郴州市档案局规范权力运行制度汇编桂阳县政府门户网站

桂阳县档案局规范权力运行制度汇编桂阳县档案局二O一O年十一月目 录一、档案行政职权目录3（一）档案行政职权项目汇总表4（二）档案行政职权目录表5二、档案行政权力运行流程图6（一）出卖、转让或赠送集体、个人所有的档案审批工作流程图7（二）档案工作规范化管理等级评估工作流程图8（三）机关企事业单位档案工作年检工作流程图9（四）桂阳县档案局行政处罚流程图10（五）档案查阅利用工作流程图11三、档案行政职权分解12（一）行政许可职权分解13（二）档案行政执法行政处罚职权分解16（三）档案查阅利用收费职权分解19四、规范权力运行制度20（一）桂阳县档案局档案行政执法人员岗位责任制21（二）桂阳县档案局档案行政执法人员培训制度22（三）桂阳县档案局档案行政执法资格制度24（四）桂阳县档案局档案行政执法自由裁量权基准制度26（五）桂阳县档案局处理档案违法案件程序制度29（六）桂阳县档案局档案行政执法错案责任追究制度32（七）桂阳县档案局重大行政处罚决定和行政赔偿备案审查制度34（八）桂阳县档案局档案行政执法听证制度36一、 档案行政职权目录9项档案行政职权项目汇总表档案行政职权共有9项1、行政许可权1项2、非行政许可审批权1项3、行政处罚权5项4、行政检查权1项5、行政征收权1项档案行政职权目录表序号项目名称类别实施依据公开形式公开范围公开时间收费依据和标准承办股室备注1出卖集体个人档案行政许可权档案法实施办法政务公开社会公开依申请公开免费业务指导股2规范化管理评估非行政许可审批权湖南省档案工作地方标准政务公开社会公开长期公开免费业务指导股3档案工作年检行政检查权中华人民共和国档案法政务公开社会公开长期公开免费业务指导股4损毁、丢失国有档案的行政处罚行政处罚权中华人民共和国档案法及实施办法、湖南省档案管理条例网络社会公开长期公开免费法规教育股5擅自提供抄录、公布、销毁国有档案的行政处罚行政处罚权中华人民共和国档案法及实施办法、湖南省档案管理条例网络社会公开长期公开免费法规教育股6涂改、伪造档案的行政处罚行政处罚权中华人民共和国档案法及实施办法、湖南省档案管理条例网络社会公开长期公开免费法规教育股7擅自出卖、转让档案的行政处罚行政处罚权中华人民共和国档案法及实施办法、湖南省档案管理条例网络社会公开长期公开免费法规教育股8倒卖档案牟利或将档案卖给、赠送外国人的行政处罚行政处罚权中华人民共和国档案法及实施办法、湖南省档案管理条例网络社会公开长期公开免费法规教育股9档案利用收费行政征收省物价局、省财政厅关于重新发布档案系统行政事业性收费项目和标准的通知政务公开社会公开长期公开按省物价局湘价费（2005）54号文件执行保管利用股二、档案行政权力运行流程图5个出卖、转让或赠送集体、个人所有的档案审批工作流程图集体、个人提出申请向外国人和外国组织出卖或者赠送档案的向国家综合档案馆寄存、捐赠或者出卖档案的向综合档案馆以外的单位或者个人出卖、转让或者赠送档案的此举违法，不予审批两个工作日内审批经审查确因需要且手续完备，五个工作日内审批、并备案档案工作规范化管理等级评估工作流程图档案馆、机关和企事业单位书面申请根据湖南省档案工作规范化管理地方标准提出具体要求提 交 申 报 材 料现场评估评估不合格，提出改进意见评估合格，报局领导审批机关企事业单位档案工作年检工作流程图印发年检通知检查反馈意见发现违法行为下达整改通知，限期整改跟踪整改结果通报发现严重违法案件，依法立案查处调查取证作出行政处罚决定，如涉及犯罪，移交司法机关桂阳县档案局行政处罚流程图案件来源1、举报投诉；2、日常巡查、专项检查、书面审查；3、相关职能部门移送；4、上级机关指定；5、其他来源。简易程序对事实清楚，证据确凿，可当场处理的违法行为对信息不明确的一次性告知需补正材料一般程序立案对符合条件的，按规定填写立案审批报告，机构负责人批准，指定1名主办执法人员。办理时限：5个工作日批准人：分管局长责令改正案件中止执法人员进行检查出示执法证件收集整理证件材料告知拟处罚的事实、理由、依据和陈述申辩的权力填写预定格式的法律文书当场送达依法执行备案归档复核核准人：分管局长当事人自觉履行调查取证2名以上档案执法人员进行检查，出示执法证件，依法收集整理证据材料。办理时限：10个工作日；承办人：法规教育股人员管辖移送提出行政处罚处理建议调查终结后，拟写案件调查终结报告，提出行政处罚处理建议。承办人员：法规教育股人员审核对调查后认定的违法事实、证据、程序、法规适用进行审核，提出审核意见。承办人：法规教育股股长作出处罚处理决定作出处罚处理决定，重大复杂案件由行政办公会集体讨论决定。办理时限：5个工作日；批准人：分管局长处罚处理告知制作并送达行政处罚处理告知书。承办人：法规教育股人员听取当事人陈述和申辩承办科室：案审科重大处罚处理依法召开听证会承办科室：法规教育股当事人放弃陈述和申辩变更依法制作处罚、处理决定7日内送达承办人：法规教育股人员结案归档重大处罚处理报备案办理时限：5日承办科室：法规教育股补充调查提出撤销立案建议承办人：法规教育股人员审核承办人：法规教育股股长撤销立案批准人：分管局长归档先行登记保存证据时效：7日维持当事人提起复议或诉讼当事人不履行申请法院强制执行承办股室：法规教育股提出建议 承办人：法规教育股人员复核 承办人：法规教育股股长批准 批准人：分管局长提出建议法规教育股人员复核复核人：法规教育股股长批准批准人：分管局长档案查阅利用工作流程图单位、个人提出查阅申请个人查阅档案单位或组织查阅档案提供个人身份证明提供单位介绍信调卷并审查档案是否涉密查阅登记、查阅目录查阅内容涉密提交保密部门审批查阅、摘抄、复印查阅或摘抄，不得复印收费、加盖公章证明三、档案行政职权分解3项（一）行政许可职权分解一、行政许可职权1、向各级国家档案馆以外的单位、个人出卖、转让、赠送不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案审批；2、档案工作年度检查；3、档案工作规范化管理等级评估。实施机构：业务指导股受理岗位：（执法人员：何清、朱红波、侯体文）审查岗位：（执法人员：何清）审核把关岗位：（谢成飞）决定机关：桂阳县档案局决定岗位：（决定人：肖梅平、邓卫旗、陈四敏）2、 岗位职责1、受理岗位职责：（1）、申请事项依法不需要取得行政许可的，应当即时告知申请人不予受理；（2）、申请依法不属于本部门职权范围的，应当即时作出不予受理的书面决定，并告知申请人向有关行政机关申请；（3）申请材料存在可以当场更正的错误的，应当允许申请人当场更正；（4）申请材料不齐全或者不符合法定形式的，应当当场或5日内一次性告知申请人需要补充或者更正的全部内容，逾期不告知的，自收到申请材料之日起即为受理；（5）申请事项属于本部门职权范围，申请材料齐全、符合法定形式，或者申请人按照本部门的要求提交全部补正申请材料的，应当受理；（6）受理或不予受理，应当出具加盖本部门专用印章和日期的书面凭证并送达申请人；（7）送达行政许可决定。2、审查岗位职责：（1）对申请材料进行审查；（2）需要对申请材料的实质内容进行核实的，执法人员不得少于2名；（3）发现行政许可事项直接涉及他人重大利益的，应当告知该利害关系人，听取申请人、利害关系人的意见；（4）实施有限自然资源开发利用、公共资源配置以及关系公共利益的特定行业的市场准入等，需要赋予特定权益事项的行政许可，应当进行招标、投标（具体程序依照招投标法律法规的规定）；（5）写出拟作出准予或不予行政许可决定的书面报告，经执法机构负责人签字后送审核机关审核；需要听证的，应当告知申请人、利害关系人要求听证的权利，申请人、利害关系人提出听证的，要将案件所有材料移送审核把关机构按要求举行听证；（6）制作准予或不予行政许可的决定书，送受理岗位人员；（7）办理时限为5天；（8）立卷归档，要求一案一卷；卷内内容和顺序为：目录、决定书和送达回证、申请材料、事实审核意见和报告、听证报告及相关证据材料、负责人批准意见。3、审核把关岗位职责：（1）法律上进行把关（审核是否属于本部门职权范围、适用法律是否正确、证据是否充分、程序是否合法等）；（2）需要听证的行政许可要按照湖南省实施行政许可听证程序规定举行听证；（3）提出意见并将审核意见连同审查岗位执法人员的书面报告交审查岗位执法人员呈决定岗位批准人决定；（4）办理时限为5天。4、决定岗位职责（1）不需要集体讨论的，根据审核意见和书面报告，直接签署准予或不予行政许可的意见；（2）重大事项需要集体讨论的，应当由领导机关集体讨论决定，由主要负责人签署意见；（3）办理时限为3天；（4）交审查岗位制作行政许可决定书和立卷归档。（二）档案行政执法行政处罚职权分解 1行政处罚项目名称（1）损毁、丢失属于国家所有的档案（2）对擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案（3）涂改、伪造档案（4）擅自出卖或者转让档案（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人实施机构：法规教育股立案岗位（执法人员：谢成飞、陈荣芬）调查岗位（执法人员：谢成飞、陈荣芬）合法性把关机构：法规教育股合法性把关岗位：（把关人员：谢成飞 ）决定机关；桂阳县档案局决定岗位（决定人：肖梅平、邓卫旗）2岗位职责：（1）立案岗位职责： 在违法行为发生之日起2年内发现公民、法人或者其他组织有违法行为应当依法给予行政处罚的行为的，填写档案违法行为立案审批表，经股室负责人报局分管领导批准后立案；批准人根据情况决定是否立案；决定立案的，在5个工作日内将有关材料送交调查岗位审查；送达行政处罚决定书。（2）调查岗位职责：调查或者检查时要出示执法证件，执法人员不得少于两人。与当事人有直接利害关系的应当回避；询问或检查应当制作档案违法案件调查笔录；调查后，根据结果制作档案违法案件调查情况报告和档案违法案件处理审批表；在收集证据时，可以采取抽样取证。在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经执法部门负责人批准，可以先行登记保存。需要检验、检测的应当送法定机构进行鉴定；制作行政处罚告知书，将拟作出行政处罚决定的事实、理由及依据告知当事人。同时，还应当告知当事人依法享有的权利；充分听取当事人的意见，不得因当事人的申辩而加重处罚；依法应当听证的，应当告知当事人有要求听证的权利，并填写档案行政处罚听证通知书； 制作拟作出行政处罚的决定书（意见书），并将决定书及所有材料移送合法性把关岗位审核；制作行政处罚决定书，办理时限为10个工作日；立卷归档。（要求一案一卷；卷内内容和顺序为：目录、处罚决定书和送达回证、立案材料、证据材料、听证笔录和听证报告、负责人批准意见等）。（3）合法性把关岗位职责：A不需要听证的案件审核审查是否属本局管辖范围、适用法律是否正确、证据是否充分确凿、事实是否清楚、程序是否合法等；提出意见并将合法性审查意见连同调查岗位执法人员的意见书等有关材料，交由调查岗位执法人员呈报决定岗位批准。B需要听证的案件 对公民罚款3000元以上以及对单位处罚款5万元以上处罚，并且当事人要求听证的，应当将意见及案件所有材料移送听证机构按照湖南省档案行政管理机构行政许可听证暂行规定举行听证；听证主持人和记录员与当事人有利害关系的，应当回避；应当在举行听证的7日前将举行听证的时间、地点通知当事人、第三人和调查人员；举行听证听取各方意见，对证据进行质证；听证笔录要求由当事人、第三人和案件调查人员签字或盖章，听证结束后，应当制作听证报告；将听证笔录、听证报告和合法性审查意见连同调查岗位执法人员的意见书等有关材料，交由调查岗位执法人员呈报决定岗位负责人批准。办理时限为5个工作日。（4）决定岗位职责：签发作出处罚或不予处罚的决定；重大行政处罚案件要集体讨论决定，由局主要负责人签发；交调查岗位制作行政处罚决定书；办理时限为5个工作日。（三）档案查阅利用收费职权分解一、查阅档案项目名称1、开放档案查阅（凭居民身份证）2、未开放档案查阅（凭单位介绍信）3、涉密审查实施机构：保管利用股接待岗位：邓慧艳涉密审查岗位：邓慧艳查阅、复印、收费岗位：邓慧艳二、岗位职责： 1、接待岗位职责：（1）询问查阅内容并核对查阅者的身份证件或单位介绍信。（2）调阅档案目录（3）查阅登记2、涉密审查岗位职责：（1）调卷并审查所查档案的密级是否属于机密以上等级，如内容涉密，查阅者必须经保密部门审批后方可查阅。（2）严格把关涉密档案不得复印。3、查阅、复印、收费岗位职责（1）对查阅内容进行核对。（2）复印、收费、加盖档案查阅证明章。四、规范权力运行制度8项桂阳县档案局档案行政执法人员岗位责任制档案行政执法工作是代表国家行使行政执法职能的重要组成部分，因此，档案行政执法人员在公务活动中，必须遵守以下规定：一、认真执行党的路线、方针、政策，遵纪守法，严守工作纪律。二、认真学习法律、法规,熟悉本部门、本岗位的有关业务知识，积极参加上级机关和局组织的法制培训。三、秉公执法，依法办事，不准以权谋私，不准徇私枉法，自觉接受人民群众的监督。四、严格执法，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。五、清正廉洁，克己奉公，不准收礼受贿，不准参与对执法有影响的开发经营活动，不准参加当事人的各种宴请，禁止赌博活动。六、文明执法，以礼待人，不准乱处罚，不准酒后执法。七、坚决维护国家、集体和维护当事人的合法权益。八、严格按照法定程序办案，保证案件质量，做到一事一案、一案一档。九、执行公务时，必须出示执法证件。执法人员违法行使职权，侵犯公民、法人和其它组织的合法权益造成损害的，应当依法赔偿。十、发现重大案情要迅速报告，档案行政处罚决定要及时上报备案。桂阳县档案局档案行政执法人员培训制度一、为加强对全县档案行政执法人员的培训工作，提高执法人员的政治、业务素质和管理水平，以适应档案管理法制化、规范化、科学化的需要，按照上级有关规定，制定本制度。二、培训的指导思想和目的档案行政执法人员的培训工作以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，以提高档案管理人员政治素质、专业技能、管理水平和工作能力，更好地为建设和谐社会服务为目的。坚持从实际出发，强调针对性、实用性、可操作性，贯彻“按需施放，学以致用，注重实效”的原则，切实抓好基本技能和业务能力的培养，加强行为规范和职业道德教育。三、培训对象培训对象为全县档案系统承担档案管理行政职能的人员。分为三个层次：(1)本系统机关人员；(2)各机关、团体档案工作负责人；(3)新上岗的有关人员。四、培训内容和方式培训内容包括政治理论、专业知识、业务技能、职业道德等方面。(一)政治理论学习按照县委、有关部门及局制订的计划和要求进行。(二)专业知识的培训分为共同课目和专业课目。1、共同课目：学习党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，档案管理业务规范。2、专业课目：档案工作计算机基础、档案室工作基础、档案法规知识基础、档案学理论基础、企事业单位档案管理基础等。(三)业务基本技能培训，穿插在各专业课的培训之中进行。(四)职业道德教育纳入年度政治、业务学习计划。培训采取集中与分散、自学与面授、理论与实践相结合等多种形式，原则上以短期培训为主，自学为主。培训内容按不同工作岗位，有所侧重，培训每年不少于一次。新上岗人员及时组织培训。五、培训的组织领导培训工作明确由一名局领导分管，法规教育股负责归口管理，各股室在每年初拟订培训方案，报法规教育股，制订年度培训计划，经分管领导批准后组织实施。六、培训的考核每期培训都要对参训人员进行考试，检验学习成果。考试不合格的要组织补考。并将学员在培训期间的表现和考试成绩列为年终考核内容之一。每年组织一次对档案管理人员档案法律、法规和基本知识的考试，检查其掌握法律、法规知识情况。组织培训的股室在培训结束后，将培训时间、内容、参训人员名单、学员表现情况和考试成绩、培训小结等资料，交本局办公室统一保管存档。桂阳县档案局档案行政执法资格制度一、为加强行政执法监督，进一步规范行政执法行为，保障本局依法行使行政管理职权，根据上级有关规定，结合本局实际，制定本制度。二、本制度所称行政执法证件，是指由省人民政府统一印制、县人民政府核发的，表明行政执法人员具有行政执法权的资格证明。三、档案行政执法人员在申领证件之前，应当进行行政执法基础知识和相关法律、法规的培训，经考核合格后，方可获得行政执法证。四、行政执法证由局统一办理。申领行政执法证的行政执法人员必须符合下列条件：1、坚定执行党的路线、方针、政策，遵纪守法；2、具有相应的文化水平和行政执法基础知识；3、熟悉本岗位业务知识和相关的法律、法规、规章；4、忠于职守，尽职尽责；5、清正廉洁，不谋私利，秉公执法；五、行政执法人员应当持证上岗。在执行公务时，应当主动出示行政执法证件，表明身份。行政执法证件限于行政执法人员本人在执行公务时使用，不得越权或在非公务活动中使用。六、行政执法人员要妥善保存证件，如有遗失，应当声明作废，并向发证机关报告，经审查核实后，可给予补发。持证人调离本局或不再直接承担行政执法任务时，应当收回其行政执法证件。七、本局法规教育股负责对行政执法证件的使用和管理进行监督检查。行政执法人员在执法活动中有下列行为之一的，本局可以视情节轻重，给予批评教育或行政处分，暂扣直至吊销行政执法证件：1、不依法履行职责，玩忽职守的；2、滥用职权，徇私舞弊的；3、越权执法，造成严重后果的；4、违反法定程序，给被管理人造成损失的；5、将行政执法证件交给其他人使用的；6、仪容不整，酒后执法，造成不良影响的。桂阳县档案局档案行政执法自由裁量权基准制度为确保档案行政执法具体行政行为的质量，根据行政处罚法的有关规定，特制定本规定。 一、本机关作出的档案行政执法行为，必须符合本规定的质量要求。二、本机关作出的档案行政执法行为，必须符合本机关的法定职责和权限。1作出具体行政行为的主体要合法；2具体行政行为不得超越法定权限，处罚的对象及其行为应当符合法定条件；3依法应当给予行政处罚的，作出处罚决定的档案行政机关，必须查明违法的事实，违法事实不清的，不得给予行政处罚，也不得因当事人申辩而加重处罚。三、本机关作出的档案行政执法行为，必须做到事实清楚，证据确凿充分。1档案行政机关发现公民、法人或其他组织有依法应当给予行政处罚的违法行为的，必须全面、客观、公证地进行调查，收集有关证据，进行验证；在证据可能灭失、不易保存或者以后难以取得的情况下，经本机关负责人批准，可以先行登记保存，并在七日内作出处理决定。2违法事实清楚：即有主要证据印证；证据确凿：即证据来源真实，证据客观存在，取证公证合法；证据充分：即有当事人笔录，证人证言，物证；直接证据与间接证据相互一致。四、本机关作出的档案行政执法行为，必须是适用法律正确，量罚得当。1实施行政处罚必须以事实为依据，与违法行为的性质、情节以及社会危害程度相当进行处罚，无明显不当；2处罚定性准确，应用法律条文正确，具体条、款、项齐全。五、本机关作出的档案行政执法行为，必须做到程序合法。1立案有依据，立案有呈批，应当作为的必须及时作出，无失职行为。2案件系二人以上承办，示证办案，文明执法，有利害关系人员要主动回避，一般案件可由分管领导审批，重大、复杂案件由集体讨论决定，采取强制措施符合法律规定，依法组织听证，程序符合。执行及时。有结案和执行记录；案件承办与案件审核、审批分开；罚款决定与罚款收缴分离；当场收缴的罚款，必须在法定期限内缴付指定机关。3适时告知当事人受处罚的依据、理由和事实，并告知当事人依法享有的权利；不履行告知义务或拒绝听取当事人的陈述、申辩，行政处罚决定不能成立。六、具体行政行为的决定书制作规范：1决定书整体格式规范，当事人的姓名、性别、年龄、职业、住址等基本情况要完全无误；案件认定的违法事实，适用的法律根据，处罚的结论，在决定书中表述清楚准确；认定的违法事实与理由相一致；2决定书必须载明决定的履行期限、当事人依法享有的行政复议或行政诉讼的权利，并加盖有本行政机关的印章。3有关法律文书齐全、规范、有效，案卷装订符合要求。七、为防止自由裁量权的滥用，档案行政执法行为应自觉接受党和政府、区域单位部门及公民的监督；对执法人员加强培训，提高执法水平，加强档案法律、法规和规章的教育宣传。八、发现错案，及时主动纠正，对过错责任和办错案的人员追究责任。九、本规定自公布之日起实行，并由桂阳县档案局负责解释。桂阳县档案局处理档案违法案件程序制度一、为规范档案行政处罚程序，保障和监督档案行政管理部门有效实施档案行政管理，根据湖南省档案行政处罚程序规定，制定本制度。二、受理本局受理上级交办、其他部门移送、群众举报和档案管理人员发现的档案违法案件。 三、制止1、发现违反档案法律、法规行为及时制止，督促当事人纠正违法行为。2、对具有违法行为的单位和个人，签发违法行为处理通知书。四、立案本局受理违反档案法律、法规案件后，经审查符合下列条件的应当立案查处：1、有明确的当事人；2、有违反档案法律、法规以及规章的事实；3、依法应当给予行政处罚的；4、属本局管辖和职责范围内处理的。凡符合立案条件的，由法规教育股填写档案行政案件立案呈批表，报分管局长审批后立案。五、调查1、经批准立案的案件，本局指派承办人，承办人调查取证时，不得少于两人；2、承办人可以向当事人、证人或关系人提出询问，并制作调查询问笔录，由调查人和被调查人签名或盖章。3、承办人在必要时，可以勘验物证和现场。当事人拒绝参加的，不影响勘验的进行。六、告知1、档案行政部门作出行政处罚前，制作档案行政处罚事先告知书送达当事人，告知当事人拟作出行政处罚的事实、理由、依据，及依法享有的陈述权、申辩权。2、认定的违法事实清楚，证据确凿，依法需作出重大行政处罚的，告知当事人有听证的权利。当事人要求听证的，应当在接到通知之日起3日内，向本局提出听证要求，本局予以受理，并举行听证，超过期限未提出听证要求的，视为放弃听证权利。七、决定档案违法案件调查取证完毕，执法人员制作档案违法案件调查终结报告，由局领导审批，依据违法事实和档案法律法规的规定，作出行政处罚或处理决定。八、送达1、决定给予行政处罚的，由法规教育股制作档案行政处罚决定书，及时送达当事人；当事人不在场的，依照中华人民共和国行政诉讼法的有关规定，送达当事人。2、送达档案行政处罚决定书应当有送达回执，由受送达人注明收到日期，并签名或盖章。九、行政复议和行政诉讼当事人对行政处罚和处理决定不服的，可以在接到处罚和处理决定通知之日起60日内向桂阳县人民政府申请复议，也可在3 个月内直接向桂阳县人民法院提起诉讼；当事人不服复议决定，可在复议期满之日起15日内向桂阳县人民法院提起诉讼。对申请复议和提起诉讼的档案违法案件，本局参加复议、答辩和应诉。十、执行档案行政处罚决定依法作出后，当事人应当在规定期限内履行，如在规定期限内不履行处罚和处理决定的，本局将申请人民法院强制执行。十一、结案承办人在案件处理完毕后填写档案违法案件结案审查表，经局主管领导批准后结案。桂阳县档案局档案行政执法错案责任追究制度一、为保障和监督本行政机关有效实施行政管理，维护公共利益和社会秩序，保护公民、法人和其他社会组织的合法权益，依据国家有关法律、法规的规定，结合本局实际，制定本制度。 二、档案行政执法错案是指本行政执法机关及其执法人员在行政执法工作中，因违反有关法律、法规和规章的规定，给公民、法人和其他社会组织的合法权益或国家利益造成损失，而应当承担法律后果的行为。 三、本行政执法机关及其执法人员应正确、全面地组织贯彻实施档案法律、法规。遵循有法必依，执法必严，违法必究原则。本局对本部门负责实施的法律、法规和规章负全部责任。本局设立的档案行政执法领导小组负责本部门的行政执法错案追究工作，法规教育股承办具体事务。行政执法人员对自己实施的行政行为承担直接责任。 四、档案行政执法错案范围主要有： 1、没有法定依据或适用依据错误的； 2、违反法定的行政处罚程序的； 3、擅自改变行政处罚种类、幅度的； 4、超越或者滥用职权的； 5、不使用统一的罚款、没收财物单据的； 6、除依法当场收缴罚款外，执法人员自行收缴罚款的； 7、牟取私利，对应当依法移交司法机关追究刑事责任的不移交，以行政处罚代替刑罚的； 8、违反法律、法规和规章的其他违法行为。 五、本局行政执法人员由于执法违法行为造成错案的，由本局根据情况，可以责令责任人书面检查，给予行政处分，作出注销执法证件、调离执法岗位等处理，构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。经局领导审议，改变执法人员提出的建议意见，造成错案的，责任由局领导承担。行政执法人员不坚持原则，根据领导的授意，违法执法造成错案的，授意领导负主要责任，执法人员负次要责任。经局集体研究决定造成错案的，主要领导负主要责任，其他参与研究的领导负次要责任，但是已经表示不同意见的成员除外。 六、本局行政执法造成错案，需向公民、法人或其他组织赔偿损失的，按照国家赔偿法有关规定办理。履行赔偿义务后，本局根据错案责任人应承担责任的大小，责令有故意或重大过失的执法人员承担部分或全部的赔偿费用。 七、公民、法人和其他组织对本县档案管理部门及其工作人员的行政执法活动，有权提出批评和建议；对执法机关及其工作人员和违法失职行为，有权举报投诉。举报投诉受理部门：桂阳县政府法制办。对于公民、法人和其他组织的举报、投诉将按有关规定进行处理。 八、被追究错案责任的单位和人员，对认定的错误和处理决定有异议的，可按规定向有关部门提出申诉。 九、本制度适用于本局行政执法人员。桂阳县档案局重大行政处罚决定和行政赔偿备案审查制度一、为加强行政执法监督，正确行使行政职权、维护公民、法人和其他组织的合法权益，根据国家和省有关规定，制定本制度。二、本制度所称的重大行政处罚，是指本局依照档案法律、法规和规章所实施的涉及相对人重大权益的，或者影响较大，容易引起行政争议的具体行政行为。重大的行政处罚决定主要有：(一)对违反档案法以及有关档案法律、法规行为的单位和个人，处以较大数额罚款和给予较重行政处罚。罚款金额个人在3000元以上，单位在50000元以上。(二)其他处罚面大，影响大的行政处罚以及法律、法规和规章有明确规定备案的行政处罚。三、本局作出重大行政处罚决定，在下达行政处罚决定书之日起15日内上报县人民政府、市档案局备案，特别重大的行政处罚决定随时上报。上报县人民政府备案的重大行政处罚决定应一案一报(一式二份)，直接送县政府法制办。四、县政府法制办在备案审查过程中，如发现本局重大行政处罚有违法或明显不当而向本局提出改进意见，由本局案件审议领导小组讨论，决定修改或撤销行政处罚。五、凡备案的重大行政处罚，如被处罚人申请复议或提起诉讼，本局应及时将信息报告县政府法制办。 六、为了保障公民、法人和其他组织的合法权益，本局造成其损害而承担的赔偿责任，应当在作出行政赔偿决定之日起十五日内，报县政府法制办。桂阳县档案局档案行政执法听证制度一、为规范档案行政处罚听证程序，保护公民、法人和其他组织的合法权益，根据国家档案局档案行政处罚程序暂行规定、湖南省档案行政处罚程序规定，制定本制度。 二、档案行政管理部门在作出较大数额（指对个人处以3000元以上、对单位处以50000元以上）罚款处罚决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利。 三、当事人要求听证的，应当在送达档案行政处罚听证告知书之日起三日内告知档案行政管理部门，并填写听证告知书回执，否则视为放弃听证的权利。 四、当事人提出的听证要求超过期限或者不符合听证条件的，档案行政管理部门在收到听证要求之日起三日内，制发档案行政处罚不予听证通知书，书面告知当事人不予听证。 五、档案行政管理部门应当在举行听证会的七日前向当事人送达档案行政处罚听证通知书，告知当事人组织听证的时间、地点、听证主持人名单及是否申请其回避和可以委托代理人的权利。 六、听证案件采取公开进行的形式。涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的可以不公开进行。 七、听证由听证主持人、案件承办人、当事人或者其委托代理人、证人、记录人参加。听证主持人由档案行政管理部门负责人指定的非本案调查人员担任。 八、听证按以下程序进行： 1、听证主持人宣布听证会开始，宣布案由和听证会纪律，宣布和核对听证参加人员名单； 2、案件调查人介绍案件的违法事实和调查过程，宣读或者出示有关证据，说明拟作出的行政处罚的内容及依据； 3、当事人或其委托代理人对案件的事实、证据、适用的法律依据及对拟作出的行政处罚内容进行质证和申辩； 4、当事人或其委托代理人与案件承办人进行辩论； 5、听证主持人就案件的有关问题向当事人、案件承办人、证人询问； 6、当事人或其委托代理人、案件调查人作最后陈述； 7、 听证主持人宣布听证结束。当事人或其委托代理人、案件调查人，核对档案行政处罚听证笔录无误后签字或者盖章。 九、当事人或其委托代理人不按时出席听证会或者中途擅自退出听证会的，视为放弃听证的权利。对于当事人放弃听证权利的案件，档案行政管理部门按档案行政处罚听证告知书载明的内容作出行政处罚决定。 十、听证主持人应在听证会结束后将听证过程情况和对案件的处理意见制作成档案行政处罚听证意见书，呈交档案行政管理部门负责人审核。 十一、档案行政管理部门对经过听证程序应当给予行政处罚的案件，必须及时作出处罚决定；对不能直接作出行政处罚决定的案件，应当依法予以处理。