账务系统PPT课件

1第七章第七章 账务系统账务系统 【学习目标】【学习目标】 1 1、了解账务处理系统的特点和数据处理流程。、了解账务处理系统的特点和数据处理流程。 2 2、掌握账务系统初始设置的原理、方法，熟练运用账务系统初、掌握账务系统初始设置的原理、方法，熟练运用账务系统初始化操作步骤处理具体业务。始化操作步骤处理具体业务。 3 3、掌握日常业务处理中的凭证处理、出纳管理及月末处理的基、掌握日常业务处理中的凭证处理、出纳管理及月末处理的基本原理和操作方法，熟练通过填制凭证、审核凭证、记账等操本原理和操作方法，熟练通过填制凭证、审核凭证、记账等操作对具体业务进行处理。作对具体业务进行处理。 【章节重点章节重点】 1 1、账务系统初始设置的原理、方法账务系统初始设置的原理、方法 2 2、凭证处理、出纳管理及月末处理的基本原理和操作方法、凭证处理、出纳管理及月末处理的基本原理和操作方法 2本章学习内容本章学习内容 第一节第一节 账务系统概述账务系统概述 第二节第二节 账务系统初始化账务系统初始化 第三节第三节 日常账务处理日常账务处理 第四节第四节 期末处理期末处理3第一节第一节 账务系统概述账务系统概述 一、账务处理系统的特点一、账务处理系统的特点 二、账务处理系统的主要功能二、账务处理系统的主要功能 1 1、功能结构图示、功能结构图示 2 2、主要功能简介、主要功能简介 三、账务处理系统与其他系统的关系三、账务处理系统与其他系统的关系 4账务处理系统的特点账务处理系统的特点 账务处理系统，是电算化会计软件系统的一账务处理系统，是电算化会计软件系统的一个子系统，在用友个子系统，在用友ERP-U8ERP-U8软件系统中，账务处理软件系统中，账务处理系统被称作总账系统。系统被称作总账系统。具有较强具有较强的综合性的综合性和概括性和概括性是整个是整个会计软件会计软件系统数据系统数据传递和传递和交换的中枢交换的中枢遵守统一遵守统一的会计的会计准则准则具有具有较强较强的的通用性通用性账务处理系统的特点账务处理系统的特点5 账务处理系统的功能结构账务处理系统的功能结构账务处理账务处理系统系统1系系 统统 初初 始始 化化2凭凭 证证 处处 理理3出出 纳纳 管管 理理4账账 簿簿 输输 出出5 综合综合辅助账辅助账管理管理7系系 统统 维维 护护业务参数业务参数设置科目设置科目凭证类型凭证类型期初余额期初余额辅助核算辅助核算填制凭证填制凭证修改凭证修改凭证查询凭证查询凭证删除凭证删除凭证审核凭证审核凭证凭证汇总凭证汇总凭证记账凭证记账6期期 末末 处处 理理现金、现金、银行存款银行存款日记账管理日记账管理银行对账银行对账总账总账日记账日记账明细账明细账管理管理往来账往来账部门账部门账项目账项目账 输出输出自动自动转账转账对账对账结账结账账套账套 数据数据 备份备份 与与 恢复恢复6 账务初始设置，也叫作账务账务初始设置，也叫作账务系统初始化，主要工作包括设置系统初始化，主要工作包括设置各项业务控制参数、设置会计科各项业务控制参数、设置会计科目、设置凭证类别、定义辅助核目、设置凭证类别、定义辅助核算项目以及录入期初余额等内容。算项目以及录入期初余额等内容。 凭证处理功能主要包括记账凭证处理功能主要包括记账凭证的填制、修改、删除、查询、凭证的填制、修改、删除、查询、审核、记账，以及出纳签字、常审核、记账，以及出纳签字、常用凭证定义等功能。用凭证定义等功能。 出纳管理功能，能够生成、出纳管理功能，能够生成、查询和打印银行日记账、现金日查询和打印银行日记账、现金日记账，输出最新资金日报表，定记账，输出最新资金日报表，定期进行银行对账并自动编制银行期进行银行对账并自动编制银行存款余额调节表，提供支票登记存款余额调节表，提供支票登记簿等。簿等。 账务处理系统的主要功能账务处理系统的主要功能 账簿管理功能，能够通过不同账簿管理功能，能够通过不同条件的组合，查询各种总账、明细条件的组合，查询各种总账、明细账、余额表，实现账证联查，而且账、余额表，实现账证联查，而且能够查询包含未记账凭证的最新账能够查询包含未记账凭证的最新账簿数据。月末可以打印输出各种正簿数据。月末可以打印输出各种正式账簿。式账簿。 辅助核算功能，是指除了总账、辅助核算功能，是指除了总账、明细账的核算以外，还要进行的某明细账的核算以外，还要进行的某些专项核算，包括个人往来核算、些专项核算，包括个人往来核算、部门核算、项目核算及往来核算等部门核算、项目核算及往来核算等内容。内容。 月末处理功能，具有自动完成月末处理功能，具有自动完成月末转账，进行试算平衡、对账、月末转账，进行试算平衡、对账、结账以及生成月末工作报告等功能。结账以及生成月末工作报告等功能。7工资管理工资管理固定资产固定资产应付款应付款管理管理采购管理采购管理成本管理成本管理账务处理账务处理系统系统存货核算存货核算库存管理库存管理财务分析财务分析UFO报表报表应收款管理应收款管理销售款管理销售款管理财务处理系统与其它子系统关系图财务处理系统与其它子系统关系图8第二节第二节 账务处理系统初始化账务处理系统初始化一、设置业务控制参数一、设置业务控制参数 1 1、业务控制参数的内容、业务控制参数的内容 2 2、业务控制参数的设置、业务控制参数的设置二、设置会计科目体系二、设置会计科目体系 1 1、设置科目编码遵循原则、设置科目编码遵循原则 2 2、会计科目应设置的内容、会计科目应设置的内容 3 3、增加会计科目的操作、增加会计科目的操作 4 4、复制、修改、删除会计科目的操作、复制、修改、删除会计科目的操作 5 5、指定会计科目、指定会计科目三、设置凭证类别三、设置凭证类别四、设置项目目录四、设置项目目录五、录入期初余额五、录入期初余额9 业务控制参数的内容业务控制参数的内容 业务控制参数包括：制业务控制参数包括：制单控制、凭证控制、外币核单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿参数等算、预算控制、账簿参数等参数控制，它们决定了数据参数控制，它们决定了数据输入、处理、输出的内容和输入、处理、输出的内容和形式。形式。 制单控制，是指制单时制单控制，是指制单时某些项目是否需要加以控制，某些项目是否需要加以控制，包括：制单序时控制包括：制单序时控制 、支票、支票控制控制 、赤字控制等参数设置。、赤字控制等参数设置。 凭证控制，包括：自动凭证控制，包括：自动填补凭证断号、批量审核凭填补凭证断号、批量审核凭证进行合法性校验、凭证录证进行合法性校验、凭证录入时结算方式及票据号必录入时结算方式及票据号必录等参数设置。等参数设置。 账簿参数设置，主要是账簿参数设置，主要是设置账簿的一些打印要求。设置账簿的一些打印要求。10业务控制参数的设置业务控制参数的设置1234 在在“企业应用平台企业应用平台”窗口窗口左边工作列表中，选中左边工作列表中，选中“总账总账/ /设置设置”，单击，单击“选选项项”一项，系统弹出一项，系统弹出“选选项项”对话框。单击【编辑】对话框。单击【编辑】按钮，可以进行各项参数按钮，可以进行各项参数设置。设置。11会计科目体系的内容会计科目体系的内容 设置会计科目，是会计设置会计科目，是会计核算方法之一，也是账务系核算方法之一，也是账务系统初始化的关键。在总账系统初始化的关键。在总账系统中，无论是制单、审核、统中，无论是制单、审核、记账还是账簿查询、辅助核记账还是账簿查询、辅助核算，都是围绕着会计科目进算，都是围绕着会计科目进行的。行的。凭证处理凭证处理账簿管理账簿管理辅助核算辅助核算设置设置会计科目会计科目的主要任务的主要任务是对会计科目的是对会计科目的增加、修改、删增加、修改、删除、设辅助核算除、设辅助核算标记等进行管理标记等进行管理12设置科目编码时遵循原则设置科目编码时遵循原则 （1 1）系统性原则。总）系统性原则。总账科目和部分二级科目编账科目和部分二级科目编码必须符合会计准则的规码必须符合会计准则的规定，其他明细科目可以根定，其他明细科目可以根据本单位的业务特点和管据本单位的业务特点和管理要求自行设定。理要求自行设定。 （2 2）唯一性原则。每）唯一性原则。每一个会计科目都应有唯一一个会计科目都应有唯一一个科目代码与之对应，一个科目代码与之对应，不允许出现重复的科目编不允许出现重复的科目编码。码。 （3 3）可扩展性原则。系）可扩展性原则。系统应该具有方便添加会计统应该具有方便添加会计科目的功能。科目的功能。 （4 4）稳定性原则。会计）稳定性原则。会计科目要保持相对稳定，会科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。计年中不能删除。 （5 5）简明性原则。以满）简明性原则。以满足管理要求和计算机处理足管理要求和计算机处理为前提，力求科目编码简为前提，力求科目编码简单明了，编码级长不应过单明了，编码级长不应过长。长。 13设置会计科目输入的内容设置会计科目输入的内容 会计科目编码：即会计科会计科目编码：即会计科目的代码，其代码长度和各级目的代码，其代码长度和各级长，要符合前面系统管理中长，要符合前面系统管理中“建立账套建立账套”时已定义好科目时已定义好科目编码规则。编码规则。 会计科目名称：即所输会会计科目名称：即所输会计科目的中文名称，在此必须计科目的中文名称，在此必须输入科目名称科目英文名称可输入科目名称科目英文名称可以不输。以不输。 会计科目类型：企业的科会计科目类型：企业的科目类型为六大类：资产类、负目类型为六大类：资产类、负债类、共同类、所有者权益类、债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类可供选择。成本类和损益类可供选择。 账页格式账页格式 ：用于定义会：用于定义会计科目在账页打印时的格式，计科目在账页打印时的格式，系统提供了金额式、外币金额系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式和数量外币式式、数量金额式和数量外币式四种格式。四种格式。 科目辅助核算：是指除了科目辅助核算：是指除了进行总账、明细账的核算之外，进行总账、明细账的核算之外，科目本身还进行其他哪些专项科目本身还进行其他哪些专项核算。核算。14 1234567增加会计科目的增加会计科目的操作操作! !从下拉框中从下拉框中选择！选择！有辅助核算的科目需有辅助核算的科目需在其前进行勾选！在其前进行勾选！15 若想加快科目输入速度，可若想加快科目输入速度，可以利用【复制】会计科目的以利用【复制】会计科目的功能，把性质相近的科目进功能，把性质相近的科目进行单个或成批复制，稍加改行单个或成批复制，稍加改动即可完成增加会计科目的动即可完成增加会计科目的工作！工作！删除科目删除科目功能功能修改科目修改科目功能功能 如果某些会计科目需要修改或如果某些会计科目需要修改或删除，则可以通过【修改】和删除，则可以通过【修改】和【删除】功能来完成。但会计【删除】功能来完成。但会计科目已被制单或已录入期初余科目已被制单或已录入期初余额，则不能修改和删除！额，则不能修改和删除！ 16 1如何指定会计科如何指定会计科目？目？2345 指定会计科目，是指定指定会计科目，是指定现金和银行存款总账科目为现金和银行存款总账科目为出纳专管的科目。出纳专管的科目。17 1234如何正确选择凭证如何正确选择凭证类别？类别？设置凭证类别设置凭证类别18 123启用项目管理功能，及时地对启用项目管理功能，及时地对某一类项目进行专门、分类地某一类项目进行专门、分类地管理！管理！设置项目设置项目目录目录19123期初余额录入后，依据期初余额录入后，依据“借方余额借方余额= =贷方余额贷方余额”的原理，进行全部科的原理，进行全部科目的余额试算平衡！目的余额试算平衡！末级科目的余额可以直接录末级科目的余额可以直接录入入 ！非末级科目的余额应！非末级科目的余额应先输入其末级科目的余额再先输入其末级科目的余额再由系统自动计算由系统自动计算! ! 黄色显示期初余额栏的会计黄色显示期初余额栏的会计科目是已经标注有辅助核算标科目是已经标注有辅助核算标志的科目，其金额无法直接录志的科目，其金额无法直接录入，需要进入辅助核算界面中入，需要进入辅助核算界面中方可录入金额！方可录入金额！4录入录入期初余额期初余额20第三节第三节 日常账务处理日常账务处理 日常账务处理，是日常会计工作中经常性的日常账务处理，是日常会计工作中经常性的业务处理过程，包括：制单、审核、记账、账簿业务处理过程，包括：制单、审核、记账、账簿管理等内容。在这一过程中，通过输入和处理各管理等内容。在这一过程中，通过输入和处理各种记账凭证，进而完成记账、查询和打印输出各种记账凭证，进而完成记账、查询和打印输出各类账簿，以及对各种辅助账的管理。类账簿，以及对各种辅助账的管理。 日常账务处理的操作内容主要包括：日常账务处理的操作内容主要包括： 一、凭证处理一、凭证处理 二、出纳管理二、出纳管理 三、账簿管理三、账簿管理21一、一、 记账凭证是登记账簿的直接依据，记账凭证是登记账簿的直接依据，是各类账簿的同一数据源。是各类账簿的同一数据源。 凭证处理的主要功能包括：凭证处理的主要功能包括： （一）凭证录入（一）凭证录入 （二）凭证修改（二）凭证修改 （三）凭证查询（三）凭证查询 （四）凭证审核（四）凭证审核 （五）凭证记账等（五）凭证记账等 22 凭证类别：按照初始设置选择凭证类凭证类别：按照初始设置选择凭证类别。别。 编制日期：系统以当天进入账务时输编制日期：系统以当天进入账务时输入的业务日期为凭证填制日期，单击入的业务日期为凭证填制日期，单击该项还可以实现日期调整。该项还可以实现日期调整。 凭证编号：一般采用系统自动编号凭证编号：一般采用系统自动编号（前边已定义），由计算机自动按月、（前边已定义），由计算机自动按月、类别顺序编号，各凭证类别从类别顺序编号，各凭证类别从00010001号开始依次自然顺延。如果凭证类别号开始依次自然顺延。如果凭证类别按按“收收”、“付付”、“转转”设置，则设置，则每一类型再按顺序编号，例如每一类型再按顺序编号，例如“收收”字第字第00150015号、号、“转转”字第字第00020002号等。号等。 附件张数：要求输入原始凭证的张数。附件张数：要求输入原始凭证的张数。 摘要：即输入经济业务的主要内容。摘要：即输入经济业务的主要内容。在在电算化系统中，摘要是以行为单位电算化系统中，摘要是以行为单位编制的，凭证的每一行都要有一个相编制的，凭证的每一行都要有一个相对独立的摘要。对独立的摘要。 系统应该允许用户通过定义常系统应该允许用户通过定义常用摘要的方法快速选择录入摘要内容。用摘要的方法快速选择录入摘要内容。 科目名称：系统科目名称：系统允许用户直接输入科允许用户直接输入科目编码、助记码或科目名称，目编码、助记码或科目名称，也可以也可以通过通过“会计科目会计科目”参照窗口，从中选参照窗口，从中选择录入科目。无论何种方式择录入科目。无论何种方式都必须输都必须输入最末级科目。入最末级科目。 借贷方金额：有直接输入和系统自动借贷方金额：有直接输入和系统自动计算显示两种方式。对于有数量、外计算显示两种方式。对于有数量、外币核算要求的科目，应先输入数量、币核算要求的科目，应先输入数量、单价或外币、汇率等，再由系统自动单价或外币、汇率等，再由系统自动计算产生金额。计算产生金额。借、贷方金额不能为借、贷方金额不能为零，红字以零，红字以“-”-”号表示。号表示。 2312345填制凭证的步骤填制凭证的步骤67直接或参照输入直接或参照输入最末级科目名称最末级科目名称或编码！或编码！89摘要不能空！摘要不能空！24填制凭证的特殊要素填制凭证的特殊要素 在填制凭证过程中，一些会计科目会有输入辅助在填制凭证过程中，一些会计科目会有输入辅助核算信息的要求，包括：核算信息的要求，包括： （1 1）输入银行账辅助核算信）输入银行账辅助核算信息。要求输入结算方式和结息。要求输入结算方式和结算票据号，以及输入业务发算票据号，以及输入业务发生日期。生日期。 （2 2）输入数量金额辅助核算）输入数量金额辅助核算信息。通过输入数量和单价，信息。通过输入数量和单价，由系统根据数量乘以单价的由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出金额。结果自动计算出金额。 （3 3）输入客户辅助核算信息。）输入客户辅助核算信息。输入客户名称等。输入客户名称等。 （4 4）输入个人往来辅助核算信）输入个人往来辅助核算信息。输入个人姓名、所属部门息。输入个人姓名、所属部门等。等。 （5 5）输入供应商往来辅助核算）输入供应商往来辅助核算信息。输入供应商名称等。信息。输入供应商名称等。 （6 6）输入项目辅助核算信息。）输入项目辅助核算信息。输入项目代码或项目名称。输入项目代码或项目名称。 （7 7）输入部门辅助核算信息等。）输入部门辅助核算信息等。输入部门代码或部门名称等。输入部门代码或部门名称等。25填制凭证的特殊要素图解填制凭证的特殊要素图解 在弹出的在弹出的“辅助项辅助项”对话框中，对话框中，依据提示输入各辅助项内容！依据提示输入各辅助项内容！26 凭证审核凭证审核 凭证审核，是指由具有审核权限的操作员按照会计制度的相凭证审核，是指由具有审核权限的操作员按照会计制度的相 关规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性和合理性检查，其关规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性和合理性检查，其 目的是防止错误、舞弊的发生。只有经审核通过的记账凭证才可目的是防止错误、舞弊的发生。只有经审核通过的记账凭证才可 以进行记账。以进行记账。凭证审核凭证审核出纳签字出纳签字审核凭证审核凭证主管签字主管签字凭证审核的主凭证审核的主要内容是：记要内容是：记账凭证是否与账凭证是否与原始凭证所反原始凭证所反映的经济业务映的经济业务是否相符，记是否相符，记账凭证中各项账凭证中各项目是否填写齐目是否填写齐全，会计分录全，会计分录是否正确等是否正确等. .2712出纳签字出纳签字功能！功能！ 328审核凭证的操审核凭证的操作！作！12329主管签字的主管签字的操作！操作！123430凭证记账凭证记账 凭证记账，是指以会计凭证为依据，将经济业务记录到具凭证记账，是指以会计凭证为依据，将经济业务记录到具有账户结构的各类账簿中去的一种会计核算方法。有账户结构的各类账簿中去的一种会计核算方法。 记账处理的几点注意：记账处理的几点注意： 如果期初余额试算不平，如果期初余额试算不平，当月首次记账时系统不允许当月首次记账时系统不允许记账。记账。 所选范围内的凭证如有未所选范围内的凭证如有未经审核签字的凭证，系统将经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账。给出提示并自动中止记账。记账范围应小于等于已审核记账范围应小于等于已审核范围。范围。 记账工作必须按月进行，上记账工作必须按月进行，上月未记账，本月不能记账。月未记账，本月不能记账。 在记账过程中，不得中断退在记账过程中，不得中断退出。如意外中断，则可以调用出。如意外中断，则可以调用“恢复记账前状态恢复记账前状态”功能。功能。 记账功能随时可运行，每月记账功能随时可运行，每月执行记账的次数是任意的。执行记账的次数是任意的。31二、出纳管理二、出纳管理 出出 纳纳 管管 理理 是系统为出纳人员提的管理是系统为出纳人员提的管理企业货币资金的工具企业货币资金的工具现金日记账现金日记账银行存款日记账银行存款日记账资金日报表资金日报表支票登记簿支票登记簿该功能可该功能可以以输出某一输出某一天天的现金日的现金日记记账，还可账，还可以以输出任意输出任意一一个会计月个会计月份份的现金日的现金日记记账账本功能可以查询、输本功能可以查询、输出出“银行存款银行存款”科目科目某某日的发生额及余额日的发生额及余额反映现金、银行存款反映现金、银行存款每日发生额及余额情每日发生额及余额情况的报表况的报表为 出 纳 员 提为 出 纳 员 提供供了 详 细 登 记了 详 细 登 记支支票 领 用 人 、票 领 用 人 、领领用 日 期 、 支用 日 期 、 支票票用 途 以 及 是用 途 以 及 是否否报销等手段报销等手段32现金日记账现金日记账的管理的管理! !123 在在“企业应用企业应用平台平台”界面，打界面，打开开“出纳出纳”菜单，菜单，单击单击“现金日记现金日记账账”一项一项, ,在在“现金日记账查现金日记账查询条件询条件”窗口中窗口中输入不同的查询输入不同的查询条件条件! ! 单击【确认】后屏幕显示出单击【确认】后屏幕显示出“现金日记账现金日记账”具体内容，可具体内容，可进行有关查询！进行有关查询！ 33在在“企业应用企业应用平台平台”界面，界面，打开打开“出纳出纳”菜单，单击菜单，单击“银行日记账银行日记账”一项一项, ,在在“银银行日记账查询行日记账查询条件条件”窗口中窗口中输入不同的查输入不同的查询条件询条件! ! 123 单击【确认】后屏幕显示出单击【确认】后屏幕显示出“银银行存款日记账行存款日记账”具体内容，可进行具体内容，可进行有关查询！有关查询！银行存款日记银行存款日记账的管理！账的管理！34银行对账的操作内容银行对账的操作内容 银行对账的操作内容包括：录入银行对银行对账的操作内容包括：录入银行对账期初数、录入银行对账单、银行对账、输账期初数、录入银行对账单、银行对账、输出余额调节表、查询对账勾对情况以及核销出余额调节表、查询对账勾对情况以及核销银行账等。银行账等。 计算机系统提供了两种银行对账方式计算机系统提供了两种银行对账方式: : 自动对账和手工对账。自动对账和手工对账。35三、账簿管理三、账簿管理 会计人员利用账簿管理功能，可以实现对企业所发生会计人员利用账簿管理功能，可以实现对企业所发生的经济业务进行账簿查询、打印等操作。的经济业务进行账簿查询、打印等操作。 账簿查询操作，包括日记账查询、总账查询、明细账查账簿查询操作，包括日记账查询、总账查询、明细账查询及辅助账等的查询。虽然询及辅助账等的查询。虽然查询要求不完全一样，但其基查询要求不完全一样，但其基本流程大体上是相同的，不同的只是打开文件的显示与打本流程大体上是相同的，不同的只是打开文件的显示与打印格式不同。印格式不同。 账簿查询的输出方式主要账簿查询的输出方式主要包括：屏幕显示输出、包括：屏幕显示输出、打印机打印输出、引出到打印机打印输出、引出到磁盘的输出等磁盘的输出等。36第四节第四节 期末处理期末处理 期末处理，在总账系统中是指会计人员在每个期末处理，在总账系统中是指会计人员在每个会计期末都应做的一些特定的工作，主要包括：银会计期末都应做的一些特定的工作，主要包括：银行对账、期末转账业务、对账、结账等。行对账、期末转账业务、对账、结账等。期末处理期末处理自动转帐定义及生成自动转帐定义及生成期末对账期末对账期末结账期末结账37本章小节本章小节 账务处理系统是电算化会计系统运行的基础，也是会计业务账务处理系统是电算化会计系统运行的基础，也是会计业务 处理的核心。在此，账务处理主要完成初始数据录入、凭证处理的核心。在此，账务处理主要完成初始数据录入、凭证 处理、账簿登记、辅助项目管理和各类账簿输出等任务。凭处理、账簿登记、辅助项目管理和各类账簿输出等任务。凭 证处理是日常账务处理中最频繁的工作，其主要功能包括凭证处理是日常账务处理中最频繁的工作，其主要功能包括凭 证填制、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证记账等。在证填制、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证记账等。在 电算化处理方式下，账务处理自录入会计凭证始，经过计算电算化处理方式下，账务处理自录入会计凭证始，经过计算 机对会计数据的处理，生成各类凭证、账簿文件，最后完成机对会计数据的处理，生成各类凭证、账簿文件，最后完成 整个账务处理过程。整个账务处理过程。