物业档案资料管理方案

物业档案资料管理方案资料档案的建立与管理是物业管理工作中不可缺少的重点，我公司将对项目 的档案资料进行科学的管理，以维护档案的完整和安全，便于业主和物业管理中 的正常使用。具体分以下几方面：交接手续清楚1. 土建与装饰工程。砖石工程、混凝土结构、钢结构、木结构、地面与楼面、 室外装饰、室内装饰等；2. 电气工程。高压系统、低压系统、照明系统等；3. 运载工程。电梯等；4. 卫生和给排水工程。给水系统、排水系统、污水处理系统及卫生间设备等；5. 消防系统。消防水泵、消防管道、火灾报警、消防栓等；6. 通信工程。电话通信系统、卫星通信系统、信息网络系统等；7. 背景音乐和公共广播系统；智能管理系统；信息管理系统等；8. 资料交接造册登记，按照名称、位置、性能、数量进行编号、份数等。在 交接过程中遇到一些遗留问题，业主、施工方在短时期内难于解决，双方可用签 署备忘录方式来说明在交接中存在问题，明确责任和解决的方法。收集资料齐全收集各类有关技术资料。主要技术资料有竣工工程项目一览表、设备清单（含随 机资料、备品备件）、工程竣工图纸、各种材料设备的合格证、说明书等，隐蔽 工程验收记录、设备调试记录、建筑物各项指标的测试记录、工程质量事故和处 理记录、图纸会审记录及设计变更单、使用注意事项说明、供电、供水、供气、 电梯、消防等合格证书和其他方面重要技术的决定和文件。建立标准化的图、档、卡、册、表1. 图，主要包括房屋平面图，房屋分层分间平面图，产业概况示意图以及房 屋竣工图，屋内线路图，管道走向图，客井下水道位置图等；2. 档，房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合 同副本，配屋单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录，各类统计资料表格及 各项业务签报等；3. 卡，根据管理工作制作产业目录卡，设备保养卡、维修记录卡等；4. 册，建立房屋建筑设备手册、使用手册，绿化管理手册，客户缴费手册等；5. 表，根据管理工作建立各种表格。房屋验收登记表，业主情况登记表，房 屋装修申请表等；科学合理的分类存档根据部门的分类进行存档。1. 工程部，主要包括设备保养计划表、房屋工程维修登记表、设备维修保 养联系单录、设备台帐、报修记录、值班日记、电梯日常巡视检查表、装修审查 记录单等；2. 秩序维护部，主要包括外来人员登记表、值班巡逻情况记录、监控值班记 录、物品放行单、停车登记表等；3. 保洁绿化部，主要包括室外保洁工作检查表、日抽查表、保洁工作日/周 报表、绿化养护表等；4. 客户服务部，主要包括员工招聘培训表、员工考勤表、顾客投诉处理表、 管理处值班记录、装修情况统计表等；我方将根据1S09001质量体系标准和业主的需要，建立健全各种登记，各项 记录填写规范，保存完整。建立动态管理机制物业管理是动态性的，我们将根据管理程序的各个环节，进行及时性、经常性、完备性的动态注记，主要分为以下两种：1. 随时动态。根据日常管理业务随时进行动态注记，如设备保养卡上的维修 更新记录，文件资料的增减注记封面记录等；2. 定期动态。按规定期限进行动态注记。如产生基本情况统计资料每年结合 年报调整统计一次，房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时随时注记外，每 年度需结合普查工作作动态注记普查资料并在手册中全面动态校正一次等。物业档案资料的保管保证档案资料的完整，即不残缺、遗漏、空白、分散；准确即帐实相符，真 实可靠；新鲜即动态性和客观记录；安全即严格遵守借阅制度，同时做到“八防” 防火、防光、防潮、防灰、防盗、防虫、防鼠、防有害气体；记录中做到数据准 确，资料详实；不错不漏，帐实相符；妥善保管，查询方便。做到“十清”即物 业来源清、物业数量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、 租金费用清、使用情况清。