随着网络与信息技术的迅猛发展

随着网络与信息技术的迅猛开展随着网络与信息技术的迅猛开展,信息化管理已成为当今世界的主流。档案信息化建立有利于提升档案效劳效能、拓宽档案效劳领域、创新档案工作形式。档案信息化管理可以减少不必要的事务性工作,大量的查阅、阅读任务可以在网络上完成,使得档案人员可以把更多的精力投入到档案信随着计算机技术、网络技术的迅猛开展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。信息化是当今世界经济和社会开展的趋势，档案信息化建立赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的开展机遇和挑战。档案信息系统是一项需运用各种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，系统建立开展到目前阶段，研究讨论对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是非常必要的。1 档案信息化建立的开展趋势随着电子技术的开展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进展，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广阔信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的效劳。由此看来，档案信息化建立是档案利用工作开展的必然趋势。2 档案信息化建立存在的问题2.1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性 档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。2.2在我国至今还没有建立一个到达数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建立形式各行其是，层次不一，标准性、开发性、效劳性、共享性较差，不能适应档案信息资共享的要求。2.3标准化、标准化工作有待进步 档案信息管理电子化的前提是根底工作的标准化和标准化。但是由于历史原因，馆室藏档案业务根底差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细那么相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面施行、推广统一标准，这也制约了档案信息工作的电子化。2.4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和开展来考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。2.5档案信息管理人员的素质有待进步 从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大局部档案人员现代技术程度偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。3 档案信息化建立的措施3.1做好归档电子文件的技术处理 档案工作者必须深化到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进展指导，保护电子文件的原始信息，理解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始构造，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。3.2解决好电子文件的保存问题 电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直承受到空气中的灰尘、水分及有害气体的损害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进展深化研究和讨论的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进展复制，以防止信息损失。3.3实行档案系统电子与纸质文件的“双套制”保存 所谓“双套制”保存是指将具有一样内容的纸质文件和电子文件一并保存。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的档号及存地，以便利用时参照互补，把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立互相准确可靠的标识关系。“双套制”的存在，是将来档案馆馆藏构造的一大特点，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存。3.4进步档案人员知识构造 档案信息化建立是一项长期的、艰巨的战略任务，要担当起这一历史责任，必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。这一方面是由档案工作的政治性、效劳性决定的；另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的平安问题对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案工作者应当有丰富、广博的知识，不仅熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要纯熟掌握与档案信息化建立相关的计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。第 5 页 共 5 页