公司采购规程

1六、公司采购规程（一）请购单第一条 请购应按照存量管制基准和用料预算的有关规定， 并参考库存情形开列请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本部门主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。第二条来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。第三条 特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单” “备注”栏注明原因，以急件递送。第四条 作业福利用品由物管部门按月实际耗用状况， 并考虑库存条件， 填具“请购单”办理请购。第五条 以下总务性物品可免开清单， 而以“总务用品申请单” 委托总务部门办理，主要包括：贺电用物品、招待用品和书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。（二）采购规定第六条 内购由国内采购部门负责办理。 外购由国外采购部门负责办理， 其进口事务由业务部门办理。采购重要材料应由总经理与供应商（或代理商）议价。对于专项用料，必须时由经理或总经理指派专人或指定部门办理采购。表12-7材料准购单请购日期：年月日总号编号请购栏准购栏材料编号日厂商厂牌单位材料名称期上次采购编制科目材料规格材料标准名称请购数量单需用供地址位日期用应电话途商单价备注约定交期主批示：经理采购管请部购门第七条采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。111集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。2长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。3采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。（三）国内采购作业第八条内购价格1采购人员接到“请购单（内购）”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。2如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或请购部门签注意见。3属于惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。4对于厂商报价资料，经办人员应深入研究分析，并以多种方式向厂方议价。5采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。第九条内购呈批手续询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权限呈批。第十条内购订购程序1采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方传递“订购单”，并确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。2分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章，以便识别。3采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。第十一条内购进度控制1国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。2采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。第十二条内购单据整理及付款1来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料， “请购单（内购）”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。112内购材料须待试用检验的，其订有合同部分，按合同规定办理付款，未订合同部分，按采购部门报批的付款条件予以付款。3短交待补足的，请购部门应依照实收数量，进行予以付款。4超交应经主管批示方可按照实收数量进行予以付款，否则仍按原订货数付款。（四）国外采购作业第十三条外购价格1外购部门按照“请购单（外购）”需求急缓加以办理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录， 向三家以上供应商询价。 特殊情形（比如独家制造代理等原因）下除外，但应于“请购单（外购）”注明，在此基础上进行比价、分析、议价。2请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。第十四条外购呈批手续1比、议价完成后，由外购部门填具“请购单（外购 B）”，拟定“订购厂家”、“预定装运日期”等，连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。2核决权限（ 1）采购金额在 8000元以下者由部门经理核决。（ 2）采购金额超过 8000元者由总经理核决。3采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。 但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。表 12-8 采购核准单年月日签呈意见第十五条外购订购程序1“请购单（外购）”经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。2如需与供应商签订长期合同，外购部门应将签订的长期合同书，按采购审批程序报批后办理。第十六条外购进度控制111外购部门依照“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。2外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，凭以修订进度并通知请购部门。3外购部门一旦发现外购“装船日期“有延误时，即应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常反应单“记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。（五）价格品质复核第十七条价格复核1采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。2采购部门应对各分公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。第十八条品质复核采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。第十九条异常处理审查作业中若发现异常情形， 采购审查部门应即填写 “采购事务意见反应处理表”（或附书面报告），通知有关部门处理。公司档案管理制度一、总则1 、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2 、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。113 、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1 、公司指定专人负责文件材料的管理。2 、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3 、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收三、归档范围1 、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型2 、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3 、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4 、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5 、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6 、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1 、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2 、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3 、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4 、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5 、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6 、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2 、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3 、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。111 、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2 、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处只有一个孤独的影子，她，倚在栏杆上；她有眼，才从青春之梦里醒过来的眼还带着些朦胧睡意，望着这发狂似的世界，茫然地像不解这人生的谜。她是时代的落伍者了，在青年的温馨的世界中，她在无形中已被摈弃了。她再没有这资格，心情，来追随那些站立时代前面的人们了！在甜梦初醒的时候，她所有的惟有空虚，怅惘；怅惘自己的黄金时代的遗失。咳！苍苍者天，既已给与人们的生命，赋与人们创造社会的青红，怎么又吝啬地只给我们仅仅十余年最可贵的稍纵即逝的创造时代呢？1