316—03档案管理制度

分发号：持册人：文件编号：SDJY. 376. 316032000版号：江苏一 电力建设*一工程公旬档 案 管 理制 度编 制：高素英 2000年8月3日审 核：陈世尧 2000年8月6日批准：龚建华 2000年8月9日修改记录撤出页码换入贝码修改状态修改人审核人批准人生效日期1. 总则1.1 为了加强企业档案工作，促进公司管理水平和经济效益的提高，根据中华人民共和国档案法、国营企业档案管理暂行规定、基本建设项目档案资 料管理暂行规定、原能源部火电施工企业档案分类表等法规文件精神， 特制定本制度。1. 2公司的企业档案，是公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以科技档案为主体，包括基本建设项目档案和各项生产技术、经营管理（如： 施工技术、质量控制、质量保证、安全、科技工作、计划统计、物资供应、 预算管理、财务会计、劳动工资、施工机械管理、多种经营、教育培训、卫 生等）及党政工团工作等方面的档案。1.3公司的企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。公司所属各生产及管理部门都有 文件材料归档的职责。所有公司职工都有保护档案的义务。2. 管理体制2.1 公司的企业档案实行集中统一管理的原则。公司办公室在公司经理的直接领导下行使档案管理的职责。在公司本部设立综合档案室，对全公司的科档、 文档、财档、声相档案进行集中统一管理（人事档案除外）。根据公司施工 点分散的状况，公司在各施工点设技术档案室，负责施工点的科技档案和技 术资料的管理。技术档案室在业务上属公司办公室的派出机构，行政上山项 目分公司工程科管理。2. 2综合档案室的科技档案业务属公司总工领导，文书档案业务受公司办公室主任指导，财务档案业务受财务科长指导。2.3公司所属各部门、各专业工程处、各项目分公司、项目分公司各科室、专业工地要指定一位领导分管档案工作，并配备一名兼职档案员，具体负责本部 门的档案资料管理，根据公司办公室对档案管理的要求分类、整理、装订成 册、编好移交清单及时归档。3. 文件材料的形成与归档3.1 文件材料的运转要遵循计划、施工生产、技术、经营及文书处理等工作程序。3.2 施工生产活动中形成的档案材料（包括文件、资料、图纸、报表凭证、缩微胶片、照片、录音带、录像片和计算机软件），由产品试制、科研课题和工 程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理中形成的文件材料，由职能部门按其业务范围，指定有关人员负责 积累、整理后归档。3. 3文件材料归档基本要求3. 3.1 归档的文件材料必须完整，并附有钢笔书写的原稿。3. 3.2 归档的文件材料必须是原始材料，能准确地反映施工生产、科研和经营管理 等项活动的真实内容和历史过程。3. 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持其历史真象，载体和 书写等材料要便于长期保存。3.1 文件材料的归档范围主要有以下几类：0类：党群工作党务活动、团、工会、科协、企协、学会等工作中形成的 档案。1类：行政管理行政管理、文秘工作、干部管理、武装保卫、审计、职工 福利、外事、法律事务、医疗卫生、计划生育等方面形成的档案。2类：经营管理经营决策、计划统计、物资供应、产品销售、财务管理等 方面形成的档案。3类：生产技术管理 生产管理、劳资管理、质量保证体系管理、标准管理、 计量管理、能源管理、环境保护、安技管理、档案、情报管理等方面形成 的档案。4类：财务审计会计凭证、报表、账册等材料。5类：人事劳资机构编制、人事管理、劳动管理、工资管理、教育培训等 方面形成的档案。6类：工程建设工程管理、工程施工、工程竣工等方面形成的档案。7类：科学技术研究 科研准备、研究试验、总结鉴定、验收、成果和奖励、 推广应用等方面形成的档案。8类：自身基建基建工程设计、工程管理、工程施工、工程竣工等方面形成的档案。9类：设备仪器见机械设备档案管理规定。3.2 归档时间3 . 5.1 单项工程、课题研究、产品试制或其它技术项目，在任务完成或告一段落后 一个半月内，将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，交 档案部门归档。4 .5.2 各项管理工作中形成的文件材料，在次年的二月份以前移交归档。文书处理 部门，要将应归档的文件材料立卷组成保管单位，由办公室主任审核后，交 档案部门归档。文书处理部门职责范围以外的管理性材料，由各部门兼职档 案员负责立卷组成保管单位，由所在部门分管档案的领导审定后，交档案部 门归档。3.3 各类文件材料一般归档一份，比较重要的和利用频繁的文件材料，要适当增加归档份数。3.4 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、施工技术、经营、行 政等各项管理程序；列入生产、施工、科研、基建、经营、综合管理等各项 活动的工作计划；列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。3.5 施工项目竣工验收、工程创优、科研成果鉴定评奖、产品试制定型，必须有档案部门参加，文件材料不完整、不准确、不系统不能进行验收和申报成果。3. 9新购主要机具设备和仪器开箱时，有关部门应通知档案部门管理人员参加验收有关文件材料，并及时归档。3.10工作人员因公外出参观学习、出国考察、培训和参加各种会议，收集获得的文件材料，要按照规定及时归档。4. 档案管理4.1 建立建全各项档案管理制度，并纳入公司及部门的职责范围、经济责任制和规章制度中去。4. 2档案分类按照一九九二年原能源部颁发的火电施工企业档案分类表执行,编号方式见江苏电建一公司企业档案分类编号方案。4. 3根据公司档案实际情况，编制适用的检索工具。4.4 档案保管4. 4.1 接收档案时必须认真验收，并办理交接手续。4. 4. 2 存放档案必须有专用的柜、架。排架方法要科学和便于查找。4. 4.3 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图要认真检查其修改、补充情 况。底图存放以平放为宜。重要底图要拷边。4. 4.4 存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒，胶片页夹和影集等按编号顺序排 列在胶片柜或防火柜内。胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理 性污染地段。库房内应设有防火和空气调节设施，温度和湿度应符合规定的 要求。4. 4.5 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变的档 案，要及时进行修补和复制。库存档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时， 要查明原因，保存依据。4. 4. 6 保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防晒、 防潮、防尘、防有害生物和防污染等六防安全措施。4.5 档案鉴定4. 5. 1 根据国家和有关部门的规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、 长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：有长远利用价值的档案应永久保存。在一定时间内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。5. 5. 2 由公司领导、专业技术人员和档案人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。6. 5.3 通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，案卷质量达到标准规定。鉴定中发 现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。7. 5. 4 销毁档案必须严格掌握，谨慎从事，销毁前要造具清册，提出俏毁报告，经 公司领导审批，并报送上级档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密 规定。4. 6 档案统计4. 6.1 档案管理要建立建全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。4. 6. 2 档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效 果统计等。4. 7档案管理现代化4. 7.1 档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分。要列入公司现代化管理的整 体计划中统筹考虑。4. 7. 2 档案部门要应用现代化管理方法，逐步利用计算机管理档案。4.8档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容。开发工作主要是指对施工生产技术和经营管理的档案信息开发。开发利用要重点服务于公司经营管 理、提高工程质量、降低物资消耗和增加经济效益等方面。4. 9 档案信息开发利用的几种形式：4. 9.1 公司内部实行部分档案开架阅览。4.9.2 编制并交流档案目录。4. 9.3 加工整理汇编专题资料或编制科研成果、工程简介、文摘数据、市场信息、 国内外同行业情况介绍等。4.10档案开发与利用，必须严格执行保密制度。5. 奖励和处罚5.1 对有下列事迹之一的集体或个人应给予奖励5.1.1 在工程施工中对竣工资料能够做到四同时（同时计戈IJ、同时布置、同时检查、 同时验收），并能做到准确、齐全、完整、规范化、按时移交归档，做出显 著成绩的。5.1.2 在管理工作中，能够按年度对各种载体的文件材料达到准时、齐全、完整归 档做出显著成绩的。5.1.3 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。5.1. 4 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。5.1. 5 应征将重要或珍贵的档案资料交公司档案部门的。5.1. 6 执行档案法和公司档案管理制度有突出表现的。5.1.7 奖励由公司档案部门提出，经公司经理批准后实施，设专题奖励和年度奖励两种。5. 2有下列行为之一的，根据具体情况给予处罚：5.2.1 在机组投产移交后，没有按时交付竣工资料的。5. 2. 2 对应该归档的文件资料拖延不归档的。5.2.3 损毁、丢失、涂改、伪造或者擅自销毁公司具有保存价值或者应当保密的档 案的。5.2.4 工作玩忽职守，对档案造成损失的。5.2.5 处分包括罚款、行政处分等。6 6.2.3