公司行政后勤管理制度(草案)

行政管理制度（草案）目录：第一章、考勤管理第二章、公文管理第三章、资料档案管理第四章、合同管理第五章、印章管理第六章、会议管理第七章、公司钥匙管理第八章、办公、清洁用品管理规定第九章、电脑管理制度第十章、空调管理规定第十一章、公司废旧物资、物料的处理管理规定第十二章、合理化建议奖励办法第一章 考勤管理第一条：公司每天上班时间为早上9：00-12：00；下午13：00-18：00，时间为周一至周五。第二条：职员上班和下班时须各指纹刷卡一次。因故未能正常刷卡的，须申明原因并经部门负责人确认后报总经理办公室审批，否则，按旷工处理。第三条：请假、外出培训、考察或出差，必须提前填写请假申请表或出差申请表，按规定程序报批并办妥工作交接手续，同时交总经理办公室备案后方可离岗。第四条：职员不得要求他人代为刷卡，或替他人刷卡。每发现一次，对替人刷卡者和要求他人代为刷卡者，各罚款100元，通报批评，当月绩效考核分数归零。 第五条：公司级会议、培训、集体活动考勤罚则：迟到或早退3分钟以上、10分钟以下：迟到者本人及其直接上司分别罚款20元；以上则加倍；无故缺席罚款100元。第六条：公司规定，以下情况视为旷工：（一）无故缺勤两小时以上，返回公司上班后1个工作日内也未补办请假手续或补办手续未获批准；（二） 请假未获批准即擅自不上班（包括续假未获批准）视同无故缺勤；（三） 以虚假理由请假获批准而不上班第七条：公司对于旷工的处理：（一） 旷工期间劳动报酬不予发放。（二） 旷工计算时间为半天，不足半天按半天计。（三）连续旷工超过五天，或一年内累计旷工超过十天，作过失性辞退处理，公司不负担任何经济补偿。第八条：凡试用期员工,一月内内累计考勤违纪达三次的,则直接予以辞退。第二章 公文管理第一条：公司公文是传达方针、发布指示、通报情况、交流信息的重要工具。公司公文包括通知、呈批文件、工作联络函、会议记录、工作报告等。公文处理必须做到准确、及时、简便。各部门须指派人员进行公文日常管理工作。所有公文拟写、审批都须注明时间。第二条：各部门公文在草拟完毕后，须交部门负责人审阅、修改并报分管副总或总经理审批后，方可下发执行。第三条：公司内所有公文原件必须统一交由办公室存档和销毁。第四条：公文的处理包括收文和发文。收文包括传递、签收、分发、拟稿、归档等程序。发文包括拟稿、审核、签发、用印、打印、登记、分发、归档等程序。第五条：公文草拟要求及标准：1，符合公司经营管理制度和条例；2，情况要具体，观点要明确、内容要全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字简练、标点要准确。3，引文要准确，时间应写具体的年、月、日。 第三章 资料、档案管理第一条：公司的文件，有打印必要时方予打印。私人资料，不得在公司打印、复印。特殊情况可予以一定方便第二条：收到的文件，应及时给有关部门、人员送发。档案管理人员应树立严格的保密意识，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人。第三条：档案归档范围：公司的规划、劳动工资、人事行政档案、决议、合同、项目方案、协议等具有价值的文件材料。第四条：档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条：分管副总及以上人员借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员需借阅档案时，要经分管副总及以上人员批准，并办理借阅手续。第六条：借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必须由分管副总批准方可摘录和复制，一般内部档案办公室主任批准方可摘录和复制。第七条：任何人非经允许无权随意销毁公司档案；若按规定需要销毁时，凡属机密档案须经分管副总审批，一般内部档案，须经办公室主任批准方可销毁；经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。 第四章 合同管理第一条：公司合同按类别可分为以下八类：劳动合同、办公用品及设备购置合同、业务合作合同、销售合同、维修合同、投资合同、担保合同、其他合同第二条：劳动合同和公司发生的业务合同，必须交公司顾问律师审核后方可使用。第三条：劳动合同由董事长直接签署或由董事长委托人签署。第四条：公司所有合同必须签订一式两份，原件交由办公室处编号存档，凡涉及经济往来的经济类合同，必须由办公室将原件或复印件报财务有关人员备份；经办部门只允许保留复印件作为工作开展的依据或存入部门、客户档案。第五条：凡公司签订的各项合同均属公司机密文档，任何人不得对外泄密，凡泄密者一经发现立即解雇；因此造成的经济损失必须由泄密人承担相应法律责任并负责赔偿因此对公司造成的所有经济损失。以上规定公司全体人员必须严格遵守，如有违反并给公司造成经济损失或不良影响的，立即解雇，并追究其法律责任。 第五章 印章管理第一条：印章分为：1，公章：公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印章。2，合同章：公司对外签订合同、协议等使用的印章。3，财务专用章：财务部门开展业务使用的专用印章。4，部门章：刻有公司及部门名衔的印章第二条：公章由办公室负责保管。公章的使用，由用章人如实填写“用章申请单”报部门经理确认后，报分管副总审批，方可盖印。如违反规定造成的后果由直接责任人负责。公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，统一编号，以备查询、存档。第三条：公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经部门经理签字，并报办公室主任批准后，方可开具。持空白介绍信外出工作人员，回公司后必须向办公室汇报介绍信用途，未使用的必须交回；盖章后出现的意外责任由部门批准人负责。第四条：印章制发的申请。因业务需要，由部门向办公室提出申请，核准后由办公室负责制发。第五条：印章的印文磨损需要换发时，由部门向办公室提出申请，并注明拓具印模。第六条：原有废旧印信应于换发的印章收到后，交由办公室毁损。第七条：种印章由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情况由监印人员负完全责任。第八条：由办公室门指定专人负责印信的制发、换发等管理工作，并设立“印信登记表”，拓具印模，装订成册，以利管理。 第六章 会议管理第一条：参会人员必须严格按照会议通知时间准时到会,不得迟到、找人替代参加或无故缺席,如因公事或因病不能参加会议,必须会前一小时报会议召集人批准。如未经同意迟到、缺席的，一律按照考勤制度迟到、旷工相关规定予以惩戒。第二条：各与会者不得在会间做与会内容无关的事情、手机必须调为振动、均不得在会上吸烟。第三条：会议内容清晰，会议目的明确.第四条：相关会议记录人必须如实、认真、详细记录会议内容，字迹清晰、工整.第五条：会议形成决议的内容，须记录后报分管副总审批，方可下发。 第七章 公司钥匙管理第一条：公司所有钥匙由后勤专员编号，并发放给专用人领用（各办公桌抽屉钥匙除外）。第二条：办公室应做好钥匙领用登记表钥匙移交表的记录，负责登记钥匙的保管现状。第三条：重要钥匙需一式二把，办公室留存一把。第四条：钥匙未经允许不得私自配备，若遗失后果自负。第五条：凡钥匙遗失的必须及时报后勤专员，由后勤专员安排配发或换锁，由此产生的相关费用均由遗失人自行承担。 第八章 办公、清洁用品管理规定第一条：凡由公司购进的为日常工作服务的物品，包括电脑、电话、计算器、传真机、复印机、桌椅、纸张、文件夹、移动硬盘、U盘、剪刀、订书机 、裁纸刀、电脑耗材、打印耗材、胶水、 胶带、传真纸、回型针、大头针等均为办公用品；拖把、扫帚、簸箕、手套、洗手液、洗衣粉、肥皂、抹布等均为清洁用品。第二条：每季度末，各部门根据部门实际需求情况，提交办公用品申领表，交办公室审批。办公室进行额度内审核。如有超额申请的，经总经理复核、提请分管副总审批同意后方可统一购买及分发。第三条：自行购进的办公用品及清洁用品不予报销。第四条：行政文员所有购进的办公用品进行清点，按品种、规格、数量、质量认真验收入库并登记办公用品入库台帐（固定资产类、易耗类）后，分类妥善保管并严格做到帐实相符第五条：各类办公用品的使用说明书、发票复印件、保修手册、光盘等必须实行编号归档建立备查目录，由后勤专员负责统一保管，不得遗失。第六条：行政文员必须对固定资产类办公用品按种类及先后购进时间进行编号登记入帐，并将编号粘贴于固定资产上，方可通知部门主管或使用人办理领用手续。第七条：行政文员负责每月或每季度定期对各部门固定资产进行盘查、维护、修理，发现异常情况，如：遗失、非正常损坏、私下调换等，必须及时报告办公室主任，对违规部门主管或使用人必须按规定进行处罚，否则由行政文员承担相应责任。第八条：凡正常损坏的办公用品，由部门主管提出书面申请，部门内勤人员填报及办公用品申请单报分管副总审批后，并将旧物交回行政文员处，再由办公室统一购买。凡不能提交旧物的，视同非正常损坏处理。第九条：各部门主管应加强对本部门所领用办公用品的管理，不得移作他用，不得私下调换。 第九章 电脑管理制度第一条：公司所购电脑，产权归公司所有，使用人具有维护保养之义务，须爱惜使用，精心保管。电脑使用人应保持办公室内电脑整洁，对电脑的主机、显示器、键盘、鼠标都应定期进行清洁，不得有明显积尘；第二条：因电脑本身质量问题所引起的维护修理费用由公司承担。第三条：因人为因素损坏（如：碰撞、进水等）的维修费用由使用者本人承担并依情节给予惩戒。第四条：因人为因素损坏导致机器报废，由电脑使用人向公司赔偿，赔偿额度为：购置款减去折旧率。第五条：下班前各部门电脑使用人应按正常程序关闭电脑和显示器，发现下班人走后，电脑和显示器未关闭者，依情节给予惩戒。 第十章 空调管理规定第一条：夏季室内温度高于或等于32时开启，温度设定为26，下午下班前一小时关闭。冬季室内温度低于或等于15时开启，温度设定为20，下午下班前一小时关闭。第二条：未按上述规定使用空调者，经查实给予减薪20元。第三条：公司空调由办公室负责监督与管理。第四条：各部门人员应严格按规定开启和关闭空调，并在下班前对所有空调进行检查。第五条：各部门人员应定期对空调进行保养清洗工作。 第十一章 公司废旧物资、物料的处理管理规定第一条：固定资产类废旧物资:办公桌椅沙发设备电脑电话打印机传真机复印机电视机等。低值易耗类废旧物资:纸张打打印机及复印机的耗材包装盒或袋过期的报纸杂志等。第二条：公司任何个人和部门均不得私下变卖、丢弃公司的废旧物资、物料。第三条：公司废旧物资、物料由办公室指定地点进行摆放，不得在指定地点以外的地点随意丢弃。第四条：各部门产生的废旧物资、物料应及时处理，不得堆积影响办公环境第五条：废旧物资的处理：由具体使用人填写废旧物资处理申请单，部门主管审批后报行政财务经理核算残值，交分管副总批准，由后财务人员变卖处理，变卖收入上缴入帐。第六条：凡私自变卖处理废旧物资者，一经发现立即给予开除处理。 第十二章 合理化建议奖励办法第一条：凡员工对于公司业务、经营等有利于公司的改善意见，均可随时提出，所提出的改善方案，经审核合理予以采用后，依其能效的大小给予适当的奖励。第二条：提案人应以书面形式将提案内容详细记载于提案表中，然后报办公室专员处，凡口头上报的均不予采纳及奖励。第三条：办公室专员应收到提案后报总经理审查并确定提案是否合格，审查合格的提案报分管副总批准后，依据规定进行奖励。第四条：本办法如有未尽事宜，可随时修改完善。