公文写作基础知识讲义(整理版)

目 录第一章 公文概述21、含义22、分类23、公文的行文关系3第二章 公文的种类4第一节 通 告4第二节 通 知5第三节 报 告7第四节 通 报9第五节 请 示11第六节 批 复14第七节 会议纪要16第八节 函18第三章 常用文书19第一节 方案类公文191、规划202、设想213、方案224、要点235、方案246、安排25第二节 总结28第三节 调查报告30第四节 述职报告32第五节 讲话稿34第六节 开幕词39第七节 闭幕词40第八节 简 报41第四章 行文规那么48第一节 含义48第二节 根本规那么49第三节 常见病例531、公文标题中常见病例分析532、公文写作中常见的问题56公文写作根底知识讲义第一章 公文概述 1、含义 公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。 2、分类 公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。 公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准。随着社会的开展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。 公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。 3、公文的行文关系 行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的表达。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。 建立正确的行文关系，遵守必要的行文规那么，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，防止行文混乱，防止“公文旅行，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。 遵照以下规那么：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。 行文其他考前须知：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。第二章 公文的种类公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1999年修订发布的?国家行政机关公文处理方法?规定，公文种类主要包括：命令令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，表达着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有 常用文书包括：方案类、总结类、讲话类和信息类等。 第一节 通 告一、通告的概念 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 二、通告的特征 1、用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。 2、通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。 3、通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。4、通告不写抬头，无主送单位。 三、通告的种类 周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。 执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为标准，具有一定的强制力。 四、通告的写作格式 通告由标题、正文、发文机关和日期等局部组成。 标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告二字。 正文 由缘由和通告事项两局部组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下转承连接。通告事项是面对群众的，应简洁明了，表达清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾局部可提出要求、希望，并用“特此通告作结。有时也可不写，形式比拟灵活。 署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。 第二节 通 知一、通知的概念通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。 二、通知的种类 印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。 指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用 “命令或“指示时，可使用这类通知。 知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。 任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。 三、通知的写作格式 通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。 1、印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，说明态度，如“同意、“原那么同意、“要认真贯彻执行、“望遵照执行、“参照执行等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 2、批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等局部组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分表达指示性通知的政策性、权威性、原那么性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。 3、知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。 4、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。 5、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。 第三节 报 告 一、报告的概念 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。 二、报告的种类 综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。 专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。 三、报告的写作格式 1、综合性报告的写法 标题 事由加文种，如?关于2003年上半年工作情况的报告?；报告单位、事由加文种，如?东北师范大学教务处关于2003年度工作情况的报告?。 正文 把握三点：1开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。2主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。3结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅或“特此报告等语作结。 2、专题报告的写法 标题 由事由、文种组成，如?关于招商工作有关政策的报告?。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 正文 可采用“三段式结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写缺乏之处和改良措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改良措施等。结尾通常以“请审核、“请审示等语作结。 3、回复报告的写法 标题 与前两种报告大体相同 正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。 四、报告的写作要求 1、写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此根底上列出假设干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。 2、专题报告，要一事一报，表达其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。 3、切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。第四节 通 报一、通报的概念 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。 二、通报的种类 表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改良与推开工作。 批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决方法或处理意见。 传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。 三、通报的格式和写作要求 通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。 1、标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如?国务院关于一份国务院文件周转情况的通报?、?关于人大建议、政协提案办理情况的通报?等。 2、正文1表彰性通报和批评性通报一般分为三局部：一主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；二分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的根底上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。 2批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；三决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。四生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。 情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观表达；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。 第五节 请 示一、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。 请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告那么不必，只供上级参考。二、请示的写法 请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。 1、批准性请示 内容比拟简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比拟小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三局部组成：请示理由、请示内容、请示结语。 请示理由是文章的开头局部，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的那么就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的根本的格式是“现将报告如下，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。 请示内容是请示的中心局部，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原那么报给上级知道，请示批准的请示。请示内容局部只需提出请示事项即可，不必阐释道理。 请示结语是请示的结尾局部，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批、“以上意见当否，请指示、“特些请示，请批复等。 2、呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。 呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原那么、较概括的政策性意见。批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。 呈转性请示一般由三局部组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法根本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。 请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。 请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比拟复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容局部在书写时要更注意条理清楚，较长者要分条分项来写。 请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行，或其他一些类似的说法。 3、在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既防止越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。 第六节 批 复一、批复的性质和特点 批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点： 1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。2、针对性。但凡批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在说明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的考前须知。 二、批复的写作1、标题 批复的标题有两点需要特别强调： 1关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。 2关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于加上请示或批复的事项来表述，如?国务院关于19912000年全国治沙工程规划要点的批复?；另一种是在“关于和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意来表述，如?国务院关于同意开放航空口岸的批复?。 2、正文 批复的正文一般由三个局部组成： 1引语 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“年月日来文收悉；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“年月日号文收悉；第三种是引来文日期和来文名称，如“年月日?关于的请示?收悉，第四种是引述来文日期和请示事项，如“年月日关于问题的请示收悉。 2主文 主文是批复的主体，这局部应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。3结尾 是批复正文的最后局部，它的写法有三种：第一种是提行写“此复或“特此批复；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。 要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。 第七节 会议纪要一、概念和特点 会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议根本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知形式发出。 会议纪要有以下几个特点： 1、综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼根底上形成的，它具有整理和提要的根本特点。 2、指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。 3、备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。 二、分类按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席协调会议纪要、座谈会议纪要等。 办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。 专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比拟集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。 三、写法 会议纪要一般分两大局部。开头第一局部一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二局部是纪要的中心局部，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法： 1、集中概述法。这种写法是把会议的根本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项包括解决问题的措施、方法和要求等，用概括表达的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比拟集中单一，意见比拟统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。 2、分项表达法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项表达的方法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比拟细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。 3、发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比拟如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。 第八节 函 一、函的概念 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。 二、函的种类 函可分为公函与便函两种。 三、公函的写作格式 公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。 标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为?关于*事由的函?；复函为?关于*答复事项的复函?。 正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复，敬请大力支持为盼等。四、公函的写作要求1、要一函一事，切忌一函数事。 2、要表达平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。 第三章 常用文书第一节 方案类公文 方案类公文包括：规划、设想、方案、要点、方案、安排等。 工作方案是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作方案，用到“工作方案这种公文。工作方案实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从方案的具体分类来讲，比拟长远、宏大的为“规划，比拟切近、具体的为“安排，比拟繁杂、全面的为“方案，比拟简明、概括的为“要点，比拟深入、细致的为“方案，比拟粗略、雏形的为“设想，无论如何都是方案文种的范畴。不管其如何分类，方案内容的范围都是“做什么、“怎么做和“做到何种程度三大项。 各种工作方案特征和写作特点： 1、规划 规划是方案中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作工程；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比拟概括，如?省经济和社会开展十年规划?，?省工业结构调整规划?等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它方案类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的根底上，根据党、国家和具体单位的开展方针确定开展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比拟、研究和选择，确定各项指标和措施。 规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知来转发的，其格式都是由“标题和“正文两局部组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素写法：单位名称时间期限内容范围“规划二字。如?省“八五期间经济开展规划?。规划的正文一般都比拟长，大致有以下几方面内容：前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原那么，是在前言的根底上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚决有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么和“怎样做的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这局部写作通常有两种结构：对于全面规划或任务工程较多的规划，因其各项任务比拟独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构措施都在各自的任务之后分别提出；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务工程较少而其工程之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构。结尾，即远景展望和号召。这局部要写得简短、有力、富有号召力。 2、设想 设想是方案中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想；范围较广泛的称为“设想；时间不太长、范围也不太大的那么称为“思路或“打算。设想是为制定某些规划、方案作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或方案作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要根本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比拟原那么和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。 设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素，也可以是“三要素，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素省略单位名称和时间期限，如?关于机构改革的初步设想?。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想或工作方案的最初构思或打算。第二种是也按规划、方案、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性方案，即只是征求意见的“设想、“思路或“打算。 3、方案 狭义的方案是广义工作方案中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。 方案的具体写法：方案由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“年月日制定字样，以示郑重。方案的标题也是“四要素写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于方案是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；主体，即方案的核心内容，阐述“做什么目标、任务、“做到什么程度要求和“怎样做措施方法三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作方案一般采取“并列式结构任务、措施分说。结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。 4、要点所谓要点，实际就是方案的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的方案。一般以文件下发的方案都采用 “要点的形式。 要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作方案的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头，所以只要有标题和正文两局部内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素，也可写“三要素，但“三要素的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录方案的主要之点，所以其正文都写得比拟概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分假设干工程一贯到底，也可分几大项，大项下分假设干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。 5、方案方案是方案中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比拟复杂，不作全面部署缺乏以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等工程。 方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比拟大的工作，一般都用带“文件头形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三局部内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素写法，即由发文机关、方案内容和文种三局部组成，如?东北师范大学五年开展规划总体方案?；一个是“两要素写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知文件头的标题中表达出来，如?治理采掘工业危机，实现良性循环方案?。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针、“主要目标重点、“实施步骤、“政策措施及“要求几个局部来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标、“实施步骤、“政策措施这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标称为“目标和任务或“目标和对策等，把“政策措施称为“实施方法或“组织措施等。在“主要目标一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤一般还要分根本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作工程；“政策措施的内容里一般还要分“政策保证、“组织保证和“具体措施等。 6、安排安排是方案中最为具体的一种格式：由于其工作比拟确切、单一，不作具体安排就不能到达目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。 安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头形式下发。“安排的格式是“标题和“正文两局部。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题、“正文、“落款及时间三局部组成。但不管哪种形式，作为“安排本身都不该有受文单位，如果必须有，那么或者以“文件头形式下发，或者以“关于.安排的通知名义下发。安排的标题可是“三要素写法，也可是“两要素写法省略机关名称。安排的正文一般由“开头、“主体和“结尾三局部组成；也有的省略“结尾，“主体结束，正文即随之结束。“开头同方案的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。 方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、方案、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比拟大的工作，安排的内容范围那么适合于单位内部或涉及面较小的工作，如?市关于方案生育的工作安排?。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见：方案大多称“实施意见，如?市“七五期间社会主义精神文明建设的实施意见?；安排往往称“安排意见，如?系统关于开展增收节支活动的安排意见?。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作方案也称之为“方案，这是不适宜的，因为这些工作都比拟切近、具体，也并不复杂，只要用“安排就足够了，如果较为原那么，那么可称为“安排意见。 写好方案的方法 写好方案可能是公文写作中比拟难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个方案的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的方案种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、方案、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的方案，就要用“规划。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题确实只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的方案，就要用“设想。因为设想是为方案作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想，即要有突破和创新。如果方案内容是某一项工作，一般那么用“方案或“安排，工作工程比拟复杂者用“方案，较简单者为“安排。因为方案和安排都必须写得很细或很全面，或很具体，否那么工作就没法开展。当然，假设考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见，这安排也可变成“安排意见。如果方案内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“方案了。因为狭义的方案是广义方案中最适中的一种。当然，假设只想把这方案摘要加以公布，那么可用“要点来写。 方案写作考前须知 不管哪种方案，写作中都必须注意掌握以下五条原那么：第一，对上负责的原那么。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原那么。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能根本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以到达的。第三，集思广益的原那么。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原那么。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原那么。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充方法。 第二节 总结总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回忆归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。 (一)总结的种类从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回忆和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回忆、小结等都具总结的性质。 (二)总结的写法1、标题 文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：? 局 19年度拥军拥属工作总结?。 文章式标题以单行标题概括主要内容或根本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结?我们是如何实行教学与科研相结合的?。 双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：?知名教授上讲台教书育人放异彩 大学德育工作总结?。2、正文 前言 一般介绍工作背景、根本概况等，也可交待总结主旨并作出根本评价。开头力求简洁，开宗明义。 主体 应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心局部，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成假设干局部，标序加题，逐一写来。 结尾 作为结的结束语可以归纳照应主题、指出努力方向、提出改良意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。 3、落款一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。 第三节 调查报告一、概念与特点 调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。 调查报告有以下几个特点： 1、写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的根底上，用表达性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的根底。 2、针对性。调查报告一般有比拟明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。 3、逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物开展变化的原因，预测事物开展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。 二、分类 调查报告的种类主要有以下几种： 1、情况调查报告。是比拟系统地反映本地区、本单位根本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况，供决策者使用。2、典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。 3、问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。 三、写法 调查报告一般由标题和正文两局部组成。 1、标题。标题可以有两种写法。一种是标准化的标题格式，即“发文主题加“文种，根本格式为“关于的调查报告、“关于的调查报告、“调查等。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如?东北师范大学硕士毕业生就业情况调查?，提问式如?为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区?，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题加“文种的标准格式，如?高校开展重在学科建设大学学科建设实践思考?等。作为公文，最好用标准化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。 2、正文。正文一般分前言、主体、结尾三局部。 1前言 有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或根本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致开展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等根本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。 2主体 这是调查报告最主要的局部，这局部详述调查研究的根本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和根本结论。 3结尾 结尾的写法也比拟多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改良工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。 第四节 述职报告 一、述职报告的性质、种类 述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。述职报告的种类很多，从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分那么有专题单项述职报告、综合述职报告。 二、述职报告的写作格式1、标题有四种写法：一是只写“述职报告四个字；二是“年任职务期间的工作汇报的公文写法；三是“姓名职务会议上的汇报或报告的写法；四是新闻标题式的写法。 2、署名及日期可以写在题下，也可以写在正文后。3、正文述职报告的正文包括三局部内容。第一局部是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二局部是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面可列小标题来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和上级的批示、部署的任务，是如何在自己分管的部门或单位得以贯彻实施的等等。第三局部是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的根底上作出战略性规划，说明尽职的态度。 三、述职报告写作应注意的事项 在写作述职报告时，要实事求是，严肃认真，客观公正。要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐；既要突出政绩，又要评价正确、适当，不能成心夸大或缩小；缺点和缺乏的地方也要说够、说充分。 第五节 讲话稿讲话，属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件。 一领导讲话具有三个特点 一是权威性 讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言，目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和有效性。领导职务的不同，讲话的权威效果也不同。 二是思想性 领导讲话一定要有理论色彩，要能以马列主义的理论为指针，阐述所进行的工作的意义，以发动群众投身于改革开放和经济建设之中。讲话就是要用自己的语言去思考，去总结，通过自己的思考和理解去分析问题，去说服人。这样才能打动听众，让人接受，共同与你去实行。 三是煽动性 统治者要到达某种政治目的，要通过讲话起到鼓励、煽动的作用。讲话稿，要注意煽动、鼓励作用，针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的议论，才能取得成效。 二起草领导讲话要处理好三个关系 一是权威与平易的关系。一篇好的讲话稿，总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性，这种权威，与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合，立场坚决，原那么性强，严肃、认真、鲜明、有力地展示自己的观点，起到应有的强调、号召作用。这种权威，确实是一种原那么的把握。但如果一个领导者在讲话中，处处炫耀自己的身份、地位，措辞生硬，居高临下发号施令，危言耸听地说明自己的思想、观点、就会拉远与听众的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣，起不到应有的影响、教育和引导作用。领导讲话的坦率、诚挚，能很快沟通，大大缩短与听众之间的距离，在自然而亲切的气氛中传达自己的思想。起草领导讲话稿，不仅要言之成理，还要善于把“理说白说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。 二是庄重与幽默的关系。领导讲话无疑要庄重，不能拉家常式的漫谈、闲扯，要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神，说明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原那么。这个原那么要求一个领导者不管是在何种社会环境中，运用什么样的语言，都不能超越一定的原那么限度，去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原那么地去评价某些事、某些人，也不能无原那么地按照自己的思想意识，一味地表现自己，或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原那么，行文沉稳、扎实、郑重其事，以使领导活动严肃、认真、原那么性强，到达预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话，开始说一通形势如何如何，结尾原那么性地提提要求，没有一点灵活性，也打动不了听众的。讲话作为一种煽动、号召的手段，还必须讲求一些现场效应，努力与听众产生共鸣，才能起到应有的作用。灵活性是原那么性运用过程中一种必要的补充，以根本原那么为指导，对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的种绝妙表达。在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的，需要灵活运用，以使领导讲话丰富多彩，独具魅力。三是深入与浅出的关系。领导讲话，总是要通过说明一定的道理来说服人、教育人，“以理服人可以说是讲话所必须遵循的一条原那么，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌，会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿，只有将说理性与通俗性结合起来，才能使所要说明的道理生动、明了，听众易于接受，从而起到讲话应有的效果。能够把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻，首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅，撰稿人必须要具备一定的知识素养，平时注意积累各学科的知识，并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次，掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的，如数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法，掌握语言表达的技巧，并能在起草中灵活应用，会使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。 三起草领导讲话应注意三个问题 、防止雷同 领导者参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在防止雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。一般来讲，独劈蹊径会防止雷同现象，常常也会出乎意料地大受欢送。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话，所送的是相同的背景材料，缺乏总体设计，起草讲稿很可能重复。防止雷同确实需要动脑筋、想方法。一般说来，撰稿人在起草讲话过程中防止雷同可以在以下几个方面下功夫：一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言；二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；三是选择那些富有新意的材料来