关于进一步加强公文处理工作的通知

莆田学院办公室文件莆院办综200736号 关于进一步加强公文处理工作的通知本校各单位：公文处理是保证机关高效协调运转的重要基础工作。学校根据国家、省市关于公文处理的文件精神，于2002年制定了莆田学院公文处理暂行规定（以下简称规定），对校内公文的种类、格式、处理等方面做了具体规定。规定施行以来，校内多数单位和部门都能认真按照有关要求行文，但个别单位、部门仍不同程度存在一些问题，主要是公文格式不规范、文稿质量不高，有些单位核稿流于形式、文件存在明显错误，个别单位越级直接对外报送公文等，这些都严重影响了学校的公文质量和对外形象。为了进一步加强我校公文处理工作，提高公文质量，现就公文处理工作有关问题重申和要求如下：一、学校党委、行政部署某一方面工作需行文的，学校党委、行政有关业务主管部门及各专门委员会、领导小组、组委会等常设、非常设临时机构需要以校党委、行政或校党委办公室、行政办公室名义行文或批转公文的，由有关业务主管部门代拟文稿，送交学校办公室统一办理。二、校内各机关部门、教学院系（部）、教辅单位和各专门委员会、领导小组、组委会等常设、非常设临时机构根据工作需要，可按各自职权范围在校内行文。三、除校纪委、办公室、工会、团委外，校内各机关部门、教学院系（部）、教辅单位和各专门委员会、领导小组、组委会等常设、非常设临时机构不得直接对外正式行文。四、草拟公文一律使用学校统一印制的发文稿纸为首页，并认真填写文件名称、拟稿人、拟稿单位、审稿人、核稿人、会稿人、主题词、主送单位、抄送单位、院内发送单位等表内有关内容。需要定密或注明印发数的文件须填写密级、份数等内容。发文拟稿一律使用电脑打印稿，拟稿单位审稿、会稿、办公室核稿及领导签发均保留原手稿，以便核查、存档。手写内容的用笔用墨须符合存档要求，不得使用铅笔、圆珠笔。不得在文稿装订线外书写。拟稿单位审稿由该单位担任领导职务的负责人签署。拟稿单位审稿应认真负责，须对文稿的内容、格式、紧急程度和定密意见等严格把关。审稿人签名应写全姓名和审稿日期。 五、起草公文应当符合国家的法律、法规及其他有关规定，做到情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。引用公文应当先引标题后引发文字号。引用外文应当注明英文含义。日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。六、学校对外上报公文按上级机关的要求标注主题词，校内下发公文按莆田学院公文主题词表标注主题词。主题词由类别词、类属词、文种词三个层次组成。类别词概括反映公文主要类别，按照各有关单位职能范围内的工作内容划分，其内涵大、覆盖面广、具有确定性，如“综合管理”、“教学”、“学生工作”等；每一类别词下均有若干相应的类属词，类属词反映公文具体内容，如“教学”类别词下有“学科建设”、“专业建设”等类属词；文种词反映公文形式，一般按公文种类划分，如“通知”、“决定”、“请示”等。主题词按“先内容后形式，先主要后次要”的顺序标引，每一公文都应顺序标上类别词、类属词、文种词，类别词、文种词各只标注1个，类属词则可分别根据内容需要标注13个。当类别词中没有能够准确反映文件主题内容的类属词时，可在其他类别词中选用反映文件主题的类属词进行组配标引，也可将主题词表中没有但能准确反映文件主要内容的名词作为类属词进行标引，并在该词右下角加标一个“”标记以示区别。七、拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商、会稿，取得一致意见并会签方可行文。八、以“中共莆田学院委员会”、“莆田学院”、“中共莆田学院委员会办公室”以及“莆田学院办公室”名义的发文必须送交校办公室登记、编号、审核（须附电子文档）。校办公室确定核稿人员对以上述名义的发文进行核稿。核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退拟稿单位修改。以学校党委办公室、行政办公室名义的发文，核稿后由学校办公室主任签发；以学校党委、行政名义的发文，核稿后由学校办公室领导审核把关，签署意见送校领导签发。未经校办公室审核的公文，校领导原则上不签发。公文送校领导审核、签发前，若修改较多、较乱，应由拟稿部门誊清校对无误后送签。九、文稿存在下列情况之一者，校办公室审核时可予退稿：不符合党和国家政策；不符合有关法律法规；与工作要求不一致；文种使用、体例格式不规范；文理表达不清、行文过于冗长；该与其他单位会稿而没有会稿；附件材料不齐全；不需发文的。十、经校领导审签过的文件，在印发前由拟稿单位负责校核，并在发文稿纸校对栏签名，以示负责。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审签领导复审。 十一、以校内各单位名义的发文须经本单位负责人或领导审批签发。联合发文须经所有联署单位的负责人会签。十二、向上级机关行文，应当主送一个上级机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。除领导个人交办的事项外，上行文一般不直接抄送领导本人。十三、请示、报告应严格区分。向上级机关汇报工作，反映情况和问题，回复上级询问或交办事项的完成情况用“报告”上报。向上级机关请求指示、批准的事项，应当用“请示”上报（请示件应在落款日期左下角处标注联系人及电话）。请示的事项不得夹在报告中，更不能以“简报”、“呈阅件”等形式请示问题。请示事项要一事一文。十四、校内各单位、各级领导要高度重视公文处理工作，带头执行公文处理有关规定，加强对公文处理工作的指导和检查。各单位要指定专人负责公文处理工作。公文办理人员应是本校正式工作人员，应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识，能严格按规定程序处理公文。十五、学校每年年终将对校内各单位的公文处理工作进行检查考核，并通报有关情况。二00七年十二月六日主题词：文秘工作 公文 通知院内发送：附属医院，校领导，办公室正副主任、主任助理莆田学院办公室 2007年12月6日印发5