 隐藏 命令即可 类似的方法可取消隐藏的列 2 通过 格式 菜单中 行 或 列 子命令中的 隐藏 命令实现隐藏 3 隐藏行实际上是设置行的高度为零值 隐藏列实际上是设置列的宽度为 零值 所以 通过调整行高 列宽的方式 也可隐藏行或列 4 自动套用格式 使用 自动套用格式 功能给工作表套上一件 Excel 自带 的 装饰外套 这样 既可以美化工作表 还能节约大量的操作时间 Excel 的自动套用格式是已定义好的一组格式 通过 格式 菜单打开 自动 套用格式 对话框进行设置 5 使用样式 为了方便 Excel 提供了将数字 对齐 字体 边框 图案和保 护等格式设置成样式的方法 样式就是一组格式的集合 Excel 的样式包括内 部样式和自定义样式 三 工作表的打印 1 打印预览 2 打印设置 打印预览效果不理想时 应选择 文件 页面设置 命令 弹出 页面设置 对话框 如图 1 41 所示 在该界面中进行相关设置 1 页面 在 页面设置 对话框中选择 页面 选项卡 可进行打印方向 缩放比例 纸张大小 打印质量 起始页码等设置操作 14 2 页边距 在 页面设置 对话框中选择 页边距 选项卡 可设置打印 工作表的上 下 左 右页边距离 可以设定页眉 页脚距边距的距离 3 页眉页脚 选择 页眉 页脚 选项卡 可以选择 Excel 提供的页眉和页 脚格式 页眉和页脚列表框中有 17 种页眉和页脚设置和一种 无 设置方式 如果页眉和页脚列表中没有所需要的格式 还可以自己定义页眉和页脚 4 工作表 在 工作表 选项中 可进行指定打印区域 设置打印网格线 设置打印批注 行号 列标等操作 5 打印工作表中的部分内容 Excel 默认的打印区域是整个工作表 如果想 要打印局部内容 应通过 打印区域 命令来进行操作 如果在工作表中定义 了打印区域 Excel 2003 将只打印该选定区域 而忽略工作表中的其他任何内 容 3 打印 打印工作表时 选择 文件 菜单 打印 命令进入 打印内容 对 话框 在对话框中进行打印机 打印范围 打印内容 打印份数等设置操作 单击 确定 按钮即可 此外 单击常用工具栏上的打印按钮 可以不打开 打印内容 对话框直接打印 15 课终归纳小结 主要掌握工作簿与工作表的管理 数据的录入和编辑以及工作表的设置与打 印等 作业布置 掌握工作簿与工作表的管理 数据的录入和编辑以及工作表的设置与打印等操作 教学随记 16 授课专业班级 08 连锁班 08 国贸班 08 物流班 班 授课时间 2010 年 月 日 2010 年 月 日 2010 年 月 日 年 月 日 课题 第二章 Excel 的数据处理第一节 Excel 运算公式 第二节 Excel 函数 教学 内容标准 掌握使用 Excel 运算公式 Excel 函数 教学 重点与难点 Excel 运算公式 教学内容与步骤 第一节 Excel 运算公式 一 建立与编辑数据区域 1 数据区域的建立 数据区域是 Excel 工作表中进行数据处理的单元区域 Excel 作为一个电子表格软件 本身具有一个完备的表结构 通常可将数据区 域中的列称为字段 将行称为记录 建立数据区域的要求是最上面一行或两行 必须包含字段名 数据区域的列名称 数据区域中应尽量不要出现空行或空 列 并保证每列中包含的是同类的信息 建立数据区域的方法是先建立一个表 格 再一条一条地录入数据 既可在工作表中录入 也可通过记录单录入 案例 2 1 远华公司的人员 部门及职务工资等数据 如表 2 1 所示 除 此之外 还有的工资表项目是 效益工资 交通补贴 住房补贴 应发合计 养老保险金 医疗保险金 代扣税 扣款合计 实发合计 要求建立数据区域 操作提示 见上机演示 2 数据区域的编辑 录入的数据有误 可打开数据区域所在的工作表 选择要 修改的单元格 可以在编辑栏中直接修改 也可以在 记录单 中对某条记录 进行修改 要删除数据区域中的行 记录 可直接在工作表中选定要删除的 行 然后右击选择 删除 命令即可 也可在 记录单 中 通过 上一条 下一条 或 条件 按钮 选出要删除的行 即要删除的一条记录 单击 删除 按钮 即可删除所选的行 必须注意 用记录单上的 删除 按钮删 除的行是不能恢复的 要删除数据区域中的列 则应在工作表中选择所要删除 的列 用 编辑 菜单或者列的 快捷菜单 中的 删除 命令进行 二 公式构成与运算类型 工作表中的数据往往需要进行大量的计算 可以根据单元格之间的钩稽关系 使用一些简单的运算公式或较为复杂的函数 Excel 将自动完成这些运算 公式的构成 Excel 规定 公式必须以等号开始 是由单元格引用 运算符 数值 字符 函数等组成的能够进行计算的式子 2 Excel 中运算符有四类 即算术运算 字符运算 比较运算和引用运算 1 算术运算 算术运算是指加 减 乘 除等运算 运算的优先次序为 括号 指数 乘除 加减 同级运算符按从左到右的顺序进行 算术运算符如 教学附言 包括方法 教具 教学方法 讲授 演示 练习 教具 机房 17 表 2 2 所示 2 字符运算 字符运算的运算符是 它表示连接 合并运算两边的字 符 加入的文本字符要使用双引号 且应是英文状态下的双引号 3 比较运算 比较运算是用来比较两个数值的关系 并产生逻辑值 TRUL 逻辑真值 和 FALSE 逻辑假值 比较运算符如表 2 3 所示 4 引用运算 引用运算可以将单元格区域合并运算 引用运算一般都要涉及 到单元格引用 单元格引用 是指公式中输入单元格地址时 表示该单元格 中的内容参加运算 当引用的单元格中的数据发生了变化时 公式则自动重新 进行计算并自动更新计算结果 这种方式下 可以随时观察到数据之间的相互 关系 表 2 4 所示 三 公式中使用引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域 并告知 Excel 在 何处查找公式中所使用的数值或数据 单元格地址是用列标和行号来标示某一 单元格的位置 所以若要引用某个单元格 则在公式中输入单元格的行号 列 标 即单元格的地址即可 这样在被引用单元格的数据变化时 公式所在单元 格的数据也随之变化 1 单元引用的类型 在 Excel 中有以下三种基本的单元格引用类型 1 相对引用 是指在公式中直接对单元格的行号 列标这种相对位置进行 的引用 如果公式所有的单元格位置调整 被引用单元格的地址也相应变化 如果多行或多列复制或填充公式 引用的单元格地址也随之改变 例如 E1 单元格中有公式 A1 B1 C1 向后拖动 E1 单元格填充柄到 F1 时 则 F1 单元格中的公式为 B1 C1 D1 向下拖动 E1 单元格填充柄到 E2 时 则 E2 单元格中的公式为 A2 B2 C2 2 绝对引用 是指在公式中总是对特定位置的单元格地址进行引用 如果 公式所在单元格的位置改变 被引用单元格的地址不变 如果多行或多列复制 或填充公式 引用的单元格地址不会改变 其方法是在单元格地址的行号 列 标前均加上符号 如 A 1 表示对 A1 单元格进行绝对引用 3 混合引用 是指在公式中对单元格的行号进行绝对引用而对列标进行相 对引用 或对行号进行相对引用而对列标进行绝对引用 如果公式所在单元格 的位置改变 则相对引用的随之改变 而绝对引用的不会改变 其方法是在绝 对引用的行号或列标前加 符号 引用类型的转换 为将公式中用到的地址表示为绝对引用 需加上 符号 所以可以通过修改公式中 符号的位置 或删除 符号 来改变 单元格的引用类型 也可按 F4 功能键 改变公式中单元格的引用类型 案例 2 2 远华公司的职务工资数据见案例 2 1 根据该公司的分配方案 效益工资为职务工资的 10 住房补贴为职务工资的 5 应发合计为职务工 资 效益工资 交通补贴 住房补贴之和 养老保险金为应发合计的 5 医 疗保险金为职务工资 效益工资之和的 2 扣款合计为养老保险金 医疗保 险金 代扣税之和 实发合计为应发合计减扣款合计 要求完成以上相关项目 的计算 交通补贴 代扣税暂不计算 18 操作提示 见上机演示 四 公式的错误值 在输入公式时 有不符合要求的输入 就无法在 Excel工作表的单元格中 显示正常的运算结果 该单元格中将会出现提示性的错误值信息 了解这些错 误信息的含义有助于用户检查 修改公式 直到公式正确 表 2 5 中列出了 Excel 中的错误信息及其含义 案例 2 3 某公司的产品销售额如表 2 6 所示 要求计算各产品的销售比 重 操作提示 见上机演示 第二节 Excel 函数 在 Excel 中 函数实际上是一个预先定义的特定计算公式 按照这个特定的计算公式对一个或多个参数进行计算 并得出一个或多个计算 结果 叫做函数值 一 函数的使用与构成 1 函数的使用 Excel 提供了财务函数 日期与时间函数 数学与三角函数 统计函数 查找与引用函数 数据库函数 文本函数 逻辑函数 信息函数九 大类两百多个函数 使用这些函数不仅可以完成许多复杂的计算 而且还可以 简化公式的繁杂程度 案例 2 4 某公司生产经营 4 6 种产品 2009 年各季度销售收入如表 2 7 所示 要求用函数计算各季度 各产品的合计收入 其他指标以后介绍 1 设计表格 录入 A 列和第 2 行的相关文字 输入 B3 G6 的已知金额 合并 A1 L1 单元格区域 设置字体字号 如图 2 5 所示 2 常用工具栏求和法 操作方法如下 a 选定 H3 单元格 单击常用工具栏的自动求和按钮 或单击该按钮边的下拉 箭头 在弹出的下拉菜单中 选择 求和 命令 b 此时该单元格中将反白显示求和公式 SUM B3 G3 且 B3 G3 单元格 将以闪烁的虚框显示该公式所引用的单元格区域 同时编辑框中显示其公式 SUM B3 G3 c 由于公式无误 所以再次单击自动求和按钮 以确认并锁定该公式 也可按 下键盘上的回车键 ENTER 或编辑框前的输入按钮锁定公式 若双击自动求和按钮 可快速实现上述求和公式的输入 d 选定 H3 单元格 鼠标指向右下角的填充柄 待变为 字状态时 按下 鼠标向下拖动至 H6 单元格 以实现自动复制公式 3 向导求和法 操作方法如下 a 选定 B7 单元格 单击编辑框前的插入函数按钮 或单击自动求和钮边的下 拉箭头选择 其他函数 命令 或选择 插入 函数 菜单命令 均会弹出 插 19 入函数 界面 如图 2 6 所示 b 单击该界面的类别后的下拉箭头 在弹出的下拉框中选择 数学与三角函数 再通过右部的滚动条 找到求和函数 SUM 选定 SUM 函数后单击 确 定 按钮 或双击该函数 进入 函数参数 界面 如图 2 7 所示 c 在函数参数界面的 NUMBER1 参数后部的输入框中输入 B3 B6 或者单 击后部的引用按钮 用鼠标选择 B3 B6 单元格区域 再单击引用按钮回到 函数参数界面 实现单元格的引用 d 单击 确定 按钮回到工作表界面 此时 B7 单元格中将显示计算结果 编 辑框中将显示函数公式 SUM B3 B6 4 直接输入法 2 Excel 函数的构成 函数是由函数名及参数构成 函数名说明函数所要进行 的运算 而参数是指定函数使用的数值或单元格引用 函数公式如下 函数 参数 1 参数 2 参数 3 例如 公式 SUM C3 C6 式中 SUM 为函数 名 是求和 C3 C6 单元格区域是参数 该公式表示为对 C3 到 C6 单元格 区域内的数据求和 使用函数时 函数的参数必须满足以下规定 函数参数 应用括号括起来 且括号前后不能有空格 函数中参数多于一个时 必须用 逗号分隔他们 参数除了是单元格的引用外 还可以是数 文本 逻辑值 数值 公式或其他函数 给定的参数必须能产生一个有效的值 二 常用函数的使用 1 求和函数 SUM 函数公式为 SUM Number1 Number2 式中 Number1 Number2 为 1 30 个需要求和的参数 2 平均数函数 AVERAGE 函数公式为 AVERAGE Number1 Number2 3 计数函数 COUNT 函数公式为 COUNT Value1 Value2 Value1 Value2 表示包含或引用各种类型数据的参数 1 30 个 但只有数 字类型的数据才被计算 4 条件函数 IF 其功能是判断一个条件是否满足 如果满足一个值 如果不 满足则另一个值 函数公式为 IF Logical test Value if true Value if false 式中 Logical test 表示计算结果为 TRUE 逻辑真值 或 FALSE 逻辑假值 的任意值或表达式 Value if true 表示为 TRUE 时的值 Value if false 表示 为 FALSE 时的值 IF 在进行多次判断中 最多可以嵌套七层 案例 2 5 承案例 2 2 计算交通补贴 经理为 300 元 科员为 150 元 操作提示 见上机演示 5 求最大值函数 MAX 其功能是一组数值中的最大值 函数公式为 MAX Number1 Number2 式中 Number1 Number2 表示要从中找出最大值的 1 30 个数字参数 6 求最小值函数 MIN 其功能是一组数值中的最小值 函数公式为 20 MIN Number1 Number2 案例 2 6 承前案例 2 4 计算各季品种数 平均销售额 各季最大销售额 最小销售额 判断哪些产品全年销售额超过了 2 000 万元 操作提示 见上机演示 7 取绝对值函数 ABS 其功能是取表达式的绝对值 函数公式为 ABS Number 式中 Number 表示需要计算其绝对值的实数 8 条件计数 COUNTIF 其功能是计算某个区域中满足给定条件的单元格数目 函数公式为 COUNTIF Range Criteria 式中 Range 表示需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域 Criteria 表示确定哪些单元格将被计算在内的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 9 求模函数 MOD 其功能是两数相除的余数 函数公式为 MOD Number Divisor 式中 Number 表示被除数 Divisor 表示除数 10 条件求和函数 SUMIF 其功能是对满足条件的单元格求和 函数公式为 SUMIF Range Criteria Sum range 式中 Range 表示用于条件判断的单元格区域 Criteria 表示确定哪些单元格 将被相加求和的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 Sum range 表示需 要求和的实际单元格 11 排位函数 RANK 其函数公式如下 RANK Number Ref Order 式中 Number 表示需要排位的数字 Ref 表示包含一组数字的数组或引用 即需排位的全部总体 非数值型参数将被忽略 Order 表示排位方式 如果 Order 为 0 或省略则按降序排列 否则按升序排列 案例 2 7 承案例 2 2 计算个人所得税 个人所得税的起征点和税率如表 2 8 所示 工资 薪金所得税的计算公式是 应纳个人所得税税额 应纳税所得额 适用税率 速算扣除数 操作提示 见上机演示 课终归纳小结 本章介绍了 Excel 运算公式 Excel 函数 作业布置 案例 2 5 案例 2 6 案例 2 7 21 教学随记 22 授课专业班级 08 连锁班 08 国贸班 08 物流班 班 授课时间 2010 年 月 日 2010 年 月 日 2010 年 月 日 年 月 日 课题 第二章 Excel 的数据处理 第三节 数据排序与分类汇总 第四节 数据筛选 教学 内容标准 掌握使用数据排序与分类汇总 数据筛选 教学 重点与难点 分类汇总 数据筛选 教学内容与步骤 第三节 数据排序与分类汇总 一 数据排序 1 排序的概念 排序是将数据区域中的记录 按其某字段名的数据值由小到大 升序 或由大到小 降序 的顺序进行排列 用来排序的字段或条件称为排 序键 排序后 将会对整顿秩序各工作表或选定区域的内容进行调整 2 排序操作 排序的操作方法有以下几种 1 用工具按钮排序 若只按一个排序标志进行排序 用常用工具栏上的排序按钮更为方便 其操作是 在数据区域中选定要排序的 单元区域 根据需要单击常用工具栏上的 降序 或 升序 这时会弹出排 序的警告对话框 如图 2 10 所示 在 排序警告 对话框中一定注意 选择 扩展选定区域 以某个字段进行排 序时 对应的列会随排序位置的变化而变化 而 以当前选定区域排序 其 他的列将不参与排序 Excel 中进行升序排序时 数字和日期按由小到大排列 字母按 A Z a z 进行排列 汉字要选转化为汉语拼音 再按字符比较规则 进行比较 2 用菜单命令进行排序 使用 数据 排序 命令 可以按多个排序键来 进行排序 还可以按列 或者按行来排序 但排序键最多不能超过三个 分别 称为主要关键字 次要关键字和第三关键字 当主关键字值相同时 就根据次 关键字排序 如果次关键字也一致 则根据第三关键字来排序 案例 2 8 承案例 2 7 进行工资表的排序 操作提示 见上机演示 3 排序前的表格 当反复对表格进行排序后 表格的原有次序被打乱 若需原 有表格次序 可使用常用工具栏的撤销或恢复按钮 但是排序的次数较多 或 排序后还进行了其他的操作 此时恢复就不容易了 所以 在排序前最好是给 表格增加一个表示原有表格次序的字段 如 序号 编号 NO 等字段 名 置于 A 列 或表格的有效数据的最后一列 对原表格的所有记录 即每 行 进行编号 这样 排序后要原表格的次序只需对该字段进行重新排序即可 二 分类汇总 教学附言 包括方法 教具 教学方法 讲授 演示 练习 教具 机房 23 分类汇总就是将很多数据按同类别归类放到一起 然后再进行同类数据求 和 计数 求平均等汇总运算 通过分类汇总 得到需要的统计信息 诸如商 品销售按部门 按人员汇总等重要的统计信息 在分类汇总前必须对工作表指 定字段进行排序 如果没有排序 汇总结果很混乱 无法达到真正的分类汇总 的目的 分类汇总的形式有单字段分类汇总和多字段分类汇总 1 单字段分类汇总 Excel 能够快速的以某一个字段为分类项 对数据区域中其 他字段的数值进行各种汇总统计 分类汇总时将分类项称为分类字段 将其他 需统计值的字段称为选定汇总项 汇总项可以多选 汇总的方式可以是求和 乘积 最大值 最小值 计数 计数值 标准差 方差等 案例 2 9 承案例 2 7 对远华公司 2008 年 8 月工资表 按 部门 分 类汇总显示实发工资的部门和人数 操作提示 见上机演示 3 大纲功能的使用 Excel 在分类汇总的同时 也建立了大纲图标于工作表的 左上角 单击 1 则只显示 总计 一行 单击 3 则显示全部数据及汇总结果 4 清除分类汇总 清除分类汇总的方法很简单 只要在 分类汇总 对话框中 单击 全部删除 按钮 就能将分类汇总删掉 在汇总的要求较简单时 分类 汇总功能是得力的工具 但如果数据区域较庞大 并且汇总要求较为复杂时 更好的分类汇总工具是数据透视表 数据透视图 详见本书后面章节的介绍 第四节 数 据 筛 选 使用 Excel 工作表时 常常会根据需要去查找所需的某项信息 数据筛选 能方便快速的找到所需的信息 执行数据筛选后只显示出包含符合某一值或一 组条件的行 而其他行将会被隐藏 Excel 2003 提供了自动筛选和高级筛选功 能 一 自动筛选 使用自动筛选可以快速而方便地查找和使用单元格区域或工作表的所需信 息 隐藏那些不希望显示的行 1 使用自动筛选列表进行筛选 筛选条件比较简单时 通过 自动筛选 命令 产生自动筛选器 该筛选器下部列出了某一个字段下所有可供筛选的子项列表 选择列表项即可筛选 案例 2 10 从远华公司 2008 年 8 月工资表中筛选显示 销售部 职工的 工资情况 操作提示 见上机演示 2 自定义筛选 在进行自动筛选时 可对某一字段设置一些特殊的筛选条件 如大于 等于 小于 不大于 始于 止于 包含 不包含等条件 可以进行 两个条件的设定 条件之间的关系 可以是 与 也可以是 或 这些条件 的值 既可以从列表中选择 也可输入特定值 还可使用通配符 或 24 其中 表示任意多个字符 表示单个字符 案例 2 11 从远华公司 2008 年 8 月工资表中 筛选出代扣税大于 0 而 小于 200 元的职工情况 操作提示 见上机演示 案例 2 12 从远华公司 2008 年 8 月工资表中 筛选显示所有姓 陈 的 职工 操作提示 见上机演示 3 前 10 个筛选 需统计显示某个字段中相对值靠前 或靠后的记录时 可使 用自动筛选器提供的 前 10 个 功能 案例 2 13 从远华公司 2008 年 8 月工资表中 筛选显示职务工资处于后 3 位的职工 操作提示 见上机演示 二 高级筛选 与自动筛选相比 高级筛选可以选用更多的条件 并且可以不使用逻辑运 算符而将多个筛选条件加以逻辑运算 高级筛选还可将筛选结果从数据区域中 抽取出来 复制到当前工作表的指定位置上 要使用高级筛选 需要有 3 个 区域 数据区域 即需要进行筛选的数据区域或整个工作表 条件区域 即用来指定筛选数据时必须满足的条件 显示筛选结果区域 即用于存放满 足筛选条件结果的区域 可以是原有区域 也可以是其他指定的区域 案例 2 14 根据远华公司 2008 年 8 月工资表 筛选出 医疗保险大于 40 且代扣税大于 0 或养老保险大于 130 的职工 操作提示 见上机演示 课终归纳小结 本章介绍了数据排序与分类汇总 数据筛选 作业布置 案例 2 8 案例 2 9