公司接待礼仪规范及细则

公司接待礼仪规范及细则 为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，标准化，高效化。恰当、节俭地开展好公司对外接待和公共关系工作，更好地塑造企业形象，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本规范。一、接待工作的主要任务1、安排政府部门各级领导视察、检查等事务2、安排合作单位及业务关联企业的来访等事务。3、安排重要来宾的来访、考察、调研等活动。4、安排公司各类会议的会务工作。5、协调开展公共关系工作，做好公司的外部环境。二、接待工作的基本原则1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。2、接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，杜绝随意性；同时要完成领导交办的工作任务以及接待中不可预见的突发事件。3、坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同。4、坚持办公室归口管理与对应部门配合相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理；对涉及较强业务性的接待事务，应由办公室安排有关部门牵头对口接待。5、接待工作中应本着自尊自重、尊敬来宾的原则，做好服务，不允许有损公司形象的现象发生。三、 接待工作的具体分类 办公室要了解前来视察、检查人员的单位、职务、人数、性别、具体时间、内容等情况，根据来宾的单位、职务等统筹安排接待并指定专人陪同,办公室及接待人员要做好相应的记录。（一）政府部门各级领导视察、检查接待（1）主要来宾为政府部门副局级以上相关领导及忻府区、忻州市、省级政府部门等重要领导的，此类接待由办公室主任安排公司相关领导接待，办公室主任必须陪同。（2）主要来宾为政府部门科级领导的，该类接待由各门店店长负责接待，但要通知办公室主任。（3）主要来宾为上级审计部门、税务部门、财政部门等与公司财务工作相关的领导，此类接待由财务信息部经理负责接待；重要领导由财务总监接待，财务信息部经理必须陪同。（二）合作单位、业务关联企业及其它重要来宾的来访接待主要来宾为合作单位、业务关联企业及其它重要来宾的，此类接待由办公室主任安排公司相关领导接待，办公室主任必须陪同。四、接待标准 （1）根据主要来宾的身份以及来访的重要性将接待时的住宿及就餐酒店进行相应的分级。但对公司非常重要的来宾，经公司领导审批同意后，可提高接待标准。 （2）住宿及餐费标准（含酒水消费）： 一类接待住宿标准为星级酒店商务间，宴请标准原则为每人每次300元以内。 二类接待住宿标准为星级酒店标准间，宴请标准原则为每人每次200以内。 三类接待住宿标准为商务快捷酒店标准间，宴请标准原则为每人每次100元以内。 接待宴请之外工作餐由办公室统一安排在公司食堂就餐。五、接待工作流程：1、接待前的准备工作（1）了解来宾情况：了解来宾的人数、身份、性别、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求，何时返回、返程交通工具等。（2）制订计划：按来客和公司领导的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、陪同接待领导、工作人员任务分配等。（3）报审方案：经办公室主任审核后，经公司领导批准后确定接待方案逐项准备办理。（4）预订安排：按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆、照相录相等。（5）预告及办理借款手续：预告参与接待的领导及有关人员，做好座谈、陪同就餐考察等的准备。2、接待中的服务工作（1）迎接来宾：在预定日期、时间根据情况随车到机场、车站、去迎接客人或提前在约定地点等候迎接，忌让客人长久等候无人过问。（2）妥善安排来宾的生活：根据时间将来宾安排到公司或预定的酒店。（3）商议日程：将客人接至招待所或宾馆后，即与对方相应人员商定日程安排。（4）安排会谈：将商定日程向公司领导汇报，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。（5）安排宴请和参观：按预定计划安排欢迎宴及参观考察事宜。如安排参观游览，应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。（6）送别客人：客人访问结束返回时要提前代办车票机票并将客人送至车站、机场。3、接待后的工作（1）诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。 （2）向来宾赠送礼品。（3）把已经订好的返程车（船、机）票送到客人手中，并商量离开招待所或宾馆的具体时间。（4）安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。（5）向来宾赠送访问期间的留影及摄像资料等，如离开时未准备好应于访问结束后将资料发送或寄送给来宾。（6）保存客人及接待有关资料，并存档备查。（7）接待工作结束后，应认真进行小结并向公司领导汇报。六、接待工作注意事项：1、常规接待（1）接打电话时，要使用文明语言如您好、请问贵姓、您找哪位、请稍候、谢谢等之类的礼貌用语。（2）在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。（3）当客人来访时，应热情迎接。在客人到访前应提前在约定地点等待，引客人到接待室或考察地点。（4）宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为桌餐、工作餐；根据来宾的身份，确定不同的人坐陪。2、参观、考察线路接待（1）各部门必须高度重视参观、考察的接待工作，全力配合办公室搞好接待工作，服从办公室的安排和调配。（2）各部门必须按照办公室通知的接待时间，在各自负责的区域提前准备就位，特殊原因不能就位的必须及时通知办公室。（3）在没有接到办公室宣布参观结束的通知以前，任何参与接待的部门和人员不得自行离开所在的负责接待区域。如有特殊原因需通知办公室，并做好交接工作后方能离开。如遇参观时间推迟或参观线路的调整，导致与公司下班时间冲突，是否正常下班，以办公室的通知为准。自行下班的员工按早退或旷工处理。七、接待工作的相关要求1、根据公司领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。2、严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。3、着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。4、办公室要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况以及本省、市的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。