蓝凌标准产品任务分派用户操作手册

蓝凌标准产品任务分派用户操作手册（编号：CO0103） 任务分派用户操作手册变更记录修订版本号日期修订人图、表、段落号AMD标题或简单描述1.02006-12-5M全文修改1.12006-12-6M格式、语法、错字修改1.22007-2-8M修改目录结构1.32007-2-28M角色说明修改1.42007-3-2M格式调整2.0附注：A 增加 M 修改 D 删除文档审批记录版本号审核日期审批人标题或简单描述1.0手册内容审核1.0手册内容审核1.0手册格式审核目 录1 任务分派11.1 功能简介11.2 使用说明21.2.1 任务安排21.2.2 任务协商31.2.3 落实情况71.2.4 任务评价81.2.5 删除任务91.2.6 阅读任务101.2.7 收藏文档101.2.8 搜索文档101.3 维护配置101.3.1 基础设置101.3.1.1 通知方式101.3.1.2 提醒设置111.4 角色说明11Landray EKP. 蓝凌 版权所有 -12-1 任务分派1.1 功能简介任务分派实现组织内部分工合作的协作模式，工作安排，协商任务，无论对上级领导或下级员工，可以构造一个扁平化管理的组织模式。通过设置任务分派单文档权限，可以让所有的用户看到工作安排，也可以隐藏工作安排文档，只让与本任务相关的人员查阅。主要功能：l 任务安排：填写基本信息主要包括任务发布人（选择需要代发时）任务责任人、任务协助人、要求完成日期和时间、任务主题和任务详细内容描述等，以及添加参考附件。l 任务协商：任务责任人就任务完成时间和日期以及人员安排和任务发送人协商是否可以完成，协商可以是多次，直至双方达成一致。l 落实任务：任务负责人登录系统登记任务完成情况，填写完成情况（均未完成、部分完成和全部完成）和落实情况简要描述，并发送通知给任务发送人。l 任务评价：当任务执行完毕，任务发送人可登录系统进行任务评价，并将评价结果和具体意见通知任务负责人。l 阅读任务：根据权限，查阅者可以看到自己有关的任务单，公开的任务单和其他人授权的任务单。系统提供多种分类方便快速查找文档，包括任务单查看、我要执行的任务和我安排的任务等。l 删除任务：具有删除权限的用户可以删除任务文档。任务分派的主页面如下图所示。（任务分派图：模块主页面）1.2 使用说明1.2.1 任务安排展开左边目录树，选择“所有任务单”目录，页面如图所示。（任务分派图：任务视图列表）在页面导航条点击【新建】按钮，打开新建任务分派页面，如下图所示。（任务分派图：新建任务分派页面）页面信息如下。任务单编号：提交文档后系统自动生成，规则为年月日+四位流水号。任务状态：草稿。创建日期：系统自动记录当前文档的录入时间。任务发送人：系统自动记录当前文档的录入者。任务是否代发：系统默认“不要任务代发”，如果选择“需要任务代发”，则会多出“任务发布人”一项，点击【选择】，从弹出的地址本中选择代发人。任务负责人：选择任务负责人。任务协助人：选择任务协助人。可阅读人员：选择可阅读人员。可阅读者为空，则所有人都可以阅读，否则只有可阅读者、审批人和有阅读角色的人可以阅读。抄送人员：选择抄送人员。通知方式：选择通知方式，提供待办事宜、邮件、短信三种通知方式选择。要求完成日期/要求完成时间：输入要求完成任务的日期以及时间。任务主题：输入当前任务的主题。是否提醒：系统默认“否”，如果选择“是”，则会多出提醒对象、提醒方式和提醒设置三项，需要选择提醒对象和提醒方式，填写提醒设置。（注意：只有安装了提醒机制才有提醒功能！并且需要任务分派业务管理员配置有提醒功能）如下图所示。（任务分派图：新建任务分派提醒部分页面）选择提醒对象、提醒方式、提醒设置，则提交后会按照设置发送提醒通知给提醒对象。填写完成后，如果点击【暂存】按钮，则文档会保存在“草稿箱”中，只有作者本人可以阅读、编辑修改、删除。任务详细内容描述：输入详细内容描述。附件：上传附件，使用日期框和上传附件的操作可以参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“上载附件”。任务安排摘要内容：系统自动记录任务安排摘要内容。任务变更记录：系统自动记录任务变更信息。编辑完成后，点击【发送任务】或者【发送】，和该任务有关的人员会接到相关邮件。任务发送后，会自动生成任务编号，任务状态为已发送。1.2.2 任务协商任务发送以后，任务负责人打开任务文档，点击【编辑】按钮，查看“任务协商”部分，页面如下图所示。（任务分派图：任务分派任务协商页面）页面信息如下。可否按要求完成任务：系统默认选择“可以”，若任务责任人选择的是“无法完成，填写承诺”，任务负责人需要输入能够完成的日期。是否提醒：系统默认“否”，如果选择“是”，则需设置提醒对象、提醒方式和提醒时间。有无其他要求：系统默认“无其他要求，可以按时完成”，任务负责人还可以选择“要求协助或支援”，可以选择所需人员，如下图。其他要求说明：输入其他要求说明。附件：可上载附件。任务负责人，填写任务协商完毕，点击【发送承诺】或者【承诺】，则发送承诺给任务发送人。任务负责人发送承诺后，任务发送人可以点击【编辑】按钮，查看“任务协商”部分，对任务责任人的承诺进行答复，页面如下图所示。（任务分派图：任务分派任务协商部分页面2）若选择同意，则如上图所示，可以选择是否将任务的最初要求完成日期与当前要求完成的日期保持一致。若选择不同意，则如下图所示。（任务分派图：任务分派任务协商部分页面3）进一步与任务负责人协商，重新选择要求完成日期，填写时间、填写具体意见；可上传附件，上载附件的具体操作可以参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“上载附件”。设置完毕，点击【答复承诺】按钮，将答复反馈给任务负责人，两方进行协商，协商过程系统会自动记录在“任务协商”部分的最下方；如果任务责任人选择了“可以”按照要求完成任务，则任务协商部分结束。两方协商完毕，则进入任务落实阶段。同时整个协商过程中任务协助人可以打开任务并点击【编辑】按钮，进入编辑协商意见页面，如图。（任务分派图：任务分派任务协商部分页面4）在协助人意见栏输入协助意见，然后点击【提交协商意见】，会发送协商意见，这些协商意见记录在“任务协商”部分的最下方。任务发送人在任务已发送和任务协商中时，如任务有变化，可以进行任务变更，打开文档点击【任务变更】按钮，弹出对话框如下图所示。（任务分派图：任务分派任务变更对话框）页面信息如下。变更人：系统自动记录当前编辑者为变更人。变更时间：系统自动记录为当前时间。变更原因：输入变更原因。变更内容：输入变更内容。通知相关人方式：选择通知方式，提供待办事宜、邮件、短信三种通知方式选择。附件：上传附件。点击【保存】完成编辑，变更记录在任务安排标签最下面展示，如下图。（任务分派图：任务分派记录变更）1.2.3 落实情况任务协商后，任务负责人打开任务文档，点击【编辑】按钮，查看落实情况部分，页面如下图所示。（任务分派图：任务分派落实情况部分页面）页面信息如下。完成情况：输入完成情况，提供“均未完成”、“尚未开始”、“部分完成”、“全部完成”四个选择。通知方式：选择通知方式，提供待办事宜、邮件、短信三种通知方式选择。详细情况描述：输入详细情况描述。落实情况：系统自动记录落实情况。填写完毕，点击【落实情况】按钮。系统自动记录落实情况，显示在“落实情况”最下方，如下图所示。（任务分派图：任务分派落实情况页面）如果落实情况选择了“全部完成”，则文档提交后，任务状态为“任务已完成”。在任务完成情况标记为全部完成后，进入任务评价阶段。协助人也可以用在任务协商阶段发送协商意见的方式发送协商意见，不过这些协商意见会自动记录在落实情况，显示在“落实情况”最下方。1.2.4 任务评价任务发送人打开标记为全部完成的任务分派文档，点击【编辑】按钮，查看“任务评价”部分，页面如下图所示。（任务分派图：任务分派任务评价部分页面）页面信息如下。评价时间：系统自动记录评价时间。通知方式：选择通知任务负责人和协助人的方式，提供待办事宜、邮件、短信三种通知方式选择。任务是否按时完成：系统自动统计任务是否按时完成。评价结果：选择评价结果。具体意见：输入具体意见。附件：上传附件。评价情况：系统自动记录评价情况。填写完毕，点击【发送评价】或者【评价】按钮，可以发送评价。评价情况自动记录在“任务评价”部分的最下面。1.2.5 删除任务展开左边导航树，选择“主目录”目录树，用【删除】功能实现主文档的删除。选定需要删除的文档，点击【删除】按钮，系统出现提示对话框，如下图所录。【确定】点击【确定】按钮，删除该文档。【取消】如果点击【取消】按钮，取消删除操作。1.2.6 阅读任务阅读任务，使用目录树和翻页操作，具体的操作方法可以参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“目录树”、LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“翻页”。1.2.7 收藏文档收藏文档的操作方法可参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“收藏”。1.2.8 搜索文档搜索包括快速搜索和高级搜索，搜索使用方法可参考LKS-EKP 产品使用手册_通用操作-“搜索”。1.3 维护配置1.3.1 基础设置1.3.1.1 通知方式展开左边导航树，选择“基础设置-通知方式”目录，打开通知方式的设置页面，如下图所示。（任务分派图：通知方式设置页面）点击【编辑】按钮，进入通知方式设置的编辑页面，如下图所示。（任务分派图：通知方式设置的编辑页面）选择通知方式（可多选）：待办事宜、邮件、短信息。确认无误后，点击【保存】按钮保存文档。1.3.1.2 提醒设置展开左边导航树，选择“基础设置-提醒设置”目录，打开提醒设置的设置页面，如下图所示。（任务分派图：设置提醒的阅读页面）点击【编辑】按钮，进入提醒设置的编辑页面，如下图所示。（任务分派图：通知方式设置的编辑页面）选择是否需要提醒。如果选择“是”，则在任务安排、任务协商中有是否提醒栏目，可以选择是否提醒；如果选择“否”，则在任务安排、任务协商中没有是否提醒栏目。注意：如果没有启用提醒机制而选择“是”，则可能引起系统出错。1.4 角色说明任务分派角色功能说明：角色名称角色权限说明Admin参数配置：具有基础设置的权限。ReadDoc阅读所有文档：具有阅读所有文档的权限。CreateDoc创建任务分派：具有创建任务分派文档的权限。DeleteDoc删除任务分派：具有删除任务分派文档的权限。角色分配建议：使用对象对应角色存取级别详细控制业务管理员Admin编辑者创建文档读公共文档写公共文档ReadDocCreateDocDeleteDoc用户CreateDoc作者创建文档读公共文档写公共文档