采购专项内审审计方案

通用采购专项审计-小郑同学编制 适用对象：内部审计、应付会计目录一、审计方案二、审计程序三、审计分工和日程安排四、审计所需资料清单通用采购专项审计方案、审计目的：根据公司的采购管理制度，对现阶段采购部门的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查，做出客观评价，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。二、审计内容：1采购管理制度是否有效和完善。2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。3、公司对采购主要业务环节（供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、 询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等）的管理、控制是否 完善。4、对本年度审计问题进行后续追踪审计三、审计范围：20XX年X月一20XX年X月期间的采购管理工作。四、审计人员：五、审计时间:六、审计程序（附后）审计程序底稿索引执行人复核人时间 预算一、对公司采购制度完善性检查、评价审计准备-1、制度与流程：(1)收集公司采购管理制度，评价相关的采购管理控制措施是 否完备，采购活动各阶段是否都有相关的管理规范。(2)对供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、 比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等主要业务的管 理制度进行分析，判断其与公司政策是否存在差异以及差异的合 理性，判别其对实际工作能否起到管理控制作用。(3 )用Visio等制图软件绘制采购流程图，判断其制度方面是 否存在控制缺失或薄弱环节，冋时确认采购流程的效果与效率。现场审计-对准备阶段的问题、 初步判断进行核实， 并与采购部门的员 工充分沟通，对现有的采购制度作出客观评价。【要求】通过以上检查，对采购管理制度体系的完整性、预算管 理体系的健全和有效性、业务流程的清晰与否以及主要内部控制 环节是否存在、是否有实际控制力度等冋题做出客观评价，提出合理建议。二、采购管理主要业务工作的内控情况检查、供应商管理阶段审计准备-(1 )收集供应商管理制度。(2 )了解供应商管理系统。(3) 了解重要物资、固定资产价格收集系统及系统内价格信息 的来源。(4)获取人事组织架构图现场审计-(1)从供应商管理系统获取本年度主要供应商清单，新进、淘 汰供应商清单，以100%勺比率查核新进、淘汰的供应商的引进、 确认、淘汰是否按制度执行，提供的资料是否支持其操作。以此 来确认供应商评价制度是否有效执行。(2)是否存在采购参与供应商评价，供应商管理系统口令密码 简单易被猜测，员工被离职、调岗权限未及时注销的情况。(2)从价格收集系统调取重要物资及固定资产价格进行整年度 或者几个年度的价格分析性复核，或者借助第三方单位核实价格 是否合理。对于价格不合理的，则通过印制假名片或者虚构单位， 对材料价格进行单独询价，以确保采购价格真头合理。(3)抽查10-20家公司主要供应商资质文件：包含营业执照、 税务登记证、组织代码证、法人代表身份证，从工商局的官方网 站调查了解该法人的真实合理性。通过将法人代表资料与人事入 职登记资料核对或者电话联系供应商，确认法人代表或者公司负责人是否为公司员工或家属。（4）价格管理部门是否充分利用了各种价格来源渠道，建立起 容量丰富的价格信息资料库；对于获取的各种信息源， 是否按照本公司的物资种类进行了适当分类【要求】通过核对、分析性复核、电话访谈等方式，确保供应商 管理人员已经保证虚假供应商及劣质供应商及时得到淘汰，入围供应商清单基本符合公司要求。3米购申请审批阶段审计准备-（1） 了解米购部门程招标方式、评标和中标标准。（2 ）收集非招投标采购制度（3 ）收集紧急采购管理制度现场审计-（1）从财务明细账抽查 6-9笔（可分原材料、固定资产和办公 用品）需招投标的大金额采购，检查招标过程资料的完整性、主 要控制环节的完备性和合理性。对于重大物资或者固定资产采购，对于参与报价的供应商是否设置了供应商准入机制，如设置年营业额、公司规模等。采购业务招标书是否详细具体，涉及到所采购物资的具体规格、 数量、技术要求。对于参与招标的单位， 邀标应该高于5家，如果实际应标数低于 3家，是否废标，未废标的是否提报公司咼层审批。对于常规物资的采购的招投标检查是否为随机从供应商系统内 筛选，如为新进供应商是否按照供应商管理制度进行了考核。参与报价的单位是单独报价，还是集体参与报价，对于集体参与报价的，考虑是否存在绑标的可能，应建议单独与竞标单位分别邀标报价。是否提供了样品，样品的质量是否符合公司要求，是否由使用部门或者技术部门出具了相关的报告、是否要求对方出具质量检验报告等。采购人员不得参与评标。评标过程记录是否完整，技术标、商务 标评定方法是否合理，是否有技术部提供技术指标。定标程序是否符合集团及公司制度要求，定标理由（质量最优、 价格最低、送货时间最短）是否充足。（2）非招投标采购对于重复购置的物资，如价格明显高出前次购买所确定标准的计 划价，应将其作为重点审计对象，审计是否存在冋题。是否存在非采购人员采购，或者非采购人员采购后未由采购部 门、使用部门主管追认审批的情况。比价基础是否一致，如物资的规格、型号、性能、米购是否有预算，非预算内的物资米购是否米购量大于公司需 求，米购的物资是否符合公司要求。询价、议价、比价有书面记录，如为电话询价，而对方未对报价 做确认则此类询价认为不合宜。(3)定点或者指定米购是否定期做材料、物资、服务的质量评估。对于质量出现严重问 题的是否要求对方赔偿或者限期整改。(4 )紧急采购是否定点米购或者协议公司，如指定的超市、五金公司、文具用 口口，低于 疋金额的采购，疋否有发票。是否以适当形式事先通知价格信息部门，并于规定时日内补齐办妥有关手续。(5)互惠易货采购对于互惠易货采购是否真头合理，对方物资的公允价值如何确 认。要求：结合后面的合冋履行、现场审计，实质性判断以上采购提交、审批的真实合理性。3、合同管理制定审计准备-(1)了解公司合同管理(包括审批、存档、台帐管理等)的制 度、流程要求，实际操作管理模式，判断其与集团制度规范是否 一致，差异合理性，内部控制环节是否健全。现场审计-(1)抽取固定资产、原材料、办公用品、服务合同各3份，检查其起草、法务审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符 合公司要求。(2)检查所抽取合同内容的合理性：确认合冋关键条款(数量、质量、颜色等)是否与招标书内容一 致。如存在差异，差异是否合理。检查格式合冋的版本、内容与集团示范合冋要求是否相符。通过检查法务审核章或者法务审核记录，检查非格式合同是否经法务人员审核，。检查合同主要条款是否存在约定不足、不详、条款缺陷、不妥或 不具操作性，能否在维护公司利益的基础上力求公平、公正。(3)检查合同的实际执行情况：根据业务实际进展情况，检查合同中关于采购、付款、验收付款 是否得到执行。检查合同中约定的奖罚条款是否得到执行。检查合同付款台帐是否清晰、及时，并做到与起草部门、档案保 管部门及时核对，有无超出合同约定的款项支付，是否由未经法务人员审核的合同。合同是否编号，档案保管室是否防火防水，适于安全保管。【要求】通过对以上检查，对公司合冋签署、审批、履行等主要 业务环节的内部控制情况做出客观评价，总结经验，揭示风险， 提出建议。4、验收入库审计准备-了解公司仓库管理(验收入库、出库)的制度收集出入库单和台帐现场审计-(1 )是否采购人员参与验收(2)主要物资采购是否有技术部相关人员参与验收。或者由对 方出具(3)验收时，是否按照合冋核对具体的数量，重量，品相等， 对于出现瑕疵的物品是否要求对方退货，或者减免相应的应付款项。(4)出入库单是否为订本式，是否联号；对仓库所有物资设置 了台帐。(5)对于长期未使用的资产是否编制了闲置资产清单(6)通过对使用部门的员工使用评价，了解采购的质量是否真 实合理。(7)计量器具是否经过国家法定检验机构的检验并出具了书面 证明；内部计量部门是否定期检查和校对计量器具；计量器具的操作是否正确合规； 抽查计量记录并核对实物数量，验证计量的准确性(8)审查采购物资途中损耗。包括：是否制订了合理的路耗标 准；实际损耗是否控制在标准范围之内；损耗的处理是否合理。(9)物资是否按分区及编号有序排放；物资包装、标示是否符 合规范；易燃、易爆、剧毒等危险物资是否隔离存放；库房防火、 防盗、防潮等措施是否到位。【要求】通过对以上检查，对公司物资验收入库做出客观评价， 揭示风险，提出建议。(五)财务支付款阶段审计准备-了解公司财务支付款制度应付、预付款的明细账现场审计-(1 )是否按合冋要求支付款，是否存在提前付款的情况(2)是否存在对方无法提供银行开户账户，而是由他人代付， 这种情况要考虑是否存在舞弊。(3)是否存在预付款长期挂账的情况，而相应的服务和商品并 未获得。【要求】通过对以上检查，对公司支付款做出客观评价，揭示风 险，提出建议。二、后续追踪审计审计准备-将本年审计报告涉及米购部门的问题，按照对公司造成的损失的严重性进行分类归总。所需资料-审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报审批单、米购计 划和物资质量标准现场审计-对严重和非常严重的审计进行复核(1)现场逐项落实每类、每个问题的改进情况。(2)对问题改进情况进行客观评价，尤其区分舞弊问题和业务 操作不规范问题，对属于舞弊类型的问题需彻底查核并另行抽查 3-5笔以验证其整改效果。(3)提出管理建议书。审计工作分工与计划【审计分工】XXX ：负责采购管理制度的评价、需招投标的物资的标书制作、招标、评标、合同管理、验收、财务支付等审计XXX ：负责供应商资质、不需招投标物资及紧急采购物资的议价、比价、合同管理、验收、财务支付款工作的审计。 XXXX ：负责本期问题的汇总并编制审计报告以及问题追踪审计【审计计划】一、 审计准备工作：1、收集、分析、评价采购管理制度。2、财务系统内导出截至查核日的采购费用明细账。3、了解公司本年采购预算、实际采购情况以及两者的差异。4、了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方式、评标方式。5、了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、比价。6、查阅前期审计报告得出前期已经存在的审计问题，汇总本期审计发现，分析、判断审计对象目前比较突出和 急需解决的问题。成果要求 1、工作过程需编制底稿记录。2、完成审计准备分析报告，确定审计抽样的具体对象和现场审计重点。二、 现场审计工作：根据审计分工和审计程序要求完成现场审计工作。1、审计抽样内容：2、基本时间预算：（1）首次进场会议 2）制度评估 3）采购、合同管理、验收、付款审计测试4）现场沟通会议 5）审计问题的改善后续追踪审计 6）出具本年度审计管理建议书 成果要求 1、工作过程需编制底稿记录，关键证据需复印2、完成审计报告。采购审计所需资料清单、前期资料1、物资采购目标和计划；2、前期物资采购审计工作底稿；3、公司资料，例如公司结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的公司系统变化等；4、财务会计资料；5、相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协 议签定制度、凭证管理制度和定价策略等；6、外部信息资料，例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等；7、法律性文件。、采购申请和审批阶段：1、采购政策2、采购计划3、储备定额补库计划4、销售计划5、产品产量计划6、技术措施计划7、生产作业计划8、在制品期初存量和期末预计存量9、新产品试制计划10、物资工艺消耗定额11、生产设备大中小修理计划12、技术改造计划和物资价格供应状况等。三、合同管理阶段1、合同法2、公司内部有关合同制度3、合同正文和副本以及供货商资料四、验收入库阶段： 1、物资采购申请单 2、采购计划3、采购合同4、价格申报审批单5、采购发票6、运费单7、检验报告单8、入库单9、退货单、10、付款凭单11、转账凭证12、应付账款明细账13、材料采购明细账14、对账单五、物资采购后续审计：1、审计报告2、审计回复3、定点供货目录4、价格申报审批单5、采购计划6、物资质量标准