文书档案管理系统说明

XX文书档案管理系统说明文档XXXXXXX有限公司2016年4月目录1.系统介绍31.1系统特点31.2系统定位41.3系统优势42.体系结构设计52.1系统架构52.2部署结构52.3层次结构63.系统功能73.1功能结构73.1.1 用户管理83.1.2 文档管理93.1.3 查询借阅管理103.1.4 统计分析103.1.5 基础数据维护103.1.6 系统管理113.2业务流程113.2.1文书档案管理流程113.2.1.1文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版113.2.1.1文书来源为纯电子版133.2.2文书档案分发流程133.2.2.1归档前分发133.2.2.2归档后分发143.3功能说明153.3.1用户管理153.3.2文件与档案管理163.3.3查询借阅管理173.3.4统计分析183.3.4系统管理193.3.4基础数据维护204.系统接口205.表结构215.1数据结构215.1.1数据来源215.1.2业务数据225.1.3管理数据245.2报表格式275.3文书编目315.3.1电子文书编目315.3.2纸质文书编目315.4分类表325.5工作流实现405.6安全存储与共享的实现426.性能与并发性436.1设计目标436.2应用层性能优化436.3数据库层性能优化437.系统环境447.1软件环境447.2硬件环境441.系统介绍系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。使用C#.NET2008 SP1开发环境。使用MS SQLSERVER2005数据库。采用B/S结构。1.1系统特点n 符合国家、行业对档案管理的相关标准要求；n 存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点；n 档案可视化应用，条码化管理，容灾性强；n 对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性；n 档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享；n 多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求；n 实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。1.2系统定位通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域：1党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪要、军事情报、素材资料等）；2行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）；3金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；4研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。1.3系统优势产品性能文书档案管理系统电子档案安全管理系统实体档案管理系统条码化有无有可视化有有有（弱）一体化有无无工作流机制有有（简单化）无痕迹化管理有无无环境虚拟管理有无无共享管理有有有（弱）权限管理有有有（简单化）通用性强弱弱性能监控有有（弱）无设备可控性有无无2.体系结构设计2.1系统架构文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图2-1。图2-1文书档案管理系统总体架构图由图2-1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。2.2部署结构本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。各级终端用户均无需安装任何软件，利用IE浏览器即可进行系统操作和浏览，见图2-2。图2-2文书档案管理系统部署结构图2.3层次结构该系统主要由后台数据层、核心业务层、公众服务层等三个层次组成，具体如下：图2-3文书档案管理系统功能结构图1后台数据层：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任务。2核心业务层：该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。3公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目录查询检索，便于档案交流和应用。公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。3.系统功能3.1功能结构文书档案管理系统由6大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。见图3-1。图3-1文书档案管理系统功能结构图3.1.1 用户管理可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。用户维护：主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分配编辑角色权限以及删除角色功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。权限管理：根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。修改密码：可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。3.1.2 文档管理可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档。文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。案卷管理： 文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。电子文件归档按照国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。RFID的应用：在案卷管理阶段，使用RFID既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。查找文档时，则只需在RFID阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。RFID标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。3.1.3 查询借阅管理可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。文档检索：根据档案的分类法和组卷规则，提供确定型和非确定型，全宗级、案卷级、文件级等多项检索手段。文档检索是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面：1、检索用户来自不同部门，系统提供多种多样的查询方式供用户选择。2、为了确保数据信息的安全，进行严格的功能权限、数据权限的控制，根据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。文档调阅申请：有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待领导审批通过后才能进行对相关文件进行调阅。文档调阅审批：领导根据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才能对文档进行调阅。文档调阅：通过领导审批的调阅请求用户可以方便地调阅电子文档。借阅管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索需要的文档，并选取复印、打印、摘要功能。3.1.4 统计分析可以实现分类统计、遗漏预警功能。分类统计：可以根据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档情况、档案利用情况。遗漏预警：对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以方便管理员进行信息维护。3.1.5 基础数据维护可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。分类维护：如果发现档案缺失或错误，可以进行分类维护，主要包括信息补录入、删除、档案著录维护。信息补充录入：补充录入档案信息，如案卷号、目录号、全宗号、数据来源、题名等。档案维护：完成日常信息的修改、删除，所有维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作都提供界面的数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生； 档案著录：对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。有效期限：根据文书档案管理期限表，可以实现对不同类别的文件进行有效期限的更新修改。密级管理：根据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修修改。组织机构：根据组织机构的变化，可以对组织机构进行及时更新修改。3.1.6 系统管理可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。系统设置：可以对系统参数进行设置。操作日志：系统将必要的操作日志记录在案，可以浏览和分析系统的行为，以解决痕迹化管理。为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。系统将必要的操作日志记录在案，并且提供专用工具（查看日志）去浏览和分析系统的行为。安全日志可以进行查询和统计，用于系统分析。系统备份：对系统的重要数据进行安全备份。版本说明：对系统的版本进行说明，方便维护。3.2业务流程3.2.1文书档案管理流程3.2.1.1文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版得到纸质版的文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。机要室根据领导的批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。这样，机要室继续将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅读，直到所有的阅读人员都阅读完毕，并且不再进行向下传递。当所有阅读人员阅读完毕后，要进行文书的存档操作，电子文书最终的保存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。纸质文书的存档是先进行预立卷，就是保存临时的一个案卷目录中。当这个临时案卷积累到一定程度后，需要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的永久保存的档案。具体流程见图6-2-1-1。 图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.1.1文书来源为纯电子版图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.2文书档案分发流程3.2.2.1归档前分发文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。具体流程见图6-2-2-1。图3-2-2-1文书档案管理系统文书分发流程3.2.2.2归档后分发文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。具体流程见图3-2-2-2。图6-2-2-2文书档案管理系统文书分发流程3.3功能说明3.3.1用户管理3.3.2文件与档案管理3.3.3查询借阅管理3.3.4统计分析3.3.4系统管理3.3.4基础数据维护4.系统接口本方案必须实现与本部门现有统一门户系统、信息管理系统、办公OA系统进行对接，为其他计算机软件系统提供软件接口。具体地说，包括以下接口：1） 与办公OA系统的接口需求。包括与办公OA系统的基础用户信息的访问，与办公OA系统的数据访问的标准接口。2） 与信息管理系统的接口，能够自动接收工作过程中产生的电子信息，并在档案管理方面与本单位管理流程无缝接轨。3） 与统一门户系统和内部网的接口，实现门户系统单点授权登录。5.表结构5.1数据结构5.1.1数据来源文书信息表：名称数据类型长度备注序号Guid32文书编号Varchar20按规则生成收文日期Datetime8收文号Varchar20来文号Varchar20来文途径Varchar200密级Varchar10来文机关Varchar200标题/文件名称Varchar100份数Int8页数Int8承办单位Varchar100注销Varchar2是/否案卷号Varchar20分类Varchar30关键字Varchar30简要描述Varchar200制作人员Varchar10文件类型Varchar20文件/图片/视频文件格式Varchar8pdf、iso电子化Varchar2是/否有效期限Int8查阅人范围Varchar20案卷号Varchar20存储位置Varchar50备注Varchar5005.1.2业务数据卷内目录：名称数据类型长度序号Guid32案卷号Varchar20按规则生成顺序号Int8文书编号Varchar20责任者Varchar10题名Varchar50著录Varchar100日期Datetime8页号Int8备注Varchar200借阅表名称数据类型长度序号Guid32借阅人Varchar20借阅时间Varchar100部门名称Varchar100文件内容Varchar100借阅原因Varchar100所领导批准Varchar100批准人Varchar100批准日期Varchar20备注Varchar200分发表名称数据类型长度序号Guid32分发人Varchar20分发时间Varchar100分发部门Varchar100文件个数Varchar100阅读人Varchar100分发状态Varchar100未读/已读备注Varchar200分发文件明细表名称数据类型长度序号Guid32分发序号Varchar20文件名称Varchar100文件路径Varchar100状态Varchar100备注Varchar200文书分类表：名称数据类型长度序号Guid32类别号Varchar10类别名称Varchar100父节点Varchar10备注Varchar500文书访问记录：名称数据类型长度序号Guid32文书编号Varchar20访问人员名称Varchar10访问时间Varchar20批示内容Varchar100授权人员Varchar10备注Varchar5005.1.3管理数据保管期限表：名称数据类型长度序号Guid32保管期限Varchar8永久/30年/10年密级表：名称数据类型长度序号Guid32密级Varchar20备注Varchar200文书分发通知方式：名称数据类型长度序号Guid32通知方式Varchar20短信/电话备注Varchar200用户表：名称数据类型长度序号Guid32用户IDVarchar20用户名Varchar10科室Varchar10密码Varchar20权限Varchar10密级Varchar50注册日期Varchar100性别Varchar8年龄Int8电话Varchar10手机Varchar20地址Varchar200EmailVarchar50备注Varchar200角色表：名称数据类型长度序号Guid32名称Varchar20权限IDVarchar20功能ID号备注Varchar200用户组表：名称数据类型长度序号Guid32用户组名称Varchar20权限ID备注Varchar200批示类别：名称数据类型长度序号Guid32文字说明Varchar20文件再传递Varchar20备注Varchar200组织机构表：名称数据类型长度序号Guid32机构IDVarchar20机构名称Varchar20机构位置Varchar100父IDVarchar100备注Varchar2005.2报表格式卷 内 文 件 目 录顺序号文号责任者题名日期页号备注XXXX年外来文件登记簿收文日期收文号来文号来文途径密级来文机关文件名称关键字份数页数承办单位注销案卷号备注档案查借阅审批表部门名称查借阅人日期文件名称（文件号）密级归还人签字归还日期档案室确认备注查借阅原因批准人签字主管所领导审批文件批签承办单办公室意见领导批示承办结果 承办文件要及时、准确，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水签字。借阅批准单部门名称借阅人借阅时间文件、图纸名称：借阅原因：所领导批准批准人及日期备注5.3文书编目5.3.1电子文书编目5.3.2纸质文书编目5.4分类表分类表一共有4级，如下所示：一级二级三级四级01本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料0101请示、批复、通知名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报主席团会议记录等文件材料0102人大发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报0103重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料0104讨论未通过的文件02本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、主席团、全体委员会会议、政府常务会、办公会议的文件材料0201公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册0202讨论未通过的文件03本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录04本机关召开工作会议、专题会议的文件材料0401请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要0402典型材料、代表发言材料、交流材料、简报05机关联合召开会议的文件材料0501本机关为主办的050101请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要050102典型材料、代表发言材料、交流材料、简报0502本机关协办的050201请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本050202典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本06本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料0601请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导贺词、题词、讲话，会徽设计0602代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道0603委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排07上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料0701重要的0702一般的0703本地区、本机关工作汇报材料08本机关业务文件材料0801本机关制定的方针政策性、法规性、普法性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料0802本机关的请示与上级机关的批复、批示080201重要业务问题的080202一般业务问题的0803同等机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料080301重要业务问题的080302一般业务问题的0804本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿0805机关联合行文的文件材料080501本机关主办的08050101重要业务问题的08050102一般业务问题的080502本机关为协办的08050201重要业务问题的08050202一般业务问题的0806本机关编辑、编写的文件材料080601大事记、组织改革等080602简报、情况反映、工作信息等0807行政管理、执法活动中形成的文件材料080701行政管理工作制度、程序、规定等文件材料080702执法检查情况汇总、通报、整改通知等080703行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料08070301固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料08070302不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料0807030320年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料0807030420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料080704行政管理工作中形成的备案文件材料080705行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料08070501重要的08070502一般的0808计划、总结、统计、调研等方面的文件材料080801年度和年度以上的计划、总结、统计材料080802年度以下的计划、总结、统计材料080803重要职能活动的总结、重要专题的调研材料080804一般活动的总结、一般问题的调研材料0809出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料080901发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等080902出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录09本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料0901机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料0902人事工作制度、规定、办法等文件0903人事任免文件0904先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料090401受县级（含）以上表彰、奖励的090402受县级以下表彰、奖励的0905对本机关有关人员的处分材料090501受到警告（不含）以上处分的090502受到警告处分的0906职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料0907人事考核、职称评审工作文件材料0908职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根0909职工名册0910党、团、工会工作活动中形成的文件材料091001工作报告、总结、换届选举结果091002重要专项活动的报告、总结等091003党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料091004情况反映、工作简报0911纪检、检查工作中形成的综合性报告、调查材料091101重要的091102一般的0912保卫部门的安全检查、调查记录0913本机关处理人民来信来访的文件材料091301有领导重要批示和处理结果的091302其他有处理结果的10本机关事务管理文件材料1001房产、土地所有权和使用权的文件材料1002与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料100201重要的100202一般的1003接待工作的计划、方案100301重要的100302一般的1004机关财务预算1005机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料1006国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料100601重要的100602一般的1007职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续1008职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请11上级机关制发的文件材料1101上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料110101重要的110102一般的1102上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料1103上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料12同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料13下级机关报送的文件材料1301重大问题的专题报告1302年度和年度以上的计划、总结、统计材料5.5工作流实现工作流（WF）的实现技术依赖与.NET3.5提供的工作流基础框架，这是微软推出的一个通用的工作流平台，可用到任何拥有流程概念的事务处理当中。图5-5-1工作流模型图顺序型：指连续执行，任务分支较少，基本会按照定义的状态进行转换。在本系统的文书分发流程中，我们就使用的是顺序性流程模式。图5-5-2工作流运行图工作流(WF)运行时是工作流引擎所在，它负责任务调度、规则引擎和追踪服务，以及对工作流的整个生命周期进行管理。在本系统中任务调度规则就是分发流程中的每一步所产生的结果，根据这些规则去管理工作流中各个流程的状态。图5-5-3审批工作流程图5.6安全存储与共享的实现在本系统中，文书档案电子化后的使用是建立在文件的共享与安全的基础之上的。如何安全的使用共享文书，是我们需要考虑的重点。在文件系统服务器上开辟三块保存区域，分别保存电子化后的临时文件，归档文件，资料库文件。在开辟这三块区域时按照以下规则设定：w 临时文件区：读写，不可拷贝。该区域在电子文书归档前的分发中使用。w 归档文件区：读写。外界不可访问。w 资料库区：只读，可拷贝。该区域在电子文书归档后的分发中使用。以保障系统使用中，文书档案的安全性。具体实现参考图7-6。图5-6电子文书档案安全存储与共享电子文书档案安全存储与共享机制以集中管理的方式完整保存各单位日常产生的各类文档，提供最大程度的共享机制，使文档信息的价值得到最充分的利用。文档保存到专门的安全文档数据库中，根据人员密级和文档的密级，严格控制文档流转过程，防止合法用户对文档进行非法操作。服务器统一控制每个文档针对每个操作人员的浏览、复制、打印、传播、摘录等权限，最大限度的保证电子文档安全，而且又不妨碍合法和正常的阅读以及操作。从而彻底解决机构用户的信息数字化率和信息使用率偏低的问题。6.性能与并发性6.1设计目标性能：系统各个功能的平均响应时间不超过3秒。并发性：系统支持200个并发连接数。6.2应用层性能优化系统采用三层应用结构：数据访问层、业务逻辑层（领域层）、表示层，提供企业级性能和并发性的解决方案。6.3数据库层性能优化1、 采用OLTP连机事务处理2、 Redo log files，Data files，Archive log files必须放在不同的磁盘上，以均衡I/O。特别是Redo Log files和Archive log files。3、 对数据库表合理创建索引。4、 一个表的索引数最多不得超过5个。 5、 尽量减少“全表扫描操作”和 “排序操作” 7.系统环境7.1软件环境操作系统：Windows 2003 ServerWeb服务器：IIS6.0数据库：MS SQLSERVER2005.NET框架：.NET3.5及以上浏览器：Internet Explorer 6或者77.2硬件环境CPU：/1066MHz内存：2G及以上硬盘：160G及以上