保健食品质量管理制度目录

时间就是金钱，效率就是生命！保健食品质量管理制度目录1.岗位责任制度 2.监督档案管理制度3.索证索票制度4.进货检查验收及记录制度5.储存制度6.出库及记录管理制度7.销售管理制度8.退换货制度9.不合格品管理制度10.保健食品安全档案管理制度11.保健食品安全知识培训考核制度12.卫生管理制度13.从业人员健康检查制度14.从业人员健康档案管理制度 15、进销货台帐制度一、岗位责任制度为确保本公司经营行为的合法性及保健食品管理办法等法规和公司有关质量管理的各项规章制度，特制定了各项岗位责任制度。一、总经理岗位责任1、对公司保健食品的经营负全面责任，保证公司执行国家有关保健食品的法律、法规和行政规章。2、对公司经营保健食品的质量和质量管理体系的建立和运行负全面领导责任。3、负责签发保健食品质量管理制度及其他质量文件，负责处理重大质量事故。二、保健食品质量负责人岗位责任1、负责公司质量管理方针和质量目标的落实和实施。2、负责有关保健食品的法律法规及各项政策在公司内部的贯彻实施，负责质量管理制度及其他质量文件的制定。3、负责定期组织对质量管理制度的执行情况进行考核。4、负责对保健食品首营企业和首营品种的审批，对公司购进的保健食品质量有裁决权。5、负责公司员工的质量教育和培训工作。三、保健食品质量管理员岗位责任1、保健食品质量管理员应认真学习和贯彻执行国家有关保健食品的法律、法规和行政规章，严格遵守公司的质量和卫生管理的规章制度，承担保健食品质量管理方面的具体工作，并对保健食品安全管理工作负直接责任。2、负责保健食品首营企业和首营品种的初审及安全信息的收集。3、负责督导验收员按法定标准和合同规定的质量条款对保健食品的购进、销售退回进行逐批进行验收。4、负责督查营业场所和仓库的清洁卫生工作，保持内外环境整洁，保证各种设施、设备安全有效，做好在库品种的养护与保管工作，发现可能影响保健食品质量的问题时应立即解决，或向保健食品质量负责人报告。5、负责督促人力资源部每年安排公司全体人员的健康体检工作。6、负责会同系统管理员保证公司微机管理系统的稳定运行。四、保健食品购销人员岗位责任1、严格遵守国家有关保健食品的法律法规和各项政策，遵守公司各项质量管理的规章制度。2、采购人员应根据公司的计划按需进货、择优采购，严禁从证照不全的公司或厂家进货。3、对购进的保健食品应按照合同规定的质量条款，认真检查供货单位的卫生许可证或食品流通许可证、营业执照，保健食品生产企业还应提供保健食品GMP证书，保健食品批准证书（或注册批件）、保健食品产品检验报告书或合格证、进口保健食品检验检疫合格证书。4、销售人员应确保所售出的保健食品在保质期内，负责收集保健食品在销售中的质量信息，发现不良反应，应立即停止销售，同时向保健食品质量负责人报告。5、销售保健食品时应正确介绍保健作用、适宜人群、使用方法、食用量、储存方法和注意事项等内容，不得夸大宣传保健作用，严禁宣传疗效或利用封建迷信进行保健食品的宣传。五、保健食品储运人员岗位责任1、 仓储人员应保持库区清洁卫生，严格按照保健食品的理化性质及储藏条件进行养护、储藏，做好保健食品储藏场所的温湿度检测和记录，定期检查在库保健食品的外观性状,如发现问题立即停止出库,同时向保健食品质量管理员报告。2、 运输人员做好出库和到货检查，严格按照保健食品外包装上的储运要求进行运输，注意运输过程中的温湿度变化，保证运输过程中保健食品的质量安全。二、监督档案管理制度为了保证保健食品质量管理制度的有效运行与实施，使质量管理制度真正落到位，特制定本制度。1、保健食品质量管理员负责质量管理制度的监督检查工作及监督档案管理。所有监督检查工作必须形成记录放入监督档案。2、各部门对涉及本部门的制度由部门负责人对执行情况进行自查，保健食品质量管理员负责组织对质量各环节主要管理制度的执行情况进行检查与考核，每半年至少有1次检查记录；保健食品质量负责人每年对各部门及分支机构制度的执行情况进行一次全面检查与考核。3、对自查中查出的问题，应由部门负责人提出整改措施，并落实实施。保健食品质量管理员检查出的问题，要发出限期整改通知单，到期后要跟踪核查。4、保健食品质量管理员每半年对制度执行情况检查的结果及整改落实情况进行汇总分析，并放入监督档案。对不合格项目的责任人提出通报批评意见或罚款意见报保健食品质量负责人审批。三、索证索票制度为了确保本企业经营行为的合法性，把好保健食品购进质量关，根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规，制定本制度。1、采购部严格执行企业制定的保健食品购进程序，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的保健食品。购进保健食品必须审验供应商的营业执照、保健食品经营许可证（或保健食品经营企业卫生许可证、保健食品经营备案凭证或审核证明）、保健食品批准证书（注册批件）、产品检验合格报告（从生产企业购进必须索取）、进口保健食品应提供进口保健食品检验检疫合格证明等证件，并索取加盖供应商公章的上述证件的复印件。2、采购部负责企业和品种的资料索取工作，建立首营企业和首营品种初审工作；并加强合同管理，建立合同档案，签订的购货合同必须注明相应的质量条款。3、审批首营企业和首营品种的必备材料：3.1、 首营企业的审核要求必须提供加盖供货单位原印章的、有效的卫生许可证或食品流通许可证、营业执照(复印件)，以及企业质量认证情况的有关证明；销售人员需提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书，并标明委托授权范围及有效期限，销售人员身份证复印件，并对销售人员及其身份证原件进行审核；还应提供供货单位发票、销售清单式样和加盖的印章式样（复印件）。3.2、 首营品种必须有保健食品批准证书、产品检验报告书或产品合格证，保健食品的包装、标签、说明书，以及该产品所对应生产企业的卫生许可证和保健食品GMP证书。3.3、 首营企业和首营品种还同时必须向国家食品药品监督管理局或省食品药品监督管理部门官方网站上进行核查。因网上信息更新不及时核查不清时应电话查询。查询后应在首营审批表上作好查询记录。4、保健食品质量管理员负责对采购部门填报的表格及资料进行审核后，报质量管理负责人审批。5、首营企业及首营品种的审核以资料的审核为主，对首营企业的审批如依据所报送的资料无法做出准确判断时，业务部应会同保健食品质量管理员对首营企业进行实地考察。并由保健食品质量管理员根据考察情况形成书面考察报告。再上报审批。6、首营企业和首营品种必须经审核批准后，方可开展业务往来并购进保健品；首营企业和首营品种的审批要在2天内完成。7、保健食品质量管理员负责将审核批准的“首营企业审批表”、“首次经营其他类审批表”及报批资料等存档备查，并将审批后的企业名称输入微机。建立合格供货方档案。资料不全或未经审批，一律不准录入。8、购进保健食品应有合法票据，按规定做好购进记录，做到票、帐、货相符，购进记录保存期不得少于二年。四、进货检查验收及记录制度为保证入库保健食品的质量，把好验收质量关，根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规，制定本制度。1、验收员负责入库保健食品的验收及验收记录台账的整理归档工作。2、验收员必须熟悉保健食品知识和理化性能、了解各项验收标准，能正确处理验收过程中的质量问题，并坚持原则。3、验收员凭业务部门的验收入库通知单，对到货保健品进行逐批验收，验收到保健食品最小包装；验收应在规定的待验区或退货区验收，待验区和退货区必须保持干净整洁，有黄色标示。4 、验收时应按对保健食品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明或文件进行逐一检查。4.1 、验收保健食品包装的标签和所附说明书上应有生产企业的名称、地址，是否在显著位置标有保健食品的专用标识、品名、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等。标签或说明书上还应有保健食品的成份、保健功能、用法、用量、禁忌、注意事项以及贮藏条件等；4.2 、验收整件包装中应有产品合格证；4.3 、验收进口保健食品，进口保健食品应凭进口保健食品批准证书复印件验收。4.4 、验收进货品种，应有到货保健食品同批号的保健食品出厂质量检验报告书；4.5、对销后退回、配送后退回的保健食品，验收人员应按验收程序的规定逐批验收，对质量有疑问的应拒收入库或抽样送检。5、验收抽样应具有代表性和均匀性，能真实反映该批保健品的质量状况。对验收抽取的整件保健品，抽样完毕要进行复原封箱，贴验收取样封签。6、近效期保健品验收时实行控制性管理，对保健品有效期在1年内，购进时已超出生产日期6个月的保健品，除业务急需外，验收员在入库验收时应拒收。7、对验收中货与单不符，质量异常、包装不牢、标识模糊或有其它问题的品种应拒收。并按规定的程序做上报及退货等处理。8、验收员要在验收入库通知单上详细写明验收情况，并签名。9、验收员负责从微机上进行质量确认。用自己的密码进入微机系统，输入相关信息。并做好自己密码的保密工作。10、验收记录及时、准确、完整、有效。并按规定归档、保存。验收记录保存期限不得少于二年。五、储存制度为了加强对入库保健食品和库存保健食品的质量管理，根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规，特制定本制度。1、仓库保管员入库时必须检查保健食品外观质量，核实产品的包装、标签和说明书内容与入库进货票相符后，方准入库。2、仓库保管员应根据保健食品的储存要求，合理储存保健食品。3、保健食品应离地、隔墙放置，各堆垛间应留有一定的距离。搬运和堆垛应严格遵守保健食品外包装图示标志的要求规范操作，堆放保健食品必须牢固、整齐，不得倒置；对包装易变形或较重的保健食品，应适当控制堆放高度，并根据情况定期检查、翻垛。4、应保持库区、货架和出库保健食品的清洁卫生，定期进行清扫，做好防火、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠和防污染等工作。5、应定期检查保健食品的储存条件，做好仓库的防晒、温湿度监测和管理。每日上下午各一次对库房的温湿度进行检查和记录，如温湿度超出范围，应及时采取调控措施。6、仓库养护员应根据库存保健食品的理化性质及流转情况，定期检查保健食品的质量情况，做好保健食品养护记录，发现质量问题应立即在该保健食品存放处放置“暂停发货”牌，并通知保健食品质量管理员。六、出库及记录管理制度为规范保健食品出库管理工作，确保本公司销售的保健食品符合质量标准，杜绝不合格保健食品的流出，特制定本制度。1、保健食品出库必须经发货、复核合格方可发出。2、保健食品按先进先出、近期先出、按批号发货的原则出库。如果“先进先出”和“近期先出”出现矛盾时，应优先遵循“近期先出”的原则。3、保管人员先按“拣货单”取货完毕后，交复核人员复核，复核员应根据拣货清单核对购货单位、品名、规格、生产厂商、数量、批号、有效期等项目内容和外观质量后，并检查包装的质量状况，方可出库。出库复核记录保存期限不得少于二年。4、整件与拆零拼箱保健食品的出库复核：4.1、整件保健食品出库时，应检查包装是否完好；4.2、拆零保健食品应按逐批号核对后，由复核人员进行拼箱加封。5、 保健食品拼箱发货时应注意：5.1、尽量将同一品种的不同批号或规格的商品拼装于同一箱内；5.2、若为多个品种，应尽量分剂型进行拼箱；5.3、若为多个剂型，应尽量按剂型的物理状态进行拼箱；5.4、液体制剂不得与固体制剂拼装在同一箱内。6、出库复核与检查中，复核员如发现以下问题应停止发货，并报告保健食品安全管理人员处理：6.1、保健食品包装内有异常响动和液体渗漏；6.2、外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象；6.3、包装标识模糊不清或脱落；6.4、保健食品已超出有效期。7、 下列保健食品不准出库：7.1、过期失效、霉烂变质、虫蛀、鼠咬及淘汰保健食品；7.2、内包装破损的保健食品，不得整理出售；7.3、瓶签（标签）脱落、污染、模糊不清的品种；7.4、怀疑有质量变化，未经保健食品安全管理人员明确质量状况的品种；7.5、质量管理部通知暂停销售的品种。 8、门店资质审核。质量管理部在系统上对门店商品列表进行审核，对没有相应经营范围的商品应关闭列表，确保物流部不会对门店超范围配送。9、出库记录。微机管理系统自动形成“出库记录”，详细记录：销售单位、发货日期、保健品名称、规格、批准文号、生产企业、数量、批号、有效期等，微机系统管理员对记录资料定期备份。七、销售管理制度1、遵照依法批准的经营方式和经营范围进行销售。2、销售保健食品应严格遵守有关法律法规和制度，正确介绍性能、用途、禁忌及注事项，不得进行夸大、虚假宣传。3、加强保健食品购进、验收、陈列、销售等环节质量管理，凡有质量问题的商品严禁上柜销售。4、认真执行物价政策、保健食品标价签内容应齐全、准确、规范。5、销售保健食品应打印销售小票，给顾客作为购买凭证，小票上应注明品名、批号、生产厂家等内容。6、对顾客的查询、投诉要认真记录、详细调查，给予顾客满意的答复。八、退换货制度为了加强对销后退回保健食品和库存保健食品退换货的质量管理，根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规，特制定本制度。1、保健食品售出，无正当理由，公司一律不承担退货要求，特殊情况由相关部门或公司领导批准后执行。2、 销后退回保健食品要先放入退货区，由物流部核实所退换保健食品是否本公司所售，并核实有相关部门审批手续后方可验收入库。 未经质量管理部或相关业务部门审批同意，仓库保管员或验收员不得擅自接受销后退货商品。3、 验收员要按照验收程序对退货保健食品逐批进行质量验收。验收合格的保健食品保管员方可办理入库手续，并在微机中建立台账；退回保健食品验收不合格的，应查明责任，如不属于本公司的责任，应不予退货，并向客户讲明原因；如在7天内验收员没有接到销后退回验收入库通知单的，由仓储部按不合格保健食品处理。4、要加强退回保健食品的验收质量控制，加大验收抽样的比例，零货保健食品要全部检查验收，对外包装有疑问的保健食品，要逐件开箱检查。5、向供货方退换保健食品时必须由经业务部经理同意，由业务部开具采购退出出库单，方可办理库存保健食品退货手续，仓库不得擅自向供货方退换保健品。6、所有退货票据仓库应分类归档，按规定保存二年，以便查询。九、不合格品管理制度为有效控制不合格保健食品的管理规定，保证所经营保健食品的质量复核规定要求，特制定本制度。1、质量管理部是负责对不合格保健食品实行有效控制管理的机构。2、质量不合格保健食品不得采购、入库和销售。3、不合格保健食品须存放在不合格品区，挂有红牌标志，不合格品库设专人、专帐管理。4、保健食品安全管理人员在检查保健食品的过程中发现不合格保健食品，应开具停售通知单，及时通知仓储部、业务部门立即停止出库和销售，追回售出保健食品，不合格保健食品及时移入不合格品区。发现假、劣产品，要报告食品药品监督管理局，不得擅自退货。5、食品药品监督管理局抽查、检验判定为不合格保健食品时，或食品药品监督管理局公告、发文、通知查处发现的不合格保健食品时，应立即停止销售，并追回售出的不合格保健食品，将不合格保健食品移入不合品区。6、在库过期失效、破损保健食品由保管员填写报损审批表，经保健食品安全管理负责人签字确认后移入不合格品库，销毁时仓储部应填写销毁清单，报保健食品安全管理负责人审核后，由总经理批准。7、销后退回、配送退回的质量可疑保健食品，验收员及时报保健食品质量管理员确认不合格后，移不合格品库。8、不合格保健食品的报损和销毁应有记录，保存二年。 9、保健食品安全管理人员会同业务部每半年对不合格保健食品情况进行分析，分清质量责任，以便及时制定纠正、预防措施，减少经济损失。十、保健食品安全档案管理制度为保证保健品安全有序管理，根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规，特制定本制度。1、保健食品质量管理员负责保健食品安全档案的整理及相关信息收集。2、公司应建立保健食品安全管理档案，其内容包括保健食品法律法规档案、监督档案、从业人员健康档案、保健食品索证档案、进货查验记录档案、保健食品安全知识培训档案等。3、保健食品质量管理员负责指导养护员和保管员养护在库保健食品工作，涉及保健食品的包装、标签、说明书及保健品外观质量等内容，养护员做好养护记录并存于养护室。4、 保健食品质量管理员对可疑问题要及时处理，如不能确认时，向生产厂家或食品药品监督管理局进行查询，索取相关资料或文件存档。十一、保健食品安全知识培训考核制度为提高全体员工的保健食品安全意识和专业技术水平，有计划、有目的地开展职工质量教育工作，根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规，特制定本制度。1、保健食品质量负责人会同质管部负责公司职工的质量教育培训及考核工作。2、员工质量教育培训要有年初总体计划，计划要交保健食品质量负责人批准后执行。每一次培训还要有具体的培训安排，根据公司内外部环境的变化及新的法律、法规的颁布，公司应随时调整培训计划 。3、公司对验收、养护人员要加强培训，且每年的培训按规定不少于16学时。4、保健食品安全管理负责人要按计划组织开展公司的质量教育培训工作，并指导分支机构的质量教育培训工作。5、保健食品安全培训要采用多种方式进行：发放学习材料自学、集中授课、外出专业培训、接受上级药监部门的培训等；任何人无正当理由，均不得缺席公司的培训。6、培训内容要包括中国华人民共和国食品安全法及其实施条列和保健食品管理办法等有关保健食品方面的法律、法规，公司各项制度、职责等。7、新招员工上岗前均需进行保健食品安全教育与培训，经考核合格者进入试用期，试用期为3个月，试用期满再次考核，经考核合格者，经总经理审批后方可转为本公司正式职工。考核不及格者，延长试用期一个月，考核仍不及格者，不予录用。8、对因工作需要调整工作岗位时，对转岗员工应进行新岗位质量职责及相关质量管理制度及操作程序的培训9、保健食品安全管理人员参加外部培训及在职接受继续学历教育的人员，应将考核结果或相应的培训教育证书原件交办公室验证后，留复印件存档。10、员工培训要达到预期的效果，根据培训内容的不同可选择笔试、口试，现场操作等考核方式，并将考核结果存档。保健食品质量管理员负责对每次培训进行考核和总结。11、培训、教育考核结果，应作为有关岗位人员聘用的主要依据，并作为职工晋级、加薪或奖惩等工作的参考依据。12、保健食品安全管理负责人应不断总结职工培训教育经验。同时借鉴外部经验不断提高自身的培训教育管理水平。十二、卫生管理制度一、营业场所卫生管理制度1 、企业全体员工均应保持经营场所的干净、整洁。2 、经营场所内不得存放有毒、有害物品。3 、经营场所内不得随地吐痰、乱丢果皮、杂物等。4 、任何员工不得将易燃、易爆等物品带入经营场所内。5 、个人办公区间物品应摆放整齐，办公台上不得摆放与办公无关的物品。6 、不得在经营场所内用餐。7 、注意个人卫生，不得穿背心，拖鞋进入办公区域。8 、灭蚊蝇灯、鼠夹、杀虫剂应保持有效状态，发现故障应及时报告办公室，办公室应立即采取措施加以解决。二、仓库卫生管理制度1、保健食品应专区存放，所有入库产品应分区、分类摆放在规定的区间，出入库帐目应与货位卡相符。2、调控好保健食品专区的温湿度，保证保健食品的质量。3、合理使用保健食品专区，堆码整齐、牢固，无倒置现象。库存保健食品先进先出，不同批号保健食品不得混垛。4、保健食品专区内应保持干燥、整洁、通风，地面清洁，无积水，门窗玻璃洁净完好，墙壁天花板无霉斑、无脱落，防虫、防鼠、防尘、防潮、防霉、防火设施配置齐全有效。5、保健食品专区应定期做好清洁卫生消毒工作，每日进行防蝇、防鼠、防虫等检查和打扫卫生。6、非仓库员工不得进入仓库。7、仓库内不得吸烟、进食，保健食品专区不得存放与保健食品无关的私人杂物，不得存放易燃、易爆和有毒物品。十三、从业人员健康检查制度为保证保健品质量，保证职工身体健康，防止传染病的发生及传播，中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规，特制定本制度。1、凡直接接触保健食品的人员，每年必须进行健康体检，合格者方可从事直接接触保健食品的岗位工作。2、新工上岗、员工换岗前、必须进行全面的身体检查，检查合格后方可进入试用期。3、人力资源部每月督促相关人员健康证到期后重新进行健康检查。4、健康体检应在具备体检资格的符合要求的医疗机构进行。严格按照规定的体检项目进行检查，不得有漏检或找人替检行为。5、每位员工均有义务向部门领导报告自己及家人身体情况,特别是痢疾、伤寒、甲/戊型病毒性肝炎、活动性肺结核等有碍保健食品安全的疾病时,必须立即报告,以确保保健食品不受污染。6、在岗员工应着装整洁，注意个人卫生。十四、从业人员健康档案管理制度为更好的做好保健食品从业人员健康体检档案管理工作，特制定本制度。1、人力资源部负责制定每年健康体检计划，对每一次体检情况都要汇总，建立人员体检台帐，并建立员工健康档案2、各部门及分支机构在日常工作中发现员工健康异常时，应及时上报办公室处理，由办公室填写记录，记录内容包括上报日期、健康异常员工姓名、症状、处理意见及结果。3、经体检发现患有精神病、传染病、皮肤病或其他可能污染保健品的患者，立即调离原岗位或办理病休手续，并按人员健康管理程序对患病者所在岗位的环境进行消毒等处理。病患者身体恢复健康后，应经体检合格方可上岗，并将患病情况及体检结果录入档案。十五、进销货台账制度 1、保健食品经营企业应严格执行食品安全法、保健食品管理办法等规定，做到“按需进货、择优采购、质量第一”的原则，确保保健食品购进的合法性：在采购保健食品时应选择合格供货方，对供货方的法定资格、履约能力、质量信誉等进行调查和评价，并建立合格供货方档案 审核所购入保健食品的合法和质量可靠性，并建立所经营保健食品的质量档案 对与本企业进行业务联系的供货单位销售人员进行合法资格的验证并作记录2、采购保健食品应签订采购合同，明确质量条款。采购合同如果不是以书面形式确立的，购销双方应提前签订明确质量责任的质量保证协议。3、购进保健食品应有合法进货台账记录或票据，做到票帐物相符，票据和凭证应按规定保存期限不得少于2年。4、购进保健食品按规定建立完整的购进台账记录，购进台帐记录注明保健食品的名称、规格、生产日期、生产批号、保质期、生产厂商、供货单位及联系方式、购进数量、购进日期等项内容。5、从事保健食品批发业务的应建立保健食品销售台账。如实记录批发的保健食品的名称、规格、生产日期、生产批号、保质期、生产厂家、购买单位及联系方式、销售数量、销售日期、库存数量等内容，票据的保存期限不得少于2年。6、做好销售台账记录，字迹端正准确，记录及时，内容完整。7、凡经检查不合格、过期、变质等不符合卫生及质量条件的保健食品，一律不得销售。唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！